Hur ERP kan förbättra företagets produktivitet och vinst?

ERP (Enterprise Resource Planning) - En stor eller liten organisation är indelad i flera avdelningar baserade på funktioner. Administration, ekonomi, marknadsföring, försäljning, kundservice, PR, lager, logistik, produktion, HR, export är några av avdelningarna. I den konventionella affärsprocessen fungerade varje avdelning som vattentäta fack med liten interaktion mellan dem på realtid. Varje information eller data måste hämtas från den berörda avdelningen antingen via telefon, e-post eller meddelanden. Förutom att det är tidskrävande och besvärligt kommer det också att leda till dubblering av data.

Med introduktionen av Enterprise Resource Planning (ERP) blev affärsprocesser enklare vilket möjliggjorde integration av olika funktioner inom organisationen och tillgänglighet av data i realtid, vilket hjälper till att snabbt fatta beslut.

Enterprise Resource Planning är inte en enkel programvara utan en massiv programvaruarkitektur som integrerar alla organisationens avdelningar och hjälper dem att kommunicera med varandra.

Hur kommer det att hjälpa ditt företag ERP (Enterprise Resource Planning)

Här är funktionerna hos ERP som hjälper företag att förbättra sin produktivitet:

1. De är centraliserade, inte decentraliserade system

När det gäller regeringens administration och planering kan decentralisering vara bra i vissa situationer där det bör finnas underrättelser om behoven och kraven på den lokala panchayatnivån. När det gäller företag, om informationsflödet är decentraliserat, har beslutsfattarna ingen aning om hela bilden vid någon tidpunkt. Det kommer att finnas en tidsfördröjning - hämta information via e-post, brev eller telefon. I en konkurrensutsatt industri kan det påverka företagens tillväxtutsikter eftersom de inte snabbt kan svara på förändrade marknadsförhållanden och konsumenternas efterfrågan.

Låt oss se vad som händer i ett decentraliserat system: När försäljningsavdelningen får en stor kundorder, kontrollerar den med lageravdelningen för tillgängligheten av produkten. Om det inte finns, måste de kontakta produktionsavdelningen för att producera mer. Produktionsteamet måste komma i kontakt med lager för att känna till lagret av halvfabrikat och lagra för råvaror. De kan behöva beställa färsk mängd råmaterial. Och om de inte har konsulterat finansavdelningen innan beställningen görs kan betalningar till leverantörer försenas. Vid denna tid kan konsumenten ha lämnat och gått till konkurrenten. Detta leder till enorma förluster av företag, marknadsandelar och varumärkesvärde.

2. De delar en central databas

I en organisation finns det flera typer av data, konsumentdata, anställdedata, produktionsdata, inventeringsdata, ekonomiska data. Alla företag använder databaser för att skapa, lagra och hantera data. Avancerade ERP-system som SAP kan arbeta med vilken databas som helst, vilken plattform som helst och med vilket operativsystem som helst. Vissa databaser är inbördes relaterade för t.ex. medarbetardata delas av HR, ekonomi och administration men i ERP-system har varje division inte en lista över anställda utan hämtar dem från HR-avdelningen. Därför undviks dubblering av data. Likaså delas konsumentdatabasen av finans, försäljning och distribution, marknadsföring och PR. Men det finns ingen duplikering av data eftersom alla avdelningar hämtar data från den centrala servern eller databasen. Central databas möjliggör ekonomisering av kostnader för underhåll av databaser.

Rekommenderade kurser

• Professionell PMP-kurs
• Online-certifieringskurs i programvaruhantering
• Certifieringsträning i smidig projektledning

3. Det är användarvänligt och involverar hela intressenterna

Enterprise Resource Planning är inte ett sofistikerat system som endast är för programmerare, chefer, beslutsfattare eller tekniker i en organisation. Systemet inser vikten av den mest yngre anställda och de har en roll som slutanvändare. De är människorna som matar in data för t.ex. i försäljningsavdelningen matar säljkontoret in kunddata som namn, e-post-id, ålder, adress, mobilnummer och inköpsdetaljer för att skapa försäljningsorder och därefter fakturan. Företaget behöver också hjälp av funktionella konsulter som förstår de olika affärsprocesserna med en organisation - som finans, HR, redovisning, inventering… .. och hjälp i utvecklingen av moduler. De definierar kraven, parametrarna och vad alla typer av data, typ av behörigheter krävs. Kodning och backendkonfiguration görs av tekniska konsulter som är experter inom BASIS, ABAP och HANA.

