Effektiv kommunikation - Kommunikation i IT-projekt utgör den centrala bron mellan idéer och implementeringar. Men kommunikation kan snart förvandlas till felkommunikation inom några sekunder. Effektiv kommunikation verkar vara behovet av timmen för IT-projektledare som hellre vill få det rätt när det gäller hur, när, varför och var kommunikation. Projektets framsteg beror definitivt på hur projektkommunikationen sker eftersom det bara är genom kommunikation som du kan vidarebefordra information från en punkt till en annan.
Bildkälla: pixabay.com
Mycket kan berättas om en IT-projektledares förmåga att leda, hantera och framgångsrikt samordna hela projektets väg genom kommunikationsplanen eller strategin. Det är denna kommunikation som uppenbarligen kan göra eller bryta projektet eller mäta dess effektivitet i verksamhetens omfattning. För ett projekt som tar upp olika individer med olika bakgrund, som har olika färdigheter, desto jämnare en kommunikationsplan, desto bättre är det för projektet och dess framgång. Tänk på det som ett lim eller ett lim som håller de olika aspekterna av projektets faser samman; mer som en grund än en kommunikationsbarriär.
Kommunikation måste hanteras på lämpligt sätt för att ge den definierade projektplanen maximal potential. Har du någonsin hört talas om skillnaderna mellan intressenter som har lett till allvarliga förändringar och upplösning av projekt? De flesta av dessa fall och scenarier uppstår med den huvudsakliga skyldigheten att vara felkommunikation. Nu är det något du inte vill ha för ditt team och projekt som projektledare.
Med globaliseringen finns det projekt som expanderar utomlands och behöver en robust mekanism och plan för all deras kommunikation, som alltid måste vara så snabb och kraftfull att det inte finns några mellanrum. Så här är en lurbit till alla där ute som vill göra ett märke och framgång som en effektiv kommunikatör på projektledningsfronten.
Ja, vi behöver effektiv kommunikation inom IT-projekt!
Det finns alltid en uppgift som stoppar hela ditt projekt och behöver dig för att komma med tid och utrymme för att få projektet tillbaka på rätt spår. Men om det här specifika scenariot inte är tänkt på tidigare eller om man tänker på men inte nämns för andra intressenter om hur man ska hantera det, skapar det säkert ytterligare en ruckus.
Tänk på ett projekt som ett hus som byggs med spelkort. En felaktig rörelse eller placering och tegelarna kraschar ner. Ha en solid grund och det är inte en brant backe från ditt bakslag. Och denna grund är tydligt kommunikation.
Bildkälla: pixabay.com
Det är genom kommunikation att din planering är bättre, din kravsamling är bättre, din implementering är bättre och ditt projekt fortskrider smidigt.
Kommunikation verkar vara en av de mest underskattade faktorerna för projektledning och planering, och ofta lämnas ut att hanteras i sista steget. Detta höjer upp arbetet och med en swoosh! det kan få absolut inga resultat av ditt hårda arbete och motståndskraft. Det här är något jag har behandlat och jag talar ut ur en personlig upplevelse.
Jag har insett vikten av en effektiv kommunikationsfärdighetsplan helt från början av ett projekt till dess slut.
Fördelarna med effektiv kommunikation
Effektiva kommunikationsförmågor kan spara dig och ditt företag tid, pengar och ansträngningar som investeras i projektet du gör.
Projektlednings triangel
Dessa tre aspekter av projektledningstriangeln är begränsningarna som avgör framgången för ett projekt. Alla dessa är viktiga och måste vara korrekt balanserade. Varje begränsning när den skiftas kommer att påverka och påverka de andra två faktorerna.
Bildkälla: pixabay.com
När räckvidden ökas, gör det också tid och kostnad för projektet. Om tiden är kort och begränsad begränsar den projektets omfattning men ökar de gjorda kostnaderna. Och slutligen, om budgeten är snäv, slappnar kostnaderna av och omfattningen minskar.
Med dessa förändringar som hela tiden sker i varje steg i projektet, kan effektiv kommunikation vara de punkter som sammanfogar begränsningarna för att ge önskad balans.
Spårning av etapper
Du är den som leder projektet framifrån, men du kan inte riktigt få hela bilden av vad som händer med ditt projekt eftersom beskrivningarna som nämns i problemspårningssystemet helt enkelt är vilseledande och inte tydliga för dig att fatta beslut. Låter bekant?
Här kommer effektiv affärskommunikation att rädda dagen och hjälper dig att hålla ett öga på vad som behöver göras.
Din e-post är tänkt att gratulera ditt team för att uppnå en viktig milstolpe, men det låter som att din e-post inte är viktig med ämnesraden som visas i allas inkorg. Du har ingenstans att gå men vända dig till effektiv kommunikation.
Lägen för att underlätta effektiv kommunikation
- E-post
- Verktyg & system
- möten
Denna lista är inte detaljerad, men dessa utgör kärnan i effektiva kommunikationstips - enkelhet.
E-post - Detta är ett primärt medel för såväl intern som extern kommunikation. Ända sedan internetets gryning har e-postmeddelanden kontinuerligt expanderat och utvecklats för att förbli tro mot den effektiva kommunikationsbiten för varje transaktion.
Bildkälla: pixabay.com
Men med all pomp och parade är många fortfarande inte medvetna om hur grundläggande användning av e-post kan resultera i framstegen för dina IT-projekt. Ämnesraden är den första punkten som diskuteras; när du arbetar med ett IT-projekt, måste din ämnesrad vara:
- Kortfattad och tydlig
- Kort
- Kunna vidarebefordra e-postens syfte
- Kunna identifiera projektet
Ämnesraden är som din fångstfras och kan avgöra om ditt team kommer att spara de minuter att läsa innehållet i posten eller inte.
Nästa i raden är mottagarna. Fältet To, Cc, Bcc bör innehålla ID som tillhör rätt personer och borde inte gå till en e-postlista om det inte gäller alla på listan.
Bildkälla: pixabay.com
Slutligen, se till att du får allt via e-post: transaktioner och mötesdiskussioner och protokoll. Det måste vara officiellt och skicka e-post som den officiella kommunikationsformen.
Verktyg & system - Vi använde dem för modern spårning av projektuppgifter, påminnelser, samarbete, delning och alla olika former av kommunikation. Affärsapplikationer har numera fått mycket fart och integrationen med e-postklienter har gjort det lättare för alla projektledare och projektgruppsmän. Men som projektledare är det nödvändigt att du använder dessa apparater med effektiva kommunikationsverktyg så att du kan manövrera genom ditt projekt mer effektivt.
Projektledare som hanterar IT-projekt drunknar i att frågor som fångas op impraktiskt, vilket leder till försenad eller ingen kommunikation av förväntningar alls. Medan du har dina e-postmeddelanden väl i stånd att hålla dig uppdaterad eller hjälpa dig att spåra den pågående verksamheten i ditt projekt, i fall av större projekt, verkar det bara inte genomförbart. Vid sådana tillfällen är det viktigt för en projektledare att investera i bättre projekthanteringsverktyg som ansluter och ger en koppling mellan de olika externa och interna intressenter som är involverade i ditt projekt.
Bildkälla: pixabay.com
När du använder sådana system måste du komma ihåg följande aspekter:
- Titel - Se till att titeln har allt. Titeln ska vara så beskrivande som möjligt för alla inom projektgränserna.
- Kategori - Tagga och ange kategorier till dina uppgifter som måste utföras. Sätt prioriteringar och kommunicera vilka uppgifter som måste ses mer noggrant än de andra.
- Problem - Se till att du spårar dem effektivt så att ditt projekt inte blockerar nästa uppgift i rad, och se till att du kommunicerar tillräckligt genom systemet att en viss uppgift kommer att blockeras för att ge plats för en mer brådskande uppgift.
- Beskrivning - Var så beskrivande som möjligt i din beskrivningskategori. Använd länkar och bilder och diagram för att förmedla en idé eller ett meddelande snabbt.
- Kommentarer - Se till att du kommenterar alla utvecklingen så att alla i den kategorin känner till dem. Kommentarerna bör till och med specificera muntlig kommunikation eller telefonisk konversation på "som vi diskuterade …" sättet.
Möten - Dessa sammankomster av intellektuella för att "diskutera" och "sortera" frågor har något av en dålig smak, eftersom det skulle innebära långa timmar av mötesrumsinneslutningar och, vad vissa helt fruktar, inga resultat i slutet av det hela. Sådana möten möts och har varit utbredda på grund av att effektiv kommunikation på arbetsplatsen inte genomfördes.
Ta till exempel möten med statusuppdatering. Dessa möten har en mängd människor som diskuterar och delar sina bitar av avslutade och pågående uppgifter, tur för tur, medan resten normalt antingen bara väntar på sin tur eller är helt uttråkade. Detta skulle innebära att människor faktiskt slösar bort mycket av sin tid på onödigt möte och inte helt utnyttjar den tid som ges dem, vilket resulterar i förlust av resurser.
För att motverka detta har projektledningsguruer tagit fram en uppsättning olika möten, som på ett sätt tillämpar samma syfte med ett möte och inte leder till något förlorat (tid, pengar eller ansträngning). Låt oss ta en titt på dessa:
SCRUM - I Agile-ramverket delas projekt upp i delar och varje del får en sprint att genomföra, vilket normalt är en veckas eller två varaktighet. Under denna tid är det inte tillräckligt effektivt att sitta i ett långt möte för att få uppdateringar. Därför SCRUM, ett 10-minuters stand-up-möte som äger rum med ScrumMaster som leder varje teammedlem att utarbeta:
- Vilka uppgifter slutfördes igår?
- Vad har planerats för idag?
- Problem som uppstått
Bildkälla: pixabay.com
ScrumMaster meddelade sedan projektledaren projektets övergripande uppdateringar och status. Detta är en effektiv och mager inställning till alla processer som används.
En-mot-en möter - Denna form av möte skulle utnyttja teamledarens tid men skulle ändå vara effektiv. En-mot-en är effektiva av följande skäl:
- Regelbundet schemalagd vid en fast tid
- Standard 30-minuters varaktighet
- 10 minuter för dem att informera dig om hur de tar projektets framsteg
- 10 minuter för dina uppdateringar om dem och deras arbete
- 10 minuter för en utvecklingsplan och saker som ska diskuteras i nästa möte
Bildkälla: pixabay.com
- Fokusera på teammedlemens arbete och prestanda
- Bli av med beteendemissbruk
- Regelbunden uppföljning av utvecklingsplaner
- Ledas privat
Kommunikation 101
Här är några punkter för att komma ihåg vad vi har förmedlat:
- Håll din kommunikation kort och kortfattad som i IT-projekt vi hanterar enskilda som är involverade i kreativt arbete som behöver mycket tid. Till exempel kodning och design.
- Tydlighet i syften och ämnesrader behövs.
- Varje minut är viktigt och tiden måste utnyttjas effektivt.
- KISS - Håll det enkelt, dumt.
- Håll dig fast vid ett vanligt ordförråd och undvik att använda långa och tråkiga ord.
- Förvara allt på e-post. Verbal eller diskuterade ämnen.
- Användning av diagram och bilder är goda visuella kommunikatörer.
- Organisera exakta möten. Ha en fast dagordning och protokoll från mötet måste skickas efter mötena.
- Använd whiteboardtavlan för att notera meddelanden och uppgifter eftersom e-postmeddelanden kan bli obemärkt.
- Delta bara i personer som behövs i dina e-postmeddelanden och möten. Du vill inte slösa bort andras tid.
- Läs tydligt aviseringarna eller meddelandena som kommer till dig för att förstå dem.
- Använd projektledningssystem som är teamcentrerade och främjar samarbete.
- Håll kontrollen över ditt projekt och se till att du vet allt som händer.
- Beslut bör överföras tydligt och med korrekt och korrekt information.
- Lyssna på dina teammedlemmar.
Att sprida ordet
Kommunikation är det viktiga elementet som måste ligga till grund för hela projektets livscykel. Med varje förändring som äger rum kan en fast och grundlig kommunikationsplan i början av projektet hjälpa IT-chefer att ta fram det bästa i sina teammedlemmar, försvinna brister och avfall och gå smidigt fram till slutet.
Dina teammedlemmar måste veta att du lägger in så mycket tid och ansträngning för att se till att samordningen är lysande och att de aldrig kan gå förlorade i ett hav av ord. Projektledare, ta denna utmaning som en möjlighet och du kommer att se hur det bara kan göra en stor skillnad att fixa kommunikationen för projektet och dess förfaranden.
Gilla det? Hatar det? Låt oss veta vad du lärde dig genom detta blogginlägg och vad du har i åtanke att vi tycktes ha missat. Sprid lärandet!
Rekommenderade artiklar
Projektplan eller projektledningsplan