Introduktion till Project Scheduling Management
Projektplaneringshantering, vanligtvis används i projektledning, definieras som schemaläggning av ett helt projekt, inklusive minutkomponenterna, från startdatum till slutdatum. I denna metod ingår schemaläggning av listan över projektets aktiviteter, milstolpar och leveranser. Det är en systematisk projektion av den tidslinje som är sammansatt från den dag projektet konceptualiseras till den dag projektet slutförs och allt däremellan.
Ett projektschema kan bara skapas om det finns en tydlig vision för projektet. Ett schema kan skriptas när ett projekt kan integreras i en komplicerad funktionsstruktur för de olika små leveranserna.
Vad är syftet med ett projektschema?
Målet med varje projektschema är att vägleda de anställda i att genomföra projektet på ett systematiskt och organiserat sätt genom effektiv planering som optimerar den tillgängliga tiden. Schemat säkerställer att anställda följer en föreslagen tidslinje, vilket minimerar förseningar.
Schemaläggning av projektet är en del av all projektplanering. Ett tydligt projektschema hjälper till att leda de anställda genom projektets livscykel och därmed säkerställa att de anställda inte blir avvikna eller hastiga.
En kort beskrivning av projektplanering
Ett projekt innehåller fem huvudkomponenter, där projektschemat är en väsentlig del av den andra komponenten.
- Idén: Denna första komponent föreställer projektet och urskiljer hur smidigt det kan slutföras med de givna resurserna.
- Inramning av projektets plan : Den här komponenten definierar och planerar hela projektet på rätt sätt. Projektplanering inkluderar lista och beräkna budgeten, utveckla scheman och lista de resurser som krävs.
- Lanseringen av projektet: Projektet genomförs i detta steg, det vill säga de anställda börjar arbeta med de tilldelade uppgifterna.
- Projektets prestanda: Detta är den fas där projektets utveckling jämförs med de förväntningar som lagts fram.
- Stängningen: Denna enkla komponent förseglar leveransen av projektet, efter vilket många organisationer tenderar att utvärdera projektets framgångar och misslyckanden med att förbättra kommande projekt.
Vilka är de steg som krävs för att utveckla projektplanen?
1. Förstå och utforma projektets utsikter
Som tidigare nämnts måste projektet ha ett utrymme för att skapa ett projektschema. Detta involverar projektets förväntningar, föreslagna resultat och de krav som krävs för att slutföra projektet. Dessutom beskriver omfattningen de nödvändiga resurserna såväl som kostnads- och tidsbegränsningarna. Detta steg genomförs därför med intressenterna. Samtidigt är det viktigt att utforma projektet till en funktionell struktur som belyser alla viktiga uppgifter och leveranser. (Obs! Fördelningsstrukturen visar uppgifterna, exklusive datum).
2. Projektet är organiserat
När utsikterna och arbetsstrukturen, med de integrerade komponenterna, har skissats är det möjligt att anropa alla projektets uppdrag. Efter att ha skrivit ut alla uppgifter är det viktigt att organisera dem på en prioriterad basis, tillsammans med den uppskattade tiden det tar att utföra varje uppgift. Det är lika inneboende att kartlägga de nödvändiga resurserna.
3. Kartberoende
Detta går hand i hand med att organisera projektets aktiviteter. Detta steg ger tydlighet i förhållandet mellan varje aktivitet. Således är det enkelt att identifiera den aktivitet som föregår en aktivitet och den aktivitet som ersätter en aktivitet. Beroendet kan klassificeras som:
- Finish-to-start: där det är viktigt att avsluta en uppgift innan du fortsätter till nästa
- Start-till-start: där det är viktigt att starta en uppgift innan du börjar en annan
- Finish-to-finish: där det är viktigt att avsluta en uppgift innan du slutför en annan
- Start-to-finish: där det är viktigt att starta en uppgift innan du slutar en annan
4. Blueprint of the Central Path
Att utföra en uppgift i tid blir avgörande när tidsintervallet mellan dess förfallodatum och den påföljande aktivitetens startdatum är noll. Kort sagt, att försena den aktiviteten kommer att försena hela projektet. Således kartläggs en serie viktiga uppgifter för att undvika en total försening. Denna översikt kan definiera tidsperioden för projektets slutförande.
5. Markera projektets viktiga milstolpar
Milstolpar hjälper till att spåra projektet med definierade intervall. Detta hjälper de anställda att hålla sig till projektets gång. Ur en örns perspektiv visar det om projektet ligger väl inom den definierade tiden.
Dessa kontrollpunkter är av två typer - externa och interna. De externa milstolparna är avsedda för sponsorer, intressenter, kunder etc.; det avslöjar var projektet har nått. De interna milstolparna är inställda för de anställda som direkt arbetar med projektet; det guider de anställda när det gäller att spåra projektets utveckling.
6. Utforma personalresurser
Projektets schema förblir ofullständigt utan att fördela uppgifter till anställda. Tumregeln är att tilldela 3/4 av sin tid för den primära uppgiften och det återstående kvartalet till eventuella sekundära uppgifter som hjälp eller administrativa uppgifter.
7. Tilldela ett stipulerat startdatum och slutdatum
Efter att ha förstått den längd som krävs för varje uppgift, inställning av milstolpar och uppskattning av den totala tiden som krävs för att slutföra projektet, kan start- och slutdatum anges. Det förväntade startdatumet fastställs baserat på kompetenta personalresurser. Det beräknade slutdatumet kan komma att ändras på grund av anställdas löv, regeringshelger och andra oväntade faktorer.
Vilka är de vanliga teknikerna för att schemalägga ett projekt?
Det finns få populära metoder som de flesta PMO: er väljer när man utvecklar ett projektschema, nämligen Uppgiftslista, Gantt-diagram, kalendrar, integrerade tidsplaner, etc. De flesta webbplatser erbjuder gratis online-programvara som ”2-plan” som har en interaktiv Gantt Diagram som hjälper till att hantera olika schemaläggningskomponenter som tillgänglighet för anställda, tidtabeller eller tilldelning av uppgifter.
Här är en kort idé om:
Uppgiftslista
Den här metoden dokumenterar en lista med uppgifter för varje anställd i projektet, antingen i en ordbehandlare eller ett kalkylblad. Denna enkla metod är idealisk för alla små projekt. Några, som Zoho, kan samarbetas med webbplatser, som Google+, för att hjälpa de anställda att uppdatera projektstatus direkt i dokumentet. Nackdelen är dock att en manuell uppdatering ständigt krävs för att spåra projektets framsteg.
Gantt-diagram
Gantt Chart är ett stapeldiagram över aktivitetssekvensen mot tiden. Varje stapel anger en uppgift med dess start- och slutdatum, och representerar därmed den tid som tagits för slutförandet. Det indikerar också en överlappning av aktiviteter, beroenden mellan uppgifterna och starten samt förfallodagen för hela projektet. Detta verktyg är mycket gynnat av de flesta PMO på grund av visualisering som hjälper till att spåra projektet bättre. Gantt-diagrammet är ett effektivt verktyg för att rapportera statusuppdateringar och uppskatta den tid som krävs för att slutföra projektet.
kalendrar
Kalendrar kan dupliceras till många filer med ett unikt namn för varje. Således möjliggör att skapa en kalender för varje projekt som registrerar varje uppgift. På så sätt finns en tidslinje för hela projektet tillgängligt. Kalendrar kan delas inom anställda. Nackdelarna med kalendrar är oförmågan att tilldela en uppgift till varje anställd och bristen på representation av uppdragsberoenden.
Hur bedöms ett projektschema?
Ett projektschema är av absolut kvalitet om -
- Den uppdateras dagligen eller varje vecka
- Uppskattningsvärdet vid slutförandet matchar basvärdet
- Om arbetet fördelas jämnt mellan anställda säkerställer en smidig avslutning
Ett projektschema är oerhört användbart för ett mjukvaruföretag, byggföretag, evenemangshanteringsorganisation, skolevenemang etc. De flesta har använt denna teknik i sina vardagsliv. Detta är en organisationsmetod som är utvecklad för att göra livet bekvämt eftersom det säkerställer hur effektivt tiden utnyttjas. Kort sagt, det är det bästa med det lilla i handen.
Rekommenderade artiklar
Detta är en guide till Project Scheduling Management. Här diskuterar vi stegen och vanliga tekniker för att schemalägga ett projekt. Du kan också titta på följande artiklar för att lära dig mer -
- Projektplaneringstekniker
- Exempel på projektplanering
- Projektledares ansvar
- Primavera projektledning