Projektdokumentation
Projektdokumentation är inte bara ett enkelt sysslor utan det kan betraktas som en viktig kompetens i dagens tid. Från college till yrkesverksamma, som arbetar med projekt i en väsentlig del av ens dagliga arbetsrutin, så blir det av avgörande betydelse att man förstår hur man dokumenterar, skyddar och bevarar sitt projekt för att verifiera bevis och framtida referens. Helt från skolnivå, om individer anses vara den här enkla men effektiva färdigheten i projektdokumentation och -hantering, kan det lägga till mycket effektivitet och produktivitet i deras professionella arbete.
Med ett makroperspektiv är projektdokumentation en integrerad del av projektledningen. Det kan finnas olika typer av projekt i olika strömmar som individer arbetar med, dokumentation kan vara till stor fördel och värde för projektledaren eftersom:
- Han kan se om alla projektkrav har uppfyllts, om inte, vad måste göras.
- Vid problem kan han spåra det till källan till frågan och arbeta med att tillhandahålla specifika lösningar.
- Det kan hålla en person ansvarig för det arbete han har gjort, projektledaren kan spåra det till analytikern som har arbetat på projektet när det gäller det arbete som analytikern har gjort och när det var gjort.
- Det ger och fungerar som bevis på att det nämnda projektet verkligen har upparbetats.
- I händelse av konflikter och tvister kan dokument som rör ett projekt letas upp igen och kan också användas för att tilldela ägandet till projektet till dess rättmätiga ägare.
- Genom att helt enkelt gå igenom dokumenthanteraren kan du veta projektets status och det beräknas tid till slutförande.
- Och slutligen är det viktigt att projektet är ordnat ordentligt, lättläst och adekvat.
Idealt följer projektledare standardiserade mallar som har använts tidigare för dokumentation; dessa mallar är av framgångsrika projekt som tidigare utförts av företaget. Projektplaner, affärsfall, projektstatus och krav återanvänds ofta av tidigare projekt som var en framgång eftersom det hjälper projektledaren att fokusera på deras kompetens, effektivitet och produktivitet och minska överskott av pappersarbete som blir svårt att spåra och hantera .
Nedan visas en översikt över viktiga stadier i projektets livscykel och hur varje steg genererar viktiga projektdokument som kan användas för verifiering, framtida referenser och verifiering. 
- Möjlighetsrapport - Innan projektet genomförs genomgår det många tester med avseende på är det genomförbart att genomföra detta projekt och ta det till implementeringsstadiet. En studie av aktuella marknadstrender och kultur tillsammans med kostnadsfördelar i samband med projektet genomförs.
- Project Charter - Den ger en översikt över projektet, nämner projektets viktiga komponenter och mål och fungerar som riktmärke. Det hjälper chefen att följa viktiga mål gång på gång.
- Kravspecifikation - Den nämner alla krav som krävs för att genomföra projektet, arbetskraft, ekonomiska resurser, teknikresurser, råvaror, specifika kompetensuppsättningar, behörigheter, regler och förordningar, godkännanden i olika stadier av projektet.
- Designdokument - Det innehåller projektets designstruktur, det är gjort på ett sådant sätt att det är lätt att förstå av en outsider när han tittar på projektet. Det beskriver projektets arkitektur.
- Arbetsplan / uppskattning - Det fastställer tidsramen för olika delar av projektet, nämnda komponenter måste slutföras inom angivna tidslinjer. Faktiska framsteg jämförs alltid med dessa tidslinjer.
- Spårbarhetsmatris - Det hjälper till att spåra ansvar till en analytiker som arbetar med specifika komponenter i projektet och vem man ska kontakta vid problem.
- Problemspårning - Den har en lista över alla problem, den lagrar också problem och deras lösningar som inträffat tidigare så att i fall frågan kommer igen är lösningen lätt tillgänglig
- Ändra hanteringsdokument - Det fångar faktiska framsteg och alla ändringar som gjorts i projektet
- Testdokument - Det sparar alla tester som utförs och deras svar.
- Tekniskt dokument - Det innehåller alla tekniska krav när det gäller teknik, design och specifikationer.
- Funktionellt dokument - Det fokuserar på hur man utför olika funktioner och riktlinjer som ska följas medan de körs.
- Användarmanual - Översikt över alla processer, regler och förordningar. Som en standardprocedur.
- Övergångs- / utrullningsplan - Det nämns hur projektet kommer att tas från tavla till utförande. Det täcker alla steg för att genomföra projektet.
- Överlåtelse / projektstängning - Projektet är slutfört och dokument sparas för framtida referens.
Ovan nämnda punkter var nyckelområden och källor till projektdokumentation i olika livscykelstadier i ett projekt. Bortsett från listan ovan finns det några vanliga projektdokument som uppstår i dagliga projekt som utförs på en individ eller på företagsnivå.
- Projektschema - Nämn tidsram, resurser och projektkostnader.
- Riskhantering - Det nämns alla risker som kan uppstå i projektet, du kan rangordna dem och fördela resurser i enlighet därmed.
- Problemloggar - Nämnar alla operativa frågor som uppstår och dess lösningar.
- Projektbudget - Det viktigaste dokumentet nämner den totala kostnaden och avkastningen som förväntas från budgeten.
- Statusrapport - Den nämner kompletteringsstatus och milstolpar och nästa milstolpar.
- QA-rapporter - Kvalitetssäkringsrapporter är viktiga eftersom du går igenom alla grundläggande kriterier innan implementering.
Därför är det uppenbart att projektdokument är av enorm betydelse för att projektet ska lyckas. Projektdokument ska vara tydliga, enkla, relevanta och upp till märket. Varje projekt är skillnaden i fråga om storlek, omfattning, leveranser och livscykel. Projektdokumenten bör vara lämpliga för projektet i fråga.
Projektdokument ska underlätta livet för projektledaren och alla inblandade. Det bör tydligt ange alla krav, risker, resurser så att alla intressenter är på samma sida.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till projektdokumentation. Här har vi diskuterat projektdokumenten som uppstår i dagliga projekt. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar för att lära dig mer -
- Googles projektverktyg
- Vad är Agile Project Management?
- Jira Project Management Tool
- Intervjufrågor för projektledning
- Fallstudie i projektledning