E-postregler för e-post

Även i denna tid av informationsteknologi och snabb elektronisk kommunikation förväntas varje individ följa vissa koder och etik när han interagerar med datorn eller någon annan gadget. Samma e-etikettregel gäller för alla, oavsett om du är en arbetande professionell, e-etikettregler för företagare eller student. Faktum är att det finns olika källor till elektronisk kommunikation som e-post, Facebook, Twitter, Skype och mycket mer. Utöver tvivel anses reglerna för e-postetikett på arbetsplatsen vara ett av de vanligaste och effektivaste kommunikationsmedlen. Idag regler för e-postetikett på arbetsplatsen är inte bara begränsade till att skicka en viktig del av meddelandet utan dess omkrets har utvidgats till en mycket större gräns. I enlighet med undersökningen kryper antalet användare av e-post-id faktiskt stadigt med det ökande antalet internetanvändare.

Men för sent kommer tyvärr reglerna för e-postetikett för företag att komma in i hotzonen med användning av smutsigt språk. Dessutom har det förekommit en hel del fall där de har helt tolkat på grund av ett stort kommunikationsgap. Dessutom föreslås det med rätta att man inte ska skicka ett e-postmeddelande när man är irriterad eller har utvecklat dåliga känslor gentemot någon. Detta kan ytterligare komplicera problemen om de inte sorteras inom tid eller om e-postmeddelandet inte skickas ordentligt. I slutändan skapar det en negativ inverkan och visar att du är oprofessionell.

Viktiga grundläggande etikettregler för e-post

Här är några av e-etikettreglerna som individer ofta förbiser eller vanligtvis inte följer-

E-postregler för e-post nr 1. Alla kepsar

När du skriver ett e-postmeddelande, oavsett om det är formellt eller informellt, måste du vara medveten om att ditt Caps-lås inte är på. Generellt sett låter det inte bra att komponera ett e-postorgan som består av alla blockbokstäver. I professionell benämning är detta fel vanligtvis känt som "skrika". Dessutom blir skrivandet nästan oläsligt. Men om du verkligen vill testa något nytt och gå till en ny typsnittsstil kan du använda alla ord med små bokstäver. Faktum är att den här stilen blir populär idag. Men rätt närmar sig att skriva ett mail är att skriva informationen normalt utan att använda för mycket typsnitt. Du kan markera / veta eller understryka den viktiga delen av ditt meddelande.

E-postregler för e-post nr 2. Skicka ett e-postmeddelande utan korrekturläsning

Ett annat misstag som folk i allmänhet gör är att skicka e-postmeddelandet utan att läsa vad de faktiskt har komponerat. Du kanske har skrivit en viktig elektronisk post mycket noggrant men du bör göra en vana att korrekturläsa innehållet innan du klickar på "skicka" -knappen. Din post kan ha stavfel eller grammatiska fel som kan leda till ett dåligt intryck. Var inte slarvig när du skriver även om det inte är ett officiellt meddelande. Korrekturläsningen eller redigeringen blir desto viktigare om din post har ett autokorrekt alternativ. Återläsning kommer att se till att du har nämnt alla viktiga punkter i din e-post och inte har glömt att bifoga eventuellt nödvändigt dokument.

E-postregler för e-post nr 3. Fel när det gäller framåt

Du kommer att bli lite förvånad över att veta, men faktum kvarstår att människor inte följer tullen även när de skickar ett e-postmeddelande till någon. Faktum är att "Framåt" vanligtvis kategoriseras i tre kategorier-

  • Falska e-postmeddelanden som innehåller falska löften

Som sådan kan du ha stött på många falska e-postmeddelanden som innehåller falska löften. Till exempel kan det be dig att vidarebefordra information till många som hävdar att det skulle erbjuda dig en kontant belöning av ett visst belopp när du har slutfört denna uppgift. Var försiktig med sådana e-postmeddelanden!

  • E-post med bilder och roliga fakta

Det finns många e-postmeddelanden som innehåller söta bilder av djur, bebisar eller något annat intressant objekt och avsändaren ber dig att vidarebefordra till fler individer. Dessutom kan den innehålla intressanta fakta och information om alla frågor. Var dock mycket försiktig innan e-etiketter reglerar på arbetsplatsen som du vidarebefordrar den till någon.

  • Skräppost eller skräppost

Dessa skickas vanligtvis av hackarna till måloffer. De skickar e-postmeddelanden i stort till ett stort antal människor i namn av gudar och gudinnor. Till exempel kan du få ett mail från en okänd källa som ber dig att vidarebefordra det i namnet på någon hinduisk gud eller Jesus Kristus.

Du måste vara mycket vaken och medveten när du hanterar sådana slags falska e-postmeddelanden. Du måste följa de enkla anvisningarna nedan-

  • Vänligen skicka inte skräppost eller skräppost ens av misstag
  • Om du är förtrollad av bilden, videoen eller innehållet i e-postmeddelandet och du verkligen vill vidarebefordra det, kom ihåg att skicka det bara med en personlig anteckning.
  • Du kan kontrollera var ett e-postplats befinner sig på övervakningswebbplatser som Snopes.com.
  • Fortsätt inte vidarebefordra e-postmeddelanden till alla tillgängliga personer i din adressbok.

E-postregler för e-post nr 4. Överdriva innehållet eller förkorta dess längd

Vissa människor har för vana att överdriva eller onödigt utarbeta en punkt medan de skriver regler för e-postetiketter på arbetsplatsen. Vänligen komma bort från sådana praxis eftersom det inte är alla trevliga för ögonen. Undvik att använda långa meningar; istället, skriv till punkten och i korta stycken. Användning av punktpunkter och nummer är alltid uppmuntrande eftersom de lätt kan förstås. Du kan veta eller använda kursiv för att markera de viktiga aspekterna.

Å andra sidan betyder det inte att du kan välja den kortaste vägen för att förmedla ditt budskap. Detta är mer tillämpligt och viktigt, särskilt när du svarar på någon e-postetikett. Svara inte bara med ett enda ord. Faktum är att denna e-postetikett regler för företag ofta bryts om personen måste svara bekräftande eller negativt. E-postmeddelandet blir ganska abrupt och ser besvärligt ut. Varför är det viktigt att följa detta mönster? Svaret är att varje e-postmeddelande har en viss ton och det måste följas strikt medan du skriver. Så svar tillbaka genom att skriva en fullständig mening.

E-postregler för e-post nr 5. Anta en komplicerad strategi när du skriver

Det är sant i många sammanhang. Ofta tar människor inte upp ton eller språk när de skriver ett e-postmeddelande. Resultatet; de slutar skriva på ett mycket komplicerat språk som är ganska svårt att förstå. Användning av hårt slå ord måste verkligen undvikas. Snarare bör din metod vara enkel. Språket ska vara lugnt som vem som helst lätt kan förstå. Men genom att göra det måste du komma ihåg till vem du adresserar i posten. Komponera dina fakta på ett organiserat sätt. Var försiktig med att använda rätt skiljetecken.

E-postregler för e-post nr 6. Anta en total informell strategi

Nu är det något som har hittats i flera regler för e-postetiketter på arbetsplatsen. Ibland blir individer för informella i sin strategi som sedan börjar återspeglas i sin ton i meddelandet. Det beror till stor del på typen av relation mellan avsändaren och mottagaren. Men vad som än är fallet är det att du måste hålla ett öga på informationsnivån såvida du inte adresserar någon speciell. Du måste vara försiktig med att använda snygga teckensnitt, färgade texter och SMS-korta språk som "u" för dig eller "ur" eller ditt etc.

E-postregler för e-post # 7. Skicka eller svara på gruppmeddelanden

Många gånger måste du skicka gruppmail. Även här måste du vara försiktig i din inställning så att du inte landar i ett svårighetsområde. Se alltid till att du använder fältalternativet BCC när du skickar meddelandet i bulk till många individer. Fördelen med att göra det är att du kan dölja e-postadresserna till andra personer du skickar till. Någon person kommer inte att kunna ta reda på hur många individer som har fått samma post. Denna praxis används vanligtvis av företagen när de kallar flera kandidater för en intervju.

På samma sätt, om du svarar på gruppmail, kan du spara från att avslöja e-postadresserna till andra individer. I det här fallet kan du använda CC-fältet. Var dock mycket säker och försiktig innan du använder det här verktyget.

E-postregler för e-post nr 8. Amalgamation av professionell och personlig

De flesta reglerna för e-postetikett för affärspersoner har två separata e-postmeddelanden är en personlig medan en är företagets e-postadress som endast innehåller officiella meddelanden. Vissa människor använder emellertid sitt kontors-post-id för att skicka det personliga meddelandet till sina vänner eller släktingar. Detta är inte acceptabelt på något sätt och är ett fullständigt brott mot reglerna för e-postetikett på arbetsplatsen och uppförandekoden. Även om du vill dela en intressant video, skämt eller annan information om din personliga anmärkning med dina kontorskollegor använder du alltid din personliga e-postadress. Många regler för e-postetikett för företag är mycket stränga på denna anmärkning och varje kränkning på denna front kan leda till att personen individer straffas. Se till att du inte skickar e-postmeddelanden från NSW (Not Safe for Work) från företagets id. Att skicka ostörliga videor eller innehåll kan leda till att den anställde utvisas.

E-postregler för e-post nr 9. Skicka "Milda påminnelser"

Om du har lagt märke till noggrant, tränar faktiskt en mycket populär fras ut i världen av elektronisk post som kallas "Gentle Reminder". Denna term används vanligtvis i ämnesraden för e-postmeddelandet. Som namnet antyder påminner avsändaren faktiskt mottagaren om något som att betala de återstående betalningsavgifterna etc. Men ibland är meddelandet faktiskt felaktig tolkat. Många regler för e-postetiketter för företag har tagit detta som ett brott eftersom de påminns om något. Så även om du måste skicka någon en påminnelse, var försiktig med språket och tonen.

E-postregler för e-post nr 10. Skickar megafiler

Det är intressant att notera att människor inte bara bryter reglerna för e-etiketter på arbetsplatsen när de skriver innehållet i sitt meddelande utan även när de bifogar ett dokument till stöd för sin skrivning. Ja, det kan verka absurt men att bifoga alla dokument eller filstorlekar på 10 MB eller mer anses vara ett uppträdande. Som sådan kan servrarna inte ta trycket från ett så stort dokument. Sådana bilagor i någon form är svåra att skicka och kan skapa en röra i kvittens inkorg. Men om du måste skicka en storstor fil, kan du bättre välja onlinetjänster som Dropbox, Hightail eller DropSend.

E-postetikettregler # 11. Skriva en ofullständig ämnesrad

Oavsett om du tror på det eller inte, men ämnesraden anses vara en av de viktigaste delarna av alla e-postmeddelanden. Mottagaren av posten kommer först att lägga märke till ämnesraden för posten eftersom det är så det syns i hans inkorg. Det är i detta ämne som din mottagare får reda på vad meddelandet handlar om. Därför är det viktigt att skriva ett komplett och meningsfullt ämne och sedan komma till resten av kroppen. Den olämpliga ämnesraden visar ditt intresse för att förmedla meddelandet till mottagaren.

E-postregler för e-post nr 12. Början och signeringen av e-postmeddelandet

Början på e-posten återspeglar mycket av tonen och språket i resten av kroppen. Endast genom att skriva hej eller bara hej låter lite absurd. Om du vet namnet på personen kan du adressera honom / henne med namn och om inte bara skriva en Dear Sir eller Madam. Om du talar till din senior kan du inte börja med Hello Sir. Om du är till någon som ber honom att dyka upp för en intervju kan du antingen hänvisa honom med hans namn eller bara skriva "Kära sökande".

På samma sätt, när du stänger posten, skriv inte tack onödigt om du inte ber personen att göra en tjänst för dig. I själva verket är "hälsningar" ett mer lämpligt och lämpligt ord för att sammanfatta hela diskussionen om posten.

E-postregler för e-post nr 13. Tar egen söt tid att svara

Detta är en dålig vana att utvecklas specifikt om du är associerad med professionella världen. Det finns människor som tar lyxen av att svara tillbaka på e-postmeddelanden som ber dem om en bit information även om de vet svaret. De svarar bara i tidens smek eller när de får en påminnelsemail. Naturligtvis bör du behandla e-postmeddelanden på grundval av deras meriter men åtminstone svara tillbaka med ett svar angående ämnet eller frågan.

Slutsats av etikettregler via e-post:

Det är viktigt att undvika praxis där du bryter mot reglerna för e-postetikett för företag. Du bör följa uppförandekoden korrekt medan du skriver en e-postetikett på arbetsplatsen som återspeglar din äkthet och uppriktighet.

Relaterade kurser

Genom detta inlägg kommer vi att diskutera några regler för e-postetiketter som individer ofta förbiser eller vanligtvis inte följer. Här har vi diskuterat de viktiga grundläggande e-etikettreglerna på arbetsplatsen.

  1. Grunderna för utbildning av etikett via e-post
  2. E-postmarknadsutbildning
  3. CRT: 05 - E-postetikett

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling