Projektförslag kontra projektstadga - I den här artikeln hoppas jag kunna kapsla in dokumentationsramen för ett projekt och hur viktigt det är att veta skillnaden mellan de många dokument som flyter in och ut ur projektet, bland teammedlemmarna eller intressenterna.

Som titeln anger, syftar denna artikel till att fördriva mörkret bort från enskilda dokument, en projektstadgare och ett projektförslag. Även om dessa två avgörande dokument är mycket lika, har de mycket olika positioner inom ett projekt och dess förfaranden och deras syften är också olika.

Låt oss gå in i världen med fantastisk projektledning och skapa systematiska rutiner för att säkerställa en smidig funktion för att uppnå företagets projektmål och mål.

Projektförslag vs Project Charter Infographics

Dokument för projekt

Ett väldokumenterat projekt är ett projekt som systematiskt har drivits och styrts i den riktning som det skulle vara på väg, i syfte att uppnå företagets mål och mål.

Om det finns dokumentationer, som har utformats speciellt för projektet, blir det mycket enkelt för toppledningen att manövrera genom projektet och kontrollera och jämföra förfarandena, exakt.

För ändamålet med denna uppgiftshantering och för att även hålla reda på projektet, kommer dokumenten, när ändringen har genomförts, att vara praktiska för att kunna förvandla dem till riktlinjer eller fallstudier. Det finns i huvudsak nio viktiga dokument som måste användas i ett projekt. De är som följer:

  1. Projektförslaget - Att starta projektet är projektförslaget, som är omfattande och övertygande. Detaljerna i detta dokument motiverar den investering som behövs för att gå vidare med projektet.
  2. Projektstadgan - Detta är mandatet som förvandlar idén till verkligt arbete av projektledaren.
  3. Project Management Plan - Detta täcker alla nödvändiga detaljer om hela projektet, vilket gör det lättare för projektledaren att titta igenom stadierna och planerna.
  4. Åtgärdslogg - Det här är som en uppgiftslista för alla gruppmedlemmar för deras olika uppgifter under angivna dagar.
  5. Risikoregister - I likhet med åtgärdsloggen är detta en räknare för risk, som inkluderar alla risker som projektet utsätts för.
  6. Statusrapporter - Detta är en samling rapporter som säger exakt var projektet befinner sig i det aktuella ögonblicket och hur mycket mer som finns kvar för att uppnå projektmålet.
  7. Budget - Ett nummerdokument som innehåller alla konton för den planerade budgeten för projektet. På den ekonomiska sidan innehåller detta dokument alla viktiga siffror.
  8. The Lessons Learned Review - Lärdomar som kan läggas fram efter projektets gång kan tas upp här så att dessa lektioner kan implementeras i ytterligare steg i projektet eller andra projekt inom organisationen.

Dokumentets syfte för projekt

Vi hatar alltid att dokumentera allt vi gör för det är bara så mycket av text som ska skrivas och behandlas och läsas. Detta gör det besvärligt för oss att genomföra och hantera projekt som kommer på vår väg.

Med så mycket av text och analys, diagram och diagram som gör rundorna, löste underhåll av dokument det problemet och det är lika enkelt för projektledare att bibehålla projektets spårförmåga.

Erfarna projektledare ser till att deras projekt har standardmallar som hålls på plats för lagring av sina dokument. Framgångsrika projektmallar kan återanvändas ibland från projekt till projekt.

Med mallar kan chefer mycket väl koncentrera sig på sitt kärnansvar för att hantera hela projektet snarare än att hänge sig åt tunga pappersarbete och datainsamling och segregering.

I vart och ett av följande steg kan du hitta dokumentation som en viktig del av ett projekt som går hand i hand med projektets kommunikationselement:

  1. Initiering - genomförbarhetsrapport, projektförslag, projektcharter
  2. Planering - kravspecifikation, designdokument, projektledningsplan
  3. Utförande - åtgärdslogg, utfärdslogg, statusrapporter
  4. Kontroll - testdokument, ändringshantering
  5. Stängning - teknisk dokument, funktionsdokument, granskning av lektioner, överlämningsdokument

Med alla grunderna tydliga och syftet med dokumentationen framför dig kan du nu gå in i detaljerna som berättar vad exakt en projektcharter och ett projektförslag är och vad som skiljer dem ut.

Vad är en projektstadgare?

En projektstadga, så kallad ett projektdefinitionsdokument eller en referens för myndighetsdokument, är ett uttalande som tydligt anger omfattningen, målen, målen och de team som är involverade i projektet.

Samtidigt som projektets mål beskrivs ger en projektcharter följande huvudfunktioner:

  • En preliminär avgränsning av de roller och ansvarsområden som varje enskild spelar under ett projekt
  • Identifiering av primära intressenter eller projektägare och projekt sponsorer
  • Beskrivning av de uppgifter och roller som utförs av en projektledare

En projektstadga är för det mesta ett kort dokument som används för att hänvisa till de uppgifter som måste markeras för olika roller inom projektets områden. De är utdrag av detaljerade dokument, till exempel projektförslaget. Det anses vederbörligen som en vanlig bransch för bästa praxis.

Förutom avgränsning av roller och ansvar för ett enskilt projekt är ett projektcharter ett referensdokument för följande syften:

  • Syfte eller skäl för projektet
  • Problemet syftar till att lösas
  • Mål som projektet syftar till att uppnå
  • Begränsningar av projektet
  • Sätt och sätt att uppnå lösningen
  • Teamets och projektintressenternas identiteter
  • Objekt som är omfattade och utanför omfattningen
  • Riskbedömning på projektet
  • Fördelar som projektet kommer att ge
  • Hög nivå över budgeten

Dessa syften är detaljerade komponenter i projektstadgan och kan ha alla eller få av dessa element. Projektstadgan förblir som huvud- och fokusdokument under hela projektets livscykel och investerar en viss nivå av hävstång och kraft till projektledaren, som är ägaren till detta dokument.

En projektstadga ändras sällan och måste granskas med ofta intervall av projektledaren för att hålla reda på om målet följs och om det finns någon aktuell avvikelse från planen.

Projektstadgan utarbetas efter att projektförslaget har godkänts och rätt innan projektomfånget definieras. Det följer den naturliga ordningen för godkännanden och hierarki för budgetgodkännanden.

En effektiv projektcharter är en som passar på en sida i storlek A3 för genomförbarhet och enkel förståelse och spårbarhet. Andra projektcharter kan också utarbetas på ordbehandlingsdokument.

Så om du behöver veta hur projektet skulle se ut från en hög nivå eller från en flygvy kan du titta på ett projektcharter.

Vad är ett projektförslag?

Ett tekniskt förslag eller ett projektförslag är ett mycket övertygande dokument som syftar till att övertyga en grupp intressenter, toppledande personal och investerare om sannolikheten för att projektet löser det givna problemet.

Detta är återigen ett enkelt men ändå detaljerat dokument som har följande mål:

  • Identifierar det arbete som måste utföras
  • Förklarar orsaken till projektet och vad det syftar till att lösa
  • Övertygar och övertygar läsarna om att teamet är redo för projekt och kan driva det till dess framgångsrika slutförande
  • Förklarar förvaltningsplanen och hur sofistikerad den är
  • Försäkrar panelen om tillgången på resurser som används för att slutföra projektet inom den givna budgeten och den tilldelade tiden

Tips 1 : För att göra allt detta och kunna sätta din synvinkel framför panelen är det nödvändigt att se till att förslaget får en poäng på 10 med tanke på dess utseende.

Professionals på panelen måste dras in i att tro på behovet av projektet och behöver en tillräckligt god anledning att banka sina pengar på det. En professionell ton måste alltid upprätthållas och dokumentet måste vara lättillgängligt.

Tips 2 : Förutom utseendet är det näst viktigaste elementet i ett projektförslag dess idé. Ett starkt förslag beskrivs systematiskt och har en tydlig handlingsplan som projektet kommer att övervaka.

Ju mer tekniskt sundt ditt förslag är, desto bättre är det för organisationen. Säkerhetskopiera data och innehåll med fakta och siffror kan hjälpa till att höja ditt förslag.

Projektet måste anpassas till organisationens mål för att fullständigt uppfylla dess behov. Det kan vara helt meningslöst att lösa ett problem långt ifrån den riktning som företaget är på.

Vad behöver du ta med i ett projektförslag

Till skillnad från projektstadgan, som är ett utdrag av huvudsakligen projektförslaget eller uttalandet om arbetet, är ett projektförslag ett mycket detaljerat dokument som lämnar orositet. Formatet består normalt av en layout och typografi, vilket innebär.

Layouten från ett perspektiv måste omfatta användningen av grafiska illustrationer. Dessa kan vara något av följande element:

  • grafer
  • diagram
  • fotografier
  • Ritningar
  • diagram

Dessa illustrationer är faktiskt fakta och figurer som är sammansatta på ett mycket mer sammanställt och lättförståeligt sätt. Beskrivningen av varje illustrationer bör ligga till grund och bör fånga de viktiga nyanser som grafiken visar. Detta kommer att göra det lättare att läsa och bör uppmuntra panelen att tro att projektet trots allt är mycket genomtänkt.

Användning av tabeller kan också öka läsbarheten och tydligheten i texten och peka läsaren mot att fatta ett informerat och tydligt beslut, snabbt.

Typografin skulle innehålla ordnade rubriker och bibehålla ett bra flöde till innehållet. Felaktigt innehåll kommer inte att tjäna projektets syfte och kan leda till att projektförslaget avvisas eller göras om.

Skillnaden mellan en projektstadgare och projektförslag (300)

När projektförslaget har godkänts och godkänts, sägs projektet vara officiellt gå och det kan påbörjas omedelbart, eller som föreskrivs i förslaget. Det här är när projektledaren är anställd och projektcharteren blir utarbetad.

Följande tabell listar upp projektcharterens roller mot ett projektförslag. Observera att den här listan inte är uttömmande och kan ha många fler egenskaper som listas från förklaringarna ovan:

Poäng att komma ihåg

  • Dokumentation är en viktig aspekt av alla projekt, vare sig de är tekniska eller inom någon annan bransch, och måste följas för att administrera och projektstatus.
  • Varje fas eller steg i projektet har minst en dokumentation som genomförs.
  • Effektiva och erfarna chefer håller mallar med dem för användning i olika projekt. Mallarna från ett framgångsrikt projekt kan användas i ett aktuellt projekt för att öka effektiviteten och det förtroende som tas ut i processer.
  • Det finns i själva verket 9 väsentliga projektdokument som måste ingå i ett projekt för att det ska fungera väl och spårbarhet.
  • Verbosity bör begränsas i projektdokument, eftersom de bör användas riktat och mestadels för att uppdatera eller spela in händelser och output.
  • Projektstadgan och projektförslaget är distinkta dokument som används i projektets livscykel och måste ingå i ett projekt. De hör till kategorin huvuddokument.
  • En projektstadgare kan inte sanktioneras innan godkännandet kommer fram för projektförslaget.
  • Budgetering bör vara en del av båda dokumenten eftersom det är den viktigaste drivfaktorn för affärsidén till projektet.

Hoppas att ni nu är igång med er kunskap om dokument och särskilt med användningen av ett projektcharter och ett projektförslag. Fortsätt titta ut genom det här utrymmet för mer luriga projekthantering och produktivitet.

Rekommenderade artiklar

  1. Lär dig spännande gratis Excel-funktioner - diagram och diagram
  2. Intervjufrågor för projektledning
  3. Projektledningstekniker

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling