Översikt över kommunikationshanteringsplanen
Kommunikationshanteringsplanen är en integrerad del av projektledningsplanen där processen för insamling, generering, inspelning och spridning av information som krävs av intressenter planeras och kommuniceras på ett strukturerat sätt.
Majoriteten av de problem / begränsningar som uppstår och inte löses i ett projekt beror på kommunikationsgap. Det finns ett behov av ett strukturerat sätt eller en kommunikationsmetod för projektledaren. Kommunikationshanteringsplanen är nyckelaspekten vid utarbetandet av en projektledningsplan / projektcharter.
Under projektets början bör metoden för kommunikation eller kommunikationshanteringsplan definieras tydligt för att undvika någon form av hinder. Kommunikationshanteringsplan hjälper till att etablera flödet av information i ett projekt. Olika intressenter är närvarande i projektet. Ledning, projektledare, tvärfunktionella teammedlemmar, leverantörer, externa byråer etc.
För att ett projekt ska bli framgångsrikt är effektiv kommunikation mycket väsentlig och därmed behovet av en kommunikationshanteringsplan. Vid ett bostadsprojekt kan en projektledare generera kommunikationsplan för intressenter för att informera olika intressenter om projektet och adressera dem där deras ingripande krävs.
Lista över plan för kommunikationshantering
Vissa planer för kommunikationshantering med deras olika typer anges nedan.
1) Projektmöten -
Det finns olika typer av kommunikationshanteringsplan för olika intressenter i projektet, till exempel:
- Projektöversiktmöte (för toppledning)
- Projektkoordinationsmöte (för tvärfunktionella team)
- Säljargranskningsmöte (för säljare)
- Projektöversiktmöte:
För att kommunicera och tillhandahålla information till ledningen kan "projektgranskningsmöten" fungera som en kommunikationsplan för att informera dem om olika aspekter av projekt som projektets framsteg, projektets designstadium, utnämning av entreprenörer, kontorsfrågor, lokala projekt problem, eventuella externa faktorer osv. Detta kommer att fungera som ett informationssystem som håller dem medvetna om projektet och gör att de kan ingripa vid behov.
- Projektkoordinationsmöte:
För att kommunicera och tillhandahålla information till det tvärfunktionella teamet kan "projektkoordineringsmöten" hållas och projektfrågor / begränsningar kan presenteras för teammedlemmarna baserat på deras funktionella expertis. För att t.ex. uppnå ett mål som fastställts av ledningen och baserat på platsvillkor krävs en designändring, då kan dessa möten fungera som en plattform för att kommunicera information till dem och samtidigt kan en lösning tillhandahållas av dem. I slutet av sådana möten, protokoll som ska utarbetas och bör sändas så att alla intressenter informeras om förändringen.
- Säljargranskningsmöte:
För att kommunicera och tillhandahålla information till leverantörer, "leverantörsöversiktmöten" som ska genomföras varje vecka eller två veckor baserat på projektkrav. I detta möte kan leverantören tillhandahålla framstegsdiagram, trendanalys, prognos / prognos för balansaktiviteter för att kommunicera projektledaren om deras arbetsomfång.
För att undvika uppror och säkerställa korrekt kommunikation ska alla möten som nämnts ovan ha en väldefinierad agenda. Frekvensen bör också förutbestämmas. Antalet deltagare ska vara exakt och ha rätt medlemmar. Dagordningar bör flyttas i god tid så att deltagarna är förberedda för mötet. Alla avvikelser från agendapunkter bör inte underhållas. Projektledaren ska vara drivkraften för mötet för att undvika avvikelse.
Förutom ovanstående formella metoder hjälper ibland informella metoder för ansikte-till-ansikte-kommunikation eller telefonkommunikation att lösa problem med ett projekt.
Bortsett från ovan bör kommunikationshanteringsplanen uppdateras efter behov beroende på projektets krav.
2) Prestandarapporter -
Det finns resultatrapporter för varje projekt där informationen / uppgifterna ska registreras för kommunikation med intressenter.
Olika typer av resultatrapporter är följande:
- Status rapport
- Lägesrapport
- Trendrapport
- Prognoser (eller) Projektionsrapport
- Variansrapport
- Förtjänstvärdesrapport
- Project Learning Document
a) Statusrapport:
- Dessa rapporter presenterar projektets nuvarande resultat mot tidigare baslinje.
- Tidslinjer för spridning av dessa rapporter ska vara dagligen / vecka.
b) Lägesrapport:
- Denna rapport beskriver det totala genomförda arbetet i en viss tidsram.
- Det finns olika typer av rapporter i denna kategori baserat på intervallet i cirkulationen.
| S.No. | Framstegsrapporttyp | Beskrivning | Tidslinjer för cirkulation | Presenterad till |
| 1 | DPR | Daglig framstegsrapport | Dagligen | Klient & internt team |
| 2 | WPR | Weekly Progress Report | Varje vecka | Klient, mellanhantering |
| 3 | MPR | Månadsrapport | En gång i månaden | Kund, Toppledning |
c) Trendrapport:
- Trendrapporten ska beteckna projektets uppåt- eller nedåtgående trend baserat på framstegen
- Det är en typisk toppledningsrapport som sprids / diskuteras varje månad.
d) Prognoser (eller) Projektionsrapport:
- En prognos eller framtida förväntad framsteg / resultat för projektet rapporteras baserat på projektets nuvarande scenario.
- En preliminär prognos revideras enligt kravet och ska skickas / cirkuleras när det krävs av klient / ledning.
e) Variansrapport:
- I denna rapport jämförs faktiska framsteg med baslinjen och uppkomna variationer i kostnad och tid representeras.
- Denna rapport cirkuleras generellt tillsammans med Trendrapporten, dvs på månatlig basis.
f) Förtjänstvärderapport:
- Denna rapport består av mått, omfattning och schemaåtgärder för att bedöma projektets prestanda. Som ska cirkuleras varje månad.
g) Dokument för projektinlärning:
- Med hänvisning till alla resultatrapporter utarbetas övergripande projektinlärningsdokument som ska vara till hjälp för att få åtkomst till projektet och som också hjälper till att arbeta ut förslagen för framtida projekt.
3) Upptrappning -
När det finns problem eller komplikationer uppstår i projektkommunikation blir det nödvändigt att eskalera frågan till ledningen är en lösning inte kan uppnås / görs inom det interna projektgruppen.
Beträffande svårighetsgraden av frågan ska beslutsmyndighet och tidsram ändras på följande sätt:
| Prioritet | Allvarlighetsgrad | Beslutsmyndighet | Tidsramen för lösning (arbetsdagar) |
| 1 | Större påverkan på projekt, dvs som kan ha en betydande inverkan på tid och kostnad. | Toppledningsnivå | Inom en halv dag |
| 2 | Den medelstora påverkan som kan påverka antingen kostnader eller schema | Toppledning & Mellanledningsnivå | Inom en dag |
| 3 | Den mindre påverkan som kan försena tidslinjerna | Mellanledningsnivå | Inom två dagar |
| 4 | Ingen inverkan på projektet, men det finns ett bättre alternativ | Middle Management & Project Lead-nivå | Arbetet ska pågå, alternativa lösningar ska utarbetas och skickas för godkännande från förändringsstyrelsen. |
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till kommunikationshanteringsplanen. Här diskuterar vi listan över kommunikationshanteringsplan med deras olika typer. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -
- Microsofts projektplan
- Total kvalitetskoncept
- Soft Skills Project Manager
- Projektintressenter
- Fallstudie i projektledning