Definition för projektomfattande hantering
Project Scope Management (PSM) är avgörande för att definiera framgång eller misslyckande med ett projekt för att leverera produkter / tjänster av hög kvalitet. PSM kan definieras som ”En metod som inkluderar listan över detaljerade arbete / uppgifter som ska utföras för att uppnå projektmål”. PSM är en uppsättning tilldelade funktioner som gör att vi kan definiera och övervaka projektets omfattning, exakt och effektivt. PSM gör det möjligt för projektledarna att hantera tid och resurser på ett adekvat sätt genom att fördela rätt antal uppgifter som krävs för att driva ett projekt. Eftersom PSM identifierar och utvärderar uppgifter, inklusive och exklusiva för projektets omfattning, hjälper det att undvika irrelevanta uppgifter genom att spara i tid för att uppnå maximal avkastning.
Steg i projektomfattande hantering
Oavsett vilka metoder som väljs måste projektadministratören definiera projektomfånget och utvärdera detsamma. PSM består av följande steg:
1. Skissera projektkraven
Det första steget är att identifiera projektmålen för att bestämma projektets schema och tilldela resurserna. Endast när dessa faktorer identifieras, kan de uppgifter som ska utföras för att slutföra projektet anslutas. Således beskrivs "projektomfånget", baserat på vilket projektgruppen tilldelas uppgifter som är begränsade till en specifik budget och tid.
2. Identifiera projektmål
Nästa steg kräver att projektmålen fastställs, vilket är kärnan i ett projekt. Det kan finnas mer än ett mål för ett projekt och projektadministratören tillsammans med teamet måste uppfylla dessa för att leverera produkter / tjänster av högsta kvalitet.
3. Bestämma projektets omfattning
Project Scope består av resurser och uppgifter som tilldelas för att leverera en viss produkt eller tjänst. Således är projektomfånget en återspegling av projektmålen som syftar till att leverera avancerade resultat.
Sex praktik för projektomfattning (PSM)
De sex metoderna för PSM är:
Enligt ”GPMBK (Guide to the Project Management Body of Knowledge)” handlar PSM grundläggande om att fastställa och övervaka uppgifter, som ska inkluderas eller uteslutas från ett projekt.
GPMBK listar 6 metoder för PSM som ska implementeras för att hantera och övervaka ett projekt:
1. Planera och designa PSM
Den första praktiken med PSM innebär planering och utveckling av Scope Management Plan (SMP). SMP är beredd på samråd med projektintressenterna och hämtar information från projektplanen och stadgan. SMP gör det möjligt att bestämma, hantera, övervaka och utvärdera omfattningen av ett projekt.
2. Ackumulera krav
Den andra praxisen är att bestämma behoven hos projektintressenterna och dokumentera samma. Denna process använder olika verktyg och metoder (som intervjuer, enkäter, enkäter, fokusgruppdiskussioner, observationsmetoder) för att extrahera information om intressentens krav och förväntningar från ett projekt. Detta gör det möjligt för projektadministratörerna att förhindra risken för eventuella fel eller hinder under projektets gång.
3. Beskriv projektets omfattning
I denna metod bestäms projektomfånget för att förklara resultaten, ett projekt skulle uppnå och vad det inte kan leverera eller är utanför omfattningen. Räckvidden som genereras beskriver intressenternas förväntningar från ett projekt som förmedlas till projektgruppen. De dokumenterade dokumenten utvärderas för att säkerställa att projektleveranserna är synkroniserade med projektmålen.
4. Utveckla en uppdragsdelningsstruktur (TBS)
En av PSM: s viktiga praxis gör det möjligt för projektledarna och teamet att dela ut omfattande uttalanden i mindre och genomförbara arbetsenheter. Dessa fraktionerade arbetsstycken benämns "arbetspaket". Således är TBS en samling av dessa arbetsenheter som krävs för att slutföra hela projektet. Det gör det möjligt för projektgruppen att arbeta effektivt och i takt.
5. Autentisera projektets omfattning
I detta skede granskas projektleveranserna av interna och externa intressenter för autentisering. I grund och botten är det ett stadium som främst fokuserar på intressenters acceptans av projektleveranser. Projektets intressenter ger feedback och godkänner godkännandet för samma om slutresultaten uppfyller förväntade standarder och krav.
6. Övervaka projektets omfattning
Det har med rätta sagt att det snarare än ett väl definierat projektområde bör övervakas väl. I det här steget jämförs rekvisita för projektet mot resultatgranskningsrapporterna för att identifiera luckorna eller lacunaerna i ett projekt, vilket kan kräva att SMP ändras. Därför är det mycket viktigt att hålla koll på projektets framsteg, att vara säker på att det genomförs enligt SMP. Eftersom SMP kan kräva några ändringar eller förändringar om intressenterna kommer med nya krav.
Slutsats
Avslutningsvis kan det inte förnekas att en välstrukturerad PSM är avgörande för att projektet ska lyckas. Det är värt en investering, trots tiden och ansträngningarna för genomförandet av dess metoder. Eftersom det gör det möjligt att ge maximal avkastning över minsta överskridanden. PSM-utbildning är definitivt fördelaktigt, eftersom det ger kunskap och expertis om omfattningshantering, som är en av de viktigaste funktionerna i att hantera projekt. PSM-utbildning är ett bra karriäralternativ för blivande elever som vill etablera sin nisch inom projektledningen.
Utbildningen skulle också vara en extra fördel för projektledarna / cheferna som står inför utmaningar när de genomför projekten, antingen i tid eller i den tilldelade budgeten. Efter avslutad kurs är dörrar öppna för flera karriärmöjligheter inom projektledning inom offentliga och privata organisationer.
Letar du efter en erfaren karriär inom projektledning? Anmäl dig till en PSM-kurs!
Rekommenderade artiklar
Detta är en guide till Project Scope Management. Här diskuterar vi stadier i projektomfattande hantering som inkluderar beskrivning av projektkraven, identifiering av projektmål och fastställande av projektomfång tillsammans med sex praktik för projektomfattande förvaltning (PSM). Du kan också gå igenom våra andra artiklar som föreslås för att lära dig mer–
- Project Scheduling Management
- Exempel på Scope Management Plan
- Projektplaneringstekniker
- Exempel på projektplanering