Skapa effektiva Gantt-diagram för ett projekt -

Projektledning är en komplicerad process och innebär ofta att jonglera flera uppgifter samtidigt. Detta gäller alla typer av projekt - vare sig det handlar om ett hem, eller ett särskilt svårt programvaruutvecklingsprojekt eller en civilentreprenör.

När det finns en eller två uppgifter är det enkelt för en projektledare att komma ihåg vad som ska göras när och hur. Men vad händer om det finns flera aktiviteter som är sammankopplade? Hur håller man reda på alla uppgifter för att säkerställa att projektet är klart, klart och klart i tid?

Här är där Gantt-diagram kommer in i bilden. De är en visuell representation av uppgifterna i ett projekt. Gantt-diagrammet har sitt ursprung 1896, då en polsk ingenjör, Karol Adamiecki, använde ett liknande diagram för att framställa produktionsscheman. Han kallade det harmonogrammet, och eftersom det publicerades på polska och ryska, förblev det i stort sett okänt. Samtidigt designade en amerikan som heter Henry Gantt ett liknande diagram, och det är hans namn som diagrammet nu har.

Diagrammet användes i stor utsträckning inom produktionsteknik. Snart, med tillkomsten av datorer, blev det en vanlig och praktisk projektplaneringsmetod. Med webbaserade applikationer fick Gantt-diagrammet popularitet och är nu ett vanligt inslag i de flesta projekt. Men nu, med Agile-metodologier, är Gantt-diagrammets popularitet låg. Den har dock försökt utvecklas med tiden.

Vad är ett Gantt-diagram i projektledning?

Första saker först: Vad är ett Gantt-diagram i projektledning? Enkelt uttryckt är ett Gantt-diagram en visuell stapeldiagram som representerar projektets schema.

Vanligtvis omfattar raderna olika uppgifter i ett projekt, ofta borrar ner till enskilda uppgifter, med tidslinjen som bildar kolumnerna i diagrammet.

Med program som skapar ett Gantt-diagram för ett projekt kan du se var projektet står på en given dag. Gantt-diagram för ett projekt visar vem som är ansvarig för varje uppgift, liksom eventuella beroenden mellan uppgifterna.

Här är ett typiskt Gantt-diagram för ett projekt:

Diagrammet visar tydligt, på ett lättförståeligt sätt, var projektet står idag. Diagrammet är oerhört användbart i presentationer för ledningen, såväl som för kunder, som kanske vill ha en snabb utvärdering av de pågående uppgifterna.

Beroenden i Gantt-diagram för ett projekt

En av de viktigaste orsakerna till att projektscheman går fel är felaktig erkännande av beroenden. Låt oss säga att du har ett projekt som kräver tre olika arbetsvägar. Alla dessa måste samlas för att projektet ska gå vidare. Även om en av arbetsvägarna är försenad, kollapsar hela projektschemat. Med ett Gantt-diagram identifieras detta beroende direkt i planeringsstadiet, visuellt, så att varje fördröjning kommer att flaggas direkt, för att indikera eventuella förseningar. Som projektledare kan du omedelbart distribuera resurser för att säkerställa att förseningen orsakar minimal skada.

Det finns flera typer av beroenden i ett projekt. Alla dessa kan anges i ett Gantt-diagram.

  • Finish to Start (FS): I den här typen av beroende måste Uppgift A vara klar innan Uppgift B kan börja. Ett exempel: Låt oss säga att du arbetar med ett webbdesignprojekt. Först efter att klienterna godkänner de bilder som ska användas på webbplatsen kan något Photoshop-arbete på fotona inträffa.
  • Start to Start (SS): I denna typ av beroende måste Uppgift A startas för att Uppgift B ska börja. Ett enkelt exempel skulle vara inom skrivfältet. En författare måste ha börjat skriva en roman innan han började redigera delar av den.
  • Finish to Finish (FF): I denna typ av beroende måste Uppgift A vara klar innan Uppgift B kan slutföras. Låt oss säga att du arbetar på en broschyr. Uppgiften "skapa text" måste slutföras innan "designa broschyr" -uppgiften slutförs. Emellertid kan designen börja innan texten är klar, som ofta görs, med dummy-text. \
  • Start to Finish (SF): I detta sällsynta beroende måste Uppgift A börja innan Uppgift B kan avsluta. Detta kan tillämpas på en ny position som fylls. Det kan vara viktigt att den avgående medarbetaren utbildar den nya anställden så att den anställde som lämnar organisationen kan göra det först efter att den nya har anslutit sig till tjänsten. Det bör noteras att detta strikt talat inte är ett professionellt synsätt.

Vid programutveckling rekommenderar Microsoft att schemat Finish Start används oftast. Det avskräcker också användningen av Start to Finish-algoritmen, eftersom det kan innebära oändlig försening och möjliga cirkulära referenser i ett arbetsflöde. För just-in-time-distributions kan emellertid Start to Finish-beroendet användas.

Steg för att skapa ett effektivt Gantt-diagram för ett projekt:

Processen att skapa ett Gantt-diagram för ett projekt är ganska intuitivt. För bästa användning måste du dock planera för diagrammet också.

Medan du kan förbereda diagrammet på papper eller på en dator kommer det att underlätta uppgiften om du har en Gantt-diagrammall där du kan ansluta information. De flesta webbaserade samarbetsverktyg inkluderar Gantt-diagrammallar. Det finns också många mallar tillgängliga för samma för Microsoft Excel.

  1. Gör en omfattande uppgiftslista

Detta steg innebär att dela upp projektet i dess Gantt-diagramkomponenter. Om man kan dela upp den i en hierarkisk struktur med arbetsgrupper, under vilka uppgifterna läggs ut mer detaljerat, fungerar det bäst.

Låt oss till exempel överväga uppgiften att skapa en ny webbplats

Några av de övergripande stadierna är:

  • Recension
  • Omfattning
  • Design
  • Innehåll
  • Kodning
  • Testning
  • Implementering och underhåll

Under vart och ett av dessa steg kommer det att finnas ytterligare uppgifter. Det är bäst att borra djupt så mycket som möjligt så att uppgifterna är tydligt definierade.

Med tanke på innehållsfasen kan till exempel deluppgifterna vara:

  • Samling och granskning av en text
  • Samling och granskning av grafiska element
  • Skapa / skriva om text
  • Skapa grafikelement (kan innehålla en fotografering etc.)
  • Bildredigering
  • Textredigering
  • Avslutning av innehåll

Eller andra steg som kan vara relevanta för ditt projekt.

På samma sätt måste alla uppgifter, men till synes triviala, anges.

  1. Lista beroenden hos uppgifterna

Uppgiftsberoende måste anges. Ett enkelt Excel-ark, eller till och med en Word-tabell, räcker.

Vilka är de steg som är beroende av andra?

I vårt exempel kan innehållsredigeringen först börja efter att det befintliga innehållet har utvärderats och nytt innehåll skapats, om det behövs. Photoshopping kan endast göras när fotografier har tagits.

Det är viktigt att notera beroenden så att planeringen av Gantt-diagram blir enklare och stramare.

Detta beror också på din organisation. Om team är mindre och resurser knappt kan det vara meningsfullt att först plotta dina resurser och sedan tidslinjen. Om ditt är ett enormt företag med en bred resurspool kan det vara meningsfullt att först skapa tidslinjen.

  1. Skapa tidslinjen för projektet

För chefer som gillar att bli ner och smutsiga tidigare är detta den köttaste delen av Gantt-diagrammet.

När uppgifterna är klara skapas tidslinjen. Faktor i helger och helgdagar.

På programvara som SmartDraw skapas Gantt-diagrammet för ett projekt direkt efter att du matar in data på en användarvänlig skärm. Men med annan mjukvara eller Excel-mallar kanske du måste skriva in värden i själva Gantt-kalkylbladet.

Eftersom Gantt-diagrammet är ett verktyg för att visualisera planen, bör tillgången på specialiserad programvara inte betyda lika mycket.

Tidslinjer är beroende av klienten, och om klienten har bestämda tidsbegränsningar, se till att du delar upp tiden mellan uppgifterna smart.

Denna tidslinje kommer förmodligen att förändras och är sannolikt inte slutlig, men försök att göra den så nära den slutliga som möjligt.

  1. Tilldela varje uppgift till en grupp eller person

Som projektledare måste du ta reda på det bästa sättet att göra detta arbete. Utvärdera ditt team. Ta reda på vem som ska fungera bäst för vilken uppgift. Att lägga ut projektet på en grov tidslinje i en anteckningsbok eller programvara hjälper dig också att se till att resurserna inte doppas dubbelt - krävs på två platser samtidigt.

Det kan ta lite tid men det är en viktig del som måste åtgärdas.

Några av frågorna som kan hjälpa dig att fastställa lämpliga personer är:

  • Kommer den här resursen att vara bra i en klientvänd roll?
  • Kommer denna resurs att kunna samordna och arbeta med andra?
  • Kommer denna resurs snabbt att vända saker och ting?
  • Är denna resurs bättre på multitasking eller att utföra en uppgift på djupet?
  • Från när är denna resurs tillgänglig? Beroende på om ditt projekt är resurskritiskt eller tidskritiskt fördelas uppgifterna.

Just nu måste det finnas tydlighet i flera saker inom din organisation:

  • Vem signerar design? På text? På budgetar?
  • Det är viktigt att se till att den som har ansvaret för att logga ut på saker får lämpligt spelrum. Om innehållsdirektören, som ansvarar för allt innehåll, åker på en planerad resa utomlands, se till att det är fakturerat i tidslinjen.

Detta kommer att kräva viss samordning med HR och andra projektledare och omfatta det.

Nu kan du tilldela enskilda resurser eller grupper till uppgifter som redan har tidsplanerats och kartlagts för beroenden.

Så detta borde vara det, eller hur? Ett ytterligare sista och avgörande steg återstår.

  1. Dela och förfina

När allt verkar vara låst på plats, dela diagrammet med viktiga intressenter. Det är bra att dela diagrammet med hela teamet så att du inte har missat något viktigt.

Det är redo att delas med klienten och efter godkännande är ditt Gantt-diagram för ett projekt klart för användning!

Begränsningar av Gantt-diagrammet för ett projekt

Buzzword i programvaruhantering är Agile. Smidiga metoder finns överallt och antagandet av dem ökar med dagen.

Ett traditionellt Gantt-diagram för ett projekt är mycket begränsat i omfattning för moderna programvaruprojekt, eftersom fokus ligger på anpassningsförmåga. Gantt-diagrammet planerar hela förhanden, och om (snarare när) scheman ändras blir de mycket svåra att hantera. Och bättre tid används för att uppdatera Gantt-diagrammet.

Smidiga projekt kan använda korta sprintar (i fallet med Scrum) eller arbeta med det mest brådskande jobbet först (som i Kanban), det är helt enkelt inte möjligt att förbereda ett Gantt-diagram i veckor. I andra lyhörda projektmetoder som Extreme Programming kommer det helt enkelt att slösa bort tid, eftersom de planerade delarna av diagrammet är mycket korta.

Projektledare för mjukvara har rapporterat om en viss framgång med att använda ett Gantt-diagram för ett projekt för att hålla reda på enskilda sprintar. Andra pooh-pooh idén och säger att ett Gantt-diagram för ett projekt baserat på modellen för Waterfall-projektledningen.

Gantt-diagram har också rykte att försöka visa för mycket information. Stängerna, med olika färger för att indikera olika resurser och beroenden, kan vara mycket förvirrande för komplexa projekt.

Gantt-diagrammet är dock fortfarande ett populärt schemaläggningsverktyg i flera branscher. De spelar faktiskt en enorm roll i mer processdrivna projekt som webbplatsutveckling.

Alternativ till Gantt-diagram för ett projekt

Gantt-diagrammet är i huvudsak ett stapeldiagram över uppgiftsscheman. Varje papper, inklusive en detaljerad uppgiftslista, kan uppnå samma syfte.

Några alternativ till Gantt-diagram för ett projekt inkluderar:

  • En detaljerad uppgiftslista över ansvariga personer
  • En whiteboard som spårar framstegen för varje berättelse / sprint, när det gäller Agile-projekt
  • Ett Kanban-bräde: ett enkelt bräde med tre kolumner - att göra, göra och göra i sin enklaste form
  • Andra verktyg skapade specifikt för Agile-projekt, till exempel Sandglaz

Gantt-diagram har kommit långt, efter att ha tjänat tillverknings- och servicebranscherna. De har gjort processer så mycket mer transparenta och har anpassat sig så bra de kunde för den mer krävande mjukvaruindustrin.

Medan deras popularitet, utan tvekan, har minskat kraftigt, förblir de fortfarande den första go-to för projektledare över hela världen i början av ett projekt.

Rekommenderad artikel

Detta har varit en guide till hur man skapar ett Gantt-diagram för ett projekt. Här har vi diskuterat steg för att skapa ett Gantt-diagram för ett projekt på ett effektivt sätt. Du kan också titta på följande artiklar för att lära dig mer -

  1. Waterfall Project Management
  2. Kanban: användbart steg?
  3. Topp 5 typer av rapporteringsverktyg för projektledning
  4. 20 spännande projektledningsfrågor om jobbintervju
  5. Viktigt med Visual Basic - Diagram med dynamisk ingång

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling