”En kommunikation är en nyckel till en stark relation som främjas av ömsesidigt företag och förståelse och kommunikationsplan är ett verktyg för det.”
utveckla en effektiv kommunikationsplan - Vi som människor drivs av kommunikation som är en källa till vårt liv och vår verksamhet, och det är organisationernas och deras produktiva skapelser, strategier eller ideologier som de vill presentera för sina publik eller inom sina egna företagskretsar eller icke-företagskretsar.
Denna intensitet för projektet driver dessa organisationer mot att anta kommunikationsplanerna som skulle tala voluminöst om dem och deras tematiska förslag och scheman.
Vad är en kommunikationsplan och varför den är så nödvändig?
En kommunikationsplan är ett strategiskt orienterat skriftligt dokument som presenterar företagets mål och mål och deras pågående aktiviteter eller projekt.
Vi kan också säga att det är en informativ del som förklarar intressenterna och det berörda teamet vad företaget syftar till och dess framtidsplaner.
Följande komponenter utgör en kommunikationsplan:
- Syfte och mål
- Process och handlingsplan
- Lista över intressenter eller ett team som är involverade i projekten
- Ta reda på personer till vilka kommunikationsplanen bör riktas?
- Hur ska du utvärdera dina beräknade vinster?
En kommunikation kan vara i vilken form som helst som rapporterar elektroniska medier, tryckta publikationer, konferensmaterial, undersökningar, marknadsförings- eller försäljningsverktyg, tal etc. för att göra det möjligt för projektledarna eller en ledningsgrupp att planera ut sitt projekt enligt företagets förväntningar och realisera deras riktade mål.
De kan ställa in önskad standard och ton för kommunikation för att ställa in en viss takt i projektet och ett konsekvent arbetsflöde. Det hjälper också projektplanerarna att fastställa sina prioriteringar och utnyttja resurserna till det bästa.
Eftersom relevant kommunikation är en lika viktig kommunikationsplan är det att utveckla den, som antyds av företagens behov.
Tips för att utveckla en effektfull kommunikationsplan!
Studera kommunikationstrenden och granska din forskning:
Ta reda på om kommunikationstrenden i din organisation. Vissa av organisationerna anställer företag för att ta reda på vad som händer, men dessa utgifter kan vara en börda för ditt företags budget.
Så du kan spara lite genom att studera dig själv hur de andra i organisationen kommunicerar, hur de interagerar och genomför sina dagliga operativa aktiviteter och får de konkreta resultat?
För att få svaren måste du fixa ett möte och göra en brainstorming med dina anställda och chef och hitta resultaten eller eventuella nackdelar eller problem som kan hämma deras kommunikationsprocess.
Välj den person som skulle ta ledningen
Innan själva processen börjar är det mycket viktigt att hitta en talesman som skulle initiera kommunikationsprocessen och formulera kommunikationsplanen. Han borde uppfylla följande kriterier:
- Han bör alltid vara redo att samarbeta, samordna med de andra medlemmarna i teamet och personalen och sätta upp kommunikationsplaner och mål.
- Han borde kunna fördela tid och personal för att tillgodose kommunikationsbehovet.
- Har förmågan att bestämma det nödvändiga kommunikationssystemet och dess effektivitet och påverkan det kan ha.
- Han bör engagera utvärderaren såväl som andra i att generera och revidera de olika kommunikativa strategierna och kommunikationsplanerna.
- Har förmåga att generera många kreativa idéer för framgångsrik implementering av kommunikationsplanen,
Utveckla kommunikation och förtroende bland dina kamrater och samhälle
Du bör upprätthålla stark kommunikation och förtroende och hantera förväntningarna hos de berörda människorna, särskilt som är partner i dina ansträngningar. Detta skapar en säker miljö och minskar alla risker för risker eller rykten.
Rätt och snabb information kan hjälpa samhällen att delta i ett aktivt deltagande i programmen, få feedback och kan ha ett meningsfullt engagemang och förstå fördelarna de kan få av programmet.
Definiera mål och mål
Efter all information från företaget ska du fastställa mål och mål för kommunikationsplanen och vad du vill uppnå. Dina mål träder fram till företagets mål som inkluderar
- Dina tjänster gentemot företag,
- Hur bra du kan skapa effekt
- Hur kan du centralisera ditt kommunikationsnätverk
- Bygg lagarbete
- Förbättra produktleveransen
- Till vilken nivå din kommunikationsplan skapar en inverkan på intressenterna, media och regeringen.
Målen är de resurser som krävs, vare sig de är mänskliga eller mekaniska, processer som antas för projektet, vilken typ av produkter eller tjänster som företaget avser att producera eller marknadsföra och vilka förbättringar som krävs i de aktuella processerna eller funktionerna.
Ta reda på de potentiella målgrupperna / läsarna på din kommunikationsplan
Du måste ta reda på den potentiella publik som dina föreningar kan kontakta eller försöka påverka dig. Dessa målgrupper är dina konsumenter, medlemmar, berörda föreningar, lärare, industrimän, media etc.
Detta skulle inkludera din studie och forskning om de människor som kan ha direkt påverkan av de pågående projekten eller aktiviteterna och ta reda på de grupper som är en del av organisationen eller en outsider men som är kopplade till projektet.
Detta skulle göra det möjligt för dig att prioritera din målgrupp och fatta ett bättre beslut.
Aktiviteter som du behöver lägga in före eller efter implementering av kommunikationsplanen
Du måste bedöma vilken typ av information och aktiviteter du behöver för att dela din information. Bilda olika grupper eller samhällen, göra olika recensioner och utvärdera processerna.
Delta i gemenskapsmötet varje månad och skapa ett forum där berörda människor kan prata eller dela en oro. Det är också mycket viktigt att dela din forskning eller fynd med utvärderarna och utföra undersökningar.
Designa dina viktiga punkter
Hitta och utforma viktiga punkter eller meddelanden som du vill leverera. Det skulle hjälpa dig att filtrera onödiga fakta eller information och leverera det som är bäst, korrekt och effektivt.
Detta skulle också hjälpa dig att förstå människors behov och förväntningar och vilken typ av frågor de kan ställa. Och hjälpa dig att förstå hur programmet och projektet kan påverka gemenskapen eller staten.
När du beslutar om meddelandet förstår och utvärderar situationen i vilken kommunikationsprocessen är underförstått och stämningen hos publiken, språket där meddelandet måste förmedlas, vilken typ av meddelande som ska förmedlas och övergripande design.
Meddelandet bör skrivas ut med hänsyn till typen av publik. Också viktigt om publiken är unga, gamla eller barn och sedan rama in meddelandet i enlighet därmed.
Som sagt av James Thurbe, ”Precision av kommunikation är viktig, viktigare än någonsin, i vår era av hårutlösningsbalanser, när ett falskt eller missförstått ord kan skapa lika stor katastrof som en plötslig tankelös handling.
Utvärdera publikens känslighet
Ta reda på människors humör och avgör hur folket ska reagera på situationen och känsligheten i situationen. Inget meddelande bör ha något ord eller uttalande som visar respekt från folkets språk, kultur, religion eller tro.
Ta reda på vad som är en allmän stämning hos publiken, och att behålla en rätt balans för att kommunicera, att behålla den positiva tonen hjälper till att nå fler människor snarare än att sprida negativitet som kan antända rädsla eller ilska.
Språk
Känner till språket som din publik talar och om språket du använder är formellt eller informellt, enkelt eller sofistikerat. Helt enkelt om du når ut till folket, måste du skriva och använda folkets språk annars för värdigheter eller företagsvärld, krävs sofistikerat språk.
Situationen kan komma att fatta beslut om att välja ett informellt språk eller ett formellt språk. Ibland kan alltför formellt språk få lyssnarna att känna att du inte pratar med dem.
Det språk som används bör vara en kommunikationsplan och enkelt som visar vad du ville säga och känna.
Hitta kommunikationsläget
Tänk på det bästa sättet för medier för kommunikation, som kan vara antingen elektroniskt eller tryckt eller muntligt. Dessa medier kan variera från broschyr, reklamblad, omslag, webbplatser, kort, tv etc.
Diskutera idéerna med ledningsgruppen och annan personal och kom ut med idén som verkligen skulle få dig framgång. Det medium som behövs för kommunikation beror också på att publiken riktas under kommunikationsprocessen.
Du måste se till att det kommunikationsläge som du väljer får ditt meddelande över berörda avdelningar eller personer i tid, till exempel kan vissa kräva PowerPoint-presentation medan pressen kan behöva en intervju av en chef för projektgruppen.
Korrekt beslut som fattats om valet av medier innebär din framgång i kommunikationsmönster och ett ramverk du väljer. Du måste se till att medlemmarna i utvärderingsteamet är bekväma med olika typer av kommunikationstyper.
Med tanke på de olika typerna är det viktigt att medlemmarna i ditt utvärderingsteam är bekväma med den typ av kommunikation du använder eller antyder.
Den typ av verktyg eller medium i kommunikationsplanen inkluderar:
- Mötesöversikt
- Statusrapporter
- Nyhetsbrev
- Undersökningar
- Internet / intranätets webbsida
- Små gruppmöten osv
Hitta de faktorer som kan påverka kommunikationsmetoden
Arbeta med de olika faktorerna eller orsakerna som kan påverka dina valda kommunikationsmetoder, titta på den lokala situationen och fallet och ta reda på vilken typ av kommunikationskanaler som finns i samhället och vilken typ av aktiviteter som kan integreras.
Du måste också ta reda på vilken typ av publik - deras religion, kultur, åldersgrupp, könsförhållande, oavsett om de är läs- och analfabeter och mer om unga eller gifta människor. Det viktigaste av allt hur dessa människor kan nås.
Mycket viktig faktor som människor i allmänhet ignorerar är omfattningen av risken med att sprida kommunikationsmeddelandet till folket. En annan aspekt av det om kommunikationsprocessen kan vara ett tvåvägs eller ett sätt till exempel om ett program kräver feedback eller inte?
Ställ in matrisen
Den bästa idén är att ha en matris med kommunikationsplanen relaterad till det specifika projektet, som granskning av mötena, inställning av statusmeddelandet.
Förklara projektets tema, vilka är de viktigaste diskussionspunkterna, hur projektet levereras, hur är de målgrupperna och det ansvar de delar. Detta kan hjälpa till att ställa förväntningar och ställa gränserna för kommunikationsplanen.
Denna process skulle leda till omvandlingen av matrisen till ett informativt stycke, en grafik som kan delas och användas av vem som helst som arbetar med projektet.
Ställ in en tidsplan
När du har fått reda på dina mål och mål, ordna alla data i ett format i en kalender och nämn information om de projekt som skulle täckas eller de uppgifter som måste genomföras enligt prioritet och separera varje uppgift logiskt enligt veckan, månaden.
Analysera resultatet
Skapa en metod för att komma fram till ett resultat, utvärderingsprocessen ska vara antingen din månadsrapport, presentation eller personalmöte, avdelningsrapport, information om en personalchef.
Din analys eller utvärdering beror på hur många gånger du behöver för att presentera resultaten. Situationen kan komma in när du måste presentera resultaten innan det berörda teamet även innan din utvärderingsprocess slutar.
Du bör också ta reda på när olika beståndsdelar kanske vill granska din resultatprocess.
Resurser behövs
Det är viktigt att ta reda på den uppskattade budgeten och de förväntade resultaten från utgifterna. Beräkna de inblandade kostnaderna och hur du kommer att tjäna på investeringen.
Ta reda på om förväntade hinder eller nödsituationer
Som nämnts ovan involverar kommunikationsprocessen många paradigmer och många rutter, där hinder eller nödsituationer kan sprida funktionaliteterna.
Det värsta fallet kan hända när ett pressmeddelande eller en flygblad skrivs ut och e-post- och kommunikationsadress är felaktigt tryckt eller raderat, eller kritiskt och viktigt ord är felstavat, en reporter kan få fel information.
En katastrof kan inträffa när organisationen för dig som du ägnar dina färdigheter förnekar att ge dig kredit. Dessa typer av frågor måste förväntas innan kommunikationsplanen och alternativa lösningar som hittades för att övervinna och korrigera dessa problem.
Slutsats
Kommunikationsplanen är ett munstycke i organisationens drömmar som måste dras strategiskt med ögon på små detaljer. Det är bäst att utarbeta en kommunikationsplan tre eller fyra dagar före schemat och utvärdera samma noggrant.
En väl dokumenterad kommunikationsplan kommer att jämna ut hela processen och få ordning i olika aktiviteter som du kanske utför.
Första bildkälla: pixabay.com
Relaterad kurs: -
hur man utvecklar en kommunikationsplan