Introduktion till kommunikation i projektledning
Innan vi bär en jumpsuit och börjar beskriva vikten av kommunikation i projektet, måste vi ha en tydlig förståelse för "projektledning". Projektledning är disciplinen att använda rutiner, policyer och principer för att framgångsrikt leda ett projekt från befruktning till slutförande. Dessutom är det algoritmen att planera, organisera och kontrollera företagets resurser för att flytta vissa uppgifter / aktiviteter mot genomförande.
Definition av projektledning
Wikipedia definierar projektledningen som "disciplinen att initiera, planera, genomföra, kontrollera och stänga teamets arbete för att uppnå ett specifikt mål och uppfylla specifika framgångskriterier".
Generellt kopplar vi detta begrepp "projektledning" till branscher som byggande, informationsteknik, teknik, hälsovård som har en komplex uppsättning komponenter för att ordna på ett visst sätt för att nå målet inom en tidsperiod. Även om varje bransch ramar in projektmetoderna utifrån dess behov, men projektansvarans ansvar är nästan samma inklusive att bestämma uppgift, färdigställande och även kvalitetskontroll av den färdiga produkten.
Faser av kommunikation i projektledning
Från konceptualisering till avslutande finns det fem faser som har använts för att leverera ett framgångsrikt artikulerat resultat.
1. Initiering : Denna fas bestämmer projektets början. När projektledaren har fått godkännande, startar han eller hon dokumentationen för konceptbeskrivningen som inkluderar målet baserat på projektets syfte och dess önskade resultat med beräkning av risker.
2. Planering: I denna fas formulerar projektledaren strategi för att uppnå målet med en strikt efterlevnad av tidslinjen. Han eller hon kan välja teammedlemmar och fastställa uppgifterna / aktiviteterna, fördelningen av samma bland medlemmarna i teamet med givna milstolpar och viktiga framgångsparametrar. Att ställa in ett arbetsschema och en kommunikationslinje beaktas också under denna fas.
3. Utförande: Projektledaren implementerar resurserna för att producera det önskade resultatet enligt kriteriet i projektplanen.
4. Styrning: I den här fasen övervakar projektledaren teamarbetet för att anpassa den projicerade prestationen som bestämts i planeringsfasen.
5. Stängning: I slutskedet levererar projektledaren det slutliga resultatet till sina överordnade och underlättar den administrativa uppgiften om någon kvarstår.
Effektiv kommunikation i projektledning
För att uppnå målet framgångsrikt är effektiv kommunikation den nyckelfaktor som projektledaren bör ha i åtanke sedan början av att formulera en strategi. Det är därför vi kan säga att effektiv och effektiv kommunikation är livsnerven i alla typer av projektledning. Många projekt misslyckas på grund av ineffektivitet eller brist på kommunikation. Enligt rapporten från PMI (Project Management Institute) bör en projektledare spendera 90% av sin tid för att kommunicera med intressenter och teammedlemmar. Framgångsrikt ledarskap beror på tydlig kommunikation om mål, prestanda, ansvar, prestation, utmaningar samt kundåterkoppling med teammedlemmarna som i allmänhet tillhör en mångfaldig grupp människor. Regelbunden rapportering av projektets framsteg och status till intressenterna är den avgörande delen av ett effektivt projektledarskap. Så korrekt kommunikationshantering som består av tre processer minskar risken för misslyckande i viss utsträckning. Detta är några av de effektiva kommunikationerna i projektledningen.
- Kommunikationsplan
- Hantera kommunikation
- Övervaka kommunikation
Kommunikationsplan
Det första steget i kommunikationsplanen är att ta reda på kommunikationskraftsanalysen. Det finns så mycket information om projektet, men vilken information måste skickas till vem som är viktigt att bestämma. Kommunikationsplanen måste vara tillräckligt detaljerad som täcker alla faktorer inklusive publik (gruppmedlemmar, intressenter, kund), mål, kanal (kommunikationsmedium som verbal, skrift), etc.
Hantera projektkommunikation
Det är projektledarens största ansvar att genomföra kommunikationsplanen. Detta inkluderar -
- Insamling och analys av data.
- Distribuera och överföra meddelanden.
- Lagring av kommunikationsrapporter, filer eller dokument.
- Hämtning av lagrad kommunikation.
- Avyttring av gammal kommunikationsrapport eller projektstängning eller datum.
Övervaka kommunikationsplan
Projektledaren bör övervaka och kontrollera kommunikationshanteringsplanen under hela sin livscykel.
I samband med projektkommunikation är det ”utbyte av kunskap, färdigheter och erfarenhet”. Det finns tre avgörande kommunikationsområden som betalar mycket vikt ålder för att lyckas med något projekt. Dom är -
- Internt utbyte av information.
- Utbyta information och rapportera med projektintressenter.
- Projektmarknadsföring
Det är viktigt att projektledaren utformar kommunikationsstrategin när projektet begär det. Vad kommunikationsmetoder skulle följa är projektledarens seriösa beslut. Även om metoderna, antingen aktiva eller passiva, kan differentieras utifrån organisationsstruktur och industristandard. Det här är några metoder för effektiv kommunikation som en projektledare kan anpassa för att kommunicera effektivt och medvetet med teammedlemmar och intressenter.
Metoder för effektiv kommunikation
Att kommunicera effektivt hjälper till att utveckla en positiv miljö, låt oss hitta några metoder för effektiv kommunikation.
1. Aktiv eller synkron kommunikation
Om alla medlemmar eller parter deltar i utbytet av information samtidigt kallas kommunikation synkron kommunikation.
a. Live Meeting - Gå med i alla teammedlemmar på samma plats.
b. Videokonferens - Live videokonferens.
c. Konferenssamtal - Ett telefonsamtal där två eller fler än människor deltar.
d. Ljudkontroll - Liksom konferenssamtal men det utförs online med hjälp av programvaran som Skype.
e. Datorassisterad konferens - Ljudkonferenssamtal med en anslutning av datorer där ett kalkylblad eller dokument visas och det kan redigeras av båda parter.
f. IM (snabbmeddelanden) - Utbyte av röstmeddelanden eller text med popup-fönster som Google Hangout.
g. SMS - Utbyte av meddelanden via mobiltelefoner eller personlig digital assistent.
2. Passiv eller asynkron kommunikation
Många typer av kommunikation inom projektledning kräver inte närvaron av alla gruppmedlemmar eller parter på samma plats. Denna typ av kommunikation kallas asynkron kommunikation. Det inkluderar:
a. E-post - Elektronisk post används ofta för att koordinera projektet och för att kommunicera mellan gruppmedlemmar.
b. Fax - Faxmaskin används allmänt över hela världen som en pålitlig process för överföring av dokument.
c. Bloggar - Vissa projektledare skriver bloggar om sina erfarenheter av olika utmaningar de har ställts inför under genomförandet av projektet. Dessa bloggar kan vara till hjälp för den framtida beslutsprocessen.
Med utvecklingen av modern teknik blir det möjligt att samla alla teammedlemmar från var som helst i världen.
Projektledaren kan välja vilken kommunikationskanal som helst med teammedlemmar eller intressenter, men kommunikationen blir effektiv genom att förstå vad som kommuniceras med effektiv feedback från olika intressenter. Aktiv lyssnande, stark presentationsförmåga, konfliktlösningsfärdighet etc. är kännetecknen för kärnkompetenser hos en framgångsrik projektledare.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till kommunikation i projektledning. Här diskuterade vi konceptet, faserna och olika effektiva kommunikationsmetoder i projektledning. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -
- Tekniska färdigheter för projektledare
- Projektdokumentation
- Introduktion till projektledning
- Topp 10 Projektledning Myter Busted