Introduktion till en-mot-en-möten med anställda

En-mot-en-möten med anställda kan verkligen vara en viktig tid för dig att lära dig mer om dina teammedlemmar och förstå deras arbetssätt och hur de hanterar sina dagliga arbetsproblem. Som projektledare strävar vi alltid efter att hålla effektiva dessa en-mot-en-möten med anställda och låta dem ge de resultat vi ser för våra teammedlemmar och för våra team, som karriärutveckling och handlingsplaner för utvecklingsområden. Men någonstans längs linjen vi alltid landar antingen saknas på dessa möten eller ännu värre, vi uppför dem inte på det sätt som de ska föras.

Oavsett om du är en erfaren projektledare eller en nyligen befordrad projektledare, dessa en-mot-en-möten med anställda gör dig för närvarande inte bra och du känner att de bara är ett slöseri med tid för dig och dina teammedlemmar. Du tror att timmen kan utnyttjas på ett bättre sätt än att spendera den på att lyssna på eller råda dina teammedlemmar.

För att rensa luften runt detta effektiva verktyg, som är en-till-en-möten med anställda, har jag kommit med den här artikeln som kommer att förklara för dig vikten som dessa en-till-en-möten har med sig och hur du kan göra dem effektiva för att ge fördelar i överflöd.

Betydelsen av möten med en anställd med anställda

Under min tid som projektledare har jag stött på många kollegor med stora skillnader i deras åsikter om vikten och användbarheten av en-till-en-möten. Vissa var bara inte med på hela konceptet att regelbundet träffa sina teammedlemmar för att diskutera prestanda och deras problem om några. De trodde att dessa möten på jobbet var helt värdelösa och extremt tidskrävande. Medan de andra alltid ville lära sig mer om omfattningen av en-till-en-möten och var övertygade om att de behövde veta hur de skulle få till effektivitet i denna typ av mötesarrangemang, eftersom det hjälpte dem att hantera sina teammedlemmar och känner till deras prestationer regelbundet.

Enligt min åsikt ser jag en-mot-en-möten som en plattform för ett stort utbyte av information och innovativa idéer. Det är den typen av möten som hjälper två distinkta individer att förstå och lära sig mer om varandra, vad de uppfattar organisationen att vara och hur de skulle se på allvarliga problem eller ibland sina egna frustrationer på sin arbetsplats. Jag skulle inte kräva en-mot-en-möten endast i syfte att göra teammedlemprestanda utan också för att växa och lära mig mer om verksamheten, teammedlemmarna och hur de två kan samlas i ett stort bidrag.

En-mot-en-möten är endast för teammedlemmarna att uttala sitt sinne och sitt hjärta, och det är en utmärkt möjlighet för projektledare att slå en bra konversation för att hjälpa till att utveckla sina teammedlemmar till att bli stigande stjärnor inom de projekt de genomför.

Rekommenderade kurser

  • Program för analys av funktionspunkter
  • Kurs för verktyg för onlineavfallsminskning
  • Online-certifieringsträning i projektschemahantering

Fördelarna med en-mot-en-möten med de anställda

I det här avsnittet kommer jag att lista de fördelar som jag personligen anser att kommer från en-till-en-möten med anställda. Det kan finnas många fler fördelar och kontrasterande biverkningar för dessa möten. Dessa biverkningar beror oftast inte på hur mötena är utformade utan beror snarare på ditt sätt att genomföra dem. Innan vi lär oss om dessa tio fantastiska sätt att genomföra en-mot-en-möten ska vi titta på listan över fördelar som jag har sammanställt för dig.

  • Prestandakontroll - Det här är en bra tid för dig att utvärdera och fråga dina teammedlemmar vad de tycker om sin egen prestation och vart går det härifrån.
  • Medarbetarnas självgranskning - När samtal ökar kommer du att kunna hjälpa dem att undersöka sina egna arbetssätt och hjälpa dem att hantera sitt dagliga arbete enligt deras bekvämlighet.
  • Ytande av problem och problem - Du kommer att kunna ge dem en möjlighet i ett mötesrum att diskutera frågor och problem som de står inför och de som teamet står inför. Var en förtroende för dem.
  • Övervakning av motivationsnivå - Med det momentum som pågår kommer din teammedlem säkert att tappa ut sina känslor om denna arbetsroll för dig. Du kan sedan kontrollera deras motivationsnivåer när de pratar med dig om det arbete de gör.
  • Åtagande till arbetsövervakning - Dessa möten med anställda är en stor chans att be om deras framtida ambitioner, vare sig det är att stanna och växa inom organisationen eller flytta ut till nästa jobb de hittar. Med detta kan du mäta deras engagemangsnivå och få prognoser för personalantalet baserat på detta.
  • Plattform för uppskattning - Om de har gjort något värt att nämna under den senaste veckan eller sedan du senast träffade dem för ett en-till-ett-möte, se till att du gratulerar dem och uppmuntra dem att fortsätta höja baren högre.
  • Planering för deras utvecklingsområden - Alla av oss har utvecklingsområden som måste arbetas med för att komma närmare optimal arbetskvalitet. Kartlägga SMART-planer med din teammedlem och kom överens om dessa funktioner.
  • Handlingsplan - På grundval av dina utvecklingsplaner, se till att du ber dem att notera protokollet från mötet, alla kompletta med handlingspunkter som ska kontrolleras och utvärderas i nästa möte.
  • Nya idéer och innovationer - Dessa möten med anställda kan vara det bästa stället att samla in nya idéer och innovativa tankar som går igenom dina teammedlemmars sinne. De flesta gånger är det genom dessa teammedlemmar som vi får överväldigande och kreativa lösningar på våra ultimata problem och problem.
  • Anslutning till dem - Denna en timme kan vara den bästa tiden för dig att personligen binda med dina teammedlemmar. Du kan till och med fastställa tid för att prata om slumpmässiga gillar och ogillar att bygga rapporten och hitta en koppling när det gäller att arbeta tillsammans.
  • Feedback om din ledning - Dessa möten med anställda är fantastiska möjligheter att be dina teammedlemmar ge dig feedback. Alla måste förbättra många aspekter av sitt arbete och det kan vara bra att lära känna dem från dina rapporter. Be dem vara så öppna och transparenta som de vill att du ska vara med dem.

Tips till ett bra en-mot-ett-möte

Nu eftersom vi har samlat in de många fördelarna som följer av att genomföra en-mot-en-möten med anställda, är vårt nästa steg att förstå hur vi effektivt kan genomföra ett och sedan två och sedan många fler. Nedan listas 10 fantastiska tips för att genomföra ett bra en-mot-ett-möte med dina teammedlemmar.

  1. Schema! Schema!

Det vanligaste misstaget som chefer gör är att hålla ett schema med sina teammedlemmar och inte följa det. Schemaläggning är verkligen en mycket viktig aspekt i världen för en-mot-en-möten med anställda. Både cheferna och deras teammedlemmar bör tillsammans samarbeta och göra mötet framgångsrikt genom att vara i tid och följa dessa scheman.

En-mot-en-möten på jobbet kan planeras på en rad olika frekvenser: varje vecka, varje månad eller kvartalsvis. Även om kvartalsvis är det minst föredragna och kan sammanfalla med organisationens utformning av kvartalsöversynsmöten på jobbet för kommunikation, är veckostillstånd den mest lovande och mest föredragna tiden för dessa en-till-en-möten på jobbet.

  1. Tydlig och exakt agenda

Det är viktigt att kartlägga en dagordning för mötet en-mot-en under de första minuterna av mötet. Det är viktigt att dagordningen är tydlig, exakt och helst den som skapas av medarbetaren själv. Detta gör det möjligt för dem att ha kontroll över vad de har att säga, vilket resulterar i en stor konversation och korrekt utnyttjande av tiden. När dagordningen har utarbetats av medarbetaren måste du ta en titt och båda sidor måste grundligt komma överens om det innan du fortsätter. Detta gör att du kan styra mötet ännu mer effektivt.

Ofta skapar chefer fasta mallar för sina teammedlemmar att följa medan de kritar ut en agenda. Denna mall skulle innehålla bred kategorisering av tid och varje avsnitt kan ha gruppmedlemens tankar och idéer.

  1. Välj en neutral inställning

För det mesta har organisationer idag ett mycket öppet sittplatsarrangemang, där de undviker skåp och stugor bland sina anställda för att främja värdena av öppenhet och öppenhet. Detta möjliggör mycket utbyte av information mellan teammedlemmarna. Tillämpa denna öppenhet och öppenhet även när du arbetar med en-till-en-möten på jobbet och välj antingen din anställds kontor för mötet eller ett gemensamt konferens / mötesrum för diskussionen.

Undvik att träffas i din stuga om du inte har det öppna systemet på ditt kontor medan du fortfarande upprätthåller hierarki och dekor inom organisationen.

  1. Tillämpa regeln 60-40

Enligt mig har jag nämnt denna regel som 60-40-regeln för att indikera vem som får tala hur mycket när mötet pågår. Här, som vägledande, bör 60 procent av den givna tiden utnyttjas av teammedlemmen i ett en-mot-ett-möte. Detta kommer att ge dem tillräcklig kontroll över vad de har att säga och de kan göra det fritt utan bråttom som äger rum utanför mötesrummet.

Du kan ge dem råd under resterande 40 procents tid och hjälpa till att vägleda dem när de häller ut de problem som de står inför eller har rekommendationer till de idéer de delar. Med en sådan balans som äger rum i en-till-en-möten på jobbet, kan det möjliggöra anställdas empowerment i ditt team och du kommer säkert att hyllas som en bra chef.

  1. Håll siffrorna redo

Prestationsblad och vecko- eller månadssiffror bör hållas redo och bör studeras noggrant innan du gör en streck till en-till-en-mötet med din teammedlem. På det här sättet kommer du att ha en solid bas för vad du har att tala om och vad din teammedlem kan svara mot. Komplicera inte saker med grafer eller diagram, men låt dig grundläggande siffror om de olika faktorerna som teammedlemens prestanda bygger på.

Se till att du antingen har en mall eller att du delar rapporten med dina teammedlemmar innan deras en-till-en-möten på jobbet och ber dem också gå igenom dem. Se till att de förstår sina egna prestationsnummer och låt dem fråga dig om något är oklart eller felaktigt.

  1. Söndra och härska

Dela ditt möte i sektioner och hålla tid för vart och ett av dessa avsnitt. Se till att du berättar för dina gruppmedlemmar i dessa avsnitt och ber dem hålla sig till deras scheman inom ramen för en-mot-en-mötet. Idealiska möten med en-mot-en har följande avsnitt:

  • 15 minuter - krita ut och komma överens om en dagordning
  • 15 minuter - Låt din teammedlem prata om sina prestationer, problem och problem och saker som rör deras omedelbara arbete
  • 15 minuter - Låt dig råda och utarbeta prestandan och problemen kring teammedlemmen och hjälp dem med vägledning och stöd med hjälp av SMART utvecklingsplaner och handlingsplaner
  • 10 minuter - Låt din teammedlem tala om idéer och innovationer och all feedback som de skulle ha för dig

  1. Mötesmall

Håll en fast mötesmall och lämna ett utrymme i den för ad hoc-frågor och svar eller problem bortsett från de vanliga uppgifterna som teammedlemmen utför. Låt din en-mot-en-mötesmall vara flexibel nog för att tillgodose behoven hos dina många teammedlemmar. De är alla olika individer och bör inte begränsas till en stel mall.

  1. Tryck ner Ansvar

I slutet av ett-till-ett-möte är det avgörande att du fastnar ansvar på bordet tillsammans med utvecklingsplanen. Med ansvarsskyldighet måste du ge ut något manövrerbart från mötet. Enligt feedbacken och framgångsstegen som diskuterades eller de idéer och innovationer som bältet ut, se till att dina teammedlemmar agerar på dem och förvandla dessa samtal och idéer till fördelaktiga åtgärder.

Gör denna del av protokollet från mötet och låt din teammedlem skicka ut ett officiellt e-postmeddelande med protokollet från mötet tillsammans med de överenskomna ansvaren.

  1. Vad som händer i mötesrummet, stannar i mötesrummet

Se till att du inte offentliggör de diskussioner som äger rum mellan dig och din teammedlem. Om det är handlingsbara punkter och idéer, låt din teammedlem tillhandahålla tillräckligt med åtgärder på dem och lita inte på att sprida ordet själv, såvida det inte är relevant och nödvändigt.

Alla personliga diskussioner och mål och utvecklingsområden bör vara strikt mellan dig och din teammedlem och bör endast användas som det anses lämpligt av dig. Undvik att använda den information du får under en-till-en-möten på jobbet på ett offentligt forum och för din egen fördel. Din teammedlem har förtroende för dig; respektera det.

  1. Handlingsplan för dig själv

Det är nödvändigt inte bara för din teammedlem att lägga ut en handlingsplan utan eftersom du är ledaren mellan de två finns det några steg som även du kommer att behöva vidta för att säkerställa att utvecklingen råder inom ditt team.

Skriv ner en handlingsplan som du kommer att agera till förmån för din teammedlem och verksamheten, som kommer att komma tillbaka som en fördel för dig. Håll fokus på att hjälpa dina teammedlemmar att nå framgång. Detta blir din framgång också.

Rekommenderade artiklar

Detta har varit en guide till En-mot-en möten med anställda kan verkligen vara en viktig tid för dig att lära dig mer om dina teammedlemmar och förstå deras arbetssätt. Dessa är följande externa länk relaterade till möten med anställda.

  1. 12 kroppsspråkstips för affärsmöten
  2. 3 utmärkta tips! Hur har man effektiva möten?
  3. 6 intranätfunktioner för framgångsrik medarbetarkommunikation

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling