PMO - Order eller kaos? De flesta av oss föredrar lite av båda, men ordning i de flesta tider kan vara en välsignelse för alla projekt. Med många enheter som samlas, finns det också en chans att förväxla som kanske inte är det bästa sättet för dig att bedriva ditt företag eller driva dina projekt.
I en organisation finns det många projekt i arbete som gynnar ett sätt att leva. Dessa projekt är födda ur ett behov som uppstår och det är ansvaret för programchefer och projektledare att vara organiserade på ett sådant sätt att de löser problemen med enkelhet och enkelhet så att alla kan dra nytta av.
Projekt är en delmängd av ett program, och med flera projekt som äger rum vid olika tidpunkter, i följd, allt med tanke på att få programmet närmare företagets mål och framstegsmål. För att hantera alla dessa saker som sker samtidigt eller vid olika tidpunkter måste projektledare och programledare vara försiktiga och organisera ett PMO eller Project Management Office. Denna PMO kommer att vara det organiserande organet som hjälper till i varje projekt som genomförs och varje program som behandlas. I den här artikeln lär vi oss allt du behöver veta om en PMO.
Vad är en PMO?
En PMO ( Project Management Office ) kan beskrivas perfekt som en centraliserad enhet inom en viss organisation som är ansvarig för att sätta standarder, upprätthålla disciplin, tillhandahålla ett styrande organ och att upprätthålla rätt uppsättning av ansvar för att hantera och styra projekt på ett tydligt, kortfattat och konsekvent sätt.
Standardisering och disciplin är viktiga nyckelfunktioner som behövs inom en organisation, som syftar till att genomföra flera projekt. Dessa projekt genomförs av organisationen i syfte att ändra eller förbättra system eller processer. Med en PMO kan du trycka på en organiserande kropp som hjälper dig att dra fördel av providin
g organisatoriska standarder för alla projekt och genomförda program. Detta skulle inkludera konsekvent utbildning som ges till projektteamen och många projektledare som hanterar projektet enligt de projektledningsstandarder som du föreslår.
Med ett ökande antal projekt är en PMO praktiskt eftersom den implementerar en konsekvent projektledningssätt. Detta centraliserade organ med standarder och förfaranden ansvarar för de olika aspekterna som är involverade i projektledningen och de metoder som används. De ansvarar för att varje projekt upprätthåller en viss nivå av efterlevnad när det gäller kvalitet, kundvård och kvantitet.
En PMO kan bestå av en grupp dedikerade individer för att leda och sätta standarder eller till och med en enda person, beroende på program och omfattning av projekten. Med tiden när företagen växte i storlek och kapacitet ser organisationer behovet av att ha denna dedikerade och koncentrerade ansträngning för att säkerställa att deras system och processer tål och innehöll de växande kraven och expansionen.
projektledningskontor kan vara av olika slag och måste uppfylla de behov som organisationen har angett i sin strävan att få projekt att följa standarder och normer. Om en PMO ställs in med ett tydligt mål i åtanke, med en solid grund och stöd från sponsorer och med en perfekt inställning till affärsmodellen, kan det vara ett kraftcenter för värdeskapande och utmärkt projekt för företaget.
Att ta projektledningen i framkant är en bra idé. Du kan ha standardisering och du kan till och med övervaka mot en uppsättning normer för ditt projektgrupp och andra medlemmar som är associerade med projektet. Så varför en PMO? Låt oss gå igenom de viktigaste fördelarna som kartläggs när vi använder en PMO:
- Att leverera ett projekt kan aldrig bli lättare ; med förutsägbar konsistens och effektivitet kan du garantera framgång
- Upprätta en grund för ditt företags initiativ och hantera en organisationsportfölj samtidigt
- Uppmuntra insyn och effektiv ekonomisk rapportering i syfte att uppmuntra ledarskap
- Anpassa affärsstrategin till investeringarna för att mäta framgångsnivån
- Förbättra kundtillfredsställelse och anställdas produktivitet för att öka affärsresultatet
- Implementera standardpraxis, i enlighet med bästa praxis som följs över hela världen
- Säkerställa långsiktiga besparingar och avkastning på investeringar ( ROI ) för all utbildning och mentorskap
Vad gör en PMO?
En PMO består i princip av 3 olika och varierande komponenter eller fasetter som bidrar till PMO: s effektivitet inom organisationernas väggar. Dessa fasetter är mycket beroende av varandra och PMO: s framgång bygger verkligen på dessa tre styrpelare. Dessa fasetter är följande:
- Funktionell
- Strukturell
- Disciplinär
Varje komponent skiljer sig mycket från varandra och kompletterar varandra på ett sätt så att PMO: s syfte framför verksamheten och ledningen framgår. I det här avsnittet ska vi titta på var och en av komponenterna och förstå dem. När vi gör det, är vi redo att sätta igång och komma igång med vår egen PMO.
-
Funktionell
Att fastställa den funktionella aspekten av PMO är en viktig initiering som kan öka hur din PMO visar sig vara. PMO: s roll eller omfattning måste mätas och definieras i organisationen för att starta processen. Ordningen upprätthålls för hela den funktionella uppsättningen av PMO och den måste följa de funktionella nivåerna som upprätthålls. Nästa bild ger dig en viktig del av vad exakt de funktionella nivåerna för en PMO är och hur ordningen upprätthålls och behövs för den funktionella aspekten.
Per definition är en PMO en enhet som sätter standarder, som är ett styrorgan för att underhålla leveranshanteringsenheten, liksom att vara det strategiska stödsystemet för ledningen och projektgruppens medlemmar i organisationen.
Det finns en progressiv ordning som upprätthålls av PMO. Varje nivå är beroende av nivån utanför den. Alla dessa under mikroskopet av den strategi som används av organisationen.
-
Strukturell
Detta utgör den kvalitativa grunden för PMO och hur det påverkar elementen i ett projekt eller organisation - Personer, Process och system / verktyg.
- Människor - Människorna inom ett PMO-system är dess ledningsenhet och personal som arbetar för att sätta upp ett fint projekt för att uppnå företagets affärsmål.
- Process - Processen är SOP: er baserade på de discipliner som PMO hanterar. Processer bör vara praktiska och bundna med arbetsflödet för hela organisationen. Anpassningsbarhet och skalbarhet och ett inköp från människorna inom organisationen är också de aspekter som måste anpassas till när man inrättar denna aspekt på kontoret.
- System / Verktyg - Verktyg måste skräddarsys enligt tillgången på resurser och kunskapsuppsättningen för sina användare. Systemen bör utformas på ett sådant sätt att de omfattar följande element:
- All nödvändig information i exakta och realtidsformat
- PMO: s discipliner som ska upprättas
- Bör ha rapporteringsmekanismer för att säkerställa ett effektivt beslutsfattande hela tiden
-
Disciplinär
Project Management Office bör inrättas för att hantera följande kvadranter för företagsledning när det gäller att driva projekt eller program inom organisationen:
- Kommunikationshantering - 360 ° kommunikation för alla partners
- Hantering av intressenter
- Rapportering och statistik
- Resurshantering - viktigt för projektgenomförandet
- Personaladministration
- Försäljarstyrelse
- Anskaffning och förvaltning av tillgångar
- Change Management - Att hantera problem och lösa riskscenarier med förändring
- Omfattningshantering
- Risk- och frågeställning
- Utbildning och utvecklingshantering
- Exekveringshantering - Tid och kostnad är kritiska aspekter för alla företag
- Kritisk väghantering
- Finanshantering
Ställa in och köra en PMO
Att inrätta en PMO handlar inte bara om att slutföra ett gäng kriterier och komma igång implementeringsarbetet. Precis som ett projektimplementering behöver en PMO samma nivå av utvärdering, analys, dokumentation och planering för att komma igång. Jag har noterat de bästa 6 stegen som du kommer att behöva för att ställa in och driva en PMO som kommer att tillgodose alla dina behov i en projektledningsscen, med din organisation och dina projekt. Låt oss hoppa rätt in!
-
Steg 1 - Jotting Down an Assessment
Att förstå insidan och utsidan av dina krav och ditt mål att inrätta en PMO är nyckeln till att ställa in och så småningom köra en PMO. Bedömning är nödvändigheten när det gäller att inrätta en PMO. Du måste gå igenom och mäta den aktuella statusen för organisationen av projektledningskontoret och kontrollera om det önskade målscenariot företaget skulle vilja vara i.
I syfte att utföra denna utvärdering föreslår jag att du använder PMI: s projektledningskontor OPM3 (Organisationsprojektledning Mognadsmodell) som hjälper dig att mäta nivån organisationen är i mot det nuvarande läget för PMO som är bosatt inom den.
Detta steg kommer att titta på de funktionella områden som skulle styras och regleras av PMO och luckorna mellan ditt företag och PMO: s krav. Kolla in avsnittet Disciplinär i denna artikel för att veta de olika kvadranterna i affärsledningsparadigmet. Genom noggrann undersökning av dessa områden kan PMO placeras inom lämplig mognadsnivå.
