Listrutan i Excel (innehållsförteckning)
- Listrutan i Excel
- Hur skapar jag rullgardinslistan i Excel?
Listrutan i Excel
I rullgardinsmenyn excel är en användbar funktion som gör att vi kan välja värdet i listrutan. Listrutan i Excel används främst i en organisation som datainmatning och medicinsk transkription och datainstrument för att välja och uppdatera valideringsdata på ett enklare sätt från rullgardinslistan. Därför sparar Excel rullgardins tid där vi kan undvika fel i valideringsdelen.
Vi kan enkelt skapa en rullgardinslista i Excel genom att välja datafliken där vi kan hitta datavalideringsalternativet.
Hur skapar jag rullgardinslistan i Excel?
Klicka på datamenyn och välj datavalideringsmeny som visas nedan.
Klicka på tabellen för datavalidering så att vi får en dialogruta visas på följande sätt.
Nu kan vi se delen Valideringskriterier där den måste tillåta alternativklick på släpprutan där den listar flera valideringsdelar som hela siffran, decimal etc.
Från valideringskriterierna väljer du alternativet Lista för att skapa Excel-rullgardinslista som skapas och ber om valet av en cell för att visa rullgardinslistan i Excel.
Vi kan enkelt skapa en professionell mall med hjälp av rullgardinslistan i Excel där den främst används för datavalideringsdel.
Skapa först en uppsättning databaser som ska visas i rullgardinslistan. Denna databas måste upprätthållas i ett ark där datum kommer från denna huvuddatabas, så det är en viktig uppgift för huvuddatabasens behov att uppdateras och underhållas korrekt.
Låt oss nu se hur vi skapar detta med hjälp av några exempel.
Listrutan i Excel - exempel 1
Låt oss se ett exempel där vi ska skapa en uppsättning elevernas databas med namn, rullnummer och betyg. Så att det kommer att vara användbart att välja namn, rullning nr och betyg för de specifika eleverna från en excell drop-lista på enklaste sätt.
Du kan ladda ner den här rullgardinsmenyn Excel-mall här - Drop-listan Excel-mall
I tabellen ovan kan vi se databasen som har studentnamn, Roll No & Grade. För att skapa rullgardinslista i Excel följer du stegen nedan som visas nedan:
- Klicka på fliken Data. Välj datavalidering.
- Dialogrutan för datavalidering visas på följande sätt.
- Från validering väljer kriterier listalternativet.
- Välj källfliken där excel kommer att be om databascellen att visas i listrutan.
- När du klickar på källfliken får vi valrutan för datavalidering enligt följande.
- Välj kolumnen där rullgardinsmenyn måste visas och välj kolumnerna A2: A8 för rullgardinsmenyn för studentnamn och klicka sedan på ok.
- När vi har valt urvalskolumnen får vi en listruta som visas nedan.
Nu kan vi se i ovanstående skärmdump en excel-rullgardinslista har skapats för studentens namn som visar studentens namnlista. Med rullgardinsfunktionen kan vi välja studentens namn från databaslistan så att vi kan undvika fel och vi kan också undvika att skriva in duplikat i excel-arket.
Låt oss nu se hur du får rullningsnummer till rullgardinsmenyn enligt följande:
- Gå till datafliken.
- Välj datavalideringsalternativ.
- Du får dialogrutan som visar valideringskriterier.
- Välj Listalternativ i listrutan.
- Placera cellen i kolumnen F som visas nedan på skärmdumpen för att få rullgardinsmenyn.
- Välj databaskolumnen från B2: B8.
- Klicka ok.
Så resultatet skulle bli:
Låt oss nu se hur man får betyg till listrutan enligt följande:
- Gå till datafliken.
- Välj datavalideringsalternativ.
- Du får dialogrutan som visar valideringskriterier.
- Välj Listalternativ i listrutan.
- Placera cellen i G-kolumnen som visas nedan på skärmdumpen för att få rullgardinsmenyn.
- Välj databas kolumn från C2: C8.
- Klicka ok.
Resultatet blir:
Därför har vi skapat en rullgardinslista för allt Studentnamn, Rull nr, Betyg. Vi kan nu skapa rullgardinslistan för att välja elevernas namn och deras motsvarande rullnummer och betyg som visas i bildskärmen nedan.
Nu kan vi se att rullgardinsmenyn har skapats för att endast en kolumn ska tillämpas på alla kolumner där vi behöver vi kopiera och klistra in listrutan i den specifika cellen.
Nu i ovanstående skärmbild kan vi se att rullgardinsmenyn har tillämpats på alla kolumner där den visar hela studentens namn från databasen såväl som rullnummer och betyg.
Listrutan i Excel - Exempel # 2
I det här exemplet ser vi hur du lägger till "JA" eller "NEJ" med ett tydligt exempel.
Här i statusen kommer vi nu att lägga till rullgardinslistan "JA" eller "NEJ" för att känna studenternas nuvarande status.
- Gå till datafliken.
- Välj datavalideringsalternativ.
- Du får dialogrutan som visar valideringskriterier.
- Välj Listalternativ i listrutan.
- Placera cellen i kolumnen F som visas nedan på skärmdumpen för att få rullgardinsmenyn.
- Välj databaskolumnen från B2: B3.
- Klicka ok.
Nu kan vi se den nedrullningsbara listrutan ovan med JA eller NEJ för att kontrollera studentens nuvarande status.
Listrutan i Excel - exempel # 3
Felmeddelande
Vad händer här om vi skriver ogiltiga data, dvs okänd namnlista från databasen. Rullgardinsfunktionen kontrollerar först i databaslistan, om namnet matchar excel kommer inte att visa en dialogruta för fel.
Antag att vi har skrivit ogiltiga data i studentnamnslistan som "geethas" där vi kan se att detta studentnamn inte är allt i databaslistan. I rullgardinsfunktionen kontrollerar du i databasen om namnen matchar eller inte, om inte kommer det att visas en feldialogruta som följer.
Vi kan redigera det här felmeddelandet så att slutanvändaren kan förstå vilken information han behöver för att ange den.
Vid datavalidering kan vi se att det finns tre flikar som Inställningar, Inmatningsmeddelande och Felvarning.
Här kommer vi att redigera felmeddelandet enligt vår studentdatabas och följa proceduren nedan.
- Gå till fliken datavalidering.
- Välj flik Varningsfel.
- Vi får ovanstående dialogruta med titel och felmeddelande.
- Ge titelnamnet och felmeddelandet som ska visas för cellen.
Därför har vi uppdaterat titelnamnet och felmeddelandet som ska visas nu, låt oss se hur felet kommer att dyka upp i dialogrutan.
Antag att vi har skrivit okänt namn i kolumnen för studentnamn och rullgardinsfunktionen kommer att kasta följande fel med anpassad titel och felmeddelande enligt följande.
Vi kan se att vi har skrivit okänt namn som "Samantha" som inte finns i databasen och excel som visas som felmeddelande där vi har angett manuellt i rutan Felmeddelande som markeras ovan.
Saker att komma ihåg
- Skapa en separat databas för att skapa en rullgardinslista i Excel.
- Använd lämpligt felmeddelande var vi behöver.
- Använd datavalidering på den specifika cellen.
Slutsats
Listan från Excel används främst för att skapa professionella mallar och datainmatningsformulär för att göra arbeten enklare.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till rullgardinslistan i Excel. Här diskuterar vi hur man skapar rullgardinslista i Excel tillsammans med praktiska exempel och nedladdningsbar Excel-mall. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar -
- MS Excel: ISBLANK-funktion
- Användningar av ISERROR-funktion i Excel
- Hur man använder ISNA-funktionen i Excel
- Bästa exemplen på Excel REPT-funktion
- Exempel på Excel-makron