”En välskriven arbetsbeskrivning och arbetsspecifikation kan hjälpa till att definiera ett nuvarande anställdas arbete eller hjälpa till att locka en ny kandidat”.

Jobbbeskrivning och jobbspecifikation -

En bra jobbbeskrivning och jobbspecifikation är ett avgörande element för alla positioner. Det finns många konkurrenter för toppositioner och att komponera en arbetsbeskrivning och jobbspecifikation är ett viktigt steg mot att hitta rätt personer. Eftersom kravet på extremt skickliga anställda har förbättrats under de senaste åren kommer det att bli ännu viktigare för organisationer att uttrycka sina behov, behov och livsstil via sina webbplatser och andra jobbportaler. Bra jobbbeskrivning och jobbspecifikation fungerar definitivt med ett antal viktiga funktioner:

  1. Det förklarar de kompetensuppsättningar och kapaciteter som krävs för att utföra jobbrollen.
  2. Det förklarar var jobbet passar inom den övergripande företagshierarkin.
  3. Det används som ett viktigt effektivitetsverktyg.

En utmärkt jobbbeskrivning och jobbspecifikation börjar med en lista över väsentlig information om jobbet - till exempel de projekt där applikatorn är engagerad, teknikerna som används för att slutföra projekten, syftet och skyldigheterna i jobbet, länken till jobb till andra uppgifter och de referenser som krävs för jobbet.

Det är också viktigt att skriva en arbetsbeskrivning och en arbetsspecifikation som ser realistisk ut genom att göra den kraftfull, effektiv, presentabel och legitim. Välskriven, realistisk arbetsbeskrivning och jobbspecifikation hjälper också till att få mindre avslag.

Egenskaper för en bra jobbbeskrivning och jobbspecifikation

Närhelst det öppnas i ett företag eller om något krav identifieras av företaget, är det första som rekryteringsgruppen gör att förstå arbetsbeskrivningen och betydelsen av jobbspecifikationen effektivt och skapa en arbetsbeskrivning och arbetsspecifikationen i enlighet därmed. Jobbbeskrivning och jobbspecifikation är viktigt eftersom den används av intervjuare för att rekrytera kandidater. Återigen skickas denna arbetsbeskrivning och arbetsspecifikation till sökande, så att de kan förstå vikten effektivt. En välskriven jobbbeskrivning och jobbspecifikation hjälper till att snabbare anställa och stänga eventuella lediga tjänster.

En bra jobbbeskrivning och jobbspecifikation ger dig en introduktion till de färdigheter, utbildning och akademiska kvalifikationer som krävs för en öppen position. Detta kan inkludera all dokumentation som krävs för den specifika rollen. Att ha dessa jobbbeskrivningar och jobbspecifikationer på plats ger potentiella kandidater all information de behöver innan de genomförs. Det hjälper också en rekryterare för en arbetsbeskrivning eller en potentiell arbetsgivare att snabbt gå igenom CV som är relevant och avvisa de som inte uppfyller kraven.

Fördelar med Jobbbeskrivning och jobbspecifikation

  • Jobbförklaringar hjälper till att växa organisationerna. De är faktiskt grunden för företagets ramverk.
  • Jobbförklaringar visar var personalen matchar. Jobbbeskrivning och jobbspecifikation ser till att alla personer vi rekryterar anpassar sig till organisationens mål, uppdrag, vision och mål.
  • Jobbförklaringar hjälper till att sätta upp tydliga mål. Jobbbeskrivningen och arbetsspecifikationen är den första platsen att titta när arbetarna inte gör det vi vill att de ska göra. Det första steget i att få anställda att göra vad vi vill att de ska vara är att se till att de känner till våra förväntningar - och det börjar med arbetsbeskrivningen.
  • Jobbförklaringar berättar för sökande vad ett företag letar efter. Detta hjälper till med jobbbeskrivningsprocessen och det gör det också möjligt att hantera oro från dem som inte är utvalda.
  • Jobbförklaringar utgör grunden för ersättning.

Nackdelar med arbetsbeskrivningen

  • Jobbbeskrivningen bör revideras varje gång på denna snabba, ständigt föränderliga arbetsplats. Jobbbeskrivningen bör också ses över regelbundet och är lika viktig som prestationsbedömningssystem.
  • Jobbförklaringar kan motivera "det är inte mitt jobb" -tänkande. De behöver tillräckligt mångsidighet för att individer kan tänka "utanför rutan". Även om det inte är nödvändigt att registrera varje jobbbeskrivning måste de viktiga ansvaren (de som definitivt måste göras) involveras och markeras som sådana.

Tillämpningar av arbetsbeskrivningar

Jobbbeskrivningar har en tillämpning i nästan alla aspekter av anställningen. Informationen om arbetsbeskrivningen nämns kort nedan:

  1. Jobbförklaringar hjälper till att identifiera anställningsspecifikationer och hål samt fastställa överskatt eller onödiga roller. De är också användbara när val avseende centralisering eller decentralisering måste göras.
  2. Anställning av kandidater, urval och placering är effektivare eftersom arbetsbeskrivningen ger svar på specifikationerna som krävs för att erkänna och välja den bästa passningen mellan sökande och jobb.
  3. En ny anställd med en exakt, välskriven jobbinformation för att utvärdera har fått en utmärkt förståelse för jobbet och kan därför förstå mer vad organisationen och chefen förväntar sig. Alla nya arbetare bör behandla jobbinformationen som en utgångspunkt.
  4. Jobbförklaringar gör det möjligt att känna igen typiska jobbbeskrivningar jobbspecifikationer. Bra jobbbeskrivningar kan förklara vilka uppgifter som verkligen är identiska och vilka uppgifter som garanterar olika lönenivåer.

Vem ansvarar för att komponera jobbbeskrivningar?

I de flesta organisationer är den potentiella arbetsgivaren ansvarig för att skriva en förklaring till en arbetsbeskrivning med HR som en arbetsbeskrivningskonsult. Arbetaren som för närvarande är i jobbet kan bli ombedd att hjälpa till att uppgradera jobbinformationen eftersom det är de som utför arbetet och känner till jobbet bäst. Det är fortfarande chefens jobb att bekräfta att jobbinformationen perfekt visar jobbet och inte blir för dyrt på vägen. HR är i allmänhet den sista fasen i en arbetsbeskrivning eftersom HR-chefen vanligtvis bestämmer plats och lönestruktur.

9 Element för att skapa en utmärkt jobbbeskrivning och jobbspecifikation

En arbetsbeskrivning innehåller titelens position och avdelningens namn. Den första delen bör vara en översikt över vad positionen kräver. Nedan följer en (vanligtvis punkt) lista med ansvarsbeskrivningar och skyldigheter. Varje ansvar bör passa in i en enkel term. Låt oss ta en titt på de element som krävs för att skapa en utmärkt jobbbeskrivning.

  1. Sammanfattning av jobb:

Jobbsammanfattningen är en kort sammanfattning av jobbets syfte, syften, mål etc. Längden bör helst vara cirka tre eller fyra fraser. Det här området täcker inte detaljer om uppgifter eller erfarenheter. Dessa uppgifter ska vara listade i de återstående delarna av arbetsbeskrivningsdokumentet.

  1. Allmän information:
  • 2a) Titel och klassificering: Jobbtiteln bör vara kort som webbutvecklare, Jobbbeskrivning Forskningsanalytiker, Senior Administrator, Senior Resident etc.
  • 2b) Arbetsplats
  • 2c) Lednings- eller rapporteringsansvar: Detaljer relaterade till ledningsrapportering och annan direkt rapportering måste inkluderas här.
  1. uppgifter:

Detaljerna som nämns här bör vara korta. Alla förklaringar behöver endast begränsas till en rad (t.ex.: hushållningsledning, fakturobetalningar, orientering av nya anställda, skicka kreditrapporter till banker, etc.). Alla andra deklarationer som överför andra skyldigheter (om tillämpliga) bör inkluderas här. Vi bör inte identifiera mer än tio uppgifter. Varje uppgift bör ha handlingsorienterade ord som att ordna, hantera, skapa, skapa etc.

4. Färdigheter

Identifiera kompetensuppsättningarna, all expertis och kunskap som är nödvändig för att utföra jobbet. Beskriv eventuella extra färdigheter som kräver ytterligare utbildning, expertis, certifiering osv. Färdigheter och förmågor bör listas separat. Färdigheter är handlingar som den sökande kan göra. Kompetenser är de egenskaper eller egenskaper som företaget förväntar sig att den sökande ska visa i arbetsrollen. Den moderna regeln mot kompetensbaserad jobbförklaring innebär att beteendefunktioner som ledning, gruppinteraktion, mångsidighet osv. Tillförs ytterligare vikt.

I de flesta uppgifter är det viktigt att ha god kommunikationsförmåga. Kanske behöver du någon som har utmärkta skrivfärdigheter om du planerar att anställa en teknisk författare för en arbetsbeskrivning. Du kanske behöver någon med presentationserfaring om du letar efter någon för din utbildningsavdelning eller för någon att göra affärspresentationer. Du kan behöva någon som är en enastående högtalare för alla krav inom försäljningsområdet. Dessa är alla typer av kommunikationsförmågor som krävs för att utföra de grundläggande funktionerna i jobbet. Vissa jobbbeskrivningsdokumentroller kan kräva e-postskrivfärdigheter för att utföra arbetet.

  1. Erfarenhet

Den lämpliga erfarenheten som krävs för jobbet måste nämnas här. All professionell dokumentation eller utbildningserfarenhet för att bevisa arbetslivserfarenhetsbehov kan också inkluderas här. Akademiska specifikationer är ett viktigt krav för alla jobb. Om någon skulle kunna uppnå arbetet med erfarenhet men inte har någon specifik certifiering, bör arbetsbeskrivningsdokumentet anpassas. Det bör inte finnas någon åldersgräns för att undvika någon form av diskriminering.

  1. Arbetstid Resekrav, alla andra väderförhållanden måste inkluderas.
  2. Kompensation och bonusar och andra incitament kan utarbetas för att använda i jobbinformationen som är aggressiv med liknande roller i andra organisationer och möjliggör ändringar i kunskap och erfarenhet. Detta måste ändras efter behov för att ha löneskalan i åtanke.
  3. Företagsbeskrivning

Det är viktigt att inkludera några detaljer om organisationen. Detta är mycket viktigt för att göra ett bra första intryck.

  1. Förbehåll

En väsentlig anmärkning kan vanligtvis placeras i slutet av arbetsbeskrivningen för att ge flexibilitet utöver eller någon förändring av ansvarsbeskrivningen. Följande är ett exempel på jobbbeskrivning:

”Ovanstående uttalanden är avsedda att illustrera den vanliga karaktären på nivån på arbetet som utförs av personer som tilldelats denna klassificering. De är inte avsedda att tolkas som en uttömmande lista över allt ansvar, skyldigheter och färdigheter som krävs av den person som så klassificeras. ”

Att göra och inte göra för att komponera jobbbeskrivningar och jobbspecifikation

Göra:

  • Var specifik: Det är bättre att förklara positionens krav, som kan innehålla detaljer som att utföra dagliga rundor, rengöring och smörjmaskiner, ordna råmaterial, etc. Inkludera inte arbetsbeskrivningsriktlinjer eller steg för steg-process.
  • Användning av adjektiv: Inkludera adjektiv som förklarar eller beskriver arbetet. Termer som kan användas här kan vara ”tidsfristdrivna”, ”snabba”, ”bullriga inställningar” osv. Vi bör avstå från att ta med extremt långa förklaringar. De använda adjektiven bör vara korrekta och
  • DO - Koncentrera dig om jobbinformationen och inte till den befintliga. Det är enkelt att tänka på individen på jobbet och diskutera hur han eller hon har valts ut för att utföra uppgiften. En utmärkt arbetsbeskrivning koncentrerar sig helt enkelt på jobbmål och resultat, inte hur jobbet hanteras av individen som råkar vara i det.
  • Jobbinformationen bör aldrig begränsa chefer från att ge ytterligare ansvar som inte anges i jobbinformationen. Dessa ytterligare skyldigheter bör dock inte betraktas som ”väsentliga funktioner” i jobbet.
  • Förvara aktuella jobbbeskrivningar. Förändring sker. Det finns inte många uppgifter som inte har ändrats avsevärt de senaste åren. Om jobbförklaringar inte uppdateras kommer vi att ha missförstånd och lagliga svårigheter. Tiden att skapa dem - eller uppgradera dem vid behov - är nu.

Dont s

  • Försök att undvika termer som är föremål för olika tolkningar. Inkludera bara jobbbeskrivningen och uppgifterna specifikationer om hur det görs för närvarande, inte hur det kan göras.
  • Undvik terminologi som skulle vara tveksam i en arbetsbeskrivning och jobbspecifikation. Använd till exempel inte termer som "ungdomlig".
  • Använd inte vag eller allmän formulering.
  • Inkludera inte något förolämpande eller nedsättande om personen som tidigare innehaft tjänsten.
  • Beskriv inte några uppgifter som ska utföras i framtiden.

Jobbbeskrivning och jobbspecifikation Skrivtips

Använd 100% gratis illustrationer av jobbbeskrivningar. Inte alla känner sig säkra i att skriva jobbbeskrivningar. Olika jobbbeskrivningstekniker kan användas för att göra skrivproceduren enkel. Det är lätt tillgängligt online på alla kända jobbportaler. Man måste klippa och infoga objekt och områden med jämförbara uppgifter som du ser på jobbforum och sedan ändra de specifika detaljerna så att de passar dina behov.

När jobbet beskrivningen har utformats måste vi titta på den igen. Visar det perfekt vad jobbet är? I så fall är vi nästan klara! Vi kan nu besluta om position och lönestruktur.

De flesta av oss har jobbbeskrivningar som ger oss ingen aning om vad ett jobb handlar om. Detta är illustrationer av publicerade jobbbeskrivningar som inte är användbara. En utmärkt, effektiv arbetsbeskrivning bör tydligt och i princip förklara vad jobbet är i djupgående. Att komponera en arbetsbeskrivning som förmedlar denna brunn kan vara utmanande, särskilt om vi aldrig har designat en förut. Men verkligen är det enkelt att studera hur man skapar en arbetsbeskrivning när vi delar upp proceduren i separata områden.

Rekommenderade artiklar: -

Här är några artiklar som hjälper dig att få mer detaljerad information om jobbbeskrivningen och jobbspecifikationen så bara gå igenom länken.

  1. Hur man får de bästa företagens finansiella jobb (kraftfulla)
  2. 10 viktiga tecken på att du är redo att avsluta ditt jobb
  3. 10 bästa sätten att hantera arbetsresor jobb som en proffs
  4. Topp 10 tips för att få & utmärkt använda referenser till bra jobb

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling