Intranätfunktioner för medarbetarkommunikation

”Företagens intranät bör byggas av starka interna kommunikationsprogram. Uppnåendet av ett intranät är cirka 60 procent kommunikation, 40 procent teknik. ”Bob Cohen,

Ett intranät är precis som ett paraply under vilket man kan få all nödvändig information som rör företaget och det dagliga arbetet. Det är känt som kommunikationsplattformen där vi får instrumentpanelen med 360 graders vy över företagets verksamhet. Precis är det ett privat, säkert online-nätverk där de anställda kan generera innehåll, involvera i vissa kommunikationsprocesser, agera som ett team, utföra uppgifter och evenemang och bygga upp organisationskulturen.

Det är känt som företagets hemmaplattform, där team samlas, bygger en viktig repertoar, multireffektiv kommunikationsenhet och mer. Liksom ett internt kommunikationsnätverk är ett intranät mer än mängden av dess delar.

Intranätet är en enda butik för allt. Intranätdesignen ska stå i proportion till medarbetarnas behov och deltagande. Det är en vanlig plattform som hjälper till i kommunikation (tvåvägs), teamwork, kunskapshantering, innehållsutveckling och delning, socialt nätverk, medarbetares engagemang och schemaläggning.

Varje utvecklande företag kan dra nytta av intranätet. Nedanstående tio frågor skulle faktiskt fungera som checklistpunkterna som korrigerar alla problem och hjälper till att implementera intranätet korrekt.

Fig 1: Intranetdesignlista-poäng

Vi måste gräva djupt inuti olika funktioner på ett intranät.

  1. Intranätet ligger i kärnan i kommunikation

Tre sätt det hjälper en organisation -

  1. Top-down kommunikation som inte är annat än ledarskap-till-anställd kommunikation
  2. Feedback från de anställda eller medarbetarnas ledarskapskommunikation
  3. Teamdiskussion i form av kommunikation mellan anställda och anställda

Nu kommer en kort höjdpunkt på detta att klargöra hela saken.

  • Intranät avslutar grundläggande e-postproblem

Alla typer av e-postfrågor kan enkelt hanteras av ett väl utformat intranät när du glömmer att hålla någon i slingan med en viktig e-post eller när du bortsett från en avgörande uppdatering eftersom e-postmeddelandet förlorades i en serie e-postmeddelanden eller när du sitter fast i ett svar-alla listor. Intranät kontaktar människor på olika sätt och effektiviserar båda omedelbar kommunikation. I samma sockel kan man enkelt göra många saker: chatta med kollegorna, bygga upp samhällen om olika ämnen, göra tillkännagivanden om olika företagsrelaterade frågor, skriva bloggar, ladda upp artiklar och bygga upp kunskapsbrädan om företagsförfaranden.

Vissa interna kommunikationsstatistik ges nedan:

  1. Endast 48% av e-postmeddelandena i samband med den interna kommunikationen som skickas öppnas
  2. Och ungefär 23% av dessa kommunikationer öppnas faktiskt

Så det är uppenbart att en stor del av företagskommunikation faktiskt inte öppnas. För alla riktade mottagare att öppna kommunikationen är det helt enkelt inte bra att skicka e-post.

  • Intranät hjälper till att samla in anställdas feedback

Medarbetarnas engagemang utvärderas genom rätt anställdas feedback. Du kan enkelt kvantifiera medarbetarnas tillfredsställelse, hålla reda på bristerna i arbetstagarnas förbättringar och vissa problem som skulle ha direkt inverkan på anställdens omsättning.

Undersökningar om återkoppling av anställdas engagemang är bra att utföra om dessa inte tystas i olika avdelningar; i de flesta fall utförs undersökningarna av verktyget från tredje part. Tvärtom, om dessa undersökningar görs via ett inbyggt verktyg som är värd på intranätet, kan man enkelt hämta rätt data som finns i företagsservern och dela mellan olika avdelningar och team för att förbättra produktiviteten. Dessutom skulle de anställda överallt vara medvetna om detta verktyg när de interagerar med det dagligen. Detta skulle i slutändan öka kommunikationen på arbetsplatsen och därmed också anställdas tillfredsställelse.

Fig: 2. Anställdsprocent som accepterar kommunikationsprocessen

Pessimismen på arbetsplatsen uppstår på grund av under tre kommunikationscentriska orsaker:

  1. Ledningen riktar inte anställda riktigt mot ett gemensamt syfte med 38%
  2. Sammantaget dålig kommunikation med 14%
  3. Regelbundna förändringar som inte är välinformerade med 12%
  1. Intranätet samarbetar

För korrekt anställdas kommunikation och produktion krävs det mycket att ha en gemensam plattform där alla anställda kan samlas i en gemensam sak. Oftare än inte skulle samma meddelande bli annorlunda när alla inte synkroniseras ordentligt. Detta skulle vara osäkert att det måste finnas en centraliserad plats från vilken människor bör samla in innehåll och ansluta till den andra.

  • Intranät skapar en plattform där alla kan kommunicera tillsammans och få saker att göra

I de flesta fall kan du hitta att ett intranät är utrustat för att låta dig få kontakt med dina kollegor genom någon teamsida eller projektsida. Anställda kan samarbeta och dela innehåll av ömsesidigt intresse. Du kan skapa sidor för många ämnen:

  • projekt
  • lag
  • Externa portaler på kunder
  • Kunskapsbanker
  • För induktion av anställda
  • Kampanjer marknadsföring
  • Service eller produktintroduktion

Så ditt intranät skulle faktiskt forma din kommunikation, jobb och innehåll på något sätt enligt vad du strävar efter att göra företagets kommunikation bättre.

  • Projektledning och uppgiftshantering förenklas med intranät

Ett intranät hjälper till att ställa in och hantera projekt och uppgifter i samma sockel. Det är plattformen att ta hand om liknande andra affärsaktiviteter. Intranätet hjälper projektgruppen att slutföra projektet. I realtid kan man enkelt kontrollera framstegen, åtgärda alla problem utan att e-postmeddelanden översvämmas och följa länkade diskussioner för att få djupare förståelse för möten och leveranser.

Och uppgiftshantering håller ett öga på dina egna arbetsframsteg, hjälper tilldela uppgifter till andra och säkerställer perfekt avslutade projektrelaterade uppgifter. Man kan snabbt dela filer och data i ett rum utan att ens lägga dem i Dropbox eller i andra delade reserver.

  • Intranät tjänar interna intressenter

Genom ett intranät kan man kombinera en normal process och koppla lösningar mellan olika avdelningar, inklusive HR, marknadsföring, IT, etc. Chatta, forum, öppna diskussionsspår och isolerade meddelanden är några sätt som pionjärerna hjälper andra att lösa alla problem. Nedan följer några tjänster att starta:

  • Skicka in olika policydokument från organisationerna
  • Bygg en kunskapsbank eller intern wiki
  • Tillkännage olika företagscentrerade eller avdelningsvisa kommunikationer
  • Ge en möjlighet till en omedelbar chatt för att snabbt lösa problemen
  • Sänd en steg-för-steg-video
  1. Intranät fungerar som kunskapshanteringsverktyget

Tänk bara på en situation när du söker efter en viktig fil på flera platser som du tror att du har behållit: Dropbox, Google Drive, One Drive, Företagets webbplats eller din interna server. Och att söka på olika platser gör att huvudet snurrar och du har inte hittat filen äntligen. Så i en sådan situation kan intranät hjälpa dig att lagra dina viktiga dokument på ett ordnat sätt.

  • Intranät ger alltid möjlighet att integrera dina dokument

Filhantering som en del av kunskapshanteringstjänsterna är ett sätt att ladda upp din fil på intranätet till din bästa fördel. I båda fallen när vi direkt laddar upp en fil eller lägger en länk som innehåller det faktiska dokumentet som är laddat i säkert någonstans, hjälper vi oss själva och andra att hitta filen i framtiden utan att behöva slösa tid på detta. Du kan konsolidera dokumenten som du vill. När du i vissa fall är osäker på var du har lagrat dokumenten, gör bara en livlig sökning för att få önskad fil. En mängd dokument sparas på intranätet:

  1. Man kan bygga upp ett kunskapsförvar där man kan lägga olika dokument, t.ex. HR omborddokument, projektrelaterad fil, etc.
  2. Du kan enkelt skicka filer via intranät och via chatt; Dessutom arkiveras chattkonversationen automatiskt för att hjälpa oss att få den datumvisa historien
  • Intranät ökar produktiviteten

Framgången och misslyckandet med något projekt beror mer på korrekt lagring av data och filer. Det sparar inte bara tid, och därmed skulle det ha direkt påverkan på ROI, utan också minskar spänningarna och frustrationerna. När du till exempel ger en sista hand på projektets slutförande kan du vara säker på att välja rätt dokument för din klient. Om du lämnar inbyggda filer till de nya medlemmarna kan du enkelt skicka HR-sidlänken som innehåller de relevanta dokumenten som är avsedda för dem. Enligt en studie från McKinsey Global Institute kan du faktiskt minska tiden som används för att söka efter vilket dokument som helst med cirka 35% och därmed befria 6% av den tid som ska användas till andra viktiga uppgifter.

  • Intranät skapar alltid en realtidskunskap

En rätt intranätdesign hjälper till att skapa en kunskapsbas för att dokumentera återkommande positionerade filer och dokument, till exempel:

  1. Politik och praxis
  2. Värde material
  3. Nyheter och framgångshistorier
  4. Viktiga vanliga frågor
  5. Anställda album
  6. Träningsmaterial
  7. HR-handbok
  8. Nyhetsbrev
  9. Viktiga länkar som innehåller användbara verktyg och filer

Och det är inte alla. Det finns några fler artiklar som laddas upp i systemen - frågor som ställs i forum, teamdiskussioner och biljetter som tas upp i helpdesk. Alla dessa kan laddas upp på intranätet och läggas till i kunskapsbasen att du kan använda gång på gång för olika behov. Det kan också finnas en flik med namnet på idéer som bjuder in offentliga idéer. Detta verktyg skulle faktiskt driva idéer på olika nivåer.

  1. Intranät ger alternativ för socialt nätverk

Ett intranät ger alltid en chans att praktiskt taget samarbeta med kamrater från olika avdelningar och därmed minska barriärerna och silorna; de anställda kan enkelt ansluta till varandra och dela feedback om ämnen av ömsesidiga intressen och lära sig. Och detta förbättrar kommunikationen och kunskapsdelningen på företagsnivåer, olika team och avdelningar. De anställda kommer att lära känna människor inom och utanför deras team. Cheferna kan lära känna underordnade, och detta skulle äntligen bryta konventionerna och tillsammans kan de växa och därmed ha en indirekt inverkan på produktiviteten.

  • Intranät bygger interna kommunikationskanaler

Utan att ens lämna skrivbordet, ringa eller skicka e-post kan de anställda ansluta till varandra i form av att ge feedback i diskussionsspåren om något specifikt ämne. Således skulle samband med geografiskt spridda team råka inspirera till teamarbete.

  • Intranät hjälper till att hitta och känna dina anställda

Bara för att teamet är geografiskt spridd eller någon arbetar hemifrån, är det omöjligt att hitta och känna dina anställda hela tiden även om vi arbetar med dem fysiskt eller praktiskt taget. I sådana fall hjälper medarbetarkatalogen på intranätet oss faktiskt att komma i kontakt med våra avsedda kamrater och samhället kan byggas. Vi kan lära känna våra teammedlemmar, arbetshistoria och framgångar. Därför kan vi ta deras hjälp med att lösa alla problem eller råda andra att följa dem på sådana specifika behov. Du kan motivera dina kamrater genom att skicka gratulationskort till alla projektframgångar eller skicka ett tackmärke för alla väl utförda jobb.

  • Genom intranät kan du skapa, dela och publicera allt bra innehåll över gränser och avdelningar

Genom intranät skapar människor innehåll, delar i de offentliga inlägg som andra konsumerar och kommenterar. Användarna använder olika utrymmen där allt nytt innehåll laddas upp, en automatisk uppdatering går till alla i det specifika inlägget. De börjar sedan använda det innehållet. Således ger intranät chansen för användare att generera innehåll som kan användas av andra. Följande innehåll laddas vanligtvis upp på ett intranät:

  1. Bloggar och nya trender om branschen
  2. Nya färdigheter för andra att följa
  3. Stort lag vinna
  4. Ny lansering
  5. Ny strategi eller process
  6. Coola foton och videor
  1. Anställdas engagemang och tillväxtcentrum: avskaffa medarbetarnas besvikelse

Vid varje organisatorisk rörelse betraktas medarbetarnas engagemang som den viktigaste linjen. Genom medarbetarnas engagemang förbättras produktiviteten och de anställda motiveras. Detta påverkar slutligen kundnöjdheten och medarbetarnas moral.

Statistik över anställdas engagemang

  • Del Carnegie Training-studien visar att nästan 71% anställda från stora företag inte är engagerade
  • I en annan studie från Gallup Research är anställdas frigöring cirka 18%, vilket hindrar den totala produktiviteten

Engagerade anställda förespråkar lojalt de företag de arbetar för. De nämner stolt företagets produkt eller tjänst till kunderna. De skapar gemensamt kunskap till förmån för andra och hjälper andra att uppnå sina mål. Medan de frikopplade anställda är bördan. De skadar företagets rykte och bygger upp missnöje bland andra och påverkar produktiviteten viralt. Vid detta tillfälle skulle intranätet faktiskt hjälpa till att utveckla planer för att engagera anställda genom att tillåta dem att använda resurser och verktyg och utbilda dem i sina önskade fält för att bygga upp sina karriärer. De skulle ha mer makt att bestämma sin karriär.

  • Intranät binder anställda med företagets uppdrag, vision och värderingar

Vi tror ofta om varje anställd är anpassad till företagets uppdrag, vision och värde! Och är de ordentligt anpassade och känslomässigt anslutna till det? En studie gjord på 40000 anställda av TINYpulse-undersökningen visar att endast 40% är medvetna om det. Processen för medarbetarengagemang ger tillgång till alla anställda för att få sig känslomässigt knutna till företagets uppdrag, vision och värderingar. Intranät ger alla denna tillgång på ett centralt läge. I olika format och segment kan du nå dina anställda och förstärka dem på mångfacetterade sätt: genom bloggar, diskussioner, artiklar, videor och personlig sida för att marknadsföra varumärket.

  • Intranät skapar utvecklingsmöjligheter för anställda

Anställda skulle vara mer nöjda om de har gott om utrymme att utveckla sig själva. Ett företag kan skapa olika karriärstillväxtplaner för anställda och därmed minska sliten. Och bara genom att minska klyftorna mellan resurser de behöver för sin tillväxt och sina leveranser kan ett företag effektivisera missanpassning. Intranät här gör detta perfekta jobb för att stödja och spåra de anställdas tillväxtprogram på följande sätt:

  1. Konsolidera utbildningsmaterialet och bästa praxis
  2. Insamling av anställdas feedback för förbättring av programmen
  3. Överlåta företagskulturen till alla
  4. Spåra framstegen för alla anställda
  5. Tillåter någon av dem en chans att övervaka deras utveckling
  • Intranet förutsätter en viral koppling till alla utvecklingsplaner och unika idéer

När det gäller kommunikation som släpps ut till anställda via e-post är det troligt att dessa e-postmeddelanden kan gå förlorade i inkorgarna, eller att människor inte tar initiativ för att öppna dessa e-postmeddelanden. Det är mycket vanligt överallt. En anställd kanske missar den viktiga kommunikation som skickas till honom om hans personliga utveckling. Och ibland kan detta göra att de känner sig utelämnade eller obetydliga.

Ett intranät ger alltid anställda tillgång till det de behöver mest - viktiga uppdateringar, varje enskilt perspektiv och varje planeringsändring. Informationen kan vara offentlig eller specifikt anpassad till rätt personer; som en del av dubbelkommunikation kan ett e-postmeddelande skickas till dem. Samtidigt kan de dela sina unika idéer i det virala utrymmet, och andra i detta utrymme kan få åtkomst till denna information och skicka kommentarer. Därför utvecklas en bra kommunikationstråd som leder till framgångsrik utveckling för alla. De människor som kanske inte deltar i den offentliga diskussionen kan också engagera sig i sådana online-diskussioner.

Intranet ger också anställda möjlighet att använda sina roller och karriärer:

  1. Egna projekt och liknande viktiga uppgifter
  2. Dela kreativa idéer
  3. Utnyttja möjligheter
  4. Övervaka deras målutveckling
  5. Rådgivning om processen fortskrider
  6. Se upp för ytterligare borrning och utbildning
  7. Håll koll på vad andra inom och utanför lagen gör

Steve Roesler, noterade kommunikationsstrateg, kritade ut tio viktiga frågor som skulle hjälpa att anlita anställda på arbetsplatsen. Dessa checklistor är effektiva för att formulera enkla lösningar på intranätproblem:

  1. Intranät fungerar som ett schemaläggningsverktyg

Intranät gör det enkelt för alla att schemalägga och övervaka möten, evenemang och möten. Alla anställda skulle få nytta av denna extraordinära anläggning.

  • Enkel planering för att möta inspirerande medarbetares deltagande

Människor kan ha mer än ett verktyg för att schemalägga sina åtaganden, men de är ineffektiva eftersom det skulle vara tidskrävande process. Denna genomförbarhet garanterar bra medarbetares deltagande. Du kan skicka e-postmeddelande till anställda angående möten eller evenemang, men denna process är tung. E-postmeddelanden kan gå förlorade i inkorgen, eller viktiga personer kan hoppas över. Det enklaste och smarta sättet är att schemalägga en delad kalender i ditt företags intranät och få en snabb titt på allas bekvämlighet. Således kan man schemalägga en tid för mötet.

  • Skapa attraktiva evenemang

Förutom att ställa in tid och kalendrar, finns det mer information om händelserna som gör händelserna intressanta och populära.

  1. Komplett information om evenemanget
  2. Foton och videor relaterade till evenemanget för att göra det mer lockande. Strax efter att evenemanget är över kan det bli en jämn uppdatering tillsammans med foton och videor
  3. Detaljerad färdplan för händelserna
  4. Information om matställen, butiker och andra anmärkningsvärda platser att släppa in

Slutsats

En korrekt intranätdesign är alltid en springbrett för en effektiv intern kommunikation. Det ger alltid en fördel för människor att samarbeta med kollegorna om alla delade ämnen och ger oändliga verktyg. Vi har sett att människor i stort sett har tillgång till korrekt användning av intranät för att öka plattformens masseffektivitet. Det är plattformen där de källar och söker efter vad som helst, skapar, delar, lär sig och motiverar andra som i sin tur ökar effektiviteten i arbetet med direkt påverkan på ROI. Detta är dock inte rätt för att säga något negativt, men det kan alltid sägas att en korrekt intranätdesign alltid är halva jobbet som gjorts ända eftersom rätt tvåvägskommunikationskanaler är berörda.