Projektets riskhanteringsplan - De säger: "Försiktighetsåtgärd är bättre än botemedel" och det gäller att vara sant i alla livets gång. Det är tidpunkten när du äger ett projekt eller om du är på väg att studera för en tentamen, vidtagande av åtgärder vid början av ditt arbete kan hjälpa dig att få ett försprång och undvika missöden och katastrofala händelser senare, när du är knä djupt in i åtagandet. Detta är detsamma när det gäller projekt nuförtiden, där du måste vidta några åtgärder innan du fortsätter med projektet för att spara på att löpa risker, vilket helt kan slänga dina planer.

Bildkälla: pixabay.com

Projektriskhanteringsplaner är dessa tänkta kartläggningar som kan identifiera, förutse och använda lösningar i fall projektet stöter på problem / problem. En bra projektriskhanteringsplan kan möta oväntade problem som uppstår, eftersom planeraren har beaktat alla möjliga scenarier som kan gå fel vid genomförandet av projektet. Brandbekämpning är inte alltid det bästa sättet och kan orsaka skadliga skador på ytterligare faser inom projektet.

En utmärkt projekthanteringsplan kan minska nivån på problem som påverkar projektet med cirka 80% - 90%, vilket är ett bra intervall att vara i. 20% - 10% kan alltid vara den marginella riskprocent som det inte redovisas för. I den här artikeln kommer du att titta igenom projektriskhanteringsplaner och hur du kan utveckla en genomtänkt plan för ditt projekt.

Vad är risk?

Wikipedia definierar risken att vara …

"… potentialen att vinna eller förlora något av värde."

Med den här definitionen slår det mig snabbt att en risk kan betala sig på två olika sätt: du kan antingen vinna stort på det eller gå ner i förlust. Men vi upplever normalt sett risken i den mest negativa konnotationen hela tiden och planerar alltid att mildra denna negativa risk som vi förutser. Vad händer när risken du tar lönar sig? En fullständig förståelse av risken som ditt projekt utsätts för kommer till och med att du planerar för plötslig framgång som skulle behöva mycket kontroll och hantering.

Enkelt uttryck definierar Wikipedia också risken för att vara "en oavsiktlig interaktion med osäkerhet" . När det gäller projekt och projektledning är risken den faktorn som är ett potentiellt hot mot framgångsrikt genomförande av projektet, enligt schema. En risk kan uppstå under alla faser i projektets livscykel och kan påverka projektets hela funktion, vilket kan leda till att det avviker från den föreslagna planen.

Dessa negativa effekter kan vara ett konstant eller kortvarigt hot mot den tid, budget, resurser eller till och med kvalitet som tilldelas projektet. Ett projekt är alltid i ett tillstånd av risk och projektriskhantering bidrar till att identifiera och vidta åtgärder mot dessa risker vid rätt tidpunkt, på rätt sätt. Att kontrollera och hantera riskerna och osäkerheten är vad en projektriskhanteringsplan ser ut för, och vi kommer att täcka dessa aspekter i följande avsnitt.

Vad är en projekthanteringsplan?

Efter att ha snabbt gått in i risker och dess hantering är det så viktigt att alla projekt på linjen inkluderar en plan för att hantera de risker som förväntas för det projektet. Alla projekt har en procentuell risk som svävar över dem och det faller alltid i behov av att ha en projektriskhanteringsplan till hands.

En projektriskhanteringsplan är i princip ett steg-för-steg instruktionsdokument som identifierar och förutser scenarier som kan riskera projektet och hitta sätt och sätt att lösa risken. Projektriskhanteringsplanen sammanfattar den projektriskhanteringsstrategi som har antagits av projektledaren och teamet, och denna projektriskhanteringsplan är vanligtvis en del av projektets affärsplan, som skapas i början av projektet.

Projektens riskhanteringsplan skulle alltid innehålla följande attribut och element:

  • Process - Detta är hela processen som kommer att användas för att identifiera, analysera, utvärdera och mildra risker under hela projektets livscykel.
  • Budget - Det finns alltid risk för projektets kostnadsberäkningar, eftersom när projektet startar kommer det säkert att vara förändringar i takt med att projektet fortsätter. Metoden för att hantera en sådan förändring måste utarbetas i projektets riskhanteringsplan.
  • Arbetsdelningstruktur - Strategierna som är involverade i projektets riskhantering ska överföras till WBS. Hur och när måste inkluderas i projektets riskhanteringsplan.
  • Riskregister - Frekvensen för att granska riskregistret finns i projektets riskhanteringsplan.
  • Roller och ansvar - När projektet stöter på ett problem med risker som är kopplade till det, kommer planen att låta projektmedlemmen veta vem som är ansvarig för vilket scenario.
  • Rapporteringsstruktur - Detta är detsamma som med roller och ansvar, men utarbetar kort rapporteringsstrukturen i situationen när man stöter på en risk och i vars händer besluten måste ligga.
  • Riskkategorier - Risk måste kategoriseras och planeras noggrant för korrekt organisering av information.

Utveckla en projektplan för riskhantering

Projektens riskhanteringsplan definierar effektivt ”hur” när det gäller riskprocesser och strukturering under projektets livscykel. Det kommer också att bestå av följande:

  • Analys eller förväntningsrapport om sannolika risker
  • Lösningar eller mildringsstrategier som varierar från risker med hög effekt till risker med låg effekt

Alla dessa med ett mål i åtanke - att undvika att projektet går ur spårning .

Det finns 6 grundläggande steg som måste följas för att utveckla en allomfattande och framgångsrik projekthanteringsplan. De är som följer:

  1. Identifiera risken och skapa ett riskregister

Innan du funderar på att hantera och mildra risker är det viktigt att du känner till dem och identifierar dem korrekt. Om du missar en risk medan du identifierar möjliga hot, utsätter du projektet och dets slutförande i sig själv.

För att kunna identifiera alla risker fullständigt kan du använda metoden för att först definiera kategorier som dessa risker kan falla in i, till exempel, projektrisker, företagsrisker, affärsrisker, budgetrisker, systemrisker, folkrisker, affärsobjektrisker, och mycket mer. Dessa kan ytterligare underkategoriseras i mer exakta kategorier för enkel identifiering. En annan metod för kategorisering kan handla om att risken är extern eller intern. PEST-metoden används också i stor utsträckning inom industrin: division baserad på p olitiska, e konomiska, s ociala och tekniska faktorer.

Använd en brainstorming-session med projektgruppens medlemmar, ämnesexperter och intressenter för att få en inblick i kategorier och korrekt identifiering av risker. De små och medelstora företagen kan vara chefer från ett yttre perspektiv som tittar i projektet.

Alla identifierade risker redovisas i riskregistret och en nivå knyts till varje risk som läggs ned. Dessa nivåer är baserade på den troliga förekomsten av risken under projektets livscykel och dess allvar. Riskregistret innehåller följande information om varje risk som är förknippad med projektet och går igenom alla faser av projektets riskhantering:

  • Unik identifiering
  • Kort beskrivning
  • Effektnivå för projektet
  • Eventuell förekomstfrekvens
  • Personer som ansvarar för att hantera risken
  • Begränsningsplan
  • Tilldelad budget

  1. Analysera och utvärdera risker

När du har identifierat de risker som är förknippade med projektet är ditt nästa steg att analysera och utvärdera varje risk för att bestämma deras effekt på det framgångsrika genomförandet av projektet. Riskerna bör analyseras och utvärderas med beaktande av följande två kriterier:

  • Sannolikhet
  • Effektnivå

Projektledare uppmanas att betygsätta varje risk som anges i riskregistret på skalan av låg, måttlig och hög sannolik händelsefrekvens och låg, måttlig och hög allvarlighet av påverkan. De kan skapa en matris för att kartlägga dessa utvärderingar för att få en hälsosam idé om riskerna och deras inflytande på projektet.

Denna klassificering och betyg på matriser kan senare användas för att prioritera de olika typerna av risker och göra det möjligt för projektledaren att införa åtgärder inom projektets riskhanteringsplan. De betyg som tilldelas projektriskerna kan vara antingen i betyg eller numeriska betyg som det anses bekväma av projektgruppen och organisationen.

  1. Identifiera riskutlösare

Dela ditt team bredt i undergrupper som tar hand om varje risk, om de skulle inträffa som du har förutspått att de skulle vara. Dessa undergrupper kommer att behöva studera sina risker i djupare bemärkelse och erkänna triggers för dessa risker och tecken på varning, vilket kan säga projektgruppen att deras projekt håller på att riskera.

Tips : Som standard prövar dokument 3 triggers för varje risk som tilldelas i riskregistret.

I detta skede kan projektledaren bestämma vilka roller och ansvar som varje team och teammedlemmarna tar upp när de ställs inför ett riskscenario. Autoritetsmakt ges till individer att hantera och lösa budgetarna för varje risk och de ansvarar för att komma med idéer och en plan för dessa idéer, med projektledaren på släp.

Roller och ansvar kan delas ut baserat på individens eller teamets avdelning, arbetstitel eller kompetens. Försök och inkludera alla projektintressenter för att få deras insikt och expertis i projektets riskhanteringsplan. Dessa individer kan till och med starkt bidra till identifiering av dessa riskutlösare som kan tas upp senare i projektets riskhanteringsplan.

  1. Brainstorming för lösningsidéer

Varje team tar nu upp sina risker och idéer som dämpar hoten. Dessa bör vara förebyggande åtgärder eller beredskapsplaner som har tagits av teamet i början av projektet för att minska eller eliminera de effekter dessa risker har på projektets slutförande. Teamet bör tänka på att utnyttja de möjligheter som kommer i deras väg, som nämnts i projektplanen i planeringsfasen för projektets livscykel.

Möjligheter är oftast de positiva riskerna i projektet, och oftare kan dessa möjligheter faktiskt neutralisera de negativa risker som vi fokuserar på. Projektledare bör uppmana projektets riskhanteringsgrupp, genom sätt i projektriskhanteringsplanen, att ägna stor uppmärksamhet åt till och med möjligheterna att mildra risker.

Baserat på de kollektiva idéerna som kommer från olika avdelningar och medvetande som har arbetat med det, måste projektledaren sedan fatta ett beslut om att inrätta en handlingsplan (POA) för lösningarna. Det här är vad vi kommer att diskutera i nästa steg, som är att skapa en plan!

  1. Skapa en plan

Riskerna identifieras, möjliga lösningar eller åtgärder beaktas, det som återstår att skapa är en handlingsplan för dessa. Denna handlingsplan är den grundläggande enheten i projektriskhanteringsplanen, och för en projektledare som äger denna plan kommer de att behöva dokumentera alla möjliga lösningar på alla olika risker som identifieras i projektet. Dessa planer är i grunden strategier för riskreducering för att hålla riskerna på avstånd.

Dessa strategier för riskreducering kommer antingen att minska risken för att risken uppnås eller minskar effekterna av den aktuella risken. Dessa strategier för att minska riskerna är uppbyggda av de idéer som binds ut den brainstorming session. Det finns två typer av begränsningsstrategier. De är som följer:

  • Förebyggande - Denna typ av strategi svarar på frågan: "vad ska du göra nu?" Denna strategi är utformad på ett sätt för att minska risken för risken eller allvarligheten på riskvägen innan risken till och med realiseras.
  • Beredskap - Detta är planerade åtgärder i händelse av att risken realiseras. Kort sagt svarar det på frågan: "vad ska man göra om …?"

De risker som är högst prioriterade måste projektledaren ta itu med först och deras begränsningsplaner måste realiseras innan projektet startar, eller enligt åtgärdsplanen. Riskerna med lägre prioritet kan tas om hand senare, men kan inte ignoreras eller försummas.

Risikoregistret bör registrera och dokumentera alla risker, mottagarens risker, handlingsplan som ska genomföras och kostnader för dessa risker.

  1. Övervaka och granska risker

Medan projektet fortskrider enligt projektplanen, tillsammans med projektets riskhanteringsplan och tar hand om alla de risker som projektet kan stöta på på väg till slutförande. Eftersom alla intäkter från projektets riskhanteringsplan dokumenteras i riskregistret är det viktigt att granska detta dokument med jämna mellanrum. Betrakta granskningsperioden som två veckor.

Men varför övervaka och granska? När projektet fortskrider finns det en god chans att projektet kan stöta på eller inse många fler risker eller att riskerna i registret kan behöva ändras.

Projektriskhantering är en iterativ process och bör sömlöst vävas in i hanteringen av hela projektet. Det bör vara nära integrerat i ramverket för problemhanteringen eftersom olösta problem långsamt lyckas bli potentiella risker.

Relaterade kurser: -

  1. Projektriskhantering
  2. Utbildning för programvaruhantering
  3. Projektledning - Lär dig alla processgrupper och kunskapsområden

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling