Projektledningsplan

Katherine Tate citerar med rätta, ”Att försöka hantera ett projekt utan projektledning är som att försöka spela en fotbollsmatch utan en spelplan”.

I dagens konkurrenskraftiga och flyktiga globala ekonomi erbjuder projektledning möjligheten att leverera konsekventa affärsresultat. Enligt en rapport från Economist-underrättelsen hävdade 80% av de globala cheferna att projektledningen som nyckelkompetens höll dem konkurrenskraftiga under lågkonjunkturen.

Vad är projektledningsplanen (PMP)? Vilket syfte har det?

PMP är ett formellt godkänt dokument som bestämmer genomförandet, övervakningen, administrationen och stängningen av ett projekt.

Föreställ dig att det finns en familjefunktion och du har beställt klänningar för dig själv från en onlinebutik och till din överraskning levereras de halvsyade! Du förstod inte det när du gjorde en beställning och gick bara vidare med köpet baserat på produktfotografering. Du känner dig trasslad och inser att det nu krävs en skräddarsydd för att få dem anpassade sydd på ett visst sätt. På samma sätt kräver PMP: s steg eller metoder som ska följas för att göra ett projekt framgångsrikt. Även om detta är ett enklare exempel, går projektplanerna igenom samma process. Syftet med PMP är att bestämma:

  • Resultaten av ett projekt
  • Sannolikheten för att framgångsrika resultat ska uppnås
  • Personerna (interna / externa intressenter / projektsponsorer / Projektledare & team / Senior management / Resource Managers) som skulle vara involverade i projektet
  • Sätten att mäta och kommunicera projektet

Projektledningsplan utan plan:

Som namnet antyder kräver projektledning en plan. Uundvikligen är planering en viktig fas i projektledningen. Det är ett primärt steg i projektledningen, där dokumentation av projektplaner, krav och leveranser definieras och projektets tidslinje skapas. De objektiverade planerna kommuniceras till teamet och därmed utarbetas projektets genomförande och stängningsstadier.

Följande illustration belyser fördelarna med planering i projektledning:

Vad innehåller PMP?

De viktigaste komponenterna i PMP illustreras nedan:

Stegen i illustrationen utarbetas enligt följande:

  • Problemidentifiering och framtida mål: Innan ett projekt påbörjas är det alltid klokt att tänka att "varför" detta specifika projekt måste genomföras. Och vilka problem eller problem som kan lösas eller åtgärdas. Därför måste korrekt grundläggande analys av underliggande problem göras för att definiera metoder för att bota samma sak. Målinställning är nästa steg, som inte kan slutföras utan problemidentifiering. På 1950-talet pionjorde Toyota Motors användningen av Kaizen-metod under övervakning av Taiichi Ohno. Det betonar att identifiera grundorsaken till alla problem för att få en varaktig lösning. Sedan dess använder många företag världen över det för att förbättra på alla områden.
  • Syfte och leveranser: Syftet och leveranserna innebär slutresultaten av ett projekt. De måste vara exakta, kvantifierbara och tidsspecifika. Till exempel kräver ett projekt arbetare på byggarbetsplatser att vara mångfärdiga i olika uppgifter för att underlätta tids- och kostnadsminskning inom en tidsram på 3 månader. Därför skulle syftet vara att höja Worker's Multi-skill Index på den angivna tiden för att uppnå önskat resultat / levereras.
  • Projektspecifikationer: Projektspecifikationer är standarder och krav för att genomföra ett projekt. Med beaktande av exemplet ovan definierar det sätt att höja indexet för flera färdigheter och har satt standarder för att uppgradera och beteckna indexet för alla arbetare.
  • Uppgiftsuppdelningsstruktur (TBS): Den beskriver alla uppgifter som är viktigast för projektets syfte. Det innehåller en sekvens där uppgifterna måste slutföras. Till exempel skulle den första uppgiften vara att identifiera det nuvarande indexet för flera färdigheter för en arbetare och den påföljande uppgiften skulle vara att identifiera vilken typ av utbildning som ska få in det önskade indexet.
  • Budget & resurser: TBS hjälper till att bestämma den uppskattade budgeten och resurserna som personal, utrustning och material . När resursbehovet identifieras uppskattas projektkostnad och varaktighet. Med ovanstående exempel skulle det uppskattade antalet utbildare för att utbilda arbetarna och kostnaderna för utbildningen utgöra Budget & resurser.
  • Riskanalys: Allt som kan påverka framgång för ett projekt är en "risk". Till exempel, om en tränare blir sjuk eller på grund av en olycklig omständighet går på ledighet under längre tid, kan det påverka projektkostnaden och varaktigheten. Att identifiera sådana utbildade risker hjälper till att utveckla en plan för att hantera risken. Det hjälper också till att identifiera projektintressenter som ska meddelas om samma sak.

Tänker du på en karriär inom projektledning?

Den snabba tekniska utvecklingen har skapat en mängd olika jobb och har köpt in förändringar i hur människor arbetar. Projektledning erkändes inte som ett annat jobb förrän nyligen erkände det. I den nuvarande ekonomin har efterfrågan på projektledning ökat. Enligt nyligen genomförd statistik från Project Management Institute skulle cirka 87, 7 miljoner projektledningsjobb vara tillgängliga år 2027. Faktum är att efter Kina som förväntas ha 46 miljoner projektledningsjobb kommer Indien på andra plats med tillgången på 21, 7 miljoner av år 2027.

Följande statistik belyser tillgängligheten till projektledningsprojekt (i miljoner) i 10 olika länder som förväntat år 2027:

Så vad väntar du på? Registrera dig själv för en!
Med tanke på vikten av projektledning ökar efterfrågan på kvalificerade och begåvade projektledare. Att få en professionell kurs i projektledning hjälper dig definitivt att förstå olika aspekter av jobbet, identifiera och hantera risker effektivt. Sist men inte minst kommer en certifierad utbildning i projektledning att öka din förståelse för hur olika projekt fungerar. (Anpassad från rapporten publicerad av Project Management Institute, 2017)

Rekommenderade artiklar

Detta har varit en guide till projektledningsplan. Här diskuterar vi syftet, nyckelkomponenter och tänkandet av karriär i projektledning. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -

  1. Karriär inom projektledning
  2. Introduktion till projektledning
  3. Projektledarens roll
  4. Projektledares kvaliteter