Vår är en virtuell ålder och du behöver inte att jag ska säga att vi alla lever parallella liv online.
Studier visar att över 90% av människor i åldrarna 12-20, som har tillgång till internetuppkoppling, är anslutna dygnet runt och tycker att det är lättare att kommunicera online än att skriva faktiska brev eller meddelanden.
Sociala medier har ökat kommunikationsflödet på Internet som aldrig tidigare. Direktmeddelanden, chattar, e-post, post, tweet, mycket aktivitet sker online, vilket vi antingen initierar eller svarar på.
E-postmeddelanden har för länge sedan tagit över platsen för papperspost i vårt dagliga saker. En stationär / bärbar dator, Wi-fi-anslutning eller en dongle, och du är bra att gå. Och hastigheten är en extra tillgång.
Under det senaste decenniet har e-postmeddelandet blivit det föredragna sättet att ansluta till personer som är anordnade på avstånd från varandra. Varför avstånd, några av oss till och med e-post folk som bor i huset bredvid oss! Och innan mobilmeddelandeapplikationer tog över var e-postmeddelanden det enda sättet att vi kunde planera picknick, sammankomster, fester eller dela bilder eller information med våra vänner eller familj.
De flesta av oss vet hur man skjuter av vänliga e-postmeddelanden när man släpper en hatt, och föredrar det som det snabbare och bekvämare alternativet att skriva brev. Och det faktum att dessa informella e-postmeddelanden inte följer några uppsatta regler för grammatik eller komposition som läggs till deras popularitet på ingen liten nivå. Du behöver inte spendera tid på att fundera över hur du raderar ett mail till din college gäng eller grannskap kompisar; du skriver bara.
Men professionella e-postmeddelanden är helt annorlunda bollspel. Även om de är mindre formella än den tryckta anteckningen eller bokstaven, är dessa ändå organiserade i sin ton och struktur, och följer reglerna för grammatisk korrekthet.
Innan vi går in på detaljerna i att skriva ett effektivt professionellt e-postformat, låt mig ta dig igenom några möjliga syften med sådan formell kommunikation.
Du kan skriva professionella e-postmeddelanden för -
- Ansöker om en tjänst, stipendium eller stipendium
- Begär tillstånd eller tjänst
- Ge eller begära information
- Begär åtgärder för något
- Svara på eller erkänna officiell kommunikation
- Att skriva om något problem du känner starkt till
- Klagomål om en tjänst eller produkt
Dessa är bara vägledande; orsakerna till att skriva formella e-postmeddelanden kan vara uttömmande.
Eftersom alla dessa situationer involverar myndighet och kontor, säger det sig självt att tonen och språket måste övervakas noggrant. Kort sagt, tid att tänka på dina Ps och Qs.
Så låt oss komma ner till mässingpinnarna. Hur ska du strukturera och komponera ett e-postmeddelande på ett sätt som skulle vara både engagerande och effektivt? Det vill säga, hur kommer du att få din poäng över?
Låt oss överraska de sju C: erna för kommunikation:
- Fullständighet: Din kommunikation måste vara fullständig för att ge nödvändiga detaljer och ange dess syfte
- Conciseness: Det måste vara till punkten, inte gå i onödan
- Klarhet: Ditt syfte måste komma igenom tydligt
- Konkretitet: Meddelandet måste vara speciellt, med underbyggda fakta och bevis
- Samstämmighet: Måste vara meningsfullt
- Tillstånd: Höthet och ömsesidighet måste hållas i åtanke
- Korrekthet: Kommunikationen måste vara fri från grammatiska fel
Så med tanke på ovanstående kriterier, bör din e-post vara ett tydligt, komplett, sammanhängande dokument som inte idealiskt borde kräva ett uppföljningsmeddelande med förklaring och instruktioner.
Lättare sagt än gjort, är det inte? Hur många gånger har du satt dig ner för att komponera den exakta posten och har senare funnit att den är antingen oförskämd och brysk eller vanlig gnäll eller meningslös? Jag är säker på att vi alla har mött denna typ av dilemma: huruvida vi ska vara skarpa och direkta eller om vi ska vara artiga och rondellen.
7 tips för att göra din professionella e-post perfekt
Så låt oss börja från grunderna.
-
Upprepa mentalt syftet med din e-post
Vad skriver du e-postmeddelandet till? Vad vill du att mottagaren ska göra? Om du är klar i ditt sinne om det förväntade svaret som din e-post syftar till, kan du skriva ditt meddelande med det i åtanke.
Låt mig ge ett exempel.
Säg att Dorothy vill att hennes universitetsdekan ska ge henne en rekommendation om ett stipendium. Hennes syfte med att skriva e-postmeddelandet är att påminna dekanen om hennes trovärdighet som student, hennes prestationer på college och hennes övergripande uppriktighet. Nu måste hon ange alla dessa i posten utan att stöta på som att skryta av sig själv eller utan att verka som för påträngande. Hon måste också begära sin dekan att skriva rekommendationsbrevet inom en viss tid. Så e-postens syfte skulle vara:
- a) Ange hennes referenser som student
- b) Informera sin dekan om stipendiet hon har ansökt om
- c) Få rekommendationen inom ett sådant datum
När hon är klar i huvudet vad hon vill kan hon gå vidare med att skriva posten i enlighet därmed.
Analysera också din läsare. Vem är han / hon? Vilken är läsarens reaktion sannolikt på att läsa din post. Rama in din e-post baserad på denna analys.
-
Bestäm ämnesraden
Låt oss säga att du skickar en jobbansökan.
”Jobböppning” eller ”Marknadsföringstrainee” i ämnesraden är för vagt när du skickar ett e-postprogram. Du måste ange det jobb du söker tillsammans med avdelningen eller avdelningen eller platsen för utstationering, om dessa har angetts i rekryteringsannonsen, i ämnesraden.
Tänk på det som en enhetssammanfattning av din e-post. Ämnet berättar mottagaren vad ditt syfte med att skicka e-post är. Den begär också specifika åtgärder, som:
“ Deltagande i seminarium på ___________ (ämne) på _________________ (plats) den __________ (datum och tid) ”
Eller
" Reparationer och underhåll av stationära datorer - begäran om bud "
Sådana rubriker i ämnesraden informerar mottagaren om de nödvändiga detaljerna och följer reglerna för tydlighet och tydlighet som diskuterats tidigare.
-
Hälsning och hälsning
Kommer du ihåg lektioner i artighet och artighet som vi har lärt oss i ungdomsskolan? Ja, dessa är relevanta även nu. En professionell e-postadress bör alltid börja med en hälsning.
" Dear Sir eller Madam (i förekommande fall) " eller " Hello Mrs. Merchant (om du råkar vet namnet på mottagaren), "
När vi skriver ett e-postmeddelande (informell e-post) kommer vi direkt till punkten och undviker behovet av att använda Ps och Qs med vänner. Men professionella e-postmeddelanden är inte fullständiga utan en riktig hälsning följt av en hälsning eller en artig öppning, till exempel:
“ Tack för din inbjudan ”
Eller
“ Varma hälsningar ”
Eller
" Vi bekräftar ditt klagomål och beklagar djupt ditt besvär "
Förutom att bryta isen, så att säga, erkänner en sådan öppning också läsaren av posten som en viktig person.
-
Skapa e-post
Detta är tekniskt sett den tuffaste delen av jobbet, eftersom detta är hjärtat i saken. Din e-post ska följa grammatikreglerna och ha en öppning, ett organ och ett avslutande avsnitt. Öppningsavsnittet hänvisar till tidigare korrespondens eller eventuell åtgärd. Det anger också syftet med att skriva posten.
Kom ihåg att chefer får post med lastbilar i dessa dagar, och att läsa igenom alla dessa är omöjligt. De flesta proffs skannar genom ämnes- och öppningsavsnittet i e-postmeddelanden, vilket förtjänar en ytterligare titt endast om de tycker att dessa är informativa och relevanta.
Så vänta inte till sista stycket för att ange ditt syfte. Chansen är stor att läsaren kommer att ge upp innan de når det avsnittet. Det är också just därför, korthet och kortfattadhet är så viktigt. Bakgrundsinformation är viktig, men snälla, var snäll. Kom till punkten så snart du kan.
Använd bullet-poäng om din e-post har mycket faktauppgifter eller information. Dessa är lättare att gå igenom.
Markera de relevanta områdena . Om du läser igenom dessa avsnitt måste du läsa läsaren vad du vill ha.
Var inte vag. Ange tydligt vad som måste göras. Även om det inte är strikt möjligt att ställa ut termer i jobbansökningar eller begäran om bidrag, påminn läsaren vad du skriver för.
Din e-postadress måste vara kort och fullständig samtidigt. Verkar som en hög beställning? Inte alls.
- Gör bara en lista över de punkter som ska inkluderas i posten.
- Se listan för att kontrollera att du inkluderar alla punkter.
- Kontrollera om ordlighet. Radera överskottsinformation.
- Se till att e-postmeddelandet inte får sidor. Ange vid behov stödinformation i bilagor (mer om det senare i det här inlägget)
- Se till att din e-post inte behöver följas upp med bitar och information i senare e-post. Försök att göra posten till en komplett korrespondens i sig.
Se alltid till att öppna och stänga posten artigt. Efter avslutningen, stäng e-postmeddelandet med " Varma hälsningar ", eller " Tack och hälsningar ", eller det konventionella " Ditt troget ", följt av ditt namn. Om möjligt, lägg till din signatur före ditt namn.
När komponeringsdelen är över, ge dig själv ett klapp på baksidan! J
Du är över med den tuffa delen. Det som kvarstår nu är att revidera och redigera och ge underlagsinformation.
-
Använd artigt språk och vara till sak
Kommer du ihåg "Cs" för kortfattighet och artighet? Formell kommunikation måste vara artig och opersonlig.
” Vi vill informera er om att det sista datumet för inlämning är 20 oktober 2015. Skicka in dina poster inom det datumet. ”Låter det inte artigt och tydligt? Den anger också vilka åtgärder som krävs för att vidtas inom den angivna tiden.
Gör ett grovt utkast till din e-post och läs den och sätt dig själv i mottagarens position. Låter du artig och artig? Ger du alla nödvändiga detaljer? Är ditt meddelande till punkten? Låter du allvarligt? (Röd varning! Tillfälle är okej med vänner, inte i det professionella scenariot, särskilt när du skickar e-post till någon du inte känner som person). Så bättre ta några tips på e-postskrivning innan du börjar skriva något mail.
Läs och revidera din e-post för eventuella grammatiska och stavfel och förfaller i information. Om det är möjligt, få en tredje person att läsa och ge feedback. Ett objektivt öga kan ofta påpeka vad du som en inblandad part inte kunde se.
-
Tillhandahålla kopior
Om din e-post kräver samordning med eller godkännande från andra avdelningar eller tjänstemän, kom ihåg att markera en kopia (cc) till dem. Skicka även en blank kopia (bcc) för framtida referens.
Var dock försiktig, skjut inte bort kopior till icke-närstående. Det här kommer troligtvis att hända när vi svarar på gruppmeddelanden; vi trycker ofta på "svara alla" -knappen istället för att svara endast till avsändaren.
I denna ålder av överbelastning av information är det sista som en professionell vill ha en överfylld inkorg med många oberoende postkopior markerade till honom / henne. J
-
Lägga till bilagor
Om du skickar en jobbansökan eller ett informationsmeddelande måste du bifoga relevanta dokument (er) med din e-post. En post utan lämplig bilaga är som ett kuvert utan brev!
Mycket tid förloras när meddelanden kommer utan bilagor. Mottagaren släpps antingen av förfaller eller måste skriva tillbaka och begära att nödvändig information skickas. Sedan skickar avsändaren ett nytt e-postmeddelande med samma.
Så nu är ni alla utrustade och sätter dig ner för att skriva. Låt oss ändra formatet för din redo :
- Till: Mottagarens e-post-id
- Från: Avsändarens post-id
- Kopia: (kopiera till)
- Ämnet för posten
- Hälsning
- Memo-kroppen
- Stängning
- Avsändarens underskrift och / eller namn
Detta är ett grovt format; du kan improvisera när du bekanta dig med processen.
Innan du avslutas, låt mig ta dig igenom specifikationerna en gång till:
- Använd en kort, beskrivande ämnesrad
- Hälsa mottagaren med "Dear Mr / Ms …." Eller "Hej, … …"
- Var exakt och till punkten
- Använd inte avslappnad språk, var formell
- Stäng ordentligt med dina initialer / namn / signatur
- Kopiera till berörda personer
- Support med nödvändiga bilagor
Så nu när du har fått tillräckliga insatser, skriv (eller snarare klicka), killar! ?
Önskar er all lycka!
Relaterade kurser: -
E-postmarknadsutbildning
Bygg en kraftfull, riktad e-postdatabas