Några viktiga kontorsetikettregler för yrkesmän

Vad är affärsetikett?

Bildkälla: pixabay.com

Varje yrke kräver en viss uppsättning manerer och det är just dessa sätt som kallas affärsetikett. Affärsetiketten verkställs vanligtvis av medlemmar i en organisation och det är vanligt att upprätthålla affärsetiketten.

Ytterligare affärsetikett handlar om att bygga värdefulla och respektabla affärsrelationer med andra. Det handlar om att skapa en miljö där alla medlemmar i en organisation känner sig trygga, bekväma och avslappnade.

Affärsetikett handlar om att upprätthålla en trevlig atmosfär på jobbet genom att behandla anställda och medarbetare med artighet och respekt. Reglerna för affärsetikett kan variera från en organisation till en annan, men det finns vissa universella affärsetikettregler som är tillämpliga nästan överallt och för de flesta yrkesetiketter

Här är några regler för affärsetiketter som varje professionell måste känna till:

• Stå när vi introduceras

I ett kontors- eller affärsmiljö måste du stå upp när du presenteras för någon. Att stå upp under introduktionen kommer att skapa en positiv inverkan på den motsatta personen. Din närvaro är bättre etablerad när du står upp under en introduktion.

I händelse av att du inte kan stå upp eftersom du har fångats helt utanför vakten, försök att åtminstone luta dig framåt under introduktionen eller medan du skakar hand med personen.

• Ha tacksamhet men låt inte behövlig och desperat

I alla situationer, vare sig det är affärsmässigt eller socialt, att säga tack är det artiga att göra. Men om du upprepade gånger säger ordet i en enda konversation kommer det att förlora sitt värde och påverkan och kan till och med få dig att låta behövande och desperat och till och med hjälplös. Så se till att du inte använder ordet mer än en eller två gånger i en enda konversation.

• Undvik att korsa dina ben

Bildkälla: pixabay.com

Att korsa benen i en affärsmiljö eller under ett möte är mycket olämpligt. Även om både män och kvinnor tenderar att göra det, måste det till varje pris undvikas.

Om du alls hittar behovet av att korsa benen, se till att du korsar dem vid vristarna och inte knäna. På det sättet när du plötsligt måste växla kan du göra det subtilt utan att göra det uppenbart.

• Pekning måste göras med en öppen handflata

Om du kan undvika att peka alla tillsammans skulle det vara perfekt. Men om en situation uppstår där du inte kan undvika det, se till att du pekar med en öppen handflata och inte med pekfingret.

Denna regel är tillämplig på båda könen. Att peka med ett enda finger eller särskilt pekfingret indikerar aggression. Så när du pekar ska du hålla alla fingrarna ihop och peka med en öppen handflata.

• Undvik att avbryta

Din åsikt kan vara viktig och du kan ha en mycket giltig poäng att lägga fram i en gruppdiskussion på ditt kontor, men vänta tills du får en chans att tala. Klipp inte av andra eller avbryt dem medan de talar.

• Tänk på din tunga

Du kan stöta på en situation där du är extremt irriterad över en kollega eller underordnad. Oavsett hur uppvärmd situationen kanske, se till att du håller dig sval och tittar på ditt språk.

Använd aldrig missbrukande språk eller obscena ord på kontoret. Även skriftlig kommunikation bör vara artig och respektfull. Se till att du inte använder nedsättande eller oförskämd språk, det är helt oacceptabelt.

• Slå innan du går in

Bildkälla: pixabay.com

Se till att du knackar innan du går in i en kollega eller seniorhytt. Gå aldrig någonsin utan meddelande. Du har absolut ingen rätt att avbryta någons arbete och det är viktigt för dig att respektera deras utrymme och integritet. Så om du upptäcker att deras kabin dörr är stängd, knacka och meddela din närvaro innan du går in.

• Håll dig borta från skvaller

Även om det kan vara väldigt frestande att hänge sig åt kontorsskvaller, håll dig borta från det. Att skvallra om kollegor skadar inte bara deras image i organisationen utan det talar också volymer om vilken typ av person du är. Låt inte nyfikenheten bära dig bort och undvika att lyssna på andra skvallrar också.

• Punktlighet Matters

Oavsett hur upptagen du är eller hur högt ditt arbete i en organisation kan vara, se till att du dyker upp i tid för möten och konferenser. Om du tycker att det är moderiktigt att vara sent och ger människor en anledning att tro att du är extremt upptagen, har du fel. Att visa upp sent visar bara hur hänsynslös du är och hur du respekterar andras tid.

• Håll din telefon borta

Det är INTE ok att ta samtal, svara på textmeddelanden och skanna igenom e-postmeddelanden under möten. Det är extremt irriterande och mycket respektlöst för andra personer som deltar i mötet. Se också till att du håller telefonen tyst när du deltar i ett möte så att den inte stör de andra deltagarna och högtalaren.

• Undvik att dra ut en stol för andra

I en social miljö är det acceptabelt för en man att dra ut en stol till en dam. Men i en professionell atmosfär är detta mycket oacceptabelt och oförskämt. Män och kvinnor betraktas som jämställda på arbetsplatsen och båda kan dra ut sina egna stolar.

• Lämna inte dig innan din senior gör det på ett företagsfest

Det är helt oförskämt och oacceptabelt för dig att lämna en företagsfunktion eller fest innan din pensionär avgår. Se till att du håller dig tillbaka vid evenemanget tills din senior ursäkta sig själv och lämnar.

• Äta etikett

Mat ska endast ätas på kontorsetiketten och inte i din stuga eller skåp. Om du av någon anledning absolut inte kan komma till lunchrummet, se till att maten du äter i din skåp inte har en dålig och outhärdlig lukt. Se också till att du städar upp efter din måltid.

• Klä dig på rätt sätt

Bildkälla: pixabay.com

Se till att du klär dig på ett professionellt och acceptabelt sätt. Undvik att bära kläder som är avslöjande eller olämpliga. Om ditt kontor har en klädkod så se till att du håller dig vid koden.

• Begränsa personliga samtal

Undvik så långt som möjligt att delta i personliga samtal på kontoret. Om det är absolut nödvändigt för dig att ringa ett personligt samtal, håll det så kort som möjligt.

• Håll tidzoner i åtanke

När du interagerar med kunder och kunder som bor i främmande länder måste du tänka på tidens zon innan du ringer till din kund. Du vill inte sluta ringa en klient i gryningen eller vid en ojämn timme.

• Undvik att kolla kollegor på helgdagar och helger

Att ringa arbetsrelaterade samtal till kollegor på helgdagar och helger är extremt oförskämt och påträngande. Du invaderar deras personliga och familjära tid genom att göra det. Undvik så mycket som möjligt att ringa till kollegor på helgen, men om absolut nödvändigt, håll sedan samtalet så kort som möjligt.

• Skicka grammatiskt korrekta e-postmeddelanden

Att skicka professionella e-postmeddelanden som innehåller grammatiska fel eller slangspråk är helt oacceptabelt. Se till att e-postmeddelandena du skickar är grammatiskt korrekta och fria från stavfel.

Att upprätthålla affärsetikett på arbetsplatsen är absolut nödvändigt för proffs. Det hjälper dem att gå långt och öka deras goodwill i företaget och bland kunderna. För att sammanfatta do's and don'ts i kontorsmiljön här är en kort lista att tänka på:

göra

• Ställ upp när du introduceras
• Visa din tacksamhet
• Peka med en öppen handflata
• Se din ton och tänk på din tunga
• Slå innan du går in i en kollegas eller seniorstuga
• Håll dig borta från skvaller
• Var punktlig
• Klänning enligt kontorets klädkod
• Ät bara i kontorslunchrummet
• Begränsa eller undvika personliga samtal
• När du handlar med internationella kunder och kunder måste kunderna komma ihåg
• Skicka grammatiskt korrekta e-postmeddelanden

don'ts

• Säg tack mer än två gånger i ett samtal
• Korsa benen när du sitter i ett möte
• Avbryta
• Dra ut stolar för andra
• Lämna ett företagsfest eller evenemang innan din senior
• Bota kollegor på helgerna

Dessa är de grundläggande och allmänna affärsetiketterna som är tillämpliga i de flesta organisationer över hela världen. Kom dock ihåg att det kan finnas vissa delar av världen där ytterligare regler är tillämpliga som kanske inte ingår i denna generaliserade lista. Till exempel i Japan är det obligatoriskt för alla anställda att ta av sig skorna innan de går in på arbetsplatsen.

Om du har en ledande befattning i organisationen, se till att stränga disciplinära åtgärder vidtas mot de anställda som bryter reglerna för affärsetiketten. En cirkulär eller ett meddelande kan skickas ut till alla anställda i ett företag för att informera dem om vad som är acceptabelt och oacceptabelt i organisationen.

Det finns ett brett utbud av böcker om ämnet affärsetikett. Om du vill läsa mer om detta här är en lista över böcker du bör överväga att få.

• Arbeta bra med andra - Ross McCammon
• Modern Manners - Dorothea Johnson
• Nya regler på jobbet - Barbara Pachter
• Komplett handbok för etikett - Barbara Pachter och Marjorie Brody

Några av dessa böcker är internationella bästsäljare. De kan hänvisas till för att förstärka dina företags etikettfärdigheter. Förutom detta finns det också flera PDF-filer på affärsetikett samt e-böcker som du kan ladda ner. De ger dig all information du kan behöva om ämnet.

Det finns många professionella institut som också ger grundlig utbildning i affärsetiketter. Dessa institut genomför workshops, klasser och kurser som utbildar deltagarna i affärsetikett.

Det finns också ett omfattande utbud av seminarier som genomförs av författare som har skrivit affärsetikettböcker. Ofta genomför organisationen själv ett internt seminarium för affärsetiketter för att informera de anställda om vad beteende som är acceptabelt och vilket beteende som är oacceptabelt på kontoret. I sådana seminarier finns det flera affärsetikettspel och aktiviteter som spelas och genomförs.

Om du vill etablera ditt eget företag, se till att du följer dessa affärsetikettregler. När juniorer och anställda ser att deras chefer uppträder på ett visst sätt är det troligt att de använder samma praxis.

Kunder och kunder har också lättare att lita på och arbeta med företag som följer reglerna för affärsetikett. Om du upptäcker att en del av de anställda i din organisation uppträder ur linjen, genomföra ett affärsetiketteseminarium på kontoret. Du kan också överväga att ringa en expert för affärsetiketter för att etikettera dina anställda under seminariet.

Affärsetikett är inte bara tillämplig i organisationen utan också när du sitter för en intervju. Ett stort antal organisationer över hela världen ägnar stor uppmärksamhet åt affärsetiketten för blivande anställda och intervjuade innan de anställer dem i teamet.

Om du vill göra ett starkt, positivt och inverkande intryck på en intervjuare ska du se till att du förstärker dina kunskaper om affärsetikett och tillämpar samma regler samma dag som du intervjuar. Personer som är välskickade och följer reglerna för affärsetikett är mer benägna att få jobbet de intervjuar för.

Här är en lista över saker du kan göra för att få upp din affärsetikett:

• Läs böcker om affärsetikett
• Delta i seminarier och kurser i affärsetiketter
• Observera andra personer i organisationen, särskilt människor som är högt respekterade
• Läs PDF-filer på affärsetiketten
• Läs tidskriftsartiklar om affärsetikett

Om du vill vara en framgångsrik affärsperson och driva ett framgångsrikt företag, se till att du håller dig till regeln om affärsetikett. Följ dem och uppmuntra kollegor och underordnade att göra samma sak.

Se till att du utvärderar den affärsetikett som blivande anställda uppvisar innan du anställer dem eftersom att anställa någon som saknar affärsetikett kan vara extremt skadligt för ditt organisations anseende och välvilja.

Var inte rädd för att korrigera anställda i din organisation som inte bete sig hur som helst eller bryter mot reglerna för affärsetikett. Affärsetikett i en organisation är lika viktig som marknadsföring eller reklam.

Rekommenderade artiklar

1. 13 Fantastiskt sätt att bli e-etikettregler som du kanske bryter
2. Gruppdiskussionstips för intervju (användbart)
3. 10 bästa sätten att förbättra den personliga effektiviteten (metoder)
4. Avsluta ett jobb med stil (användbart)
5. 10 fantastiska sätt att bli inkluderande i arbetsmiljön
6. Fantastisk guide om RATE-funktion i Excel