Stavekontroll i Excel (innehållsförteckning)

  • Stavekontroll i Excel
  • Användning av stavningskontroll i Excel?
  • Exempel på stavningskontroll i Excel
  • Funktioner för stavningskontroll i Excel Dialogbox

Stavekontroll i Excel

Stavekontroll är en av de viktiga kontrollerna som bör göras i Excel. Det ignoreras emellertid ofta eftersom de flesta Excel-användare handlar mer i antal jämfört med texter. Men det är ett viktigt verktyg medan vi skapar alla datasätt med textvärden lagrade i celler i en arbetsbok. Föreställ dig att du har datasatsen, du måste skicka till din kund / klient, och de märker ett stort antal typfel i det, allt ditt hårda arbete går förgäves. Oavsett hur mycket du har arbetat med deras dataanalys och slösat bort hela din vecka. Så, ignorera det inte så. Jag kommer att förklara alla funktioner i stavningskontroll och det är alla funktioner med ett litet exempel.

Användning av stavningskontroll i Excel

Stavekontroll används för att identifiera stavfel, skrivfel eller något slags duplikatord (jag förklarar det med ett exempel) i Excel. Det kan vara ett användbart verktyg när du använder texter upprepade gånger i Excel. Trots att många av oss spelar med siffror i stavningskontroll i Excel spelar en avgörande roll när vi skapar några rapporter och datasätt som kan ha texter. Så ingen kommer att vilja se någon form av fel i det, eller så vill du inte uppröra dina chefer / chefer av sådana misstag

Exempel på stavningskontroll i Excel

  • I skärmbilden nedan har jag samtalet mellan två killar sparade i Excel. Gå inte med innehållet, det är bara för att få dig att förstå bättre.

Skärmdump 1

  • I skärmbild 1 kan du se att det finns många skrivfel och stavfel.

  • För att köra stavningskontroll i den här specifika arbetsboken måste du aktivera cellerna där du vill kontrollera stavnings- eller skrivfel och gå till fliken "ÖVERSIKT" i Excel-bandet och där hittar du stavningskontroll.

  • Genväg för att köra stavningskontroll är att helt enkelt trycka på “F7” -knappen från tangentbordet efter att celler / kalkylblad har aktiverats.

Skärmdump 2

  • I ovanstående skärmbild 2 kan du märka att jag har valt A1-cellen och stavningskontrollalternativet på granskningsfliken.

  • Nyckelpunkt: Om du väljer cell A1 kommer den att gå igenom alla cellerna horisontellt, dvs alla kolumner i den första raden, flytta sedan till den andra raden och kontrollera alla kolumncellerna i den andra raden (från vänster till höger) och sedan flytta till den tredje raden och så vidare.
  • Efter att ha gått till den sista cellen där valfritt värde lagras och identifierar stavfel visas en stavningsdialogruta.
  • om du vill starta stavningskontroll från någon annanstans, låt oss ta ett exempel, cell D5, det kommer helt enkelt att gå igenom alla celler i rad 5 och sedan rader under den och när det är gjort kommer alla rader efter D5 att fråga dig, "om vill du fortsätta kontrollera i början av arket? ”. Någon dialogruta som nedan Skärmdump visas. Om du väljer ja, kommer den att kontrollera de återstående cellerna (A1 till D5 i vårt fall) och visar förslag. För att få dig att förstå bättre, jag har valt D5-cellen och tryckt på F7 nu kommer den att kontrollera alla cellerna efter den, och ge förslag till stavningskorrigering & efter att den kommer att be om att kontrollera återstående celler eller inte och fungera i enlighet därmed. För din bättre förståelse, gå igenom skärmbilderna nedan.

Skärmdump 3

  • Tryckte på F7 efter att ha aktiverat B13-cellen, nu visas stavkontrolldialogrutan med korrigeringsförslag.

Skärmdump 4

  • Resultat av korrigering av cell B13 genom stavningskontroll nämns i skärmdumpen

Skärmdump 5

  • Efter att ha gjort med den sista cellen med korrigering (C13) har den bett om att kontrollera från början av arket. Som diskuterats ovan.

Funktioner för stavningskontroll i Excel Dialog Box

  • Du kanske har märkt i ovanstående skärmdumpar att det finns många alternativ tillgängliga i stavningskontrollen. Låt oss diskutera dem en efter en.
    1. Ignorera en gång: Om det finns ett fel enligt Excel, men du bara vill behålla den texten så måste du klicka på detta och Excel kommer att ignorera detta fel en gång.
    2. Ignorera alla: Om du vill ignorera alla instanser av det specifika ordet i den angivna arbetsboken kan du klicka på det här alternativet.
    3. Lägg till i ordlistan: Om det finns ett fel i någon text, men det är ordet som också används ofta i framtiden (kanske vilket namn eller förkortning som helst, etc.) kan du lägga till det i ordboken. Något ord som läggs till i Excel's Dictionary kommer inte att upptäckas som ett fel i framtiden i någon arbetsbok. Det kommer att bli en del av ordboken och en lista med godtagbara ord.
    4. Ändra: du kan använda det när du vill ändra ett ord enligt förslag, och det kommer att ändra det enligt det valda föreslagna ordet. (Du kan se i skärmdump 3, ord som föreslås för text i cell C5.)
    5. Ändra allt: Det kommer att ersätta alla förekomster av det ordet i ett kalkylblad enligt det valda förslaget.
    6. Autokorrigering: Om du går med det här alternativet kommer det att automatiskt korrigera ordet med valt förslag och det kommer att läggas till i autokorrigerande lista, nämligen varje gång du skriver det ordet kommer det att korrigeras automatiskt enligt det valda förslaget.
    7. Ordboksspråk: Vi kan ändra ordboken som används i Excel.
    8. Alternativ: Används för att ändra standardinställningarna för Excel (diskuteras senare i den här guiden) och det öppnar en alternativruta där du kan göra ändringar i enlighet därmed.
  • Nu valde jag att fortsätta stavningskontrollen från början av arket. Och valde alternativ i enlighet därmed. Alla stavningskontroller görs.

Skärmdump 6

  • I ovanstående skärmbild 6 kanske du har lagt märke till att det fortfarande finns några stavfel i kalkylbladet, men ändå upptäcker Excel inte felen. Har du märkt? Om ja, utmärkt !! Det har fått oss att lägga märke till standardinställningarna för stavningskontrollen, och de är:
    1. Det ignorerar alla fel i versalerna. För t.ex. orden "AAM" och "FIINE" i cellerna C4 respektive D4 är inte markerade som ett fel.
    2. Alla ord med siffror i den ignoreras också. (cell B12 “newww123”)
    3. Den ignorerar också alla internetadresser och filadresser. (D7 & B12)
  • Om du vill ändra standardinställningar i dialogrutan Stava kryssrutan måste du gå till filen så klickar du på alternativet för att få menyn Excel-alternativ som visas nedan

Genom att klicka på alternativet får du Excel-alternativet Meny så här som visas nedan

Sedan måste du klicka på korrektur för att ändra standardinställningar i dialogrutan Stava-kontroll.

Skärmdump 7

  • En annan viktig funktion att notera här är stavningskontroll ignorerar inte upprepade ord. Du kan identifiera det genom att jämföra skärmdump 1 och skärmdump 6 noggrant.

Cell F4 har "hur har du det?" Och stavningskontroll har upptäckt det. Jag har tagit bort det med borttagningsalternativet som bara visas när vi har någon form av upprepningar i Excel.

Saker att komma ihåg

  • Stavekontroll används för att identifiera stavfel i Excel.
  • Du kan ignorera, ändra, autokorrigera eller lägga till alla upptäckta fel i ordboken enligt ditt krav.
  • Det upptäcker inte fel i ord som är skrivna med stora bokstäver eller har siffror i det.
  • Det ignorerar alla fil- och internetadresser.
  • Den upptäcker upprepningen av ord.

Du kan ladda ner Spell Check Excel-mallen här -

Rekommenderade artiklar

Detta är en guide till stavningskontroll i Excel. Här diskuterar vi Stavekontroll i Excel och Hur man använder Stavekontroll i Excel tillsammans med praktiska exempel och nedladdningsbar Excel-mall. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar -

  1. Excel T. Test-funktion
  2. RANK-funktion i MS Excel
  3. Excel PERCENTIL Funktion
  4. Användningar av Excel ROUNDUP-funktion

Kategori:

Excel-tips