4 Bästa Microsoft Word-funktioner som du enkelt arbetar (text) - eduCBA

Innehållsförteckning:

Anonim

Microsoft Word-funktioner - Om du flyttar till Microsoft Word för dina ordbehandlingsbehov kan du få en trevlig överraskning. Mer om du har använt Microsofts egna mer rudimentära verktyg som Notepad eller Word pad. Word-applikationen levereras med flera lättanvända funktioner som gör att arbeta med text i ms word (tydligen tråkig) text till en rolig, kreativ uppgift!

I det här inlägget täcker vi alla de trick du behöver när du arbetar med ren text. Du kan formatera dem, omforma dem till utsmyckade WordArt, tillämpa iögonfallande "effekter" som skuggor och glöd, och "utforma" dem konsekvent så att ditt Word-dokument ser professionellt ut, samtidigt som du har tillgång till grundläggande textredigeringsfunktioner som kopia, klistra in, hitta, byt ut osv. direkt till hands.

Vi föreslår att du använder den här guiden som ett ramverk för praktisk träning. Detta betyder att även när du läser om de fantastiska Word-funktionerna, bör du också öppna upp ett Word-dokument på din dator eller bärbar dator och prova allt. Detta hjälper dig att förstå de finare nyanserna av Words rika textredigeringsfunktioner.

Vi slår vad om att du är angelägen om att komma igång, så utan vidare börjar vi vårt spännande försök med Microsoft Word.

Nedan visas de fyra bästa och användbara funktionerna i Microsoft Word.

  1. Grunderna i ord

I Microsoft Word kallas varje textfil för ett " dokument " och har tillägget ".docx". Tidigare versioner (2003 och tidigare) bar .doc-förlängningen, men med begränsade textredigeringsfunktioner. (Så om du arbetar med text i ms word, ett äldre version av dokumentet, är det första att göra det att spara det i det nya .docx-formatet.)

Du bör också utforska funktionen " Spara som " från Arkiv-menyn, eftersom det exponerar dig för det stora utbudet av filformat som text i Microsoft Word stöder. Viktiga format inkluderar PDF-, HTML- och XML-format för att göra ditt Word-dokument kompatibelt med andra program.

När du har sparat ditt dokument är nästa sak du utforska grundläggande textredigeringsfunktioner. Dessa kan inkludera:

  • Välj text för vidare redigering:

Markera bara texten med musen för att ”välja den”. Alternativt kan du placera markören i början av texten och använda (Skift + högerpilen) för att välja text. Om du använder knapparna (Skift + Högerpil + Kontroll) kommer du att välja ett ord åt gången, medan du använder knapparna (Skift + pil ned + kontroll) för att välja text ett stycke i taget.

  • Grundläggande redigeringsfunktioner:

Dessa inkluderar funktionerna Cut (Control + X), Copy (Control + C) och Paste (Control + V) som är vanliga i ordbehandlingsverktyg. Microsoft Word låter dig också kopiera utseendet och känslan - AKA "format" av text över hela ditt dokument.

Fascinerad?

Så här gör du.

  • Kopiera den valda texten med standardkopieringskommandot (Control + C). Detta kopierar dessutom formateringsalternativen för den markerade texten. Låt oss i vårt fall anta att vår kopierade text ser ut så här: Originaltext
  • Klistra in texten med kortkommandot (Control + V). Alternativt kan du använda klistra in-knappen i det övre vänstra hörnet på fliken Hem.
  • Detta kommer att skapa en smart-tagg där du frågar vilket klistermärke du vill välja.

  • Den första penseln med pensel-logo (som också är standardalternativet) behåller källformateringen, så den klistrade texten ser ut så här: Originaltext
  • Den andra pil-logoknappen slår samman källformatet med destinationsformatet och ser ut så här: Originaltext
  • Den tredje A-logoknappen kopierar bara vanlig text och ser ut så här: Originaltext

Du kan också det specialkopierande kommandot (Control + Shift + C) för att endast kopiera textformatet och sedan använda Format-Painter-verktyget (tillgängligt i det övre vänstra hörnet på fliken Hem) för att klistra in formatet i olika block av text. För att göra detta klickar du på Format-Painter- knappen och drar musen över texten du vill redigera.

Innan du redigerar:

  • Detta är källtext . (Kopieras med Control + Shift + C)
  • Detta är destinationstext.

Efter redigering med Format Painter-verktyget:

  • Detta är destinationstext .

Microsoft Word levereras också med andra standardredigeringsfunktioner som Find- kommandot (Control + F) och Find-Replace- kommandot (Control + H). Detta multidimensionella kommando kommer med fler alternativ som kombineras för att snabbt få de resultat andra textredigeringsverktyg ger. Till exempel kan du hitta eller byta ut text baserad på en skiftlägeskänslig sökning, inkludera jokertecken, suffix och prefix och ignorera skiljetecken och mellanslag i sökningar, etc. Det är en ganska handfull!

Som med de flesta Microsoft Word-funktioner, faktorerar detta kommando också speciella formateringsbehov och kan användas för att ersätta en text med dess format över ett dokument. Till exempel kan du använda den här funktionen för att konsekvent ersätta ordet "fet" med " fet " genom hela dokumentet.

  1. Formatera krigare

Om du inte redan har gissat är den mest älskade aspekten av Word det stora utbudet av formateringsfunktioner som det tillhandahåller. Vi har utforskat några få. Men för att avslöja alla tillgängliga juveler måste du bekanta dig med Hem-flikvyn.

Fliken Hem innehåller 5 kommandogrupper för bättre formatering: Urklipp, teckensnitt, stycke, stilar och redigering.

  1. Urklipp : Detta innehåller kommandona med klipp-klistra och klistra in som förklarats ovan.
  2. Paragraf: Detta innehåller kommandon för att styra justeringen och avståndet mellan raderna i ett stycke. Specialkommandon inkluderar skuggningskommandot (Alt + H) och gränskommandot (Alt + B) som gör att du kan färga textceller och gränsa dem (som om de var i en tabell)
  3. Stilar: Detta förklaras i detalj nedan.
  4. Redigering: Denna grupp fångar standardfunktionerna för att hitta ersättningen som förklaras ovan.

Och detta leder oss till Words mest populära kommandogrupp: Font!

  1. Teckensnitt: Det här är den grupp du använder mest för att formatera din text.

Teckensnittsmenyn är din enda punkt för att utforska alla tillgängliga teckensnittredigeringsfunktioner i Microsoft Word. Du kan åberopa det genom att högerklicka och välja alternativet "Font …" eller använda kortkommandot (Control + D). Och det ser ut så här:

Med den här menyn kan du ändra typsnitt, storlek, färg och stil samtidigt. Observera också de avancerade alternativen, eftersom de kontrollerar de finare aspekterna av din text. Det finns två fasetter här:

  1. Teckenavstånd

Detta gör att du kan styra standardstorleken på texttecken och avståndet mellan dem. Ett tips här är att slå på "Kerning for Font" så att din text är jämnare (mellan tecken).

  1. Funktioner i öppen typ

Använd detta för att redigera ligaturen på ditt teckensnitt. (Detta avgör hur tecken ser ut när de kombineras tillsammans.) Det här till exempel är vad som händer med de numeriska tecknen med teckensnitt i Georgia, när du ställer in funktionen "talformer" på "foder": de blir snyggt anpassade.

En annan funktion du kan spela med är de stilistiska uppsättningarna, som avgör hur karaktärerna reagerar på varandra. Här är ett exempel på vad som händer när du använder en stilistisk uppsättning av 5 på Gabriola-teckensnittet.

Som du ser förändras textens utseende när du skriver med! Kul va?

Vanliga typsnittsgenvägar inkluderar.

#TangentbordsgenvägFunktion
1Kontroll + BFet text
2Kontroll + IKursivera text
3Kontroll + UUnderstrek text
4Kontroll + (lika tecken)Prenumerationstext
5Kontroll + Skift + (plustecken)Superscript text
6Kontroll + Skift +>Öka textstorleken
7Kontroll + Skift + <Minska textstorleken
8Kontroll + DVisar teckensnittsmenyn så att du kan ändra alla alternativ på en gång

Words textformateringsfunktioner slutar inte där. En kreativ redigerare kan också spela med WordArt- kommandot, tillgängligt via fliken Hem.

Detta använder en blandning av fyra texteffekter: kontur, skugga, reflektion och glöd för att dekorera din text med ett enda musklick. Du kan använda den här funktionen för att markera text annorlunda i ditt dokument. Till exempel kan du använda en disposition för rubriker eller en speciell WordArt för titeln på ditt dokument, etc.

Det sista kommandot vi kommer att utforska i teckensnittsgruppen är kommandot "Ändra fall". Återigen, detta är tillgängligt via fliken Hem och låter dig ändra fallet med textblock med ett enda musklick.

Vanliga genvägar i denna grupp inkluderar:

#TangentbordsgenvägFunktion
1 Kontroll + Skift + AVersaler
2Kontroll + Ksmå huvudstäder
3Skift + F3Växla mellan olika fallalternativ

Phew!

Som du säkert har insett, det är en massa textformatering i MS-ordfunktioner som är tillgängliga för användning. Och om det finns en sak som designers konstant tycker är utmanande, är det att upprätthålla konsistens i format över ett helt dokument.

  • Hur ser du på att använda samma format för alla större rubriker?
  • Eller se till att alla citat gäller i kursiv stil?
  • Eller att undertitlar är inriktade mitt på sidan?
  • Eller….

Detta leder dig till nästa Word-funktion: Stilar .

  1. Styles

Jag slår vad om att ordet har fått dig nyfiken, "Style". Vad betyder det för textredigeringsprogramvara?

Word använder stilar för att skapa ett fördefinierat "sätt" att (konsekvent) formatera teckensnitt och stycken över ett enda Word-dokument. Ta dig en stund nu för att titta på kommandogruppen Styles på fliken Hem. Det ser lite ut så här:

Obs: Missa inte den lilla nedpilen (markerad med rött på bilden ovan). Detta kan lista stilarna i en enda kolumn för enklare visning.

Du kan tänka på varje stil som listas här som en "mall" och fånga viktig information om dina typsnitt, justeringsinställningar och mycket mer. Dessa preferenser är klubbade tillsammans i en gemensam stil. Så varje gång du vill tillämpa dina favoritinställningar på en textbit behöver du inte manuellt gå igenom borrningen; du använder en stil för att fånga dessa inställningar och enkelt använda den över hela dokumentet.

Ett par viktiga anteckningar här:

  1. Microsoft Word levereras med några "standard" -format, som Normal, Rubrik, Betoning, etc. Var och en är en samling av olika preferenser (kallad Styleegenskaper), så du kan välja den stil som passar dina behov bäst.
  1. Du kan skapa din egen stil i Microsoft Word, men detta förblir lokalt för det dokument som används.

Den första stilen du ser är "Normal" -stilen. Detta fångar upp den huvudtext som går igenom ditt dokument och är därför den vanligaste stilen. Vi måste faktiskt nämna att alla andra stilar är byggda ovanpå denna stil. (Till exempel, om den normala stilen fångar teckensnittet som "Calibri" med storlek 12 punkt, kommer rubrikstil att fånga samma teckensnitt med en större storlek).

Låt oss ta ett steg tillbaka hit och få dig att titta på en verklig stil. Bläddra med musen till rutan Normal stil på fliken Hem, högerklicka på den och klicka på "Ändra …". Du bör ta fram en skärm som ser ut så här:

Varje stil har ett unikt namn och fångar en uppsättning vanliga textformateringsfunktioner. Förhandsvisningsskärmen är särskilt användbar så att du får en titt innan du faktiskt OK stil. Dessutom sammanfattas stilen (i Word-lingo) precis under förhandsgranskningsskärmen, så att du kan bläddra igenom den för konsistens. Med det här fönstret kan du snabbt redigera grundinställningarna för teckensnitt, stycke och justering.

För att ändra de finare detaljerna måste du utforska kommandot “ Format ” (markerat med rött i föregående bild). Denna formatknapp är ungefär som vad du får när du högerklickar på text och väljer alternativet "Format …". Men här är en förhandsgranskning av de saker du kan formatera med en stil:

Ja, du kan fånga vanliga preferenser mellan teckensnitt, stycke, flikar, kant, språk, ram, numrering, genvägstangenter och texteffekt microsoft-ordfunktioner i en kraftfull stil. Wow!

Låt oss spela med detta just nu, så att du kan tillämpa det i ditt dokument.

  • Ändra namnet på stilen till "MyStyle" och markera kryssrutan "Lägg till i Quick Style List" under förhandsgranskningsskärmen. Detta skapar en ny stil lokalt tillgänglig i ditt dokument.
  • Klicka på Format-knappen och få fram inställningarna för Font. Du är bekant med den här skärmen. Ändra detta till ditt favoritstilsort och storlek. Gör det fet och ändra teckensnittsfärgen.
  • Klicka på OK för att tillämpa stilen.

Det nya namnet ska visas i stilfönstret. Varje gång du markerar text och klickar på den nya stilen tillämpas dina favoritinställningar, pronto! Och om du någon gång vill återgå till normal stil kan du använda kortkommandot (Control + Shift + N) för att göra detta. Trevlig! J

Den sista Microsoft Word-funktionen som vi kommer att utforska i det här inlägget kommer att ge dig något extra för de tider när du vill att din text ska "pop": Texteffekter!

Rekommenderade kurser

  • Online-utbildning på Mac Excel 2011
  • Online-kurs på Outlook 2010
  • Mac Outlook 2011-program
  1. Texteffekter

Innan versionen 2010 hade Word begränsande designfunktioner. Det var här programvaran saknades när proffsen sökte fancy designprogramvara för att lägga till zing på sina sidor. Men med introduktionen av Text-effekter 2010 har du de finaste text-designfunktionerna där i Word. Du bör prova detta nu för att veta mer.

Välj lite text i ditt dokument (högst 3-5 ord så att du noterar skillnaden) och ta fram formatmenyn (Kontroll + D). Klicka på knappen Text Effects längst ner i fönstret. Och voila, släpp din kreativa (text) design! J Låt dig inte luras av det enkla fönstret som kommer upp.

Här är en sneak peak …

Vi föreslår att du tar dig tid att utforska texteffekter i detalj. Du bör utforska:

  • Vad en enkel beskrivning kan göra för din text.
  • Hur du lägger till en skugga i texten.
  • Skapa en surrealistisk känsla genom att lägga till en reflektion till din text.
  • Få din text att lysa (och inte bara i mörkret)!

Genom det kommer du att upptäcka några av Words mer fantasifulla "textredigeringsfunktioner"!

Loggar ut…

Som det här inlägget illustrerar, är Microsoft Word mycket mer än bara ett redigeringsverktyg för text. Det är mycket betoning på formatering, vilket öppnar dig för en värld av skrivbordspubliceringsalternativ som är kompatibla med Word-filer.

Till exempel kan du använda Microsoft Word för att utarbeta en hel bok, inklusive en välstrukturerad sidlayoutdesign. Du kan också använda den för att skapa en onlinemagasin eller en blogg. Tillverkarna inser korrekt att det finns mycket mer du kan göra när du tillhandahåller rika formateringsfunktioner till textredigeringsprogramvaran. Och vi tror att Word ger denna rätt!

Vill du vara en Pro när du använder Microsoft Office Word?

Rekommenderade artiklar: -

Här är några artiklar som hjälper dig att få mer detaljerad information om Microsoft Word-funktioner du enkelt arbetar så bara gå igenom länken.

  1. Hur kan du förbättra dina Microsoft Excel-färdigheter?
  2. 9 fantastiska steg för hur man använder Microsoft Excel-färdigheter
  3. Topp 25 användbara avancerade Excel-formler och funktioner
  4. Top Easy 20 Microsoft Excel-genvägar (Advance)