Projekt Stakeholders Management - Användbar betydelse och typer

Projektens intressehantering -

En del av att definiera oss själva som sociala djur kommer från det faktum att utvecklingen av vår civilisation och samhälle beror på vår interaktion med varandra. Vi kommunicerar med varandra genom ett språkligt medium som kallas språk och detta utgör bron mellan att förstå och svara på olika situationer och scenarier.

Även när det gäller vår arbetsplats förväntas vi och vår arbetsetik dikterar att vi förblir i ett hjärtligt och positivt förhållande med de människor vi interagerar med för att få ett försprång för att uppnå företagets gemensamma mål och mål.

I projektledarens värld är det en projektledare som är den enda personen som hanterar och förvaltar ett projekt och de personer som är involverade i projektet. Så det blir en väsentlig faktor för denna individ att kunna bygga upp ett starkt band med varje intressent genom kommunikation. Den här artikeln kommer att behandla denna fråga som precis dyker upp i ditt huvud, hur exakt att bygga en positiv relation med alla projektnyckelpersoner.

Vad är förvaltning av projektintressenter?

Intressenter är de individer som är involverade i projektet och som direkt eller indirekt engagerar sig i projektet. Denna förvaltning av projektintressenter kan delas in i två huvudkategorier:

• Extern projekthantering: Dessa externa intressenter kan påverka eller påverkas av hur projektet går framåt men de är inte direkt engagerade i verksamheten i organisationen. Dessa inkluderar samhällen, media, allmänheten, andra offentliga grupper och mer.

• Intern projekthantering : Dessa intressenter är direkt involverade i transaktionerna som utförs av verksamheten och vid någon tidpunkt eller den andra är i besittning eller associerad med produkten eller tjänsten (eller en del av produkten eller tjänsten) som levereras av organisationen. Projektets intressehantering inkluderar anställda, kunder, leverantörer, leverantörer, aktieägare och mer.

Projektets intressenters ledning som du är omgiven av kan beskrivas som två grupper: en som är direkt involverad i projektet och är närvarande i projektstyrningskommittén och den andra som inte är viktiga beslutsfattare men måste varnas om utvecklingen av projektet och hur det fortskrider enligt den ursprungliga plan för affärsprojekt. Låt oss titta närmare på förvaltningen av projektintressenterna och hur deras engagemang formar projektflödet.

För att projektet ska fungera smidigt har det genom åren blivit viktigt att en dedikerad kommunikationslinje etableras av projektledaren med både interna och externa intressenter. Den här kommunikationslinjen har lett till många framgångar, och misslyckande med att kommunicera till projektets viktiga intressenter på ett snabbt och exakt sätt har lett till att projektet misslyckats.

Alla intressenter är viktiga spelare i detta spel och bör ges samma prioritetsnivå.

Typer av projekthantering

Eftersom vi nu har kategoriserat förvaltningen av projektintressenter i interna och externa intressenter i organisationen, kan vi vidare undersöka vilka typer av projektintressenters ledning som finns där utifrån deras engagemangsnivå direkt eller indirekt i projektet.

• Människor som påverkar hela projektet men som inte är direkt involverade i projektets och projektplanens arbete. Dessa typer av projektintressenters ledning inkluderar senior- och toppchefer, leverantörer och finansavdelningen i organisationen

• Människor som påverkas av någon av de åtgärder som vidtas inom en organisations premiss. De påverkas direkt och bidrar också till att genomföra de förändringar som genomförs. De inkluderar anställda och kunder.

• Människor som är intresserade av organisationens framgång, speciellt när det gäller avkastning och intäkter på grund av vinst. Dessa projektnyckelpersoner påverkar dessa förändringsprogram och organisationens produkter och tjänster till en del av att veta vilka fördelar aktiviteterna resulterar i. Dessa projektnyckelpersoner inkluderar individer som äger aktier i verksamheten.

Som projektledare kommer ditt ansvar att vara att ansluta prickarna och kommunicera med alla dessa typer av projektnyckelaktörer på ett effektivt sätt för att åstadkomma sammanhållning inom projektet och ha en framgångsrik körning med det. Denna effektiva kommunikation kommer att säkerställa att ditt projekt körs på rätt spår under hela livscykeln och att alla på projektet ständigt uppdateras om sina framsteg.

Vad vill dessa projekthanterare veta?

Detta är en fråga som alla projektledare bör ställa sig själva och hitta tillfredsställande svar på den. Det är viktigt att veta vad dessa projektintressenters ledning behöver veta hela tiden. Oavsett om de arbetar direkt på projektorn bara vill veta projektets status och framsteg, som en bra projektledare, är det viktigt att du korrekt förstår vad de vill veta och i enlighet därmed utarbeta din kommunikationsplan så att den matchar projektens viktigaste intressenters behov.

• Projektnyckelpersoner vill veta vad som finns för dem - Folk ser alltid fram emot att hålla sig motiverade när de vet vad som finns i dem för dem. När fördelarna med deras engagemang och projektet i stort sett är kända för dem, är det som en extra boost för dem att få en större känsla av ansvar gentemot projektet och bidra därefter.

• Projektnyckelpersoner vill veta vad som finns för organisationen - Människor vill veta mer om den stora bilden och ser fram emot vilka fördelar organisationen kommer att få. När allt kommer omkring, om företaget fortskrider, så blåser deras möjligheter i den större andelen.

• Projektnyckelpersoner vill lita på dig - En ständig kommunikationslinje mellan dig och förvaltningen av projektintressenter kan vara en stor faktor för att skapa tillit i förhållandet. Intressenter måste veta att de kan lita på dig för det arbete de har anförtrot dig. Komfort är mycket viktigt.

• Projektnyckelpersoner vill veta att du är engagerad - Kommunikation är ett bra medium för att visa ditt engagemang och engagemang gentemot det projekt du leder. När din förvaltning av projektintressenter vet att du är engagerad, kommer de att kunna se projektet som en stor framgång redan och vara säkra på att dina vakande ögon kommer att leda och fortsätta med projektets livscykel.

• Projektnyckelpersoner vill se att du är kapabel - När du effektivt kommunicerar projektets framsteg eller en uppgift som ska slutföras; det visar en hel del av din förmåga och kaliber för dina projektnyckelpersoner och teammedlemmar. Det faktum att du kan styra projektet kan ha en stor och djupgående inverkan på hur dessa projektintressenters ledning själva bidrar till projektet och ger sitt engagemang.

Definiera ett positivt förhållande

Om vi ​​ska upprätthålla en positiv relation med dessa projektnyckelpersoner som är en mycket avgörande och framstående del av våra projekt, är det bättre för oss att förstå och tydligt definiera vad en positiv relation betyder. Och nej, att förbli positiv är inte en del av listan över förvaltningen av projektintressenter. Så låt oss dyka först och börja definiera vad en positiv relation betyder för oss. Följande egenskaper enligt min mening beskriver och definierar en positiv relation som behövs medan du arbetar med ditt projekt:

• Förtroende - Oavsett om det är din personliga relation eller den professionella, förtroende är en nyckelfaktor som kan vara vändpunkten för dig att ha en framgångsrik och uppskattad relation med dina intressenter. Förtroende kan vara en kraftfull bindning som sätter samman projektgruppen och projektens viktiga intressenter för mer effektiva och effektiva arbets- och kommunikationsmiljöer. Med förtroende kommer det faktum att du kan ta dina idéer till bordet utan att bli besvärade av någonting.

• Öppen och effektiv kommunikation - I ett kontorscenario är du kontinuerligt i läget för kommunikation, antingen via e-post eller chattmeddelanden eller en enkel konversation ansikte mot ansikte. Mer kommunikation kommer du att få mer relationerna, men bättre och effektivare kommunikationen, desto mer positiv skulle relationen vara.

• Tillåta mångfald - Positivitet i relationer kan få människor att omfatta variationen och mångfalden som andra människor åstadkommer. De kan komma med olika åsikter, tankar och idéer. Med deras olika perspektiv kan ditt projekt gynna mycket och du kommer att utnyttja en positiv relation.

• Ömsesidig oro och respekt - Att arbeta som ett team och en grupp kan vara riktigt svårt. Du kan stöta på individer som är svåra att vara med, men med organisationens större bild i åtanke och baserat på det skapar ett ömsesidigt intresse och respekt för varandra och inom ett projekt kan intressenter möjliggöra innovation och smidigt fungera projektet inom laget.

• Mindfulness - Om du är medveten om dina handlingar och ord kan du ställa dig över projektens viktigaste intressenter som en ansvarsfull och ansvarsfull individ som kan blandas med. Detta kan öka din position som projektledare och kan hjälpa dig att göra saker och ting. Självmedvetenhet kan spara besväret med negativa vibbar runt dig på din arbetsplats.

Tips för att positivt engagera din projekthantering

• Titta inte bara på att bygga en positiv relation med din projekthantering, men ser också fram emot en stark relation som kommer att hålla igenom viktiga beslutspunkter. Försök att ständigt involvera dem i strategin och den strategi som tas.

• Dela din vision så tar du på projektet och det mål det avser att uppnå.

• Ta ständigt råd och hjälp från människor som redan är på den ljusare sidan av saker när det gäller projektet och alla dess uppgifter.

• Fixa ett regelbundet möteskema för att träffas direkt med dina olika typer av projektintressenters ledning och investera tid i att konsultera och lägga din poäng fram mot resistenta projektnyckelpersoner, i syfte att få dem att se upp för den stora bilden och förstå allt det projektet står för.

• Förbered en kommunikationsplan och få en överenskommelse med alla projektnyckelpersoner om den.

• Kommunikation bör vara enkel men ändå effektiv.

• För att bygga upp deras förtroende för dig, visa dem den strukturerade strategin mot projektplanen från början av projektet.

• Kommunicera risker och problem och skapa inte någon överraskning eller spänd situation. Detta kommer att hota deras andel i projektet och kommer att hindra dig från att ta ledningen med förtroende.

Använda en kommunikationsplan

Du har nu hört talas om kommunikationsplanen ett par gånger i den här artikeln. Vissa kanske vet allt om det och andra kanske har hört det för första gången. Genom att ge fördelen till unga och spirande projektledare där ute, kommer du nu att få en kort lektion om vad en kommunikationsplan är och hur ska du göra det.

Vad är en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan, helt enkelt uttryckt, underlättar effektiv och effektiv kommunikation mellan dig, som projektledare, och de olika intressenterna du kommer att ta itu med medan du är i projektet. Denna plan kommer att vara en komplett guide som leder dig genom all kommunikation som kommer att äga rum och vid vilken frekvens.

När du upprättar kommunikationsplanen måste du ta inköpet från:

• Projektets sponsor
• Projekt Stakeholders Management

Delar av en kommunikationsplan

För att en bra och framgångsrik kommunikationsplan ska slå rot måste du ta följande fyra delar av planen:

• Kommunikationsmål
• Metod och frekvens för kommunikation
• Typ av intressenter (målgrupp)
• Nyckelelement som används i kommunikation

Utveckla en kommunikationsplan

Denna uppgift kan enkelt utföras under förutsättning att du har all kommunikationsstrategi uppenbar. När du väl vet och inser vad som måste göras, sägs och ageras kan du vara säker på att utveckla en kommunikationsplan som inte kommer att misslyckas. I följande tabell anges idealiska och rekommenderade strategier som ska vidtas för att noggrant snida och skulptera en bra kommunikationsplan för att skapa ett positivt förhållande till din projektintressenter.

Fokuspunkter	frågor
Kommunikationsmål	Vad vill du uppnå med din kommunikationsplan för ditt projekt? Är dessa mål i linje med målen för ditt projekt?
Målgrupp	Vem behöver den här typen av kommunikation? Vad är det för dem?
Metod för kommunikation	Vad är din målgrupp bekväm med som kommunikationssätt?
En frekvens för kommunikation	Hur ofta vill du att dina intressenter ska uppdateras?
Syfte med kommunikation med olika typer av intressenter	Varför vill du kommunicera denna information till den här typen av intressenter?
Viktiga element i kommunikationen	Vad behöver du exakt för att de ska veta? Vad vill du som projektledare förmedla till dem?
Kommunikationsmästare	Vem ska leverera den kommunikation som du har planerat för? Vilken teammedlem är tillräckligt ansvarig för att göra en sådan kommunikation? Behöver olika intressenter olika kommunikatörer?
Informationskällor	Vad är din informationskälla för att kunna kommunicera? Vilken information och information kommer du att använda? Vad är behovet av denna information för just denna intressent?
Framgångsmetriker	Hur vet jag att min kommunikationsplan fungerar? Vad anser det som en framgångsrik kommunikationsplan? Måste jag ha ett utvärderingsmöte för kommunikationsplanen?

Rekommenderade artiklar

Detta har varit en guide till en ständig kommunikationslinje mellan dig och projektets intressenters ledning kan vara en stor faktor för att skapa förtroende för relationen. Dessa är följande externa länk relaterade till projektintressenter.

1. Fantastisk guide om teknik för projektledning
2. Effektiv rapportering av projektledning
3. Topp 7 viktiga Open Source-projektverktyg