Introduktion till projektplanering och schemaläggning
Projektplanering och schemaläggning, även om de är separata, är två sidor av samma mynt i projektledningen. I princip handlar "Projektplanering" om att välja och utforma effektiva policyer och metoder för att uppnå projektmål. Medan 'Projektplanering' är en procedur för att tilldela uppgifter för att få dem slutförda genom att fördela lämpliga resurser inom en uppskattad budget och tidsram.
Grunden för projektplaneringen är hela projektet. Det är osannolikt att projektplanering endast fokuserar på de projektrelaterade uppgifterna, projektets start / slutdatum och projektberoenden. Således är en "projektplan" ett omfattande dokument som innehåller projektets mål, omfattning, kostnads, risker och schema. Och ett projektschema innehåller uppskattade datum och sekventiella projektuppgifter som ska utföras.
Projekt planering
Projektplaneringsfasen avser:
- Utveckla ett projekt för att göra det klart för investeringar
- Bestämmer de jobb / uppgifter som krävs för att uppnå projektmålen
Steg i projektplanering
Projektplaneringsstadierna listas nedan:
- Identifiera de viktigaste projektsponsorerna och intressenterna för att bestämma grunden för projektets omfattning, budget och tidsram för projektgenomförandet.
- När man väljer intressentkraven, prioritera / sätta projektmål.
- Identifiera de projektleveranser som krävs för att uppnå projektmålen.
- Skapa projektschema.
- Identifiera eventuella projektrisker och utveckla lämpliga begränsningsplaner.
- Kommunicera och presentera projektplanen för intressenter.
Fördelarna med projektplanering
- Ruttkarta: Projektplanen erbjuder en vägväg som ger vägledning till projektet från början till slut.
- Dokumentation av kundkrav: En välartikelad projektplan gör det möjligt att registrera kundernas krav i en dokumenterad form. Detta ger en exakt riktning istället för att förlita sig på antaganden, som kan vara felaktiga och kan leda till projektfel.
- Uppgiftsautonomi: planering gör att man kan tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar och ger autonomi. Teamet känner en känsla av ansvar och äganderätt till framgång eller misslyckande med ett projekt. Följaktligen uppmanar det dem att arbeta bättre eller uppmuntrar dem att ge inkonsekventa resultat.
- Resursberäkning: Planering är avgörande eftersom det på ett sätt gör det möjligt för oss att uppskatta resurser, kostnad och tid. Det ger en bedömning av eventuella förseningar om flera medlemmar arbetar med olika projekt i taget.
- Begränsningsplan: Projektplanen ger ett sätt att förutse risker, om sådana finns, och planera för begränsningsstrategier i enlighet därmed.
- Identifiering av anställdas förmågor: Planeringsfasen gör det möjligt att identifiera anställda med vissa kompetensuppsättningar eller expertis. Och när uppgifterna blir tilldelade, blir teammedlemmarna tränade på bristande kompetensuppsättningar eller antingen uppgraderas på de de har.
- Styrkor och brister i tidigare projekt: Projektplaner hjälper också till att analysera och förbättra eller lära av tidigare projektregister och underlätta beslutsfattande.
Projektplanering
Projektplaneringsfasen avser:
- Uppskattning av personalresurser och material som krävs i varje led i projektet; och ungefärlig beräkningstid för att slutföra var och en av dessa uppgifter.
- Anger start- och slutdatum för varje projektuppgift och logisk anslutning mellan olika projektuppgifter / aktiviteter.
Steg i projektplanering
Projektets schemaläggningssteg beskrivs nedan:
- Utifrån projektets omfattning, design och utveckla TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identifiera de projektrelaterade uppgifterna.
- Identifiera de mänskliga resurserna och materialet som krävs
- Utvärdera den ungefärliga tiden som krävs för varje uppgift
- Resursfördelning
- Analysera det detaljerade schemat
- Övervaka och styra schemat
Fördelarna med projektplanering
- Minskar ledtid: Projektschemat ger en översikt över de uppgifter som ska genomföras prioriterat eller samtidigt med andra uppgifter. Detta håller teammedlemmarna underrättade om det och förhindrar eventuella förseningar eller uppskjutningar av uppgifterna, vilket reducerar ledtiden.
- Kostnadsminskningar: Det gör det möjligt att övervaka resurserna genom att förhindra överlappning av uppgifter. Det leder också till ett effektivt utnyttjande av resurser och returnerar de obrukade resurserna i tid, vilket minskar kostnaderna.
- Underlättar produktivitet: Vid utvärdering av den logiska anslutningen mellan uppgifterna kan resurser som inte utnyttjas optimalt tilldelas extrauppgifter och därmed förbättra produktiviteten.
- Förutse problem i förväg: Ett exakt projektschema gör det möjligt för en att förutse eventuella problem i förväg avseende antingen, under eller överanvändning av resurser och säkerställer optimal konsumtion av samma.
- Sätter ett mål: Ett projektschema gör det möjligt för oss att sätta upp mål, på kort eller lång sikt, vilket ger en riktning och vision medan vi genomför projektet. Det gör också alla i ett team medvetna om riktlinjerna och metoderna för att uppnå dessa mål. Utan ett schema skulle projektet vagt definieras. Således blir det besvärligt att hantera och organisera uppgifterna så att de lyckas med framgång.
- Aktuella framstegsuppdateringar och varningar: Projektschemat är en skiss som ger plats för projektet. Ett projekt kan genomgå vissa utmaningar, men om det inte finns någon ruttkarta, hur skulle ett projekt gå i rätt riktning? I ett sådant fall hjälper ett projektschema att bedöma hur off-track ett projekt har varit och möjliga sätt att ta det i rätt riktning.
Slutsats
Det är uppenbart att ”projektplanering och schemaläggning” går hand i hand och är väsentliga för projektledningen. Sammanfattningsvis är "projektplanering" en utarbetande process som innehåller alla detaljer om projektet, från dess början till slutförande. Och 'Projektschema' är trackaren som övervakar sekvenserna och varaktigheten av projektrelaterade uppgifter.
Ett projektschema meddelar / varnar projektgruppen vid eventuella förseningar eller om projektet inte är i fel riktning. Det är ett live-dokument, kräver periodisk uppdatering och inspelning. Verktygen och teknikerna som används för projektplanering är 'Uppgiftsuppdelningsstruktur', 'Omfattning av arbete' och 'Kritisk vägmetod' förkortad till 'TBS', 'SOP' respektive 'CPM'. Projektschemat använder programvaruverktyg och metoder som 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-diagram, Pareto-diagram och andra nätverksillustrationer.
Ett projekt är ofullständigt och kan inte bli en framgång utan en välutvecklad projektplan och exakt projektschema. För att uppnå projekt milstolpar, planera och schemalägga det!
Rekommenderade artiklar
Detta är en guide till projektplanering och schemaläggning. Här diskuterar vi projektplanering och schemaläggning tillsammans med stadier och fördelar. Du kan också titta på följande artiklar för att lära dig mer -
- Exempel på projektplanering
- Projektledares ansvar
- Färdigheter för projektledare
- Projektledning jobb