Oavsett om du håller med eller inte, om du är en av de människor som lätt blir distraherad är e-post en av de främsta orsakerna. Du har gjort tweaks och använt många trick, men din inkorg verkar inte fungera som du vill ha det också. I den här artikeln kommer du att lära dig att vara en e-postninja som på mästerligt sätt hanterar alla e-postproblem. Allt du behöver göra är att välja någon av följande metoder så kommer du att göra det.
Men artikuleringsmetoder hjälper dig inte att hantera en sådan överväldigande distraktion. Du behöver förnuft först. Så låt oss ta med lite förnuft till dina e-postproblem och då kommer vi att prata om fem enkla saker du kan använda för att avsluta alla dina e-postkontoproblem.
Att ge förnuft
Hur många gånger kontrollerade du dina e-postmeddelanden per dag? Om du är en fungerande professionell eller någon som behöver läsa många e-postmeddelanden skulle siffrorna vara 100, 200, till och med 500. Men hur många känner du som kontrollerar sina inkorgar (flera) 500 gånger om dagen och känner förnuft ? Du har rätt. Det kan inte finnas någon på jorden som skulle älska att kolla e-post 500 gånger om dagen. Men de verkar inte stoppa sitt beroende.
Men mitt i detta beroende, kan du se att du på grund av detta inkorgsberoende saknar dina dyra timmar regelbundet, dag in och dag ut? Och ditt bästa arbete är fortfarande ångrat, ditt drömprojekt är ännu inte genomfört och ditt liv är fortfarande i vänteläge.
Så här är vad du bör göra om du vill få tydlighet och förnuft under dina dagar.
-
Sätt av din internetanslutning
Internet är en välsignelse som vi alla håller med om. Men för mycket av någonting motverkar fördelarna. Överdriven användning av e-post är en av sådana saker. Människor inser inte det förrän de är vana med sin inkorg. Så vad kan vara den möjliga åtgärden för att bota beroende? Lösningen är så grundläggande som den kan vara. Släpp helt enkelt källan. Om du är beroende av e-post, stäng av din internetanslutning under vissa tider när du vill göra ditt arbete. Säg inte att det inte går att göra. Allt du behöver göra är att ha lite tydlighet i din dag. Planera din dag framåt och lägg medvetet av Internet när du vill arbeta (att kontrollera e-post är inte något som vi kan kalla "arbete"; för vissa kan det, men då klagar du inte över att använda e-post i överdrivet).
-
Ställ in en tid när du använder e-post
Om du är väldigt beroende av din inkorg, skulle det vara svårt att släppa missbruket. Det bästa sättet att minska ditt beroende är att ställa in rätt tid när du kommer att kontrollera dina e-postkontoproblem. Kanske två gånger om dagen. För vissa räcker det inte att kolla e-post två gånger om dagen. I så fall ställer du in din tid och kontrollerar sedan under dessa tidsblock. Men gå inte mer än fem gånger om dagen.
-
Bli av med enheten
I denna tid av modern teknik har alla en smartphone och därmed har kontroll och svara på e-post blivit betydligt lättare och samtidigt, hela tiden får vi meddelande om hur många e-postmeddelanden vi får. Men vi blir rädda för idén att bli av med smartphonen. Men om vi kan göra, kommer vi att kunna föra så mycket förnuft i våra liv att vi inte kan förstå nu. Du kan säga att detta är mot verkligheten. Ja Kanske. Sanningen är att du inte betalas för att kontrollera e-postmeddelanden. Du får snarare betalt för att göra meningsfullt arbete och bidra till din klient på ett sätt som gör klienten lycklig. Så även om du inte kan bli av med telefonen; sätt det i flygläge eller stäng av internet när du arbetar. Det kommer att spara mycket tid och dessutom hjälper det dig att bli renare.
-
På jakt efter ett lugnt liv
Varje avisering på ett e-postmeddelande vi får får oss att känna oss viktiga. Det gör att vi känner oss undermedvetna om att vi gör viktigt arbete och att människor känner igen det genom att skicka e-post. Men vad händer om detta ständiga e-postflöde blir onödigt. Tänk om du vill ha ett liv som inte behöver något erkännande utanför dig! Tänk om du kan må bra bara genom att göra bra arbete och inte bry dig över e-postmeddelanden och ständigt meddelande i din inkorg! Skulle det inte ge mer tystnad och förnuft i ditt liv (professionellt och personligt)?
5 enkla knep för att lösa dina e-postproblem för alltid
Det här är de fem saker du kan göra för att lösa alla dina e-postproblem för alltid. Nej, de är inte tekniska. Ja, de kan göras av vem som helst oavsett vilken karriär eller yrkesliv som helst.
-
Använd 80-20-principen för din e-post och inkorg
Du håller med om att de flesta av dina e-postmeddelanden inte ger mervärde till ditt liv. De gör det helt enkelt inte. Naturligtvis gör få och låt oss ta itu med bara dem som ger mervärde till ditt liv. Det vi föreslår för dig är dessa -
- Erkänna vilka e-postavsändare du får maximalt värde från. Lägg till din adressbok så att du inte missar några e-postmeddelanden från dem.
- Avsluta prenumerationen från alla övriga e-avsändare.
- Hur skulle du göra det? Du måste använda en åtgärd för att begränsa din e-postprenumeration. Spåra hur många e-postmeddelanden du får per dag. Låt oss säga att du får 100 e-postmeddelanden per dag. Det är svårt att spåra 100 e-postmeddelanden. Men du behöver inte ta itu med 100. Se bara hur många du vill ha i din inkorg (antag 18-20) och släpp resten. Prenumerera helt enkelt på och rapportera skräppost om de verkar ladda din inkorg även efter att du avslutar prenumerationen (många gör det).
- Enligt Pareto Principle vet vi att bara 20% av sakerna utgör 80% av skillnaden. Det betyder att du kan använda samma princip för att filtrera bort vilka som är de som skapar maximal effekt och att du kan släppa resten.
-
Har du hört ordet "ta bort"
Ja, det här är ett av de enklaste sätten att hantera dina e-postproblem. Vi har sett många inkorgar fulla av e-postmeddelanden, 100, 500, till och med 1000 som inte har lästs eller fått någon betydelse överhuvudtaget, men ändå ligger de i inkorgen och tar upp huvudet för uppmärksamhet. Men är det nödvändigt? Om du någonsin har stött på ett sådant problem är den enda lösningen att välja alla och trycka på 'radera'. Om du inte kan göra det finns det vissa saker som leder dig på ditt sätt att skapa en tom inkorg -
- Inkorgen full av e-post skapar visuell och gradvis mental tvetydighet. Det påminner dig varje dag om hur mycket du inte behöver dem, men du kan inte få modet att ta bort dem på en gång.
- Anledningen till att du inte kan ta bort dem på en gång är att du, som någon av oss, lider av "i fallet" -syndrom. Vi behåller saker eller e-postmeddelanden eller meddelanden, i fall vi i framtiden behöver dem. Men om du inte har öppnat dem de senaste 3 till 6 månaderna, lita på att du inte behöver dem längre, ja inte ens i en nära framtid. Du kan fortfarande kontrollera och ta bort de e-postmeddelanden du vill ta bort, men det är en lång process.
- Du kan också använda steg för steg-raderingsmetod. Bestäm helt enkelt att ta bort 10 e-postmeddelanden varje dag efter kontrollen. Och låt inte något nytt e-postmeddelande sitta i din inkorg. Om de inte är nödvändiga för att ta bort dem. För gamla e-postmeddelanden, läs dem och ta bort 10 e-postmeddelanden per dag. Det kommer att göra saker enklare för dig.
-
Skriva och svara på e-postproblem
I tidigare avsnitt nämnde vi hur du skulle kunna rensa problem med e-postkontot och göra din inkorg tom. Låt oss i det här avsnittet prata om hur du skriver eller svarar på e-postmeddelanden. Om du är en professionell och behöver ta itu med många kunder, använd följande metod för att behärska att skriva e-postmeddelanden -
- Detta kan betecknas som minimalistisk propaganda, men den här metoden har många fördelar. Om du använder det sparar det tid, ansträngning och hjälper dig att förkorta din e-posttid.
- Varje gång du skriver eller svarar på e-postproblem, se till att din e-post inte ska vara längre än fem meningar. Ja, det kan finnas e-postmeddelanden som du behöver för att skriva hela agendaen för mötet eller transkriptionen av en hel rapport. Men i så fall måste du se till att du använder en bilaga (.doc eller .pdf eller .xls). Använd inte ditt e-postutrymme för att skriva hela saken. Eftersom rapporten eller agendan kan göras vid olika tidpunkter med eller utan behov av att behandla e-postmeddelanden.
- Fördelarna med att skriva bara 5 meningar i ett e-postmeddelande är att spara tid från din sida och samtidigt sparar det tiden för människor som läser dina e-postmeddelanden. Så skriv bara fem meningar via e-post och inte mer.
-
Skapa etiketter
Om du använder Gmail kan du gå till inställningar och skapa etiketter. Att skapa etiketter kommer att lösa de flesta av dina problem när du hanterar din inkorg. Använd följande steg för att hantera din inkorg effektivt -
- Skapa först tre etiketter för att bearbeta. Den första etiketten skulle vara "omedelbar", den andra skulle vara "viktig" och den tredje skulle vara "eliminera".
- När du går med i schemat för att kontrollera dina e-postmeddelanden lägger du dem i etiketterna du skapade.
- Med de e-postmeddelanden som är lagrade i etiketten "omedelbar", hantera dem omedelbart. Och om arbetet är gjort, bearbeta det till den tredje etiketten "eliminera".
- Etiketten “viktigt” har större betydelse än någon etikett i din inkorg. Således lägga mer vikt vid detta. I etiketten "viktigt" kommer du att få e-postmeddelanden som är långsiktiga projekt eller något som behöver mer uppmärksamhet än några sekunder eller minuter. Som du kommer att göra med dem, behandla dem för att "eliminera" etiketten.
- Slutligen, vad du än kommer i "eliminera" -etiketten, se dem en och en och radera dem från din inkorg.
- Du får inte använda den här metoden. Strukturera din egen metod. Det viktigaste är att ha en metod för din inkorg. Någon metod skulle göra om det hjälper dig att skapa inkorg-sanity.
-
Var uppmärksam när du bearbetar dina e-postmeddelanden
I denna tid av galen produktivitet har proffsen glömt värdet av mindfulness. Och behärskning över inkorgen är ingen oro. Även när du skulle tänka på e-post eller inkorg, allt du tänker på att öka din produktivitet. Men sanningen är att närvaro är viktigare än produktivitet. Om du är närvarande behöver du inte oroa dig för att hitta tiden. Du har tid. Och med närvaro, nu har du också förnuft. Använd följande steg för att tänka på när du bearbetar din inkorg -
- När du planerar att bearbeta din inkorg ska du sakta ner. Skynda dig inte. Gör det bara som om du är på meditation i 15-20 minuter. Var uppmärksam på varje rörelse.
- Gå inte till några andra e-postkontoproblem förrän du är klar med ett. Hantera e-postproblem i din inkorg, en dag i taget och du skulle se att processen skulle bli smidigare och lättare.
- När du svarar eller svarar på någon skriver du meningarna som om du är helt medveten om hur du skriver, hur du bearbetar information i ditt sinne och hur du adresserar.
- Ge mer närvaro framför produktivitet, ja även när du bearbetar din inkorg.
Ovanstående tips kanske inte finns i en självhjälpsbok eller en artikel som handlar om inkorgsbehärskning. Inbox behärskar inte hur du kan kategorisera eller behandla dina e-postmeddelanden (även om vi också nämnt det); det handlar mer om hur man inte förlorar sin förnuft. Om du följer dessa tips skulle du se att e-post och inkorg inte vetter stort framför dig och därmed skulle du kunna göra ditt bästa arbete.
Välj något av ovanstående och försök att implementera det. Se själv hur du kan hjälpa dig själv att hantera mängden e-postproblem i din inkorg effektivt.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide för att lösa alla dina e-postproblem för alltid. Nej, de är inte tekniska men kan implementeras av vem som helst. Dessa är följande externa länk relaterade till e-postproblem.
- 5 oförskämda e-postmeddelanden du skickar varje dag
- 22 fantastiska sätt att lösa problem med teknik (enkelt)
- 12 effektiva sätt att få ut det bästa av automatiserade e-postmeddelanden