Vi kommer inte bara att visa dig steg-för-steg-processen för att kartlägga en tydlig, specifik och skriftlig kommunikationsstrategiplan för din organisation, vi kommer också att hjälpa dig att sortera våra skäl till varför du ska göra detsamma.
Den andliga läraren Osho gjorde en anmärkning när han frågades varför han var väldigt produktiv när han pratade om sina egna talanger och förmågor. Han sa
- Om jag inte skriker om mina egna talanger, vem annars? Om jag inte gör det hur skulle folk få veta att jag kan hjälpa dem med mina resurser och kapacitet?
Om du undrar varför du behöver en plan för kommunikationsstrategi är det på grund av detta - ingen skulle få veta om dig förrän du berättar för dem på ett sätt som de kan förstå. Att vara avslappnad om din kommunikation med interna och externa intressenter är enkelt. Men det maximerar inte värdet på ditt företag.
Om du fortfarande funderar på varför du bygger en effektiv kommunikationsstrategiplan för att kommunicera dina djupaste värden, tjänster, produkter, uppdrag, vision till dina människor och kunder, titta på orsakerna nedan. Du skulle få veta varför det är väldigt viktigt.
Skäl att bygga en kommunikationsstrategiplan
- Agenda: En plan för kommunikationsstrategi hjälper till att bygga en agenda för en organisation - varför den finns, vem den tjänar, hur den ska tjäna, dess uppdrag och vision och hur den planerar att expandera. Det är en agenda eftersom den visar människor i organisationen hur de ska utföra planerna och var de behöver nå. Kunderna får också en tydlig bild av vad de kan förvänta sig av organisationen inom en snar framtid.
- Strategi: Strategi är konsten att besluta att gå från A till B där det finns betydande risker. Således planering i förväg om kommunikationsstrategiplanen är alltid klokt för en organisation som syftar till att växa. Utan planering och korrekt kommunikationsstrategiplan kan organisationen inte gå långt i att kanalisera den information de vill transportera.
- Samtidig påminnelse: Att bygga en kommunikationsstrategiplan underlättar det viktiga attributet för att påminna de interna och externa intressenterna om vad de håller på att göra eller för närvarande gör. Dess program och omprogrammerar sinnet hos de individer som är involverade i processen och förenar dem för ett gemensamt syfte.
- Offentliggörande: Inget företag kan stå i ett vakuum. De är ansvariga för sina handlingar och eftersom allt påverkar allt påverkar var och en av sina rörelser samhället direkt eller indirekt. Så, syftet med att bygga en stor kommunikationsstrategi för anställda är att ge en fullständig redovisning om vad verksamheten är upp till och hur verksamheten planerar att växa samhället och avstå från oetiska praxis.
Det här är de fyra huvudsakliga anledningarna till att du behöver bygga en effektiv kommunikationsstrategi för de anställda. Du kan också inkludera saker som att nå en större publik, försöka hämta bättre marknader för dina produkter och utöka din affärshorisont, men det är sekundära skäl (dessa orsaker kanske inte är sekundära för dig).
Oavsett vilken anledning du har eller till och med om du inte har någon anledning att bygga en effektiv kommunikationsstrategi för anställda, uppmanar vi dig att ta hänsyn till resten av artikeln. Om den körs korrekt kan den här artikeln ändra hela organisationens kommunikationsstruktur.
Låt oss börja.
-
Formulera den nuvarande situationen
Utan att veta var du står hur du förväntar dig att komma framåt och nå en viss situation där saker skulle anpassas till din vision. Det kommer inte förrän du vet var du är.
Det bästa sättet att veta det är att göra en SWOT-analys. Det är väldigt enkelt. Ta ett papper och dela det i fyra delar och skriv sedan på den första delen Styrkor; under styrkor, skriv svaghet. Till höger upp, skriv Möjligheter och under Möjligheter, skriv hot.
Det tar lite tid att mata in ingångarna. Om du behöver ta hjälp av dina kamrater eller feedback från kunderna, gör samma sak. Ju mer exakt du gör denna analys, desto mer fördelaktigt skulle din kommunikationsstrategiplan bli. Vet att du kan kommunicera med tydlighet först när du har konkret och sund information. Hoppa inte över detta steg. Det är en av de viktigaste sakerna till att börja med.
-
Ordna ett möte med nyckelpersoner
När du har gjort din SWOT-analys är det dags att göra några kurskorrigeringar. Du vet dina styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Nu involverar alla intressenter att diskutera vilka slutsatser du nådde är helt korrekta eller om de vill lägga till eventuella input. Om de lägger till ingångar, lyssna och notera.
Sedan presentera de slutliga slutsatserna efter brainstormen. Om alla nyckelpersoner är överens om samma, planera att sitta igen för att utveckla en strategisk vision. Mötet är viktigt eftersom en medlem inte kan skapa en organisation.
Vi behöver att alla står i linje med organisationsutvecklingen och expansionen. Och om du arbetar i en organisation, skulle du veta att det finns en term som heter Johari Window som säger att det finns en mörk sida av oss som kan beskrivas bättre av andra människor.
Så med samma princip i organisationen är det obligatoriskt att inte bara lita på dina egna tankar och åsikter och be andra nyckelpersoner också dela sina.
-
Kartlägga en idealisk framtid för organisationen
När nyckelpersonerna har gett sina åsikter och insatser är det dags att kartlägga en idealisk framtid för organisationen. För att börja processen, skriv ner allt du vill att organisationen ska stå för. Föreställ dig att du har alla resurser, människor, pengar och talanger för att skapa en obefläckad framtid. Skriv sedan ner framtiden som du ser.
Tänk inte på omöjligt nu. Det är ett steg där du måste tänka bortom ditt nuvarande scenario om du vill utöka ditt företag och sätta ditt märke. Låt inte den ideala visionen vandra i ditt sinne. Ge den form och struktur. Skriv ner det på samma sätt som du ser det. Företagsfilosofen Jim Rohn frågade -
”Är det möjligt att se framtiden innan den existerar?” Han svarade sig själv - ”Det är möjligt att se framtiden innan den existerar. Eftersom du kan se det i ditt sinne innan det finns.
-
Skär ut visionen enligt prioritet
I detta skede är det dags att ge den form. Du måste vara realistisk nu. Du måste gå ut och göra noggrannhet. Om du är i en tillverkningsindustri och du vill göra integration bakåt, tänk på resurserna, pengarna och människorna som krävs för att göra jobbet.
Fråga dig själv - Är det nödvändigt? Hur värdefullt kan det bli på lång sikt? Sitt med din SWOT. Skildrar din SWOT att du har styrkorna i att gå till detta steg? Om ja, gå vidare och om nej, sluta.
Det mest ideala sättet att prioritera visionen är att dela upp den i fyra delar - kritisk, icke-kritisk, avgörande, borttagning. Lägg all din vision i dessa fyra delar. Tänk länge och hårt.
Titta på kundåterkoppling, marknadsanalys, bedöma marknadstrenderna och sedan ta åsikter från viktiga intressenter och sedan bestämma vilka saker som nödvändigtvis skulle gå in i den kritiska fasen, som bör gå i avgörande och icke-kritisk och som du faktiskt kan ta bort från visionen.
-
Förvandla visionen till mål
Det är dags att sitta med nyckelpersonerna i din organisation. I detta möte skulle du presentera den uppdelning du gjorde av din vision. Ta sina insatser och se om det du tänker är i samklang.
Om inte, varför? Ta reda på vad de tycker. Lägg tillbaka vissa saker om de har meriter och kassera vissa saker om du känner att de kan undvikas helt. När du är övertygad om din vision och prioritering av den visionen är det dags att sätta målen.
Att sätta mål innebär att du måste etsa ut din stora vision i bitar som kan uppnås på 3-5 år längre än mindre. Det är viktigt att tappa ner. Om du inte tappar ner kommer inte körningen att ske och du skulle inte kunna förvandla din vision till verklighet inom en snar framtid.
-
Skriv ner de åtgärder som krävs för att nå B från A
När du är klar med målen är det dags att göra lite marknivå. Vi vet alla att fantasi utan utförande är en illusion. Så det är viktigt att ta varje mål och bestämma A-punkten och B-punkten. A är den punkt där vi står just nu. Och B är där vi vill nå. Vi kan inte nå B förrän vi vidtar några åtgärder.
Det är dags att skriva ner varje åtgärdssteg i detalj så att vi kan förstå var vi ska göra vad och hur man ska närma sig hela saken på ett enkelt sätt. Behåll en sekvens och struktur. Ta ut en sida för varje mål.
Om det är högst upp, skriv ner målet och skriv sedan steget ut en efter en och följ sedan det i viktigt ordning. Denna enkla struktur skulle hjälpa till att vidta åtgärder och skulle göra exekveringen felfri.
-
Hitta kryphål
Om du har läst Edward de Bonos verk "The Six Hats" är det dags att bära den svarta hatten. Att skriva ner åtgärder är mycket enkelt. Men vi måste ha några beredskapsplaner för att hantera hela saken försiktigt.
Varför beredskap? För när som helst kan saker gå fel. Du kan möta en hel del hinder längs vägen som kommer att göra ditt liv eländigt. Och om du inte har en plan i förväg, är det enda du kan göra att fastna och förbli inaktiv.
Så planera för kriser. Planera för situationer där saker och ting kan gå illa. Planera för nödsituationer. Planera för hinder. Och gå vidare med nästa steg.
-
Ställ in tidsfrister
När du tydligt ser de svarta fläckarna när du förvandlar din vision till verklighet är det dags att ge den mer mening. Organisationen kan inte expandera utan tidsfrister. Någon sa så vackert - Det finns inga orealistiska mål, snarare orealistiska tidsfrister.
Så det är dags att fastställa tidsfrister för varje åtgärdssteg du har etsat ut tidigare. Var specifik, var realistisk och lägg till buffert till varje tidsfrist (minst 20% av den ursprungliga tiden du trodde skulle ta uppgiften att slutföra).
-
Tilldela resurser och ansvar och dela
Nu har du en hel lista över saker i handen. Du har redan ställt in målen, klippt dem ned i specifika åtgärdsteg, hittat de hinder du kan möta en lång och fastställda tidsfrister för varje uppgift.
Nu är det dags att tillskriva resurserna och ta reda på personer som kan utföra uppgiften. Detta är den mest kritiska delen av att bygga en effektiv kommunikationsstrategi för anställda. Hur du delar ansvaret kommer att berätta mycket om hur du vill att planerna ska implementeras.
De flesta tycker att kommunikationsstrategier är en separat sak, men det är djupt i linje med en organisations uppdrag, vision, mål, mål och implementering. I varje steg måste du veta hur du kommunicerar med dina underordnade. Så medan du tilldelar ansvaret, se till att de har alla resurser tillgängliga för dem för implementering.
När allt är gjort ber du dina medarbetare att arbeta enligt tidsfristen. Skapa små återkopplingsslingor som hjälper dig att få feedback för varje uppgift och hur den implementeras.
Om kommunikationsstrategin till anställda har svårt att genomföra, ta reda på skäl till varför. Är det en fråga när det gäller resurser / förmågor / tydlighet / kommunikation? Och sedan vidta de nödvändiga stegen för att ändra det. Implementering är mycket betydelsefullt, eftersom utan detta skulle hela kommunikationsplanen gå förgäves.
-
Bonustips - Vidta korrigerande åtgärder
Det här steget handlar mer om att få feedback och skapa en öppen dörrpolicy där människor kan komma och träffa sina handledare när som helst och kan diskutera sina frågor under genomförandet. Om de anställda inte är motiverade och inte vet det större syftet med en liten uppgift, är det handledarens ansvar att lära de anställda och motivera dem att agera.
Dessa handledare måste också rapportera till sina chefer och sedan skulle chefer rapportera till senior chefer och så vidare. Detta kommer att skapa ett effektivt feedback-system som är mycket viktigt för att vidta korrigerande åtgärder när de anställda fortsätter att genomföra uppgiften som tilldelats dem.
Kommunikationsstrategiplan är inte en separat sak. Syftet med strategisk kommunikation är inneboende i essensen av att sätta organisationens mål och uppnå dem med maximal framgång.
Således, om en organisation kan implementera ovanstående, skulle det inte vara ett problem att bygga en effektiv kommunikationsstrategi för anställda i hela organisationen och då skulle samma öppenhet också infektera de externa intressenterna.
Första bildkälla: pixabay.com
Rekommenderade artiklar
Här är några artiklar som hjälper dig att få mer information om kommunikationsstrategiplan så gå bara genom länken.
- 8 fantastiska steg för att skapa en fantastisk säljteamsstrategi
- Gratis användbara Microsoft Excel-tips och tricks (kalkylblad)
- 6 intranätfunktioner för framgångsrik medarbetarkommunikation
- Topp 8 hjälpsamma och bästa tips för strategi för förändringshantering