Skapa databas med Microsoft Access - Microsoft Access är en fin programvara som medföljer Microsoft Office Professional Suite. Med detta enkla databasverktyg kan vi säkert lära oss att bättre organisera vårt arbete och vårt liv!

Varför använda Microsoft Access?

De flesta frågar oss: "Varför behöver jag lite snygg databasprogramvara? Excel fungerar bra nog för mina olika behov. ”

Här är vi glada berätta för dig att Access är ingen "fancy" databas. Det är enkelt, mäktigt effektivt och kan spara en hel del tid och repetitiva ansträngningar även om du får det bästa av dina data. I själva verket kommer du att upptäcka att du kan få mycket mer ut dina data när du kombinerar Excel-ark med en välorganiserad Access-databas.

Microsoft Access

  • Är ett relationsdatabasverktyg . Detta innebär att all data är organiserad i (relaterade) tabeller. Du kan använda verktyget för att budgetera dina månadskostnader, organisera din bibliotekskatalog eller hålla en detaljerad adressbok; nyckeln ligger i att strukturera dina data i enkla, icke redundanta tabeller som kan kopplas samman.
  • "Kom ihåg" dina data. Till skillnad från Excel fungerar det också som en sömlös minnesbank som lagrar och kommer ihåg dina data så att du enkelt kan hämta dem för framtida användning. Till exempel kan du ha lagrat flera Excel-ark för månatliga utgifter. Men om du nu vill kombinera dessa blad och studera dem tillsammans, måste du använda speciella (och ibland besvärliga) Excel-funktioner som diagram, instrumentpaneler, etc. I Access är det smidigt.
  • Gör komplicerade dataoperationer enkelt. Access erbjuder alla de grundläggande operationerna som Excel gör, till exempel sortering, beräkningar, filter etc. Dessutom låter det dig gå med eller utesluta data från tabeller (som att gå med i Excel-ark) baserat på speciella kriterier. Och den goda nyheten är att allt detta är enkelt i Access!

I den här artikeln guider vi dig att bygga din första arbetsdatabas med 6 enkla steg.

  1. Organisera dina data i strukturerade tabeller.

Om du tänker använda Access-databasen, är chansen stor att du redan har en god uppfattning om de tabellstrukturer du vill skapa. Tänk på detta som ett viktigt förberedande steg eftersom det är strukturen i dina tabeller som avgör framgången för din Access-applikation.

Några frågor som hjälper dig att få detta rätt inkluderar:

  • Vilken typ av data har du? Företagsregister, personliga filer, data som stöder ditt kulturella samhälle? Helst kommer varje typ att innehålla sin egen databas.
  • Vad är vanligt bland de uppgifter du har? Kan du gruppera dem i separata tabeller baserat på denna vanliga faktor? Exempel: inkomst, utgifter, adresslista etc.
  • Vad är unikt i varje bord? Vad kan du använda för att identifiera en rad med data från varje tabell? Exempel: Namn, Id etc. Detta kommer att vara den primära nyckeln och kan vara en eller flera kolumner . (Oroa dig inte om du inte hittar något unikt, eftersom Access automatiskt kan generera en primär nyckel.)
  • Vilka är anslutningslänkar mellan tabeller? Det här är potentiella utländska nycklar (du lär dig mer om detta nedan).

Vi föreslår att du har ett grovt utkast till din bordstruktur på papper. Oroa dig inte för perfektion; dina tabeller kommer att utvecklas när du arbetar med Access och får behärskning över det. När du är redo, starta Microsoft Access, välj File -> New -> "Blank Database" och klicka på "Create" för att starta din första Microsoft Access-databas!

Tips: Välj ett lämpligt namn som speglar databasens typ; detta låter mycket bättre än att bara kalla det, "Min första databas"!

  1. Skapa tabellerna

När du väl startat och skapat din första databas öppnar Access "Tabellverktyg" -vyn för att skapa tabeller, för Access handlar egentligen om tabeller!

Här skapar vi en enkel budgetapplikation med 3 tabeller: Vanliga utgifter, månatliga inkomster och månatliga utgifter. De kolumner som är markerade med blått är unika och kan därför användas som primärnyckel. (Observera att där mer än en kolumn markeras med blått är kombinationen unik.)

För att lägga till tabellen Regulära utgifter använder du den högra fliken.

  • Den första kolumnen (ID) genereras automatiskt av Access och fungerar som standard primärnyckel. (Vi kan ändra detta senare.)
  • Klicka på "Klicka för att lägga till" för att ange nästa kolumnnamn. Du kommer att få ett (rullgardinsmeny) val för kolumntyp. Välj text och ange “Expense Name”.
  • Återigen Klicka för att lägga till nästa kolumn, välj Text och ange "Typ".
  • Återigen Klicka för att lägga till nästa kolumn, välj Number och ange “Belopp”.
  • Spara slutligen din nyskapade tabell (med kontrolltangent + “S” -tangenter). När du uppmanas att ange ett namn skriver du “Regular Expenses”.

Och där, nyligen skapade, är ditt allra första Microsoft Access-bord. hurra!

Från fliken SKAPA använder du Skapa -> Tabell och följ stegen ovan för att skapa tabeller "Månadsinkomst" och "Månatliga utgifter" på liknande sätt.

Rekommenderade kurser

  • Professionell VBA-makrokurs
  • VBA och makroutbildning
  • Excel 2007 grundläggande modelleringsträning

  1. Ange data i tabellerna

I det här steget kommer vi att mata in data manuellt i tabellerna. Men notera att Access erbjuder flera andra enkla sätt att importera data till tabeller (från ett Excel-ark, från en textfil etc.).

Här måste vi nämna att Access vinner över Excel i datavalidering om tabellerna är korrekt utformade. För att förstå tabelldesignens relevans lägger vi helt enkelt till data i tabellen “Regular Expenses” och utforskar utmaningarna.

Här är de data vi tänker lägga till i våra tabeller:

"Databladvisningen" används bäst för att lägga till / radera / ändra tabelldata och öppnas varje gång du dubbelklickar på en tabells namn på vänster fliken. Du kan också komma åt den med DESIGN-fliken -> Visa -> Designvy. När du väl är i den här vyn väljer du tabellen du kommer att arbeta med ("Regular Expenses") på den vänstra fliken. På den högra fliken,

  • Klicka på den andra kolumnen (Expense Name) och skriv "Rent".
  • Klicka på den tredje kolumnen (Typ) och skriv "Fast".
  • Klicka på den fjärde kolumnen (Belopp) och skriv "2000".
  • Du har slutfört den första raden. Upprepa för återstående rader.
  • Upprepa samma för tabellen "Intäkter" och "Månadsutgifter".

Visste du hur Access automatiskt sorterar uppgifterna i ökande ordningsföljd? Om du vill ändra detta kan du högerklicka på fältet Belopp och ändra sorteringsordningen.

Som du säkert har observerat genererar Access automatiskt ett unikt nummer för den första kolumnen (ID), eftersom detta behandlar detta som standard primärnyckel. Detta är den kolumn som vanligtvis används för att hämta unika rader med data från tabellen.

Men detta värde kan vara svårt för oss att komma ihåg eftersom det inte har någon relevans för våra uppgifter . Dessutom har vi redan identifierat våra unika primära nycklar och borde fånga detta i tabelldesignen. Nästa steg visar dig hur du kan designa om bordet för att ta hand om detta.

  1. (Re) Designa dina tabeller

När du har skapat dina tabeller satsar vi på att du är nyfiken på att se om de visade sig okej. Det är faktiskt viktigt att göra detta så att du kan inkludera eventuella ytterligare regler för datavalidering och noggrannhet. Du kan verifiera detta i "Design View".

Den mer flexibla designvyen av åtkomst är lätt åtkomlig med fliken DESIGN -> Visa -> designvy. (Alternativt kan du klicka på tabellnamnet på fliken till vänster och välja "Designvy".)

Om du utforskar tabellen "Vanliga utgifter" (skärmdump ovan) är du säker på att få vissa inkonsekvenser. Låt oss fixa detta enligt följande:

  • Som standard är den auto-genererade ID-kolumnen inställd som den primära nyckeln och därmed den lilla nyckelikonen till vänster. Vi ändrar detta genom att markera (enda klick) kolumnen Kostnadsnamn och välja ikonen "Primär" på den övre fliken. (Du kan också högerklicka på kolumnnamnet och välja ”Primär nyckel”). Nyckelsymbolen kommer att ändras i enlighet därmed.
  • Vi behöver inte längre ID-kolumnen. Så högerklicka på den och välj “Radera rader”. Detta raderar automatiskt denna kolumn (och alla tidigare infogade värden för den) från denna tabell.
  • Kolumnen Belopp är inställd på datatyp Nummer. Ändra detta till Valuta.

Nu ser vårt bord bra ut. Du kan på samma sätt redigera de andra två tabellerna i designvyn, för att ändra deras primära nyckel, ställa in valutadatatyp och lägga till ytterligare data i alla tabeller så att vi kan spela med dem i successiva steg.

  1. Definiera tabellrelationer

Varje gång du bara vill "visa" dina tabeldata kan databladvisningen användas. Men vi tror att du vill se de kombinerade resultaten från alla dina tabeller. Detta kan vara besvärligt att göra i Excel men är enkelt i Access. Nyckeln är att definiera tabellrelationer.

Relationer definierar hur våra tabeller är "kopplade" till varandra. Dessa anslutande länkar kallas "främmande nycklar" i databas jargon.

För att definiera tabellrelationer i Access, gå till fliken DATABASEVERKTYG och klicka på Relationer. Du kommer att se en dialogruta som visar alla tabeller. Dubbelklicka på varje tabell tills de syns i bakgrunden för bakgrundssamband. Om en tabell visas mer än en gång kan du högerklicka på det extra bordet och välja ”Dölj tabell”.

När alla tre tabeller är synliga kan du flytta dem runt skärmen som du vill.

Men just nu är det inget speciellt med denna åsikt. Våra tabeller är helt enkelt listade, kopplade från . För att ändra detta klickar du på fältet REGULAR EXPENSES.Expense Name och drar det mot MONTHLY EXPENSES.Expense Name-fältet. En dialogruta bör öppnas enligt följande:

Det vi gör här är att skapa en en-till-många-relation mellan tabellen Kostnadsnamn för vanliga utgifter och tabellen Kostnadsnamn för månadskostnader.

Regular Expenses.Expense Name -> Monthly Expenses.Expense Name

Primär nyckel -> Utländsk nyckel

En -> Många

För detta,

  • ”Tvinga referensintegritet” bör kontrolleras. Detta kommer att säkerställa att alla tillagda värden i månatlig kostnad kommer att kontrolleras mot värdena i tabellen Regulära utgifter före tillägg.
  • Avmarkera flikarna till “Kaskaduppdatering / radera relaterade fält” . Detta kommer att kaskadera alla uppdateringar / borttagningar i den primära nyckeltabellen (i vårt fall, vanliga utgifter). Så om beloppet uppdateras för en viss kostnad kommer det att kaskaderas i alla relaterade tabeller. Likaså med radera. Vi avlägsnar medvetet detta så att vi kan fånga varje missanpassning vid en senare tidpunkt. Klicka till slut på Skapa.
  • Skapa på liknande sätt ett förhållande mellan månadens namn på månadskostnader och månadens namn på månadsinkomst. Avmarkera alternativet "Tvinga referensintegritet" här.

Förhållandevyn bör automatiskt återspegla detta enligt följande:

Du har definierat din första tabellrelation och är redo att få ut mer av dina data!

  1. Fråga och visa data från dina tabeller

Detta är kanske den mest betydelsefulla och användbara delen av att använda Access via Excel. Du förstår, vi har skapat våra tabeller med rätt design, lagt till data och definierade relationer. Nästa viktiga steg är att sätta samman allt och se hur våra kombinerade data ser ut. Och detta görs genom en FRÅGA.

Här skapar vi en enkel fråga för att fånga upp eventuella missförhållanden i "fasta" utgifter.

Du kan skapa en fråga med hjälp av fliken CREATE -> Query Wizard, det enklaste sättet att skapa en grundläggande fråga. Du blir ombedd att:

  • Typ (Simple Query Wizard).
  • Tabellnamn och fält. Välj Kostnadsnamn, typ & belopp från vanliga utgifter och månad och belopp från månadskostnader.
  • Detalj eller sammanfattning. Välj Detaljerad.
  • Skriv "Fixed Expense Mismatch Report" när guiden ber dig om ett namn och klicka på Finish för att generera rapportfrågan.

Den genererade frågan ska se ut så här (utan de röda höjdpunkterna):

Men som ni ser, visar den här frågan alla utgiftsposter, och inte bara de felaktiga parterna (som markeras med rött). Vi kan åtgärda detta med frågeställningen (högerklicka på frågornamnet på vänster fliken och välj “Designvy”).

Vi kommer att använda den här vyn för att lägga till två kriterier

  1. Under vanliga utgifter. Lägg till värdet "Fast" under Kriterier (inkluderar enstaka citat). Detta begränsar de dataposter som hämtats till att ha typen = Fast.
  2. Under något av beloppen lägger du till de speciella kriterierna för att kontrollera om det är fel: "(vanliga utgifter). Belopp (månadskostnader). Belopp" (utan offert). Skylten står för "inte lika med"). Detta kommer bara att samla upp felaktiga poster.

Tillsammans kommer dessa kriterier att hämta felaktiga anpassade poster med fast kostnad.

Det slutliga resultatet ska se ut så här:

Och detta är verkligen det slutliga resultatet vi önskar. Grattis !!

Den sista anmärkningen

I den här grundläggande självstudien har du blivit utsatt för ett brett utbud av Microsoft Access-funktioner, från tabeller till relationer till frågor. Vi rekommenderar att du bygger på tabellerna och frågorna som listas här och försöker mer komplexa åtgärder.

Förslag till ytterligare övning inkluderar:

  • Importera datum till tabeller från Excel-ark eller kommaseparerade textfiler (även kallad csv-filer).
  • Lägga till valideringskriterier för tabeller med designvy. Försök till exempel att begränsa värdena på vanliga utgifter. Skriv endast till antingen "Fasta" eller "Variabla" värden.
  • Lär dig mer om "Normaliserade" tabeller och hur det påverkar dina data. Utforma om och skapa exemplen som delas här som normaliserade tabeller.
  • Använd Query Designer från början för att skapa en sammanfattande rapport som innehåller totala inkomster, kostnader och saldo varje månad under året.

Medan dina första tester med Microsoft Access kan innehålla en brant inlärningskurva, kan vi garantera de belöningar dina ansträngningar kommer att ge. Microsoft Access är ett lätt databasverktyg som gör att du kan utnyttja dina data med större ansträngning med minimal ansträngning. Så håller igång och glad Access-ing !!

Rekommenderad artikel

Här är några artiklar som hjälper dig att få mer detaljerad information om skapa databasen med Microsoft-åtkomst, så bara gå igenom länken.

  1. 10 kraftfulla funktioner i Microsoft Access
  2. 9 fantastiska steg för hur man använder Microsoft Excel-färdigheter
  3. Hur kan du förbättra dina Microsoft Excel-färdigheter?
  4. 10 enkla steg för att skapa ett pivotdiagram i Excel 2016
  5. Fantastiska steg Excel-funktioner - diagram och grafer

Kategori:

Excel-tips