Introduktion

I den här artikeln kommer vi att se en översikt över Project Plan vs Project Management Plan Vi har alltid känt, och ganska ofta skratta för oss själva, att skillnaden mellan en projektplan och en projektledningsplan bara är att "management" -delen kommer blir! Men det som vi inte riktigt inser är att en projektplan på många sätt skiljer sig från en projekthanteringsplan och den här artikeln kommer att ta dig genom att sprida bönorna i ett mycket systematiskt och steg-för-steg sätt.

Välkommen till världen av projekt och projektledning!

Planering anses alltid vara det viktigaste skedet i projektets livscykel och i hög grad föregångaren till allt som sker i ett projekt till dess dess slutförande. Planeringsstadiet måste tas mycket på allvar av toppledningen, projektledaren och det team som är involverat i projektet. Det är detta steg som ger planer och dessa planer är grundliga beskrivningar av vad som behöver göras och var, och kommer i alla former och format, med olika behov.

Varför behöver projekt planer?

Oavsett om du har ett litet projekt eller ett större företag, är det viktigt att veta att varje projekt inte bara kan fortsätta med flera personer som arbetar lika slumpmässigt som arbetet pågår. Det är viktigt att förstå att varje projekt behöver en plan. Men varför så?

En plan är nästan som en karta. Ett riktningsdokument som kan leda projektet mot det mål det ska tänkas ledas till. Planen säkerställer också att drivkraften hålls uppe när en plan genomförs. Tillsammans med det bibehåller planen status och inkluderar också uppgifter som kommer att ta projektet till ett framgångsrikt slutförande.

Med milstolpar och korrekt fördelning av roller och ansvar, med scheman, är en plan en hälsosam och mycket genomtänkt genom ett dokument som täcker ett steg-för-steg förlopp med en sekvens av åtgärder för att uppnå ett uttalat mål. När planering genomförs på ett systematiskt och exakt sätt blir det lättare för genomförandet. Utan en fullständig och omfattande plan är det svårt att utföra genomförandet så smidigt som du skulle kräva att det ska vara. Således kommer detta att kosta dig extra ansträngningar och kommer att försena och använda fler resurser än du förväntar dig. För att du ska kunna genomföra en plan är det viktigt att veta vad en plan kan göra för dig. Nedan listas fyra punkter som kommer att belysa fördelarna med att planera och ha en omfattande plan till hands:

1. Förbättra kundkommunikation och respons

Normalt betecknad som kommunikationsplan kan en plan hålla dig i ständig kontakt med dina kunder och förbättra och upprätthålla relationerna med dem. På detta sätt kan du vara säker på att affären sker metodiskt och på bästa sätt. Med bättre kommunikation kommer möjligheten att förstå kundens behov och önskemål korrekt. Detta kommer att förbättra de planerade planerna och genomförandet skulle vara nära till felfri.

2. Öka öppenheten i vårt eget arbete

Med en plan på plats kan du veta vad som behöver göras och följdstegen som leder till en viss uppgift. På så sätt kommer även din kund att veta hur processen pågår och kan bilda en tydlig bild i deras sinne av vad teammedlemmarna gör.

3. Att bli mer organiserad och effektiv

En tydlig plan är som en uppgiftslista för dig att följa och hålla dig organiserad. Detta fördubblar din produktivitet och ger dig önskade resultat. Ett organiserat projekt är säkert ett framgångsrikt projekt.

4. Fokus ligger på projektmålet

Kommer med detaljerna möjligheterna att leda vilse och att leda framåt från projektets mål och mål. Med avvikelse ökar kostnaden och resurserna måste arbeta övertid. En plan kan hålla dig på kurs och kan hålla dig anpassad till vad du vill uppnå med minimal eller ingen avvikelse. Detta gör att projektet aldrig kan förlora på tid och kostnader.

Project Plan vs Project Management Plan Infographics

Nedan visas de bästa jämförelserna mellan projektplan och projektledningsplan.

Rammetoder:

Planer kan följa någon av följande två metoder för att få önskat resultat:

  • Logisk metod
  • Projektplan utveckling strategi

Logisk metod:

Den logiska metoden är beroende av att projektledaren skapar en matris på 4 kolumner och lika antal rader. Dessa rader skulle ha utvecklingsmål, kortsiktigt mål, output samt de input som måste ges för att erhålla nödvändig produktion. Även om kolumnrubriken skulle ha sammanfattningar, verifierbara indikatorer, externa faktorer som bidrar till projektplanen och de olika kontrollmetoderna.

Projektplanutvecklingsmetod:

Detta tillvägagångssätt skulle innefatta att utarbeta en projektplan och en projektledningsplan för att få de olika stadierna i projektet och vilka olika aktiviteter som kommer att genomföras för att uppnå nödvändiga resultat. Projektplanerna skulle innehålla de grundläggande nödvändigheterna, såsom projektmål, beskrivning, analys, nödvändiga resurser och mer.

Nu kommer vi att fördjupa denna strategi för projektplanutveckling i denna artikel. Vi kommer att undersöka vad denna strategi utvecklas, projektplanen och projektledningsplanen och vad som skiljer dessa två dokument. Stannade om mer!

Vad är en projektplan?

Project Management Body of Knowledge definierar en projektplan som ska vara …

”… ett formellt, godkänt dokument som används för att styra både projektutförande och projektkontroll. Projektplanens primära användningsområden är att dokumentera antaganden och beslut om planering, underlätta kommunikation mellan intressenter och dokumentera godkända omfattningar, kostnader och schema baslinjer. En projektplan kan sammanfattas eller detaljeras. ”

PRINCE2 definierar en projektplan som ska vara:

"… ett uttalande om hur och när projektets mål ska uppnås genom att visa de viktigaste produkterna, milstolparna, aktiviteterna och resurserna som krävs för projektet."

Syftet med en projektplan är att korrekt och exakt kunna definiera milstolparna som ska uppnås av teamet i projektet för att underlätta och leverera projektets avsedda omfattning. En projektplan på vilken nivå som helst bör kunna svara på de fyra grundläggande frågorna som kommer till projektet. De är som följer:

  • Vad? - Vad är önskade resultat / leveranser för projektet? Vilket arbete måste utföras för att uppnå dessa resultat?
  • Varför? - Varför tas projektet upp? Vad försöker den lösa?
  • Vem? - Vem är teammedlemmarna som arbetar med projektet? Vad gör varje medlem i projektet?
  • Hur? - Hur manövreras projektet? Vilka aktiviteter kommer att ingå i projektet? Kommer de att leda projektet till ett framgångsrikt slutförande?

Du kommer att märka att projektplanen låter och ser identisk ut som en projektcharter, men det som skiljer det från det dokumentet är dess syfte . Medan projektstadgan fast anger innehållet på papper, sätts en plan samman för att verkställandet ska bli levande.

En projektplan skulle omfatta varje enskild detalj som finns i ett projekt. Det är inte begränsat till enbart projektledningsaspekten eller målen för tredje parts kundmöte. En projektplan som betonar den exakta sekvensen för allt som kommer att äga rum i ett projekt. Det uppmuntrar en detaljerad bild av att kartlägga ett steg-för-steg-framsteg till slutförandet av projektet eller, i ordning, att uppnå dess mål och vision, vilket anges i projektstadgan. En detaljerad vy skulle innehålla en hälsosam inblick i genomförandet av varje uppgift för att nå milstolpar, hantering av enskilda subtasks och aktiviteter / händelser och kontroll av situationen och, viktigast av allt, kvaliteten på processen och deras resultat.

Oftast betecknas som byggnadsplan, omfattar en projektplan vanligtvis följande ämnen i samband med genomförandet:

  • Omfattningshantering
  • Kvalitetshantering
  • Finansförvaltning
  • Schemahantering
  • Resurshantering
  • Kommunikationsplan
  • Ändra hantering

Vad är en projektledningsplan?

Till skillnad från projektplanen kan en projektledningsplan definieras i det enda dokument som används för att beskriva projektledningsstrategin eller projektledningssystemet som används i genomförandet av projektplanen av projektgruppen. Detta skulle innebära att för ett visst projekt skulle alla projektledningsinsatser i projektets olika stadier beskrivas nedan i detta dokument, baserat på projektplanen, som utarbetades på grundval av projektstadgan.

Många experter hittar en fin linje mellan dessa två dokument och vissa finner ingen linje alls och använder de två termerna för planer omväxlande. Från den tredje upplagan av PMBOK standardiserades termen till ”Project Management Plan” för tydlighetens skull, men många organisationer har fastnat för att posera de två dokumenten som separata enheter, efter olika format och serverar olika syften.

En projektledningsplan kan också anges som en logisk enhet som består av många förvaltningsplaner för att projektets uppgifter och aktiviteter ska fungera som planerat. Dessa förvaltningsplaner är inte begränsade till de 10 kunskapsområden som anges i PMBOK. Denna plan tar bästa praxis, som kan implementeras för ett visst scenario, och planerar dem för en framgångsrik utförande av denna uppgift. Detta garanterar kulminationen av uppgiften på bästa möjliga sätt.

Beroende på projektets omfattning kan denna plan delas upp och delas in i enskilda planer eller kan läggas på ett enda dokument för korthet.

Projektledningsplaner ser alltid ut för att besvara frågan "hur" snarare än "vad" och "varför". Med detta drag berättar projektledningsplanerna för teamen om ”hur” de ska hantera och behandla ett visst scenario med hjälp av vilket hanteringsverktyg eller strategi. Detta stärker hållningen hos projektledaren och hans / hennes team och ger dem en känsla av riktning och referens.

När det gäller de ämnen som täcks av en projektledningsplan slår den bra likhet med de ämnen som omfattas av en projektplan, inklusive omfattningsledning, kvalitetshantering, till och med upphandlingshantering. En projektledningsplan tas upp och implementeras långt innan projektet genomförs, vilket säkerställer att alla metoder beaktas och bästa praxis för projektledningen följs.

Du kan tänka på en projektledningsplan som ett slags riktlinje för att hjälpa dig att genomföra planen som ligger framför dig, för att uppnå projektets omfattning och mål.

Viktiga skillnader mellan projektplan och projektledningsplan

Nu eftersom vi har definierat och förstått de två termerna och de olika, men ändå liknande planerna för ett projekt, låt oss dyka in i att lära oss om dem genom deras skarpa skillnader som skiljer dem ut. Att urskilja en projektplan och en projektledningsplan.

Projekt plan Projektledningsplan
Plan på högre nivå Plan för lägre nivå
Detaljerad plan för projektets start till dess slut Hög-detaljerad plan för hur man startar projektet och övervakar varje steg som går igenom tills dess slut
Denna plan behandlar och tar upp huvudfrågan: vad Denna plan behandlar och tar upp huvudfrågan: hur
Ett visionärt dokument som planerar projektet i steg mot visionen eller målet Ett exekveringsdokument som planerar projektets aktiviteter och de verktyg och tekniker som kommer att användas för att uppnå den vision / mål som anges i projektplanen
Ger projektledaren en vision om hur projektstegen och stadierna kommer att bli Ger projektledaren den definitiva planen och utvecklar ett system för att genomföra projektplanens vision

Från en PMP-undersökningssynpunkt måste du oskärpa linjerna mellan en projekthanteringsplan och en projektplan och hoppa på bandvagnen för de två dokumenten som är desamma. PMBOK 3: e upplagan ser inte på dessa som separata dokument, utan snarare klubbar dem samman under namnet, ”Project Management Plan”, som anges tidigare i denna artikel. Jag har skrivit den här bloggen i perspektiv av att den är en god läsning och en god källa till kunskap för individer som har eller kommer att komma över dessa termer som används separat och ganska oberoende i sina organisationer.

Slutsats

En projektplan och en projektledningsplan är båda väsentliga dokument som används i projektets livscykel och säkerställer att du alltid har ett smidigt fungerande av ditt projekt. Att kunna ha full kontroll över ditt projekt skulle innebära att din planering gjordes med uppriktigt engagemang och grundlig organisation. Planeringen när den tillfredsställande utförs utgör 80% av arbetet, vilket är en säker vinst för dig som projektledare.