Hur har man effektiva möten? Möten är en integrerad del av en vardagsliv i ett företag och antalet timmar du tillbringar i möten fortsätter att öka när du stiger högre i en organisation. Med undantag för några roller som har en " individuell bidragsgivare " i naturen där att delta i möten är relativt mindre, i alla andra roller kommer en betydande del av en persons arbetsdag tillbringas i möten.
Medan andelen tid på möten på inträdesnivå kan vara så låg som 5-10% av den totala tiden, på högre nivåer kan denna tid skjuta upp till 90-95% av arbetstiden. Inte konstigt att personer på seniornivå behöver vara arbetsnarkomaner eftersom de behöver hitta tid utöver sin arbetstid som tillbringas på möten för att få sitt arbete gjort.
Eftersom så mycket av en organisationstid ägnas åt möten är det viktigt att förstå varför har vi möten? Eftersom alla uppgifter i en stor organisation fullbordas av team av människor som arbetar tillsammans, är de flesta möten i en organisation interna möten för att uppnå något av det specifika syftet.
Du kommer att lära dig att möta internt specifikt effektivt arbete-
1. Varför har vi möten?
2. Kostnader för möten (COM)
3. Tips om hur du ska ha effektiva möten
# 1: Förarbete tips
# 2: Tips under mötet
# 3: Efterarbete (efter mötet)
I) Varför har vi möten?
- Informationsdelningsmöten: - Dessa möten genomförs för att dela information och uppdateringar då och då, till exempel - effektiva mötesutbildningar, ny policy etc.
- Statusuppdateringsmöten: - Dessa möten används när uppsättningar av personer eller gruppuppsättningar arbetar tillsammans på olika delar av ett projekt och måste dela uppdateringar om statusen för det arbete de utför. Dessa möten är vanligtvis repetitiva och upprepas efter ett fast tidsintervall som dagligen, veckovis, månadsvis etc.
- Beslutsmöten: - Dessa möten är vanligtvis när ett beslut måste fattas och beslutsfattaren vill ha insatser från olika intressenter innan beslutet fattas.
- Problemlösningsmöten: - Ibland samlas grupp människor för att storma stormen och diskutera och besluta om det bästa sättet att lösa ett organisationsproblem.
- Övrigt Typ av möten: - Det kan finnas några andra möten som innovationsmöten, effektiva teambuildingmöten, resultatgranskningsmöten, revisionsmöten, effektiva styrelsemöten etc.
Förutom de interna mötena kan det finnas möten med externa intressenter som en person kan behöva delta i. I syftet med denna artikel kommer vi att begränsa vår diskussion till interna möten som inträdesnivå och mitten av effektiva möten ledningsnivå person behöver delta på.
II) Kostnader för möten (COM):
Finns det något som kostnader för möten (COM)? Svaret är ett definitivt ja, och det är sammanfattningen av alla kostnader för de personer som deltar i mötena plus kostnaderna för infrastruktur för att ha det mötet. För vår diskussion kan vi anta att kostnaden för mötet är den kostnad som företaget åtar sig i termer av den tid som deltagarna har använt på det mötet.
Låt mig klargöra detta ytterligare genom att ge dig ett exempel. I de flesta företag möts chefen för olika effektiva avdelningsmöten vanligtvis en gång i veckan eller två veckor i en eller två timmar för att diskutera om operativa frågor.
Låt oss säga att i en organisation möts tio av de ledande ledarna en gång i veckan i två timmar. Låt oss också anta det
- Genomsnittlig CTC för dessa ledande ledare är Rs 36 Lakhs.
- Därför genomsnittslön per månad = 36, 00 000/12 = 300 000
- Därför genomsnittslön per dag = 3, 00 000/30 = 10 000
- Förutsatt 10 timmars arbete per dag - Av. Kostnad per timme = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tid för tio ledare som möts i 2 timmar = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Därför är kostnaden för detta möte 20 000 / - Rs. Men vi har använt en mycket förenklad modell i det ovanstående, om vi lägger till mer komplexitet genom att beakta fördelarna med effektiva möten och det faktum att anställda bara arbetar i 22 dagar i en månad osv. Kommer den faktiska kostnaden för mötet lätt att vara dubbelt så mycket belopp.
Nu när du har förstått att möten kostar. Det är ingen brainer att förstå varför att ha effektiva möten är mycket viktigt för alla organisationer eftersom en betydande del av tiden av sina anställda spenderas på möten.
Så låt oss undersöka hur man undviker att ha möten som är tråkiga, oproduktiva, oorganiserade och för långa? Baserat på mina 20+ erfarenheter inom företaget och att delta i genomsnitt 3+ möten varje dag här är några tips för att göra mötena mer effektiva.
Först och främst med korrekt planering och förberedelse kan varje möte vara effektivt och roligt. Om handläggaren planerar ordentligt och utför felfritt och har korrekt uppföljning kommer mötet att vara effektivt.
Rekommenderade kurser
- Online certifieringskurs i CAPM
- Online-kurs i projektledning
- ISO 27001-program
III) Tips om hur du ska ha effektiva möten
De effektiva mötentips kan delas in i tre delar
- Förarbete (före mötet)
- Under mötet
- Efterarbete (efter mötet)
# 1: Förarbete tips
- Dagordning :
- Den som ska styra mötet måste bestämma vad som är syftet med mötet.
- Vad förväntas resultaten?
- Baserat på dessa måste en agenda för mötet utvecklas.
Dagordningen för mötet måste vara mycket tydlig om de förväntade resultaten. Om mötets dagordning inte är tydlig än det önskade resultatet inte uppnås. Låt mig ge dig ett exempel för att klargöra detta. Låt oss säga att du blir ombedd att organisera ett möte för att granska försäljningsnummer. av det sista kvartalet och besluta om åtgärder för nästa kvartal. I så fall kan du skicka dagordningen för mötet på något av sätten
- Möte för att granska försäljning.
- Granska försäljningssiffran för andra kvartalet
- Diskussion om försäljning.
I vart och ett av ovanstående fall är dagordningen inte särskilt tydlig och chansen är stor att mötet går överallt och deltagarna inte skulle vara förberedda för mötet, vilket minskar möteseffektiviteten drastiskt
Så låt oss titta på hur en bra agenda för detta möte skulle se ut:
Titel: Försäljningsöversikt Mötesperiod: 2 timmar
| Sr. Nej | Ämne | Presentatör | Varaktighet |
| 1 | Introduktion & bakgrund | Jacob | 10 minuter |
| 2 | Presentation om norra och västra regionen (Resultatet förra kvartalet, vad gick rätt, vad gick fel) | Sheena | 30 minuter |
| 3 | Presentation om södra och östra regionen (Resultatet förra kvartalet, vad gick rätt, vad gick fel) | Edie | 30 minuter |
| 4 | Öppen diskussion om resultat, förbättringsområden och beslut om strategi för nästa kvartal | Matt | 40 minuter |
| 5 | Granskning av åtgärder från mötet | Rachel | 10 minuter |
Som du kan se från ovanstående effektiva mötenagenda blir det mycket tydligt att mötets struktur är tydligt definierad. Deltagarna som ska presentera vet vad de behöver presentera och hur länge de behöver för att slutföra den effektiva mötepresentationen.
En sådan detaljerad dagordning kommer därför att hjälpa till att se till att möten blir mer effektiva.
- Deltagarlista : Oftast tänker inte arrangörerna på vilka som är inbjudna. Det är mycket viktigt att utifrån resultatet som krävs från mötet bjuds in rätt uppsättning deltagare.
Om några av de obligatoriska deltagarna går miste om kan inte beslutet fattas. Alternativt om vi i slutändan bjuder in deltagare som inte behövs i mötet än de kommer att slösa bort sin tid, känner oss uttråkade under mötet och kan skapa störningar som påverkar diskussionerna.
- Övrigt Övrigt saker : Några andra saker som arrangören behöver ha i åtanke är att se till det
- Korrekt storlek på mötesrummet är bokat.
- Deltagarna bekräftar sitt deltagande i mötet i förväg.
- Om deltagarna ska gå igenom något data / läsmaterial / förberedande material måste samma skickas i god tid.
- Ibland förväntas alla deltagare presentera sitt material på standard sätt i ett sådant fall att mallar måste spridas i förväg.
# 2: Tips under mötet:
- Börja mötet och avsluta mötet i tid. Om mötet har tidsluckor för olika dagordningstyper än hålla reda på tid och försök att se till att dessa tidsgränser följs strikt.
- Servera om möjligt lätt förfriskningar eller te / kaffe eftersom de är bra isbrytare och håll medlemmarna vakna och engagerade.
- Hälsa medlemmarna i början av mötet, ge bakgrunden och gå snabbt igenom dagordning för mötet och förväntat resultat av mötet i början för att säkerställa att alla deltagare är på samma sida.
- Uppmuntra till diskussioner för att få alla synpunkter och effektiva möteidéer. Om några av medlemmarna inte pratar, ställa dem specifika frågor för att få sina åsikter också.
- Håll alltid konversationen fokuserad på ämnet. Se till att diskussionen är konstruktiv och att repetitiva kommentarer undviks. Du kan taktfullt avsluta diskussioner när de inte kommer någonstans eller blir destruktiva eller oproduktiva.
- I slutet av mötet, sammanfatta diskussionen om mötet, avtal som nåtts, åtgärder som måste vidtas och bestämma tidpunkten för nästa möte (vid behov)
# 3: Efterarbete (efter mötet):
Så du hade en bra produktiv diskussion under mötet, där människor har kommit överens om de åtgärder som måste vidtas. Så är det OK för dig att koppla av?
Svaret är ett stort "NEJ" och orsaken är att den största utmaningen i någon organisation är att människor efter att ha deltagit i mötet inte följer upp de åtgärder som tilldelats dem och som ett resultat är åtgärderna aldrig genomförda och de förväntade resultaten kommer inte igenom.
För att säkerställa att du uppnår de förväntade resultaten måste du omedelbart (inom max2-3 arbetsdagar) skicka till alla deltagare Protokoll från mötet "MOM" tillsammans med de åtgärder som kom ut från mötet.
Dina MOM- och action-objekt i allmänhet bör innehålla följande
- Sammanfattning av diskussionen som ägde rum
- Avtal uppnåtts
- Områden där det var oenigheter och där uppföljningsmöten / diskussioner krävs.
- Åtgärder
När jag nu kommer till MOM och Action-artiklar har jag i min erfarenhet sett att de flesta av deltagarna inte fångar uppgifterna tydligt och att de därför inte genomförs. Låt mig förklara detta med ett exempel.
I det möte som vi diskuterade ovan kommer de flesta av tiden att sakerna skickas så här.
Åtgärdsposter
- Skapa försäljningsstrategi för “C” -kunder
- Kontrollera om det är möjligt att sälja produkt x
- Förbättra försäljningen i Kanpur med 10%
- Ha ett uppföljningsmöte för att diskutera om den nya färdigställandet i söder.
Ovanstående åtgärder är inte särskilt effektiva eftersom de inte har följande
- Namn på den person som är ansvarig för åtgärden
- Tid då åtgärden måste slutföras.
Så ett bättre sätt att presentera Action Items kommer att vara
| Sr. Nej | Åtgärdspost | Ansvar | Förfallodatum | kommentarer | |
| Primär | Stöd | ||||
| 1 | Skapa en effektiv försäljningsstrategi för "C" -kunder som inte köper våra produkter och bör tas med för diskussion i nästa granskningsmöte | Martin | Jinal | 10 oktober | |
| 2 | Skapa en testmarknadsföringsplan för "Produkt X" på Manhattan Market baserat på vilken hela Indiens nivå kan rullas ut kan planeras | Stack | Jared | 15 th okt | Bör också innehålla detaljerad kostnadskostnad för annonsens planerade. |
| 3 | Ohio säljteam för att pressas för att öka sin försäljning med 10% i november | Hobert | Petricia | 30 nov | |
| 4 | Ställ in ett uppföljningsmöte i mitten av november för att diskutera åtgärderna från dagens möte och se över våra konkurrens marknadsföringsstrategier för södra regionen | Eric | 10 nov | ||
Som du kan se från ovanstående åtgärdsobjekt är det mycket mer troligt att dessa åtgärder kommer att slutföras eftersom det inte finns någon oklarhet om vem som ska slutföra åtgärden och den tidslinje inom vilken mötet måste slutföras.
För att sammanfatta mycket organisatorisk tid spenderas ansträngningar och pengar i möten och det är därför absolut nödvändigt för varje anställd att se till att mötena är effektiva.
Genom att följa några av de enkla stegen som nämns ovan kommer du att kunna förbättra kvaliteten på dina möten ganska mycket. Gör dessutom en kritisk granskning av alla möten som du deltar för att kontrollera vad som gick rätt och vad som var fel vid mötet och detta kommer att göra långt för att säkerställa att du blir en mästare på att ha effektiva möten.
Hoppas att vi har rättfärdigat svaret på frågan, hur man har effektiva möten?
Rekommenderade artiklar
Här är några artiklar som hjälper dig att få mer detaljerad information om effektiva möten så bara gå igenom länken
- Gruppdiskussionstips
- Olika effektiva kommunikationsmetoder (användbara)
- 10 bästa och effektiva steg för att göra mer kreativa arbetsplaner
- 10 effektiva steg för strategisk planeringsprocess