Office Productivity har ett antal fördelar genom att hjälpa dig att sticka ut i mängden för att effektivt hantera din tid. Med andra ord, produktivitet är det som kan stava framgång eller misslyckande för en organisation. Detta innebär att en organisation som är hem för icke-produktiva anställda kan ledas till misslyckande på kortast möjliga sätt. Genom att förstå vikten av produktivitet i din organisation kan gå långt eftersom det kan hjälpa dig att inte bara förbättra din produktivitet utan också uppmuntra dina kollegor att göra detsamma och därigenom förbättra företagets övergripande arbetsmiljö, vilket resulterar i bättre tillväxt och utveckling . Produktivitet kan påverka viktiga aspekter av organisationen och påverka dem på flera sätt. Några av dem är följande:
Office Produktivitetstips
-
Låg kontorproduktivitet kan direkt påverka företagens vinstnivåer:
Dålig eller låg produktivitet kan få katastrofala konsekvenser för företagets tillväxt. Låg kontorproduktivitet kommer automatiskt att resultera i låga vinster och i en värld där framgång räknas i termer av ekonomiska vinster har nästan inget företag råd med de ekonomiska konsekvenserna av slacking. Anställda som inte kan bidra till en organisations tillväxt på ett effektivt sätt kommer snart att bli en börda för en organisation snarare än en resurs. Om anställda inte utför sina uppgifter på ett effektivt sätt påverkar de snabbt företagets totala ekonomiska vinster på ett negativt sätt. Å andra sidan, om anställda är produktiva och hårt arbetande, kan de hjälpa till att ta ditt företag till nästa tillväxt- och utvecklingsnivå. Därför är det bästa sättet att ett företag kan öka sin tillväxt genom att ta bort obearbetade arbetare och anställa arbetare som är produktiva och flitiga.
-
Låg produktivitet påverkar företagets totala moral:
Utan tvekan påverkar låg kontorproduktivitet företagets totala moral. Till exempel, om vissa anställda är produktiva och hårt arbetande, kan se andra som inte återspeglar samma entusiasm, också sänka deras moral. Detta påverkar företagets övergripande moral och stämning, och därmed distraherar även de mest produktiva av anställda. Låg moral påverkar företagets totala produktivitet och skapar därmed en cykel som skulle vara svår att bryta. Därför är det viktigt att företag hjälper de anställda att förbättra sin kontorproduktivitet eftersom det inte bara kan bidra till bättre tillväxt utan också sänka de stressnivåer som de anställda också står inför.
-
God produktivitet hjälper företag att uppfylla sina mål på ett effektivt sätt:
Produktiva anställda kan uppfylla sina mål och tidsfrister på ett effektivt sätt. Detta i sin tur hjälper ett företag att uppfylla sina mål och driva saker på ett smidigt sätt. När kontorproduktiviteten påverkas kan företag förlora viktiga affärer och inte uppfylla avtalsenliga förpliktelser, vilket till och med kan påverka företagets prestige för kunder och kunder. Betydelsen av allmän image är oerhört viktig, särskilt för företag som är i kundrelationer, exempelvis butiker och banker. När företag uppfyller sina tidsfrister vinner de inte bara sina kunder och kunders fördel utan får också en möjlighet att skörda bonusar och vinster.
-
God produktivitet kan hjälpa dig att möta och öka varumärkeslojaliteten på ett framgångsrikt sätt:
Kunderna baserar sig på varumärken som kan växa och utvecklas till nästa steg. När du regelbundet uppfyller kundernas förväntningar hjälper det dig att stärka och stärka din varumärkeslojalitet. Dålig publicitet, särskilt av befintliga kunder, särskilt på grund av dålig personalhantering kan påverka ditt företag och till och med leda till att det kollapsar. Anställda måste inse att det är deras företag och deras relationer med kunderna / kunderna påverkar företagets totala image. När företag inte uppfyller kundernas förväntningar börjar de titta på andra varumärken för att uppfylla deras behov och önskemål. Endast ett bra produktivt team kan hjälpa märken att uppfylla konsumenternas förväntningar och till och med överträffa dem.
Allt detta innebär att företag och varumärken måste fokusera mycket av sin uppmärksamhet och resurser på att inte bara anställa ett produktivt team utan att se till att denna produktivitet upprätthålls hela tiden också. Dessutom är kontorproduktiviteten direkt beroende av hur medarbetarna hanterar sin tid. Det finns två sätt på vilka anställda kan förbättra produktiviteten, de kan antingen öka antalet timmar som de arbetar eller arbetar på ett smartare sätt. Anställda behöver inte arbeta längre timmar, de kan bara arbeta smartare så att de kan förbli produktiva utan att lägga in de extra timmarna. Här är några strategier som kan hjälpa dig att upprätthålla en hög produktivitetsnivå på din arbetsplats:
-
Lär dig att spåra hur mycket tid du spenderar på olika uppgifter:
När du går till din arbetsplats kommer det ett antal uppgifter som du kommer att förväntas utföra inom en period av sju till åtta timmar. Många känner att de är mycket bra på att mäta hur mycket tid de behöver för vissa uppgifter. Men många studier tyder på att endast 17 procent av människorna effektivt kan uppskatta hur lång tid som krävs för en viss uppgift. Det är därför det är en bra idé att göra en lista över uppgiften och använda appar som kan berätta hur mycket tid varje uppgift som sociala medier, e-post, ordbehandling etc så att du effektivt hanterar tiden. Vissa appar som kan hjälpa till är Toggl, ManicTime och Rescue Time
-
Ta regelbundna pauser under din arbetstid:
Även om detta kan verka motvilligt för många, gör regelbundna pauser kreativiteten och förbättrar koncentrationen. Enligt forskning kan du ta korta pauser medan du utför långa och komplicerade uppgifter, hjälpa dig att uppnå dina mål på ett snabbare och effektivare sätt. Så ta regelbundna pauser, eftersom det hjälper dig att upprätthålla optimala produktiva nivåer på ett effektivt sätt. Övningar är ett bra sätt att ta en paus från dina hektiska arbetsscheman, och till och med mycket forskning säger att det är bra för din kropp och din anda att ta träningspaus. Ta dig tid för promenader från din arbetsplats om möjligt eftersom det hjälper dig att rensa huvudet och öka dina kreativa celler också.
Rekommenderade kurser
- Professional Pivot Table 2010-kurs
- Komplett Excel 2013-grundutbildning
- Träning i Excel VBA-makron
-
Ställ in tidsfrister för dig själv:
Oönskad och onödig stress kanske inte är bra för dina produktiva nivåer men små mängder självpålagd stress kan vara bra eftersom det hjälper dig att koncentrera dig och utföra uppgifter på ett bättre sätt. Det är en bra idé att förstå de uppgifter du måste utföra och ge en tidsfrist för att uppnå dem eftersom det kommer att hjälpa dig att öka din produktivitet. När det är klockans extra tryck kommer du att kunna utföra uppgifter på ett snabbare sätt.
-
Följ två minuters regel:
Enligt Steve Olenski kan implementering av två minutersregeln hjälpa anställda att utföra många uppgifter under en begränsad tid. Så om anställda kan se uppgifter eller åtgärder som de kan utföra under en period på två minuter eller mindre bör de göra det omedelbart eftersom det sparar dem mycket tid senare. Implementering av sådana strategier kan hjälpa anställda att förbli produktiva på sin arbetsplats. Dessutom, när anställda framgångsrikt utför de berörda uppgifterna, kan det ta bort mycket stress och oro.
-
Slösa inte din tid i oönskade möten:
Oviktiga möten kan visa sig vara mer oproduktiva än produktiva för anställda. Vissa möten är viktiga eftersom det hjälper anställda att samla in och fördela arbetsbelastningen, men det får inte påverka företagets produktivitetsnivåer. enligt Atlasssian tillbringar en genomsnittlig kontorsledare nästan 31 timmar i månaden i oproduktiva möten. Ledningen i ett företag måste därför lära sig att dra en gräns mellan möten som behövs och möten som är slöseri med tid. Om målen för ett möte kan uppnås genom e-post, telefoner eller webbaserat möte är det bättre att uppnå målen genom dem snarare än att investera i fysiska möten.
-
Avsluta multitasking eftersom det kan minska produktiviteten:
Multitasking är inte alltid en bra idé eftersom det kan resultera i slöseri med både tid och kontors produktivitet. När du förbinder dig till flera uppgifter leder det till förlust av fokus och kan också höja dina stressnivåer. Det är alltid bättre att fokusera på en uppgift och utföra det på ett perfekt sätt snarare än att utföra flera uppgifter med genomsnittliga resultat. Dessutom kan biverkningarna av multitasking ta anställdas liv och försörjning. När deras hälsa består, märken och företag tar en massiv hit. Enligt en studie utförd av Basex förlorar företag 650 miljarder dollar per år relaterat till bristen på jobb och kreativitet på grund av distraktioner. Därför är det mycket viktigare och fördelaktigt att koncentrera sig på en enda uppgift.
-
Utnyttja din tid att arbeta:
Om du vet hur du hanterar din tid kommer många saker automatiskt att falla på plats. Om du till exempel har en lång pendel att arbeta, kan du använda den tiden för att skicka e-post, skapa dagliga listor eller brainstorma för nya idéer. Detta kommer att hjälpa dig att spara tid på ett effektivt sätt och också förbättra din produktivitet på jobbet du kommer att ha skapat tid att utföra andra uppgifter och uppgifter.
-
Ge upp din illusion av perfektion:
Att uppnå perfektion på något sätt är en konstig uppfattning. Det beror på att när vi pratar om perfektion sätter vi gränser för mänskliga förväntningar och önskemål. Perfektion betyder att människor har nått en gräns och att de inte kunde göra något bättre. I denna mening är tanken att en människa kan uppnå perfektion därför löjlig. Det är därför individer måste försöka utföra uppgifter efter bästa förmåga snarare än att försöka göra det perfekt. Upplevelsekompetens är vad som kommer att ta medarbetare till nästa tillväxtstadium snarare än fokus på perfektion.
-
Lär dig att vara proaktiv snarare än reaktiv:
Ibland kan smartphones visa sig vara mer distraherade snarare än en hjälpkälla. Medan experter inte kan berätta för oss exakt hur smartphones bryter vårt fokus och koncentration, kastar nya studier från Florida State University mer ljus på saken. Det säger att mobilaviseringar kan bryta vår koncentration även om vi inte hämtar vår telefon för att svara på dem omedelbart. När vi hör att en text har kommit, bryter den uppmärksamhetsflödet och tills vi inte har sett meddelandet tänker våra medvetande på det medvetande. Anställda måste därför lära sig att undvika sådana distraktioner och lära sig hur man avsätter tid för att svara på sina e-postmeddelanden och meddelanden, utan att det påverkar deras produktiva nivåer på jobbet.
-
Arbeta i en cykel på 90 minuter:
Avbrott är en integrerad del av varje arbetsschema. Om sinnet kontinuerligt absorberas i ord kan det ha skadliga effekter både i sinnet och själen. Att ta en kort paus efter 30-45 minuter hjälper dig att återfå din kreativitet på ett effektivt sätt. Om du inte tar en paus kan det leda till oönskad stress och trötthet.
-
Lyssna på musik:
Musik är ett bra verktyg och kan hjälpa dig att arbeta i en arbetsrutin. Musik med låg volym kan också hjälpa till att dränka ljuden på kontoret som annars kan visa sig vara distraherande. Skapa en spellista som hjälper dig att förbättra din kontorproduktivitet och anpassa den när du känner att dina produktiva nivåer sjunker. Försök att lyssna på klassisk musik eftersom det inte bara kommer att öka din kreativitet utan också förbättra din IQ-nivå. Två fåglar med en sten, säger jag!
-
Lämna skrivbordet till lunch:
Att sitta på ett ställe i mer än sju timmar kan ha negativa hälsorisker. Det är därför det är viktigt att flytta runt och det är en bra idé att ha din lunch borta från skrivbordet. Detta hjälper ditt sinne att slappna av; så ta din lunch och gå tillbaka till din arbetsstation med förnyad entusiasm.
Det finns många sätt på vilka du kan öka din kontorproduktivitet. Genom att följa någon av strategierna ovan eller experimentera med sådana idéer kan du bli extremt produktiv och effektiv i ditt arbete och ta din karriär till nästa steg också.
Rekommenderade artiklar
Här är några artiklar som hjälper dig att få mer information om Office Productivity Tips så bara gå igenom länken.
- Vill du veta om Office-produktivitetsverktyg
- Lätt att förstå anmärkningsvärda saker om Excel VBA-makro
- Vill du veta om WordPress och Joomla
- Topp 10 hjälpsamma tidshanteringsaktiviteter för att öka din produktivitet
- Topp 7 bästa appar för tidspårning för att öka produktiviteten
- 20 enkla steg för att öka produktiviteten på arbetsplatsen