Hantera tid - Vi önskar alla att vi hade mer tid på en dag. När det är över och vi ser tillbaka på vad vi har uppnått undrar vi ofta hur alla dessa 24 timmar gick. Och tidsbrist är ett stort problem som de flesta av oss står inför. Om du är en av dem kan tidshantering vara ett problem. De flesta av oss möter tidskramp i vårt liv. Vi säger ofta saker som "Jag vet inte var jag hittar tid" eller "Det finns inte tillräckligt med tid på dagen" eller "Jag har ingen tid för mig själv."

Tidshantering är en färdighet

Vi tenderar ofta att tro att vi aldrig har tid att avsluta vårt arbete eftersom vi är helt upptagna med att svara på livets kurvbollar. När vi äntligen klarar av att ta lite tid för oss själva, drabbas vi av en plötslig utveckling som kräver omedelbar uppmärksamhet. I själva verket, även om vi inte står inför några problem, verkar vi inte hitta någon tid att hantera våra dagliga uppgifter.

Så hur hittar vi hantera tid för allt vi gör?

Allt börjar med organisation

Tidshantering är ingen svårfångad Black Magic som bara en handfull människor förstår. I själva verket kan ni alla hantera er tid effektivt så länge vi ordnar oss. Sans organisation, det kommer att vara svårt att föreställa sig vad vi måste åstadkomma under dagen och hur viktigt alla dessa saker är för att uppfylla våra långsiktiga mål.

När du har organiserat din tid förvärvar du inte bara förmågan att hantera dina dagliga uppgifter mer effektivt, utan ökar också möjligheten att tilldela tid där den faktiskt behövs, dvs. mot de långsiktiga mål som du har i åtanke. Om du aldrig har ställt några sådana mål tidigare, är det dags att börja. Det är en mycket viktig förutsättning för effektiv tidsstyrning.

Varför är att sätta mål viktiga för att hantera tiden?

Målinställning toppar diagrammet bland alla tidshanteringsstrategier. Det hjälper till att ställa in lekplatserna. Om du inte är medveten om vad du siktar på kan du i slutändan snurra hjulen hela dagen och bli upprepade gånger frustrerad. Om du vill hantera tiden effektivt, och samtidigt förverkliga alla dina drömmar och hopp, måste du säkerställa tydlighet om vad du vill från ditt liv.

  1. Hantera tid - Sätt tydliga mål

Få av oss har tid att åstadkomma allt. Därför är det viktigt att rikta in våra prioriteringar. Sätt upp dina mål och spendera det mesta av din tid på aktiviteter som hjälper dig att uppnå dessa mål.

Fästa högsta prioritet till aktiviteter som är brådskande och viktiga. Tänk på om du måste spendera tid på saker som kanske inte är viktiga men som är brådskande. Kan dessa saker delegeras till en annan person? Ska du spendera någon tid alls på saker som varken är brådskande eller viktiga?

Utveckla planer:

Markera dina planer på prioriteringar. Faktor i hur du arbetar. Du kanske tycker att det är användbart när du planerar för din första vecka. Gör sedan följande för dagen.

  • Identifiera uppgifterna som hjälper dig att uppnå dina mål. Allot tid i enlighet därmed.
  • Slutför de små och brådskande uppgifterna först.
  • Distribuera arbetet om det finns andra som kan göra det, kanske billigare, effektivt och snabbt.
  • Se till att andra vet vad de har att uppnå varje dag.
  • Dela upp alla dagens huvuduppgifter i block av möjligt arbete.
  • Lös dem en och en.

Ställer in tidsfrister:

Ställ upp möjliga tidsfrister för alla aktiviteter. Sätt en sista tidsfrist som omfattar interimsfrister för långsiktiga projekt. Inkludera tid för händelser. Längre projekt kräver mer beredskapstid.

Bestäm om tidsfristerna är flexibla eller fasta. Låt aldrig det mindre viktiga arbetet ta längre tid än det borde. Om det bara är värt 10 minuter, se till att det görs inom den tiden.

Planera ditt arbete så att det passar ditt temperament vid olika tider i veckan eller dagen. Om du till exempel är den livligaste och mest utgående på sent på morgonen, kan du ringa kundsamtal vid den tiden.

  1. Hantera tid - bli organiserad

Att ordna sig är det andra steget mot effektiv tidsstyrning. Du måste ordna dig om du vill hantera tiden ordentligt.

Men hur kan du göra det?

Först måste du först sätta dina mål. Om du inte har gjort det så sluta läsa vidare och gå tillbaka för att fixa dina mål.

När målen är inställda måste du organisera dem. Vilka är dina kortsiktiga och långsiktiga mål? Dela upp de långsiktiga målen i milstolpar. På detta sätt har du ett mål för varje dag, vecka och månad. När du vet vad du måste åstadkomma ett år från och med nu kan du enkelt bryta ner målen.

Du vet dina mål när du har listan över mål uppdelade till milstolpar. Du får en bättre känsla av syfte när du vaknar på morgonen. Det hjälper till att se till att du arbetar lite varje dag för att uppnå dessa mål, oavsett hur litet beloppet är.

När målen är organiserade i milstolpar, och du har listan före dig, kan du inte förbise de saker som måste göras. Om du inte vill bli organiserad har ditt sinne ett enklare sätt att undvika alla viktiga dagliga uppgifter varje dag.

  1. Hantera tid - prioritera tid

Veteran science fiction-författare, Stephen D Covey, släppte en bok med titeln "7 Habits of Highly Effective People" 1994. I boken diskuterade han ett tidshanteringssystem som först introducerades av före detta USA: s president Dwight D Eisenhower. Systemet delar upp aktiviteter i fyra kvadranter som bygger på ett par faktorer: vikt och brådskande.

På en dag kan en uppgift kategoriseras i dessa fyra kvadranter på följande sätt.

  • Kvadrant 1: Kriser och nödsituationer, viktiga och brådskande
  • Kvadrant 2: Långsiktiga mål, viktiga men inte brådskande
  • Kvadrant 3: Avbrott, inte viktigt men brådskande
  • Kvadrant 4: Distraktioner, varken viktiga eller brådskande

När du skannar listan över dina dagliga uppgifter och milstolpar kan du kategorisera områdena som var och en av dem faller under. Spendera en vecka för att först spåra allt du vill göra. Detta är det bästa sättet att använda denna metod. Identifiera områden där du tillbringar tid. Skriv ner dem. Om du ägnar dig åt 20 minuter på att ringa dina fakturainsamlare, kan du notera det. Om du tillbringar en timme på livsmedelsbutikerna kan du notera det.

I slutet av varje dag under den första veckan, skriv ner kvadranten bredvid var och en av uppgifterna föll. Hur mycket tid har du spenderat på TV (kvadrant 4), eller hanterat kriser och nödsituationer (kvadrant1) eller arbetat med de långsiktiga målen (kvadrant 2)? Se till att du noterar alla dina uppgifter.

I slutet av den första veckan, titta på den tid du tillbringade i var och en av kvadranterna. Ditt mål i livet borde vara att tillbringa större delen av tiden i den andra kvadranten och den minsta tiden i den fjärde. Så, hur mycket tid har du tillbringat i den andra kvadranten? När du är klar med övningen, ta din dagliga uppgiftslista och notera kvadranten, var och en av dina uppgifter faller under.

Nu, om du har sett på TV i tre timmar, var du i den dystra fjärde kvadranten för den dagen. Du måste spendera så lite tid som möjligt i denna kvadrant om du vill hantera din tid effektivt. Ibland förstår vi inte hur mycket tid vi slösar, såvida vi inte noggrant tittar på saken.

Rekommenderade kurser

  • Kurs i offline marknadsföring
  • Certifieringsträning i masskommunikation
  • Masskommunikation för affärsutbildning online

  1. Hantera tid - förstör förhalning

Det är en av de svåraste delarna av tidsstyrning. Förhalning lyfter ofta sitt fula huvud. Men hur kan vi undvika det? Vi kan mycket väl sätta våra mål, ordna oss och dela upp tiden enligt våra prioriteringar. Men om vi inte följer listan över saker vi ska göra varje dag, slösar vi all vår tid.

Hur undviks det?

Förhalning, som har betecknats som en tyst mördare, är kanske det största avskräckande för våra mål. Alla säger att vi vill uppnå något. Men när det gäller att hantera vår egen tid, med en viss effektivitet, verkar vi misslyckas i det avseendet. Förhalning kommer ut från varje hörn.

Men det enda sättet att undvika förhalning är att vara medveten om vad som exakt behöver göras. När du har fastställt tydliga mål, organiserat dig själv och har prioriterat din tid kommer du att vara på väg för att undvika alla möjligheter till förhalning. Om ingen av dina strategier fungerar kan du prova 15-minutersregeln.

Ställ in en timer på din smartphone eller klocka. Börja nu med att göra något som du har lagt ut i bara 15 minuter. Det är precis den tid du behöver. Du kommer snart att inse Newtons andra lag om rörelse: ett objekt i rörelse förblir i rörelse. Du kommer troligen att fortsätta när du har börjat såvida inte något eller någon tvingar dig att sluta. Det svåraste är att starta något i första hand.

  1. Hantera tid - Multitasking

Vi alla har multitasking-färdigheter. Oavsett om du kan göra det eller inte, är inte viktigt. Om du kan multitask är det fantastiskt. Men om du inte gör det, tappa inte sömnen över det. Många blir mindre effektiva när de försöker multitask. Resultatet är att starta flera projekt samtidigt utan att några av dem har slutfört på grund av slarvigt arbete. Detta orsakar stor besvikelse för folket.

Vet när du ska multitask:

Det betyder inte heller att någon som kan multitask ska fortsätta göra det hela dagen. Att ständigt involvera i flera projekt samtidigt, är inte alltid bra att göra. Du måste vara medveten om när du inte ska multitask. Till exempel kan det finnas några typiska aktiviteter av checklisttyp som måste genomföras varje dag på jobbet. I de flesta fall är de vardagliga och tråkiga? Så vad kan du göra? Försök att avsluta så många av dem inom minst möjliga tid. Men när du tilldelas ett speciellt projekt som måste vara färdig inom en viss tid och med högsta kvalitet, ägna du den maximala tiden till det och koncentrera dig på inget annat projekt. Du kan alltså helt koncentrera dig på arbetet. Det är viktigt att veta när man ska multitask.

  1. Hantera tid - Minska avbrott

Minska antalet avbrott i ditt liv. Ärligt talat kan du inte minska antalet saker som kan störa ditt arbete. Men du kan ändra hur du vanligtvis hanterar dem. Vad gör du när du arbetar med något viktigt och någon kommer till dig med ett arbete som kan göras senare? Säg något liknande, ”Naturligtvis kan vi göra det. Men låt mig avsluta det jag gör just nu och då tar vi hand om det. ”Det är viktigt att sätta igång det mindre viktiga arbetet med respekt för det arbete som kräver din omedelbara uppmärksamhet.

Samtidigt, om din överordnade ringer dig när du är mitt i något, är det ett avbrott som är värt en prioritet.

Hur hanterar man de typiska fallgroparna?

Det vanligaste misstaget i tidshantering är att försöka göra allt själv. Delegera rutinjobb till dina underordnade. Om någon är angelägen om att göra ett av dina mindre viktiga jobb, delegera det också. Det kan vara en bra möjlighet för utbildningsmodul för dem.

Här är några andra punkter att komma ihåg för att hantera de typiska fallgroparna.

  • Sortera alla dina projekt regelbundet för att se till att alla är i ordning.
  • Hantera alla stora projekt i sektioner. Du behöver inte göra alla saker på en gång. Det är ett stort misstag som de flesta gör. Delegera några av avsnitten om det är möjligt.
  • Koncentrera dig för att hålla fokus. Du kan hålla det här meddelandet klistra in på brädet: "Vad är bäst att använda min tid just nu?"

Slutord

Oavsett om du är toppchef, chef eller junioranställd, kommer mer tid i handen att hjälpa dig att fokusera på de viktigare uppgifterna. Att vara organiserad, förberedd och disciplinerad ger dig mer produktiv tid att ta upp fler projekt.

Rekommenderade artiklar

Här är några artiklar som hjälper dig att få mer detaljerad information om sätten att hantera tid så bara gå igenom länken.

  1. Topp 16 bästa & användbara som du kan skjuta tidigare förhalning
  2. Topp 10 hjälpsamma tidshanteringsaktiviteter för att öka din produktivitet
  3. Topp 7 bästa appar för tidspårning för att öka produktiviteten
  4. 4 sätt att utnyttja kraften i realtidsanalyser

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling