Ett e-postmeddelande är ett sätt att kommunicera mellan ytterligare två personer för utbyte av information eller tankar. Det är en mjuk kommunikationsplattform där människor interagerar om ett ämne, meddelar om en händelse eller något annat syfte. E-postmeddelanden skrivs på kommunikativa språk så att personen kan förstå avsikten. Det grundläggande problemet med e-postmeddelanden är att innehållet kan vara vilseledande på grund av avsaknaden av ton och känslor i det skriftliga formatet och läsaren kan missuppfatta den faktiska betydelsen som författaren vill uttrycka.

Funktioner i oförskämd e-post

Funktionerna som visar att ett e-postmeddelande är en oförskämd är listad nedan.

  • Stötande språk eller nedsättande innehåll som används för att inte respektera läsaren, vilket är tydligt avdragsgill, är ett tecken på en oförskämd e-post. Det felaktiga språket som används på ett oförskämt sätt för att visa respekt, trakasserier eller hot utsätts för rättsliga åtgärder.
  • Användning av stora bokstäver eller versaler som betyder att författaren skriker på dig är också ett respektlöst sätt att kommunicera.
  • Det är också ett tecken på ett oförskämt kommunikativt e-postmeddelande om du lämnar kurven i papperskorgen och inte använder dem medan du skriver. E-postmeddelandet utan hej eller hej-delen verkar vara ett krav eller ett kommando och betyder okunnighet eller dominans. Om posten är en del av ett pågående ämne kan hälsningar och artister ignoreras vilket inte förmedlar någon form av oprofessionellism.
  • Innehållet i e-postmeddelanden som säger okänsliga ord till dig och berättar någonting med ett oförskämt hänvisande sätt att förmedla personliga grävningar är inte ett bra brev att berömma.
  • Onödig användning av utropstecken och frågetecken betraktas ofta som ett oförskämt beteende i den etiska världen för e-postskrivning om du inte kommunicerar med dina vänner och vill uttrycka dina förhöjda känslor. Graden av betoning som visas genom användning av frågeformuleringar och utropstecken bör bedömas i enlighet med situationen.
  • Att kopiera materialet från en större fisk och skicka det till dig för att dra slutsatsen att arbetet eller något bör göras på kommando med en bossig ton är också oförskämd.

Skickar oförskämd e-post

Från listan ovan med indikationer på ett oförskämt e-postmeddelande kan du förstå de grundläggande funktionerna i ett e-postmeddelande som kan skada läsarens känsla. Det är ett vanligt misstag som begås av nästan alla e-postförfattare. Oavsett hur välmanövrerad och sofistikerad en författare är, ibland på grund av omständigheter han eller hon kan hänge sig i det oförskämda formatet oavsiktligt. Medan vi pratar med någon har vi gåvan med våra uttryck och ton i rösten som uttrycker hälften av avsikten. Våra gester och ansiktsuttryck avgör stämningen i konversationen, men i händelse av e-postmeddelanden kan uttrycket tomrum bara fyllas med val av bra ord som matchar avsikten.

I en e-postkonversation kan du försöka hitta rätt ton enligt kommunikationsämnet genom att passa dig själv i läsarens sko. Detta steg hjälper mycket att förstå publiken och därmed gynnas också att skriva ett e-postmeddelande. E-post är utformad för enkla interaktioner och sparar mycket dyrbar tid. Men skynda och felaktig tolkning kan förvandla välsignelsen till en rörig konversation och oönskad friktion. Felen bör identifieras och tas om hand för att komponera ett korrekt e-postmeddelande som är korrekt förstått av personen i andra änden.

5 typer av oförskämd e-post

Listan med 5 dolda misstag som gör situationen till rörig en hjälper dig att identifiera de problem som gör e-post oförskämd och oprofessionellt.

  1. Carbon Copy factor (CC)

När du skickar ett e-postmeddelande och CC någon får de se e-postmeddelandet som en del av mottagarnas kedja. Men kolkopiering hela tiden är en irriterande sak bland läsarna. Att alltid lägga till mottagarna utan anledning för att göra dem medvetna om posten återspeglar inte goda sätt. Ibland blir det väldigt irriterande för läsarna att hitta sitt namn bifogat med en post om det inte är mycket viktigt.

Å andra sidan när ett e-postmeddelande skickas till ett gäng mottagare för att tjäna ett kommunikationsändamål, kan det svåra oprofessionellt att svara alla mottagare oavsiktligt med "tack" eller något annat bekräftelse för posten. Att få ett nytt e-postmeddelande i samma kedja bara för en gest av bekräftelse är mycket irriterande för de anställda som får dussintals av dem i arbetsprocessen.

Tricket för att undvika denna irriterande vana är att behandla e-postprocessen som ett personligt samtal. Tänk på kravet på e-postmeddelanden och laga konversationsskriptet där du lätt kommer att upptäcka att de enkla bekräftande e-postmeddelandena inte är obligatoriska eller krävs som utlöser irritationen hos de upptagna läsarna. Att skicka en oförskämd e-post förlorar läsarens tid och teamets produktivitet minskar. Bryt vanan att svara på alla i en postkedja och låt alla behålla sin sinnesfrid.

  1. För kort för att förstå

Hur känner du dig när du utarbetar ett faktum till någon och efter fullbordandet svarar han eller hon med en liten nick eller bara en hållning? Detta beteende är mycket irriterande. Samma fall står för e-postskrivningen också. Om avsändaren har gjort en bra ansträngning för att få dig att förstå fakta med korrekt och detaljerad beskrivning är ett kort svar som "tack", "noterat" eller "fick det" mycket irriterande. Avsändaren tror att all ansträngning går förgäves på grund av det värdelösa svaret. Du har inte makt att uttrycka dina känslor kring ämnet, varför de små svaren verkar mycket oförskämd och respektlösa, även om du har uttryckt det med riktiga känslor från din sida. Din avsikt måste återspeglas ordentligt i ditt svar för att få avsändaren att få meddelandet att du har bekräftat posten och är skyldig till handlingen. De apatiska svaren är oavsiktliga men läsaren kan få en fel bild som inte är hälsosam för framtida syften.

Det bästa sättet att undvika sådana spänningar på arbetsplatsen är att kommunicera på ett mer humant sätt. Att skriva "Jag fick meddelandet och jag kommer att kunna svara ordentligt nästa dag" är mycket bättre än att skriva "Jag har det". Det kastar en bättre aspekt av att ta hand om avsändaren och ge värde till det e-postmeddelande han har skrivit ut spendera tid. Det enkla meddelandet blir mer acceptabelt när lite mer tid investeras för att svara.

  1. ASAP- eller URGENT-taggen

Ämnet för ett e-postmeddelande är avsett att kasta ljus på avsikten med det omfattande stycket. Det är kort och till sak. Men ibland när du lägger tagg av brådskande eller hastar blir hela e-postmedlet en punkt av oförskämd betoning för läsaren. Det faktum att det är brådskande eller akut kan inte hanteras via e-post eftersom de är avsedda för fritidsuppslag. Om saken är så brådskande är det bättre att kommunicera via telefon. Du kan bara ringa personen och lösa saken omedelbart snarare vänta på hans svar på andra sidan. Brådskans etikett i ämnesraden ger läsaren en negativ och oförskämd ton.

Det finns två sätt att undvika spänningen av "brådskande" tagg i ämnet. Om problemet kan kommuniceras i ett avslappnat läge och e-postens avsikt är att göra läsaren medveten, ta bort den brådskande taglinjen eller ASAP-formatet från ämnet. Låt honom få meddelandet och reagera på samma sätt. Men om saken är så brådskande, kontakta honom via ett bättre medium för omedelbar reaktion och lösa det. Om ärendet bara kan kommuniceras via e-post måste du ha den förmågan att förbereda en stark ämnesrad som ger en bra betoning på brådskan i saken utan att använda det oförskämda innehållet. På arbetsplatsen kontrollerar alla anställda e-postmeddelanden ofta så chansen att omedelbart svarar är alltid där. Låt läsaren förstå brådskan och reagera därefter. Ämnesraden gör arbetet när den är inställd i rätt ton. Att få deras uppmärksamhet via bra ämnesrader är det rätta sättet att hantera problemet. Lägg till rader som anger tiden för svaret som behövs av berörda personer och läsaren kommer att reagera på samma sätt.

  1. Den förnedrande tonen

E-postmeddelandena är avsedda för kommunikation som är avsedd för utveckling i en positiv riktning. E-postmeddelandena som skickas för att berätta för anställda eller kollegor om deras arbetssätt som indikerar bristerna hela tiden kan ge en oförskämd ton. Det är ett sätt att kritisera och som vi alla vet att kritik kan vara positiv och konstruktiv. De e-postmeddelanden som är avsedda att peka felaktigheter tämmer medarbetarens entusiasm. När förtroendet är nere kommer kvaliteten på arbetet också att försämras. Negativitet måste undvikas i e-postmeddelandena för att hålla arbetskraften dedikerad och förstärkt. Å andra sidan är det viktigt att lyfta fram misstag och korrigera för ett företags framtid.

Samma ljud ligger i kommunikationen via e-post. Du kan inte visa dina uttryck eller ton i avsikt, därför är det ganska uppenbart att kritik av e-postmeddelanden kan träffas direkt i läsarens känsla. Att använda negativa ord sätter en dålig ton i e-postmeddelandet och kan enkelt motivera läsaren. Om du tänker ge negativa åsikter om någons prestanda, sätt det så att det ger en konstruktiv kritisk ton. Undvik att använda ord som ger en negativ inverkan och njut av att använda positiva ord som ger negativa känsla men på ett uppmuntrande sätt. Att meddela en persons dåliga resultat är inte en tårta. Du bör förstå känslan bakom personens grad av flit. Sätt din ton i posten i det avseendet och skriv ett bra stycke. Om situationen är så dålig är det bäst att hantera processen personligen snarare än att skicka ett nedsättande e-postmeddelande. Om e-post är det enda alternativet, skriv sedan biten på ett konversativt sätt där personen kan förstå den verkliga avsikten bakom det och lätt kan ta upp kritiken.

  1. Robotmetoden

Att använda e-post som kommunikationsmedium är mycket vanligt på arbetsplatsen. Men ibland på grund av stor arbetsbelastning och affärer glömmer vi att lägga till konnotationer. Avsaknaden av "snälla", "tack" och "hälsningar" är mycket vanligt i e-postmeddelanden som återspeglar en robotisk inställning till arbetet. Det är inte en regel att ha dessa ord obligatoriska i e-postmeddelandet men deras närvaro återspeglar enkla mänskliga känslor. Läsaren kanske anser dig omänsklig om du hoppar in och smällar en fil i ansiktet och lämnar rummet. Metoden verkar vara en del av en monteringslinje.

Att skicka omänskliga meddelanden är som att gå in på ett kontor eller skåp och lämna en rapport som ska slutföras utan att ens utbyta ett enda erkännandeord. Det är ganska oförskämt. Lägg några sekunder i din komposition för att inkludera ord som återspeglar den mänskliga delen av avsändaren. Det är inte så att du måste fråga hur han klarar sig eller frågar om familjemedlemmarna för att bevisa dig själv som en välmående, men ett enkelt hej och andra erkännande ord ger en mjuk känsla i tillvägagångssättet. Undvik också strikta ord som kan göra dig bara en mekanisk del i teamet. Ställ tonen på ett mjukare och mänskligt sätt så att mottagaren kan korrelera med dina avsikter och agera på samma sätt.

I ett nötskal

Livet handlar om att förenkla vägen. Varje steg är relaterat till kommunikation. Ett enkelt misstag eller okunnighet förstör hela processen. Att skriva ett e-postmeddelande på ett känsligt sätt gynnar processen för limning och utveckling i alla aspekter. Ställ in tonen på det sätt som du tänker berätta för mottagaren och kommunicera i enlighet därmed för att undvika missförstånd. Låt läsaren förstå ditt meddelande ordentligt.

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling