Vi kommer att börja den här med en fantasi …

Den stora chefen har kallat dig efter din lunchpaus, och du väntar på att attackera nästa utmaning som han kastar på dig. Stäng dig själv där ivriga bäver, eftersom din chef strålar mot dig och säger: "Hej ABC, du gjorde det mycket bra på det interna teammötet idag. Jag vill att du ska hantera lagpresentationen vid nästa kvartalsmöte. Och känn dig fri att använda PowerPoint när du är på det. Jag vill se det första utkastet nästa vecka. Jag vet att du är redo för det. Lycka till!"

Du klappar dig själv och skrika tyst, "YESSSS!" Det är din stora chans att bli märkt av överordnade utanför ditt team. Du kommer att rocka det!

Fel, låt oss komma tillbaka till verkligheten!

Vet du att ett häpnadsväckande stort antal människor gör det fel med sin presentation, särskilt när de använder PowerPoint? Det är nästan som om de blir lata eller nöjda och förväntar sig att verktyget gör allt sitt arbete. Hah!

Gör inga misstag; Microsoft PowerPoint är ett oerhört mångsidigt verktyg. Men kanske dess största styrka är att göra det du tillåter det och hoppa över det du inte gör. Det är upp till dig att använda kraften i sina händer för att göra dina presentationer skarpa och effektiva. Men oroa dig inte. Med de enkla tips som beskrivs här, vet du vad du ska justera i din presentation och med PowerPoint, så du kommer ut en vinnare hela vägen!

4 tips för att göra effektiva Microsoft PowerPoint-presentationer:

  1. Håll fokus på ditt meddelande

Det är fantastiskt hur många som börjar förbereda sin presentation med en galna förvrängning inom PowerPoint. Gör det inte! Kom alltid ihåg att du och meddelandet du vill förmedla är av största vikt, inte din expertis med verktyget. Skapa så en solid beskrivning av din fina Powerpoint-presentation på papper först och häll alla dina kreativa, analytiska och marknadsföringsfärdigheter i den. När du är rimligt tydlig i meddelandet du vill förmedla till din publik kan PowerPoint hjälpa dig att finjustera resten.

Hur PowerPoint kan hjälpa dig:

Skapa ditt första utkast på papper. Hur många bilder ser du grovt? Åtminstone borde du ha:

  • En introduktion (till dig själv och ämnet).
  • Slides som kommunicerar huvudmeddelandet.
  • Sektionsrubriker / pauser, introducerade senast varje 6-7 meddelandesider för att behålla publikens uppmärksamhet
  • Ett par bilder med mediaelement som bilder, grafer eller ljud / video för att bryta monotonin.
  • En bild för frågor (valfritt).
  • Stäng bilden, upprepa det sista uppmaningen till handling.

När du har den stora bilden på plats, lägg ut det andra utkastet i PowerPoint genom att skapa en tom presentation (Arkiv-> Ny-> Tom presentation + Skapa-knapp) och dyka rakt in i bildsorteringsvyen (Visa-> Slide Sorter ). Det här är en ganska enkel vy som visar miniatyrbilder av alla bilder. Använd detta för att skapa antalet bilder du vill ha enligt följande.

  • Högerklicka var som helst i den här vyn och välj Ny bild. Detta skapar en ny bild med standardlayouten. ELLER,
  • Kopiera och klistra in den (fördesignade) bilden flera gånger för att replikera dess layout.

För varje bild, ställ in dess "layout" (Hem-> Layout) enligt din pappersdesign. Detta avgör bildens totala sammansättning - antalet element / sektioner i bilden, placeringen av varje element, en titel om det behövs, etc. PowerPoint kommer med minst 9 inbyggda layouter som passar de flesta behov. Populära layouter inkluderar Titel (för en dramatisk öppningsbild), Titel och innehåll (för efterföljande bilder) och Sektionsrubrik (för sektionsavbrott i din PowerPoint-presentation).

Din presentation är nu redo för riktigt innehåll. Du kan koppla av med att veta att du enkelt kan ändra något av ovanstående attribut när du vill. Men genom att snabbt beskriva detta grova utkast (ovanstående steg bör ta mindre än 5 minuter) lägger du ned minimaltid effektivt för att maximera din användning av PowerPoint-verktyget!

  1. Håll den visuellt ren

Detta innebär att din PowerPoint-presentation är lätt för ögat, så att din publik inte utvecklar ont i ögonen eller känner sig tvungen att vända sig halvvägs genom din anmärkningsvärda presentation. Observera följande när du fyller dina bilder med innehåll.

Hur PowerPoint kan hjälpa dig:

  • Använd en konsekvent bakgrundsdesign på alla dina bilder för ett jämnt visuellt flöde. PowerPoint underlättar detta genom Design-> Teman . Utan ett tema skulle du manuellt behöva redigera designen för varje bild. Men ett tema kommer som en "formgivningsmall" med fördefinierade inställningar för bakgrundsfärg / former / grafik, layout, teckensnitt (för titel, body-text, rubrik etc.), effekter och bakgrundsstilar. När du väljer ett tema på en bild, påverkar det alla bilder. Detta inkluderar alla anpassningar du gör till det ursprungliga temat.
  • Välj en bra teckenstorlek för all din text. När du står framme på podiet kan en bild se bra ut och tydlig för dig. Men när du sitter på baksidan, inte så mycket. Så testa din teckenstorlek på avstånd (som att använda en 2 cm teckenstorlek för 10 fot avstånd, 4 cm teckenstorlek för 20 fot avstånd, och så vidare). En annan rekommendation är att använda Sans Serif (icke-loopiga) typsnitt som Arial, Geneva eller Helvetica, över Serif-typsnitt som Times New Roman eller Courier. Detta minskar oskärpa så att din text förblir läsbar även på avstånd.
  • Använd Bullet Points klokt. Det finns några som svär vid dem och andra som föredrar att kasta dem. Om du väljer att använda dem, undviker du studerande textförpackning med meningar som lekar flera rader. Detta är mindre tilltalande och mer förvirrande. Håll istället dina meningar korta och enkla så att meddelandet kommer utan onödiga krusiduller.

Till exempel,

  • ”Skapa en PowerPoint-presentation som är visuellt tilltalande för publiken med hjälp av en balanserad blandning av design och mediaelement”.

Detta kan förkortas till -

  • “Skapa PPT med visuell överklagande”.

Obs! När du håller bildspelet medvetet kort, kommer du inte att kunna självständigt bero på dina punktsides för att presentera sig. Men det är goda nyheter. En PowerPoint-presentation som kan köras av sig själv utan ditt deltagande ber om presentation-självmord! Istället förbered dig medvetet ditt bildinnehåll så att du måste delta aktivt under presentationen och klargöra de finare detaljerna för din publik. DU kör showen, inte PowerPoint.

Låt din grafik tala mer än tusen ord - vilket innebär att de är mäktiga effektiva för att packa stansen! Sanningen om grafik är att vi alla älskar dem: bilder, clipart, diagram, diagram och deras mycket. De gör omedelbart din PowerPoint-presentation mer attraktiv och mindre tråkig. Men om du lägger till dem i överdrivet riskerar du att överväldiga din publik eller undervisa ditt (meddelande) innehåll. Så välj rätt balans genom att använda färre men mer meningsfulla grafik.

Håll dina grafer och diagram rena. Ja, det är det arbetet igen, rent. Du kan öva på följande:

  • Använd lekman-vänliga etiketter för att förklara elementen i diagrammet / diagrammet. Undvik att använda siffror, specialtecken och teknisk jargon; det tar redan mer hjärnkraft för att förstå ett diagram eller ett diagram än en bild.
  • Lägg till ytterligare text för att uttryckligen fånga höjdpunkterna i diagrammet / diagrammet, så detta är uppenbart för publiken. Om du till exempel presenterar en försäljningsgraf över regioner, kanske du vill lägga till text för att markera topp / bottenregionen och jämförelse med förra året. Dessa siffror kan implicit infångas i diagrammet; men genom att lägga till textetiketter som uttryckligen markerar denna information, ser du till att publiken märker och kommer ihåg denna viktiga information.

Obs: Komplexanalysdiagram kan göra att du ser mer intelligent ut, men det gör att din publik känner sig dum och minskar effektiviteten i din PowerPoint-presentation. Håll istället dina grafer och diagram ganska enkla så att de inte behöver en statistikdoktor för att avkoda dem. Nya PowerPoint-versioner kommer förinstallerade med minst elva diagramtyper (som stapeldiagram, kolumndiagram, cirkeldiagram etc.) som enkelt kan inkluderas i din presentation med bara några musklick och datainläggningar. Om du använder mer än 5 minuter på att infoga ett diagram i din PowerPoint-presentation ska du tänka på det komplicerade och inte värt publikens uppmärksamhet.

Använd färger med hög kontrast för att locka extra uppmärksamhet. Med teman garanterar PowerPoint redan att bildens bakgrundsfärger i tillräcklig grad kontrasterar med text / linjefärger för maximal synlighet (som att använda mörk färgtext över ljusa bakgrunder eller vice versa). Men i din PowerPoint-presentation kan du ha att 1-2 bilder som förtjänar extra uppmärksamhet så att du vill markera dem annorlunda. Färger med hög kontrast låter dig göra detta enkelt (som grönt / gult, blått / rött, svart / vitt, etc.). Men använd detta på ett klokt sätt eftersom alltför många färgkontraster kan lämna din publik med huvudvärk!

Rekommenderade kurser

  • Online-certifieringsutbildning i Mac Excel 2011
  • Outlook 2010-utbildning
  • Komplett Mac Outlook 2011-kurs

  1. Dra åt din PowerPoint-presentation

Okej, du har lagt ut dina bilder och fyllt dem med relevant innehåll. Du har också säkerställt att publikens uppmärksamhet förblir nitad på dina meningsfulla bilder genom att förbättra deras visuella tilltalande. Du är redo att leverera din fantastiska PowerPoint-presentation. Eller kanske inte bara ännu.

Ett idiotsäkert tips som garanterar PowerPoint-presentationer av bättre kvalitet varje gång är att "strama" din PowerPoint-presentation, där varje enskild bild ger en otrolig stans.

  • Kan du minska innehållet i dina bilder? Gör bulletpoäng kortare och text smartare?
  • Kan du minska det totala antalet bilder? Eller byt ut en bild eller två med en övertygande grafik?
  • Kan du förenkla animationerna eller övergångarna (tillgängliga via fliken Animationer och övergångar) som används efter varje bild, så att presentationen flyter utan för många distraktioner? (Ibland avlägsnas publikens uppmärksamhet till dessa övergångar än det egna bildinnehållet!)
  • Om du använder externa (rekvisita online) som videor från andra webbplatser som ska spelas upp under presentationen, kan du inkludera dem i din presentation för ett smidigare flöde? Här kan du utforska LiveWeb, ett integrationsverktyg som ansluter externa webbvideor till en presentation på din hårddisk.
  • Slutligen välsigna din presentation med ett unikt varumärke - DU. Vilket varumärkesstämpel klassificerar denna presentation som din? Ljusa färger? Enkelt men skarpt innehåll? Spiffy audiovisuella? Markera din presentation med din varumärkes närvaro!

  1. Dra åt din leverans

Det är den stora dagen, och med ovanstående tips, är du redo att vördnad med din fantastiska presentation. Ja, nästan. Det finns några små tips du måste utöva, precis i sista minuten. Här är de:

  • Respektera tiden. Oavsett hur fantastisk din presentation är förberedd, stängs du av din publik om du är trött med tiden. Hantera din tid klokt. Starta, bryta och avsluta på klockans punkt.
  • Gör en repetition innan du presenterar för din live publik. Detta innebär att du gör en dummy-körning av din presentation i själva rummet där du kommer att leverera den. Detta ger dig möjlighet att fånga potentiella glitches tidigt (som förändring i projektorns upplösning, färgmatchning, diskfel, etc.), och lösa dem innan den slutliga leveransen.
  • Stäng av skärmsläckaren om du presenterar från din bärbara dator. Det sista du behöver är att ha den brinnande eld skärmsläckaren bränna din presentation halvvägs!

Hur PowerPoint kan hjälpa dig:

Om du ansluter till en projektor,

  • Beväpna dig själv med en pekare. Det är mer snyggt än att gå upp till skärmen för att peka din text med fingret. Och mindre distraherande!
  • Använd PowerPoints “Presenter View”. Detta gör att du kan leka din presentation över två vyer:
  • Publikens vy som spelas upp på projektorskärmen. Detta visar endast de huvudsakliga presentationsbilderna.
  • Din vy, som spelas upp på din bärbara / datorskärm. Det här visar detaljerna, inklusive dina anteckningar, listan över objektglas sortering (för att snabbt hoppa över flera bilder) och huvudbilden.
  • Du kan aktivera Presenter's View genom att markera knappen "SlideShow-> Use Presenter View" (tillgänglig i versioner 2010 och ovan).

Slutligen, vet du de största goof-up amatör presentatörer gör? De presenterar mot väggen, eller projektorskärmen, eller podiumbordet eller deras skor … du får driva! Se din publik djärvt i ögat och presentera ditt innehåll för dem med självförtroende. Engagera dem under hela presentationen med frågor, skämt, berättelser, personliga anekdoter osv. Dessa är kanske inte en del av ditt däck, men de kommer att uppmuntra publiken att svara på din karisma och delta mer i presentationen. Först då levererar du framgångsrikt en oerhört effektiv presentation, med eller utan PowerPoint. Nu kommer du verkligen att rocka det!

Kategori:

Excel-tips