4. Enterprise Resource Planning kan anpassas och anpassas

ERP-systemet är inte en mjukvarulösning som gör att organisationen anpassar sina affärsprocesser för att bekräfta till sitt system men ERP-systemet kan anpassas efter företagets krav oavsett operativsystem, databassystem som används. ERP-lösningar är inte enbart för stora organisationer. Det är nu tillgängligt för små och medelstora företag också. Dessutom kan ERP-system implementeras på ett modulärt sätt vilket innebär att stora organisationskostnader inte behöver uppstå av en organisation om den har ekonomiska begränsningar.

Implementering är kärnan i ERP-lösningar och framgången ligger i att förstå de affärsprocesser som vanligtvis görs av funktionella konsulter antingen tillgängliga internt eller outsourcade. När företagets krav, programvara, serverintegration inte stämmer överens, sägs det att det finns luckor i implementeringen som hanteras av de tekniska konsulterna som är specialiserade på BASIS eller ABAP.

5. ERP drar nytta av molnet och mobiliteten

Många företag tycker att implementeringen av ERP på plats är dyr och tar mer utrymme och integreras med i organisationen. Lyckligtvis finns det molntjänstleverantörer som möjliggör helt eller delvis lagring av data, programvara och plattformen för att köra den. Detta gör det möjligt för företag som har kritisk data som måste vara säkra att kunna hållas i sina egna servrar samtidigt som de får mer generiskt arbete på molnplattformen. ERP-system kan också distribueras på mobilen, så att säljare, marknadsförare kan uppdatera information i realtid, vilket möjliggör snabbare svar från beslutsfattarna i företagets huvudkontor.

Med molnet har framkommit Software-as-a –Service (SaaS), Platform-as –a - service (PaaS) och flera betal-per-användning-paket som har drastiskt minskat implementeringstiden som krävs i de traditionella modellerna på plats och drastiskt minskat kostnader för ERP-implementering.

6. Alla intressenter känner skillnaden med ERP

Användningen av ERP-system gynnar inte bara de anställda och organisationen utan också konsumenterna. Idag värderar organisationer kundlojalitet och oftast behöver de bara berätta för sitt mobilnummer för att få lojalitetsbonus, bli fakturerade snabbare i butiken och hålla sig informerade om företagets rabatter och erbjudanden.

Det är en win-win situation för både kunden och företaget. De som inte behöver en tryckt faktura levereras en e-faktura i realtid tack vare ERP-system. En bankkund får pengar när som helst på dygnet eller kan deponera pengar på kontanta insättningsmaskiner (CDM) 24/7 tack vare ERP. På ett sjukhus med ERP-ledning behöver du inte ta med dig dina tidigare poster varje gång de alla sparas i patientdatabasen.

När de går ett uppföljningsbesök, är allt som krävs ID-kortet eller sjukhusnummer. Fallbladet öppnas i läkarmottagaren precis innan du kommer in på konsultrummet och efterföljande röntgen eller blodrapporter uppdateras också snart i patientdatabasen. När diagnosen är över måste patienten bara flytta till apoteket och säga sjukhusnummer igen för att få läkemedlet ordinerat.

7. Integration med kundrelationshantering

Den distinkta organisatoriska fördelen med ERP ligger i fullständig förståelse för kunden från den tidpunkt då han / hon är en möjlighet för kunden, efter försäljning, feedback, köpvanor, upprepade köp. Om CRM och ERP är integrerade, kommer en kund som ringer callcenter för att spåra en beställning att få önskad information till hands. De kommer att ha tillgång till inventeringen, leveransdetaljer och sannolikt leveransdatum.

Obs: Bli expert CRM-konsult
lära sig mer om hur människor agerar och uppför sig. Vet hur man tillgodoser kundens behov. Tjäna mellan $ 30.000 och $ 80.000.

8. ERP förbättrar effektiviteten på olika avdelningar

När ERP integrerar varje avdelning i en central databas, förbättras finansiering, marknadsföring, tillverkning och lagerkontroll. Uppgifterna kommer från försäljning, ekonomi och olika affärsenheter med olika uppsättningar av nummer, ERP integrerar dem och ger en snabbbild för VD att utvärdera. Rapporteringsformat och procedurer kan anpassas för varje organisation som möjliggör samarbete och diskussion mellan avdelningarna. Tillverkningsprocesser kan effektiviseras med hjälp av automatiseringsfunktioner för ERP, lagerkontroll är bättre genom det centraliserade systemet och kunden tas om hand i hela produktens livscykel - oavsett om det är fem år eller sju år.

