Gantt-diagram i projektledning
Gantt-diagram i Project Management är i princip en visuell vy över de uppgifter som är planerade över tid. De behövs för planering av alla projekt i alla storlekar och de är ett ganska användbart sätt att visa vilket arbete som planeras genomföras på en viss dag. Gantt-diagram hjälper dig att titta på projektets start- och slutdatum i en enkel vy.
Förståelse
När datorerna har introducerat nya arbetsmetoder upptäckte projektledare att de kunde spara tid i skapandet och uppdatera sina Gantt-diagram. Gantt Chart-programvara kallas också projektplanering, projektledning eller till och med projektplaneringsprogramvara. Det skapades i princip för att automatisera processen för att stödja avancerade Gantt-krav såsom skapandet av uppdragsberoenden, tillägg av milstolpar eller till och med identifiering av den kritiska vägen för ett projekt.
På ett Gantt-diagram kan du se olika saker som projektets startdatum, projektets slutdatum, vilka är projektuppgifterna, vem som arbetar med varje uppgift, hur lång tid skulle varje uppgift vara, när uppgifterna börjar och slutar och hur uppgifter grupperas, överlappar varandra och kopplar samman.
Föreställ dig att människor har en plan på ett papper eller med hjälp av färgade block. Före Gantt Chart-programvaran blev magnetiska block och Lego ganska populära Gantt-planeringsverktyg. Men idag skapas de flesta av Gantt-diagrammen i Excel eller med hjälp av projekthanteringsprogramvara som ofta kallas Gantt Chart-programvara.
Tidigare använde projektledare traditionella skrivbordsapplikationer som Microsoft Project och till och med idag gör det fortfarande många. Men nuförtiden har Gantt Chart-programvaran flyttat online vilket gör att nästan vem som helst kan skapa samarbetsvilliga och delbara Gantt-diagram samt projektplaner.
Roll för Gantt-diagram i projektledning
Gantt-diagram är ganska användbara vid planering och schemaläggning av projekt. De hjälper dig också att bedöma hur lång tid ett projekt ska ta och bestämma vilka resurser som behövs, och även i att planera i vilken ordning du ska slutföra uppgifterna. De är också till stor hjälp vid hanteringen av beroenden mellan uppgifterna.
Hur man använder Gantt-diagram för projektledning
Det är lätt att hantera Gantt-diagrammet. Du kan följa dessa steg för att ställa in ett Gantt-diagram över ditt projekt:
Steg 1: Identifiering av väsentliga uppgifter
Gantt-diagram ger inte användbar information förrän de inkluderar alla aktiviteter som krävs för att ett projekt eller projektfas ska bli slutfört.
För det första måste du lista alla aktiviteter med hjälp av en arbetsuppdelningsstruktur om du måste fastställa vad som faktiskt är uppgifterna. Därefter måste du för varje av uppgifterna notera det tidigaste startdatumet och dess beräknade varaktighet.
Till exempel:
Föreställ dig att din organisation har fått ett anbud där de måste skapa en mjukvara för en tjänsteprodukt och att du är ansvarig för projektet och du tänkte använda ett Gantt-diagram för att organisera allt arbete tillsammans med att beräkna den totala tidsskalan för denna leverans.
Du måste börja med att lista alla aktiviteter och sedan måste du uppskatta hur lång tid varje uppgift skulle ta att slutföra. Listan ska se ut så här:
| Arbete | Varaktighet |
| Analys av hög nivå | 1 vecka |
| Val av servervärd | 1 dag |
| Serverkonfiguration | 2 veckor |
| Kärnmoduler detaljerad analys | 2 veckor |
| Stödjande moduler detaljerad analys | 2 veckor |
Steg 2: Identifiering av uppgiftsrelationer
Nu är den andra uppgiften förhållandet mellan arbetet i ett projekt. Du kommer också att märka att en del av arbetet måste slutföras tidigare än du kan starta nästa, och att andra uppgifter inte kan avslutas förrän tidigare har slutförts.
Som referens kan du tänka på att du skapar en broschyr och att du måste avsluta broschyrens design innan du kan fortsätta att skriva ut den.
Steg 3: Aktiviteter som ska matas in i programvaran
Nu, för det tredje, måste du rita diagram antingen för hand eller så kan du använda specialprogramvara som Ganto eller Microsoft Project. Några av verktygen är molnbaserade, vilket innebär att du såväl som teamet kan komma åt det samtidigt, var som helst i världen.
Många av Gantt-mallarna har utformats för Microsoft Excel och du kan också hitta gratis mallar online.
Steg 4: Diagramframsteg
När och när ditt projekt kommer att gå vidare kommer det naturligtvis att utvecklas. Låt oss till exempel föreställa oss ett scenario du kan behöva försena utbildningen och stoppa utvecklingen av ett ledningsinformationssystem tills och om problemet inte är löst.
Du bör uppdatera ditt diagram för att återspegla förändringar när och när de inträffar. Detta skulle hjälpa dig att hålla dina planer, ditt team och även dina sponsorer uppdaterade.
Fördelarna med Gantt-diagram i projektledning
Många människor i dagens värld är ganska vana med att skapa listor med uppgifter i Excel eller olika kalkylarkverktyg. De kan också ha skapat ett enkelt Gantt-diagram. Det fungerar bra när du skapar en lista med saker som alla kan se. Men när du lägger till fler personer till den aktiviteten blir det vid den tiden mycket lättare att skapa Gantt-diagrammet på ett online-sätt.
Fördelarna med Gantt-diagrammet är många. Vi har listat ned de viktigaste fördelarna nedan:
- Planering och schemaläggning av projekt
- Planering och schemaläggning av uppgifter
- Planering och schemaläggning av uppgifter över flera projekt
- Visa uppgifter över tid
- Planering i Sprints
- Teamsamarbete
- Schemaläggningens arbete
- Fastställande av planerade tidslinjer mot faktiska tidslinjer för projekt
Slutsats
Efter all denna diskussion kan vi dra slutsatsen att Gantt Chart-konceptet kan tänkas vara så välkänt som ett framgångsrikt tillvägagångssätt för projektledningspraxis. Det kan accepteras som ett effektivt och även användbart sätt för schemaläggning, följning och kontroll av projekt där olika uppgifter syftar till att slutföras under en begränsad tidsperiod.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till Gantt Chart i projektledning. Här diskuterade vi konceptet, hur man använder det, roll och fördelar. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -
- Projektledarens roll
- Effektivt Gantt-diagram för ett projekt?
- Tekniska färdigheter för projektledare
- Karriär inom projektledning
- Fallstudie i projektledning