-
Steg 2 - Lista ned rekommendationerna
Du har nu utvärderat var din projektledningsorganisation står och var måste PMO ingripa. Nästa steg är att noggrant lista rekommendationer om hur du fyller i luckorna med process, personer eller system och kombinationer och permutationer av dessa . Dessa rekommendationer kan inkludera:
- Har grindrecensioner för bättre beslutsfattande
- Spåra framstegen för dina projekt och gör därför risker kända för dessa projektledare
- Har kvalitetssäkringar gjorts till projekt för att kontrollera efterlevnaden av projektledningsmetoder som har upprättats
- Träna, mentor och coacha nya projektledare i de olika projekthanteringsprocesserna och systemen som införs för standardiseringar
- Samarbeta och se till att alla nödvändiga steg och metoder är väl dokumenterade för återanvändning
Håll konstant kontakt med anställda som arbetar inom organisationen och be dem om ofta återkoppling, så kommer du att kunna ta reda på svagheterna och styrkorna i processerna och systemen som genomförts under genomförandet av varje projekt.
-
Steg 3 - Bygga en körplan
Du har de områden som behöver permanenta fyllmedel, du har rekommendationen och nivån de är på. Nu kommer den del där du går in och utformar en implementeringsplan för att få saker att starta. Du har rekommendationer som är taktiska till sin natur, medan vissa behöver en mer djupgående organisering; de kallar strategiska rekommendationer. Kom igång med de taktiska projekten och precis som projekt, upprätthålla kraven på tid, kostnad och resurser för att utveckla en implementeringsplan.
Få ett inköp från ditt ledningsgrupp när du föreslår den verkställande plan som du har fastställt för att uppnå, med hänsyn till allt som behöver prioriteras. Tänk också på den strategiska synen på företaget och hur det är placerat. Toppledningen älskar att se en dedikerad och inflytelserik chef som alla är redo att gå milen.
-
Steg 4 - Implementering av genomförandeplanen
Motorer på … fot på accelerationen … karta i handen … allt som återstår att göra är att släppa kopplingen! Zooma förbi till en fantastisk PMO framför dig! Även om det låter som en tårta-promenad när du hänvisar till tävlingsbilar, men genomförandet av en PMO kräver aktsamhet och extremt hårt arbete, med ett ton i ett unikt perspektiv att gå och uppnå. Gå till de taktiska planerna som lagts upp och samla de "vinsterna" under dina vingar. Med detta uppsving är du redo att erövra nästa mil.
Visa upp det värde PMO har haft för dig med varje vinst som går, och alltid ha i åtanke det aktuella målet, samtidigt som du har ett strikt öga mot att inte avvika från planen alls. PMO måste hjälpa människor med sina projekt på ett sätt så att de överensstämmer med företagets standard. Med dessa korta vinster kan du skapa förtroende för de många saker som en PMO kan förvandlas till.
-
Steg 5 - Kommunicera uppdateringen i frekventa intervaller
Kommunikation är en extraordinär faktor i våra liv som gör överföring av kunskap och information så mycket bekväm om den används effektivt. Vid installation och validering av en PMO: s rörelser är kommunikation en avgörande komponent för dess framgång och dess meningsfulla implementering. För att en PMO ska hålla måste kommunikationsramen vara stark och bör ta itu med alla berörda.
När vi riktar oss till de taktiska planerna och deras genomföranden hela tiden fram till de strategiska förändringarna, måste vi kunna kommunicera varje uppdatering på ett systematiskt sätt. Detta kommer att säkerställa och öka kommunikationen genom hela och kommer att uppdatera de nödvändiga intressenterna för de framsteg PMO gör och hur passande PMO-implementeringen är för organisationen.
-
Steg 6 - Stopp. Kolla på. Fixera. Upprepa
Kontinuerlig förbättring är det bästa sättet för ett projekt eller något företag att växa och mogna till de system och processer vi vill att de ska vara. Din PMO skulle ha kort såväl som långsiktiga rekommendationer. Dessa bör ses över ofta, oftast på årsbasis, för att planera och ta itu med möjligheterna från dem. Med varje granskning och plan och implementering växer din PMO och det gör organisationen för projektledningskontoret vid genomförandet av projekt och program.
Din PMO är inte en stillastående enhet. Det utvecklas och hur det utvecklas är en iterativ process. Granska varje tillfälle eller risk som uppstått och granska hur processen ger värde. När du gör det kommer du att kunna hitta luckor som behöver fyllas tills du når perfektion.