9. Det gynnar både nystartade företag och traditionella företag

Många stora företag som körde äldre system och databaser som inte kunde kommunicera med varandra började långsamt flytta till ERP-plattformen under 1990-talet och 2000, fortsätter processen fortfarande. Eftersom de avancerade ERP-systemen alla är plattformar, kan operativsystem och databasneutral till och med databasen över gamla system integreras i ERP.

För nystartade företag har de fördelen att börja med mindre ERP-implementationer som kan skalas upp när organisationen växer.

10. ERP är känt för att ge positiv avkastning på ett år

Implementeringen av ERP kan ta ett till tre år i ett konventionellt scenario, men med molnbaserad beräkning har tidsramen gått ner. Enligt undersökningar kunde företag som fokuserade på avkastning på investeringar (ROI) i början av ERP-implementeringen se betydande resultat hända efter ett år. Det kan vara i form av kostnadsminskningar, kvalitetsförbättringar, kundnöjdhet, minskat antal anställda, omfördelning och förbättrad marknadsandel.

Bortsett från egenutvecklade ERP-system som SAP, Oracle och Microsoft har några öppna källkodsplattformar framkommit vilket gör det billigare och enklare för lösningsleverantörer att arbeta med. Odoo, ERP Next, Dolibarr och Opentaps är de populära öppen källkakor. Det här är webbapplikationer som kan laddas ner, installeras och användas av företag. De utför de flesta aktiviteterna i en konventionell ERP inklusive fakturering, lager, redovisning, tillverkning, inköp och projektledning.

Slutsats

Vissa företag som Nestle hade en dålig erfarenhet av implementering av SAP ERP-programvara men det minskar inte värdet på ERP i industrin, enligt analytiker. Problemet med Nestle-implementeringen handlade om övergången från ett mycket decentraliserat system till en centraliserad ERP, med intressentinnehavarna inte korrekt informerade och involverade i förfarandena.

Dessutom var det bråttom att slutföra processen före Y2K-tidsfristen och detta orsakade problem med integrering av moduler. Precis som det finns fördelar med ERP-implementeringen, kan ett felaktigt ERP-system leda till sänkta kostnader, störningar av befintliga affärsfunktioner och förlust av anställdas förtroende.

Men ERP-system är säkra som garanterar konfidentialitet för data, förhindrar obehörig användning eller delning av data inom företaget och utanför. Det kan integreras med företagets e-handelsavdelning. Även rent e-handelsföretag måste ha robusta ERP-system i backend för att tillhandahålla god kundservice och optimera produktion, marknadsföring och leverans av varor.

Om inte anställda är korrekt informerade och utbildade i att arbeta med ERP-system, kanske implementeringsprocesserna inte är smidiga.

Många ERP-implementerade företag letar efter personer som är skickliga inom ERP-programvara på själva inträdesnivån men inte många av dem är tillgängliga. Kunskapsgapet överbryggas med införandet av e-learning-program av företag som SAP som hjälper både studenter och industrifolk att lära sig och skaffa sig ERP-färdigheter.

Driftskostnader kan sänkas med höga initiala kostnader kan vara en dämpare vid implementering av ERP, enligt analytiker. Systemet är robust för att möta interna hot men de flesta system är sårbara för extern attack som äventyrar kundens data.

Ändå överväger fördelar nackdelarna, särskilt i en konkurrenskraftig, flertal lokalisering som de flesta företag har. Det är också lämpligt att ta hand om skatter och rapportera efterlevnaden av olika tillsynsmyndigheter. Den kan hantera flera valutor, symboler och offline-betalningssystem online.

Den globala marknaden för ERP-programvaror förväntas växa till en sammansatt årlig tillväxttakt på 7, 2% från 2014-2020 med marknadsstorlek att expandera till 41, 69 miljarder dollar. ERP har gått in i nästan varje bransch vertikalt med mer aktivitet som händer inom rymd och försvar. I lokalen skulle ERP-implementeringar fortsätta att ha mer marknadsandel jämfört med molnbaserade applikationer. Branschen har blivit flexibel med leverantörer som tillhandahåller SaaS och lokala implementeringar enligt branschkrav eller krav. Dessutom anpassar ERP-leverantörer sig efterfrågan på större integration med sociala medieplattformar och gör lämpliga ändringar i gränssnitten.

Rekommenderade artiklar

Här är några artiklar som hjälper dig att få mer information om ERP så bara gå igenom länken.

1. 15 De vanligaste uppstart av fel som du bör undvika
2. 12 kroppsspråkstips för affärsmöten
3. Topp 7 bästa appar för tidspårning för att öka produktiviteten
4. Förbättra produktiviteten på arbetsplatsen på 10 bästa sätten