Icke-teknisk klient: Jag har läst igenom projektdokumentationen, men jag fick inte de olika aspekterna av specifikationerna för programvaran som ska användas. Jag skulle vilja ha ytterligare förklaring till dem.

Projektledare: Visst. Vi kan diskutera dessa punkter och sedan kan vi gå vidare.

Icke-teknisk klient: Här nämns, i en av artiklarna som jag gick igenom på Internet att mjukvaruverktyget kommer att kunna ta belastningen för 10 projektmedlemmar, men du har tilldelat bara 5 och om vi hade 10 ombord skulle arbetet bli gjort snabbare tror jag.

Projektledare: Ja, det stämmer. De 10 GB kan stödja 10 projektmedlemmar, men vi har gjort en investering på 5 GB lagring för 5 användare och det minskar den exakta kostnaden; vi saknar inte någon gång. Vi kommer att kräva att projektet håller fast vid den tidslinjen så att vi kan routera i ett komplett 360-graders feedback-system i backend för att verksamheten ska hålla sin egen. Dessutom arbetar vi upp sök- och matchningsfunktionaliteten som ändå skulle hålla projektet på länge. Vi kommer att fördubbla investeringen i så fall och fortfarande rusa projektet. Ingen kvalitet.

Icke-teknisk klient: Jag förstod inte riktigt den sista biten och det nämns inte något i den dokumentation du skickade till mig. Kan du klargöra?

projektledare: Sir, det nämns säkert tydligt i tillägget som överlämnades tillsammans med planen till dig. Lyckades du gå igenom det?

Icke-teknisk klient: Åh! Nej, jag har inte gått igenom det. Själva första sidan fick mig att tänka på språket som grekiskt. Det har för många termer jag inte kan förstå. Kan vi planera ett möte för att gå igenom hela dokumentationen?

Projektledare: Visst! Låt mig veta när du kan göra det till vår webbplats.

Den saknade bron mellan tekniska projektledare och icke-tekniska kunder

Som tydligt framgår av konversationen mellan en icke-teknisk klient och en projektledare kommer det alltid att finnas en stor andel av kopplingen mellan tekniskt sunda projektledare, som rullar in teknisk dialekt hela dagen, och deras icke-tekniska klienter, som behöver sina tjänster men inte är lika välbekanta med hela teknikvärldsplanen.

När kunder deltar aktivt i de projekt de är intressenter i kan det bli lite mer utmattande för en projektledare att underhålla bron mellan människor som vet mycket om det arbete som bedrivs för att underlätta behoven hos person som vet lite om bakgrundsarbetet.

Projektledare och tekniska experter är vanligtvis människor som skulle ha detaljer om produkten och processen i en lingo som kanske inte är begriplig för en person som inte har smakat det här området. Som projektledare har ansvaret för att upprätthålla en effektiv kommunikationslänk mellan oss och icke-tekniska kunder en mycket viktig ståndpunkt i det stora tingen. Vi kommer att kräva våra kunders insats hela tiden tills projektet avslutas.

Men vi kan inte hålla allt framför dem och be dem att dechiffrera de tekniska termer som nämns i projektdokumentationen och projektets riktlinjer eller till och med de presentationer vi presenterar. Vi måste vrida och vända och få dem en världsbild av den produkt eller tjänst vi skapar eller förbättrar genom projektet. Att överbrygga detta tekniska och icke-tekniska gap är oerhört viktigt, och vi kommer att titta på 8 olika sätt på vilka du kan presentera ditt arbete för att de ska kunna skapa en mental bild av produkten.

8 sätt att effektivt kommunicera med icke-tekniska kunder

Nedan listas är säkra sätt att komma igenom den kommunikationslinjen med dina icke-tekniska klienter. Dessa tips och knep ger dig stor frihet att uppnå det du tycker är det svåraste att göra. Stig upp och prata med dina icke-tekniska kunder och gör en skillnad för hur de ser projektet och hur de bidrar till det.

  1. Lär dig mer om kundens värld och sätt dina fötter i deras skor

Utforska din icke-tekniska klients bakgrund och branschen de kommer från. Se till att du känner tillräckligt med deras professionella arbetsstatus för att förstå nivån på kommunikation du kan ge dem. Förstå också den tekniska nivån de är medvetna om och trampa på samma linjer när du kommunicerar med dem.

Dessa individer kommer inte alltid att gå helt förlorade när de är en del av projektet, men som spjutspetsen till projektet är det ditt ansvar att tänka på alla komfortnivåer för alla intressenter och teammedlemmar när de hanterar och arbetar med projektet .

Tänk ur deras perspektiv och gå en mil i skorna, då kommer du att förstå hur de ser tekniska termer och du kan därför ändra dina presentationsnivåer och din tekniska lingo baserat på den studien och forskningen. Tillägna dig själv att göra ett bra arbete som görs av att kommunicera med dessa individer. Och en viktig aspekt - håll dig ödmjuk.

  1. Kom ihåg att det handlar om människor och deras handlingar, inte om koder och teknik

Om du är en teknisk kunnig individ, betyder det inte att alla får din plats när du fladderar den tekniska lingen som du bär. När du pratar med en icke-teknisk klient ska du som projektledare se till att du koncentrerar dig på människorna (ditt team och kunder) och de uppgifter de utför för projektet. Informera dina kunder om deras framsteg och hur de har bidragit till att uppnå den milstolpen i projektet.

Att prata om kodrader och de problem som har inträffat med kodslingan kommer verkligen inte att gynna dig och skickar dina icke-tekniska klienter till en vanvidd stämning.

Försök använda termer som de kan relatera till, till exempel "användaren måste sedan trycka på den här knappen för att komma till dessa sidor för att slutföra transaktionen …" istället för "systemet kommer att initiera skicka åtgärden och kommer att visa den slutförda transaktionsmeddelandet medan åtgärden blir färdig … ”På så sätt kan du slå i hjärtat av vad de vill uppnå med detta projekt och låta dem förstå att du och ditt team har rätt.

  1. Håll det enkelt, dumt

KISS och berätta, säger de. Som projektledare som hanterar externa, icke-tekniska klienter måste du se till att kommunikationen till dina kunder är fullständig, kortfattad och mer än någonsin enkel. Använd vanligt engelska för att få ditt meddelande till dem. Du har studerat deras bakgrund och du vet vad de reagerar hårt på. Så ditt nästa steg är att hålla all kommunikation med dem så enkel som den kan vara och jämna upp den bara på grundval av vad du skaffade dig genom den professionella bakgrundskontrollen.

Överväld dem inte med den jargong du kan använda med dina teammedlemmar eller interna intressenter och vara ärlig med dem om varje förfarande som äger rum.

Effektiv kommunikation är vägen att gå. Föreställ dig en situation där du besöker en läkare och han förklarar din sjukdom för dig på ett sätt som gör dig förvirrad och på plats. Den hjälplöshet du känner är exakt vad din klient går igenom. Så tumregeln, KISS (håll det enkelt, dumt).

  1. Diskutera resultaten som de kommer att få

När du kommunicerar med dina icke-tekniska kunder, se till att du förklarar för dem "varför" och "vad" gör du aspekter av projektet snarare än "hur" du gör just det. När icke-tekniska kunder tittar på fördelarna och funktionaliteten de kommer att skörda projektet, svarar de bättre än när du förklarar de komplicerade detaljerna om hur ditt team sätter samman allt.

Visa dem fördelarna som resultaten sedan får för dem. Visa dem att de med varje milstolpe som uppnås av projektet och projektteamet kommer att närma sig att uppnå det mål de satt upp för att uppnå. Se till att de inser att dessa uppgifter kommer att resultera i det uppsatta målet och att dessa uppgifter när de är slutförda i effektivitet kommer att visa sig ge fler fördelar än förväntat.

Med detta i åtanke är jag säker på att även du som projektledare kommer att leta efter ytterligare fördelar som kan erhållas från detta enskilda projekt.

  1. Använd exempel

Analogi och användning av exempel kan vara dina bästa vänner vid sådana tillfällen. Dessa övningar hjälper dig till och med att få in din kreativa sida till jobbet. Vrid dig och vänd dig till att använda exempel i vardagen för att göra din poäng. På detta sätt kommer du att kunna relatera informationen bättre till deras kompetensnivå. Med mer relatabilitet och en medveten insats från din sida kommer du att kunna vinna dem över med din kamratskap också. Med relatabilitet kommer tillförlitlighet och därmed förtroende för det arbete du gör och den kommunikation du gör till dina icke-tekniska kunder.

Att använda exempel kan till och med hjälpa dig att förenkla projektet för dig själv och dina teammedlemmar och gör att du kan titta på projektet ur en lekmannens perspektiv. Detta kommer att öka dina chanser på ett helt rundat projekt som verkligen riktar sig till kunderna och allmänheten.

  1. Underskatta eller överskatta inte deras kompetensnivå när det gäller projekt

Även om dessa icke-tekniska klienter ofta inte är välkända med ämnets tekniska egenskaper, särskilt under skapandet av mjukvaruverktyg och applikationer, har de mestadels en bra och väl avrundad kunskapsbas när det gäller projekt och processer. De förstår processerna och hur dessa processer i slutändan kan möjliggöra programvaruutvecklingsprocessen med lätthet.

Du kan säkert ha dem ombord för att aktivt hjälpa teamet när det gäller att driva projektet. Det finns många olika typer av klienter som vi, projektledare, måste ta itu med. Tänk inte dem alla som en, utan förstå snarare varje klient, deras styrkor och svaghet och hur du kan utnyttja deras styrkor och minimera deras svagheter. Analysera alla dessa och gör aldrig misstaget att underskatta eller överskatta dessa individer.

  1. Ge dem en 101-klass

Notera alla termer du använder i dina presentationer och i dialogrutorna med de icke-tekniska klienterna. Gör listan till ett definitionsforum och notera definitionerna på vanligt engelska så att du kan överlämna dem till dina icke-tekniska klienter och de kan förstå vad du menar när du använder dem. Du kan undvika de tomma uttryck de kommer att ha på deras ansikten när du bälter ut dessa villkor i dina möten och kommer också att undvika förlust av tid på grund av förklaringar om dessa specifika termer.

Med denna övning är jag säker på att dina icke-tekniska kunder också kommer att ha möjlighet att lära sig något nytt och gör att de kan vara entusiastiska över mötet och presentationerna. Denna aktivitet kan förbereda dem för många fler möten och diskussioner som du planerar att organisera och gör att de också kan bidra fruktbart. Är det inte det du vill ha?

  1. Fråga dem alltid om de fattar vad du gör för dem

Pausa din presentation ett tag och ställa några icke-tekniska kunder några frågor:

  • Är du med mig?
  • Är det något oklart för dig?
  • Behöver du att jag ska upprepa någonting?
  • Har du några bekymmer eller tvivel i ditt sinne när det gäller detta koncept?
  • Behöver du hjälp med något?
  • Är du bekväm med presentationens hastighet?

Sådana frågor kan vara lugnande, och det kan visa dem att du behöver deras närvaro och aktivt deltagande och att du behöver dem för att förstå allt som pågår. Det ger dem också en chans att ställa triviala frågor, som när de besvaras kan göra en skillnad för deras förståelse.

Detta kommer också att föreslå att du är glad att svara på nästan alla frågor som de kastar till dig, och det hjälper dem att bygga upp förtroendet att acceptera att de inte har förstått ett visst begrepp eller begrepp. Med detta uppsving kommer de att stå upp för att förtydliga sina tvivel. Ditt projekt gynnas då de sedan kan tänka på det ur sitt perspektiv och erbjuda dig ett helt nytt perspektiv att tänka på.

Rekommenderad artikel

  • Skuld och eget kapital
  • Guide till projektledarens ansvar

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling