Kort om projektledningsverktyg och tekniker
I det aktuella scenariot levererades projekt, trots att de hade avancerad teknik och många resurser, i linje med förväntningarna från intressenterna (dvs. leverera projektet i en fastställd tidsram och tillgänglig budget). Här där behovet av projektledning uppstår är det ett strategiskt initiativ som riktar projektet mot de angivna målen genom att strukturera hela projektet i att initiera, planera, genomföra, kontrollera / övervaka och slutföra projektet. I det här ämnet kommer vi att lära oss om projekthanteringsverktyg och tekniker.
Projektledning Flow
Projektledning flyter på följande fasvis sätt:
- Initiering
- Planera
- Utförande och övervakning
- Slutförande / slutproduktfas
a) Initieringsfas
Detta är den primära projektledningsfasen för alla projekt, i denna fas identifieras de första kraven och fastställs enligt följande:
- Med avseende på projektkrav identifieras och tas med passande team ombord
- Projektets omfattning och mål definieras tydligt och alla intressenters förväntningar diskuteras tydligt med teamet.
- Teamet tilldelas sina respektive arbetsroller och ansvarsområden.
- Förfaranden och format för att publicera projektinformation och uppdateringar till intressenter tillhandahålls teamet.
- Interna och tvärgående kommunikationsprotokoll och respektive hierarki avslöjas för alla intressenter.
- Apt-verktyg som krävs för projektledning identifieras och tillhandahålls teamet.
b) Projektplanering
Efter initiering här kommer den stora och avgörande fasen i projektet som är en väg framåt vägkarta för projektledningen:
- Detaljerad projektomfång, genomförbarhet definieras.
- Alla projektets aktiviteter listas ned och deras respektive WBS (Work breakdown-struktur) förbereds. WBS är inget annat än att dela upp den stora händelsen i en uppsättning aktiviteter (för ex. Händelse : Plantera ett träd. Aktivitet : Skaffa träd, 2. Gräva en grop, 3. Plantera träd)
- Efter att ha förberett WBS genomförs budgeteringsövningar där kvantiteten för alla aktiviteter beräknas och konkurrenskraftiga priser härleds och en preliminär uppskattning av projektet förbereds för ytterligare godkännande (vid behov görs ändringar baserade på eventuella extra kostnader som uppkommit under projekt)
- Riskidentifiering görs genom självtolkning eller jämförelse av projektet med andra konkurrerande projekt och nödvändiga begränsningsplaner är beredda för att förhindra potentiella risker.
- Med avseende på intressenternas krav bereds huvudschemat genom att sekvensera alla de listade aktiviteterna för att härleda projektets baslinje (idealisk / preliminär). Det finns huvudsakligen fyra typer av sekvensering av SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
c) Projektets genomförande och övervakningsfas
- Projektledaren initierar genomförandet av projektet med avseende på basplanen som utarbetats i planeringsfasen.
- Upphandling / distribution av nödvändiga resurser och se till att projektet är enligt schema inom föreskrivna kvalitetsstandarder.
- Projektets framsteg spåras / övervakas mot basplanen med hjälp av olika verktyg (Gantt-diagram, PERT, etc.)
- På grund av vissa oundvikliga omständigheter kan projektet ha tids- eller kostnadsöverskridanden, där basplanen eller uppskattningen ska ändras i enlighet därmed om så krävs.
- Projektstatus upprätthålls i föreskrivna format som tillhandahålls i initieringsfasen och samma uppdateras och sprids i rätt tid till projektets intressenter.
d) Projektstängning / slutförande
- Detta är det sista steget i projektledningen där det avsedda målet uppnås av ett projektgrupp inom giltiga tidslinjer, fastställd budget och kvalitet.
- Alla nödvändiga stängningsregister och avstämningar är slutförda och avslöjas för intressenterna.
- Baserat på projektupplevelsen utarbetas olika rapporter som projektinlärningsrapport, kundnöjdhetsrapport etc. som referens för framtida projekt.
- Slutligen överlämnas projektet till kunden genom att se till att det inte finns någon sten som inte kan vändas genom att stänga alla checklistpunkterna eller genom att delta i snags som tagits upp av kunden.
Projektledningsteknikerna som diskuterats ovan ska strukturera projektet och göra det möjligt för projektgruppen att säkerställa följande:
- Leverans av specificerade mål med avseende på intressenternas krav.
- Utveckla baslinjescheman.
- Uppskattning och budgetering av kostnaden för projektet i enlighet med baslinjeschemat.
- Uppdelning av händelser i arbetsuppdelningsstruktur.
- Riskbedömning och mildring.
- Projektstyrning / övervakning.
Projekthanteringsverktyg
Projektledning är en teknik som har ett brett utbud av verktyg som hjälper till att utföra uppgifter och utföra ansvar. Det finns både manuella och automatiserade verktyg i projektledning. Några av de mest använda teknikerna är:
- PERT - Projektutvärdering och granskningsteknik
- CPM - Metod för kritisk sökväg
a) PERT - Projektutvärdering och granskningsteknik
PERT är ett statistiskt verktyg som används i projektledning, som är utformat för att representera och analysera uppgifterna som är involverade i genomförandet av ett projekt. Detta är en probabilistisk modell som är tidsstyrd.
PERT-planering innebär följande steg:
- Alla händelser / milstolpar klassificeras ytterligare i aktiviteter och nödvändig sekvensering görs.
- Att förbereda ett nätverksdiagram baserat på aktivitetssekvensen där händelser / milstolpar är representerade i cirklar och flöde av aktiviteter från en till annan betecknas med pilar.
- Ytterligare uppskattning av den tid som krävs för varje aktivitet görs i termer av timmar, dagar, veckor eller månader enligt projektkrav.
- Ett differentiellt drag hos PERT handlar om osäkerheten i kompletteringstider. PERT-modellen innehåller vanligtvis tre typer av tidsberäkningar:
- Optimistisk tid - bästa möjliga tid för avslutad aktivitet.
- Troligast tid - Högsta sannolikhetstid för avslutad aktivitet.
- Pessimistisk tid - Längsta tid för avslutad aktivitet.
Slutligen beräknas det vägda genomsnittet med följande formel:
Förväntad tid = (optimistisk + 4 x mest troligt + pessimistisk) / 6
b) CPM (kritisk sökmetod)
- Den längsta varaktigheten för projektets avslutande är projektets kritiska väg. Den kritiska vägen bestämmer den totala varaktigheten som krävs för att projektet ska slutföras, där den tid som aktiviteten kan försenas utan att försena projektet kallas som slack time och aktiviteten kallas som icke-kritisk aktivitet. CPM är en deterministisk modell som är både tids- och kostnadsdriven.
Projektets kritiska väg bestämmer följande fyra parametrar för varje aktivitet, som beräknas med den förväntade tiden för relevanta aktiviteter:
ES - Tidigaste start, EF - Tidigaste finish, LS - Senaste start & LF - Senaste finish
- När nätverket fungerar framåt bestäms den tidigaste start- och sluttiden för varje aktivitet med hänvisning till föregångsaktiviteter i nätverket.
- Genom att arbeta i ett bakåtgående tillvägagångssätt genom nätverket kan vi bestämma den senaste start- och senaste sluttiden, vilket betyder den tid där en aktivitet kan starta och avsluta utan försening i projektet.
Slack = Senaste start - Tidigaste start (eller) Senaste finish - Tidigaste finish
Obs! Aktiviteter på den kritiska sökvägen innehåller inte någon slackExempel:
Nätverksdiagram för PERT & CPM
PERT & CPM ska hjälpa till att komma fram till det förenklade sättet att slutföra projektet genom:
- Identifiering av kritiska aktiviteter.
- Resursbehov & distribution i projektet.
- Upprätta tidsplaner för slutförande av projekt.
- Definiera aktiviteter med slapp tid (dvs. icke-kritiska aktiviteter).
- Hämta beroende och resursbegränsningar.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till projekthanteringsverktyg och tekniker. Här diskuterar vi projektledningsflödet och projektledningsverktygen för att hjälpa till att utföra uppgifter. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -
- Projektledningsplan
- Projektledning Livscykel
- Funktioner och fördelar med smidig Oracle
- Implementering av smidig marknadsföring
- Guide till programvara för projektledning