Rapportering av projektledning
Kommunikation spelar en viktig roll i utvecklingen av allt vi människor snurrar på. Oavsett om det är affärsvärlden genom ett visst medium så landar vi alltid vårt budskap eller åsikter för att andra ska vara mottagliga och konsumera tankarna i vårt sinne. Vid installationen av en projektledningsrapportering har vi denna effektiva kommunikation till oss i form av rapporter. Inom projektledningsrapportering finns det många olika rapporter som är noggrant konstruerade och skickas för att välja individer eller grupper av människor så att vår kommunikation om projektets förlopp är tydlig, exakt och effektiv.
I den här artikeln kommer vi att undersöka världen av projektledningsrapportering och allt det omfattar.
Varför behöver vi en projektledningsrapport?
Inledningen anger tydligt behovet av effektiv kommunikation inom organisationens medlemmar och de som är externa för organisationen, och för detta ändamål har vi projektledningsrapportering på plats. Medan vi i de flesta fall ofta har olika medier som kommunicerar till stora målgrupper och den återgivna kommunikationen kan vara helt värdelös för vissa som tar emot den, är det just här som vi måste leta upp till effektiv kommunikation, där kommunikationen är klar och exakt och nästan vad som behövs. Vi skulle aldrig behöva oroa oss för att uppdatera de olika intressenterna på projektlistan om vi har ett effektivt system för projektledningsrapportering för att göra det.
Med ett rapporteringssystem för projektledning har du en regelbunden och formell process för att distribuera rapporter som kommer att uppdatera viktiga intressenter om de aspekter av projektet de behöver veta. På detta sätt kan du skydda dina projektteammedlemmar och projektintressenter från eventuella oväntade överraskningar och saker som är extremt kritiska att vara kända. Det är genom rapporter som vi förstår projektets framsteg och i vilken takt det går igenom projektplanen. Vi kommer till och med att förstå vad som hindrar projektet från att gå snabbare och har chansen att analysera de olika aspekterna av projektet mot projektledningsplanen, som upprättades effektivt tidigare.
Förutom att det är en av de centrala aspekterna av kommunikation kan projektledningsrapportering effektivt användas av ledningen för att upprätthålla en dokumenterad historia om projektet och dess förfaranden. Med denna historia på plats kan analyser göras på dem för att ta fram lektioner, utvärdera processerna och lära sig om styrkorna och svagheterna i projektets framsteg. Dessa lektioner kan integreras i mainstream-inlärningen av projektledningskontoret i organisationen och leds ned till alla olika projekt inom organisationen.
Sammanfattningsvis hoppas projektledningsrapportering vara:
- Den effektiva kommunikationslänken mellan alla olika intressenter i projektet och organisationen
- Hjälparen att samla in viktig information och information för att hålla reda på och registrera projektets förfaranden
- Systemet som säkerställer mottagande av information till den nödvändiga personalen vid behov
- Poängen med tillkännagivanden när projektet når en milstolpe
- Ryggraden i organisationens förståelse av projektet, dess ledning, dess plan och dess mål
Topp 5 typer av rapporteringsverktyg för projektledning
I det här avsnittet kommer vi att undersöka 5 olika typer av projektledningsrapporteringsverktyg som det finns när det gäller projektrapportering i projektledning och dess system. Var och en av dessa typer spelar en avgörande roll i utvecklingen av projektet och den smidiga övergången från projektet från det nya stadiet till det framgångsrika scenen.
# 1 Tidrapport
Tillsammans med alla aspekter av projektet under ditt kommando, som projektledare, bör en av de viktigaste projektledningsrapporterna som kan innehålla din lista över rapporter vara Timesheet-rapporten. I denna rapport hittar du alla detaljer som rör den tid som dina resurser lägger på när du arbetar med projektet.
En tidsrapport kan vara mycket intressant och användbar för projektverktygets rapporteringsverktyg, eftersom den kan kontrollera följande detaljer för dig:
- Tid som varje anställd har investerat
- Arbetet avslutats på en viss dag, vecka eller månad
- Ansvarighet för varje teammedlem mot uppgiften som tilldelats dem
- Överbelastning eller underutnyttjande av resursen på projekten
- Människohantering som ska ges till en viss resurs
Denna rapport måste spridas av projektledare till sina teammedlemmar. En projektledare kan använda sig av rapporteringsverktyget för projektledning för att spåra tid. Dessa projektledningsrapporteringsverktyg kan användas av deras teammedlemmar för att få dem att spåra sin tid exakt. På detta sätt har en projektledare en fullständig uppfattning om den tid och ansträngning som spenderas i slutförandet av en viss uppgift eller hela projektet.
# 2 Kostnadsrapport
Föreställ dig en situation där du kommer att gå med projektet och enligt din åsikt går det smidigt, som avsett. Dina teammedlemmar ser bra ut och uppgifterna går som planerat inom tidslinjer. Vid slutförandet av projektutförandet sätter du och dina teammedlemmar samman sina totala utgifter för projektet och du beräknar den budget som konsumeras av resurserna och varje använt material. Till din överraskning förvånar dina beräkningar dig eftersom de uppkomna kostnaderna är långt utöver den budget som tilldelats projektet och vad du trodde var ett framgångsrikt projekt är i själva verket ett projekt som drunknas i förluster. Inte gått som planerat, kanske, om du hade en kostnadsrapport som genomför rundorna varje vecka, kan du ha förutsett detta och vidtagit korrigerande åtgärder för att hindra projektet från att gå utöver dess budget.
En kostnadsrapport redogör för alla utgifter som du har haft och du kan också hålla dessa blad framför den planerade budgeten. Denna rapport kan ses av projektledaren och intressenterna, som godkänner budgetar varje vecka, men utgifterna, oavsett om de är stora eller små, bör genomföras i realtid.
# 3 Projektstatusrapport
En av de viktigaste projektledningsrapporterna är projektstatusrapporten. Det faktum att detta gör det till den allomfattande rapporten är det som gör det till en viktig rapport. Hela projektets status bör återspeglas i denna enskilda rapport. Du kan ha det antingen i ett diagram och grafikformat eller så kan du lägga data och information framför dig i form av kalkylblad.
Statusprojektrapporten kommer att indikera följande statuser för projektet:
- Arbete slutfört
- Försenad tidsfrist
- Variation i schemat (planerat kontra faktiskt)
- Variation i kostnad (planerad kontra faktiska faktorer)
- Problemspårning
- Riskspårning
- Väntande uppgifter
Bortsett från dessa kan du lägga till eller subtrahera de saker du behöver veta om detta projekt och dess status. För mer information om projektstatusrapporter, kan du besöka blogginlägget som jag nyligen läste, här. Glad projektledning som rapporterar till dig!
# 4 Resource Workload Report
I likhet med Timesheet-rapporten kommer resursarbetsbelastningsrapporten att spåra hur mycket arbete som tilldelas varje projektmedlem. Denna projektledningsrapport är mycket fördelaktig för projektledaren vid uppdrag eller tilldelning av arbete. Varje teammedlem uppdateras också med denna rapport så att de kan kontrollera sina uppgifter under veckan och om det finns brist på arbete kan de närma sig sin projektledare och initiera arbete som de kan göra.
Resource Workload Report kan också användas för att förutsäga projektets arbetsbelastning på en viss dag, så projektledaren kan vara före sitt spel och följaktligen flytta projektplanen när arbetsbelastningen pågår. De kan till och med uträtta en ordentlig plan och jonglera arbetet som väntar eller i rörledningen.
# 5 Portföljrapport
Detta är en projektledningsrapport särskilt för projektledare som hanterar mer än ett projekt vid en viss tidpunkt. Denna rapport visar sin portfölj på jobbet för de många projekt de har under dem. Såsom framgår kommer denna portföljrapport att visa antalet projekt som projektledaren hanterar och kommer att säkerställa att de viktiga datumen ligger bredvid projektets nämnanden. Dessa datum kommer att inkludera alla milstolpsdatum, projektets slutdatum och kommer också att ange projektets nuvarande status när det fortsätter från ett projektstadium till ett annat.
Detta är en ganska liten rapport och kan vara valfri för många. Jag tyckte att detta var mycket viktigt för mig och det hjälpte mig att hålla reda på alla mina projekt och vad som behövde min uppmärksamhet mer än den andra vid den tidpunkten.
Bästa projektrapportering i projektledningspraxis
Att komma med en projektrapportering i projektledningsrapporten kan få dig genom sömnlösa nätter och tidiga morgnar och fundera över vad som kommer nu, hur bygger jag faktiskt som mitt projekt och hur vill mina rapporter se ut. I det här avsnittet kommer vi att titta på följande:
1) Dos för att skapa en enkel projektrapportering i projektledare
2) Sätt att göra projektrapportering i projektledning meningsfullt
# 1 Doserna för att skapa en enkel projektrapportering i projektledning
Nu ska vi titta på de olika sätten och metoderna för projektrapportering i projektledningen som du kan infoga i din projektledningsrapport för att få den effektivitet du behöver.
- Återanvända befintliga rapporter - genom att använda projektmallar kan du inte missa någonting alls och kan rikta dig exakt till det du behöver under insamling av projektkrav och insamling av data och information.
- Använd punktuppgifter - slå inte runt busken och kom till punkten med rätt data och ännu viktigare de exakta uppgifterna för dina rapporter.
- Håll etiketterna enkla - när du märker dina grafer och diagram eller rader och kolumner med data, se till att de är korta och exakta.
- Data bör vara användbara - oavsett vad du representerar i din rapport bör de inte vara statiska data utan information som kan agera eller visa någon rörelse i projektet.
- Ge folk utrymme att svara på rapporten - många dagar efter det att rapporten släppts för att be människor om deras åsikter om de saker som visas i rapporten.
- Kolla med människor om deras förståelse av rapporten - sitta med människor från ditt team, andra team, seniorer och toppledningen och fråga dem om det intryck din rapport ger dem när du släpper dem.
- Delegera projektledningsrapportering - ha en dedikerad person för att förbereda rapporterna för dig och fortsätt inte med att göra dem själv; du slösar bort tid.
- Grafik fungerar bättre - använd alltid diagram och grafiska framställningar snarare än kalkylblad med data eftersom de kommer att berätta historien om projektet bättre.
# 2 sätt att göra projektrapportering i projektledning meningsfullt
För att göra din projektledningsrapport mer meningsfull är det viktigt att du bara förmedlar tillräckligt med information som behövs. När du förmedlar denna planerade och platta information är det avgörande att du fortfarande håller dig vid en viss riktlinje; annars är det en god chans att du spelar med data och information överallt. För att du ska lägga mindre tid på att sammanställa en rapport och göra den övertygande för läsaren måste du hålla dig till de rader som du ritar och ge svar på följande kommentarer:
-
Arbete slutfört
Ange i rapporten vad som har hänt under veckan eller ställ in ett tidsfönster som krävs av din rapport, säg, två veckor eller en månad. Gör en sammanfattning av allt som har sagts och gjorts i projektets värld, i din rapport. Du kommer då att kunna skala ut dina framsteg och följaktligen ha insikt om vad som händer sedan.
-
Vad kommer härnäst
Vänd din koncentration på nästa del av ditt projekt och se till att du har en projektledningsrapport som anger handlingsplanen som äger rum efter att du har utarbetat vinster och förluster under den senaste redovisningsperioden. Håll det rapporterade ljuset och fokusera eller förstor inte ett visst område i din rapport. Medan du behöver dyka ned i detaljerna för dig själv som projektledare, kanske rapporterna som går ut till andra personer i projektet inte behöver den nivån på detaljerad information. Känn din publik och utarbeta rapporter i enlighet därmed.
-
hinder
Förutse de problem du förutspår och lista dem ned i dina rapporter. Vissa rapporter kanske inte har begreppet problem som listas, men så långt det är möjligt, se till att dina intressenter vet att du har tagit hänsyn till problemen eller hinder som du kan möta när du utför ett visst steg i ditt projekt. Rapportera dessa ned med handlingsplaner som kan distribueras när dessa hinder står inför.
-
Dra ut en trend
Håll alltid ett framstegsdiagram och se till att du har en trendlinje för varje ansträngning du har gjort. Fortsätt med detta så får du en fart att ta hand om. Låt viktiga resultatindikatorer visa hur ditt projekt hanteras och det hjälper dig oerhört med projektledningsrapportering.
Rekommendationsartiklar
Detta har en guide till projektledningsrapport. Här har vi också diskuterat de fem bästa typerna av projektverktygs rapporteringsverktyg. Du kan också titta på följande artiklar.
- Topp 6 typer av projektledningskontor (PMO)
- 7 effektiva användbara steg för att välja rätt grupp projektmedlemmar
- Topp 7 viktiga Open Source-projektverktyg
- Bästa 10 stegen i projektledning som en karriärväg
- 4 Effektivt och användbart sätt att hantera svåra teammedlemmar
- Fantastiska intervjufrågor för projektledning