Projektledning har fängslad våra yrkesliv på ett sådant sätt att det nu har blivit en norm i varje enskilt företag och kontor / organisation. Denna fas av att systematiskt genomföra ditt arbete och organisera bitarna i ett projekt för att uppnå ett gemensamt företagsmål eller mål var det som styrde framgångsrika projekt och innovativa, modernaste förändringar och förändringshanteringssystem. Med projektledningstekniker utvecklades projektledningsstrategier, och dessa metoder fortsatte att utvecklas och växa till de ständigt föränderliga aspekterna av globala företag.
När industrialiseringen växte exponentiellt uppstod en skillnad i hur vi tittade på projektledningssätt och hur det skulle påverka verksamheten. Arbetet behövs för att bli snabbare och bättre och mer exakt än någonsin. Det var det som kom till oss som den nya sidan av projektledningen. De äldre tillvägagångssätten, eller fler äldre system, kallades traditionell projektledning och den nya, livliga och mer intuitiva metoden blev känd under namnet Dynamic Project Management.
I den här artikeln ska vi titta på hur vi kan skilja dessa två faser av projektledning och hur vi kan hjälpa dig att bestämma vilka av dessa metoder som ditt företag behöver för att fungera som en väloljad maskin. Vi kommer att sätta in traditionell projektledning jämfört med dynamisk projektledning på grundval av 6 enskilda poäng och vi får se hur de presterar på dessa villkor.
Traditionell projektledning
När vi talar om traditionell ledning tittar vi på en mycket begränsad och styv form av ett projektledningssätt. Detta tillvägagångssätt var början på projektledningen på planeten och antog att projektets omfattning och mål förblev konstant under hela projektets livscykel. Initieringen och planeringen utformades sedan enligt denna tankeprocess. Tilldelningar gjordes och produkten föreställdes i en tvådimensionell uppsättning utan någon variation eller till och med möjligheten till en övervägande variation.
Med absolut ingen marginal kvar för att rymma varians och ändringar i projektplaner och scheman var framgångsmarginalerna dyster och inte särskilt uppmuntrande. Traditionell projektledning skulle identifiera tidslinjer och resurser med antagandet att ingenting kommer att förändras under projektet och planen kommer att följas vid alla tidpunkter. Projektets livscykel såg ut så här:
- Projektstart
- Projekt planering
- Projektgenomförande
- Projektövervakning och kontroll
- Projektstängning
Projektets livscykel följs i en sekvensiell ordning och ett steg skulle följa ett annat, det vill säga bara när projektplaneringen är klar kommer hela projektet att skiftas till projektets genomförande.
-
Förändringar i plan
Som nämnts ovan har traditionell projektledning en mycket styv syn på hela projektledningsutrymmet vi skapar för att genomföra en förändring eller rörelse mot ett fastställt mål. Med antagandet att allt kommer att förbli precis som det är finns det ingen flexibilitet i planen som utarbetas efter att projektet har inletts.
Med mindre utrymme för eventuella förändringar, till och med en liten förändring som projektet möter i genomförandefasen eller i planeringsfasen själv, kommer det att vara nödvändigt att projektledaren omarbetar hela planen från början med tanke på den ändring som har skett.
Som vi nu vet att det inom arbetet med ett projekt finns möjlighet till många förändringar. Omarbetning och omdesign av hela planen skulle inte vara skalbar och skulle kosta organisationen tid, resurs, inflation i budgeten och ansträngningar.
-
Roller och ansvar
I traditionell projektledning tittar vi på en central figur som tar hand om hela projektets funktion. Den personen är projektledaren (PM). Verkställande direktören tittar igenom alla stadier som projektet går igenom och ansvarar för att det fungerar smidigt.
Med den dynamik som erbjuds av projektet faller ansvaret för att uppdatera planen också i PM: s händer och därmed överbelasta en enskild individ med uppgift att styra och driva projektet på rätt spår. Detta kan vara ganska en uppgift att hantera.
-
Produktivitet och prestanda
Det finns mycket fokus på att följa schema och tidslinjer eftersom det nu lägger en hård straff för statsministern om det till och med är en liten förändring i projektplanen. Denna ensidiga tillgivenhet för projektscheman stör projektets arbetsflöde och arbetet släpper i alla fall tillbaka.
Med tanke på det faktiska arbetet som har ägt rum har det också förekommit många fall där kvalitet komprometterades med tanke på att stanna i tid. Det fanns alltid en hush-push när det gäller tidslinjer och inte ett ögonblick att andas och tänka på det arbete projektmedlemmarna gör.
-
Riskhantering
Även om huvuddelen av koncentrationen av teamet och projektledaren är på tidslinjer, med otillräcklig uppmärksamhet på riskhantering och förväntan på risker, skulle teamet reagera på risk snarare än att svara på dem.
När det finns en reaktion på risker som äger rum, vet du att du inte tar upp riskerna alls, eftersom du antar att förändring inte skulle äga rum och att projektet kommer att flyta enligt tidslinjer. Men med brandbekämpning som äger rum under projektet tvingas du gå utanför banan och sedan återgår cykeln för omarbetning av planen igen.
-
Prioritering av arbetet
Arbetsprioritering kan drabbas allvarligt under projektförfaranden, och inom ramen för traditionell projektledning, där myndigheten är centraliserad, finns det en möjlighet att teammedlemmarna inte är medvetna om rätt prioritering av arbetet. Detta kan få dem att arbeta med fel saker vid fel tidpunkt.
Projektledaren är vanligtvis för trångt av planerna och de förändringar som inträffar att teamet lämnas utan ett prioriteringsorgan för att hjälpa dem att utföra arbete efter behov.
-
Tidslinjer
Med svaga tidslinjer var traditionell projektledning på sitt mest sårbara slut och det är nu som vi vet varför denna rudimentära installation av processer bara var en föregångare till den dynamiska formen för projektledning.
Det finns mycket externt inflytande på tidslinjer och tidsfrister när det gäller traditionell projektledning. Med kunder och kunder som dikterar tidsfristerna finns det ingen praktisk genomblick över beräkningen av arbetet och den tid som krävs för det arbetet.
Dynamisk projektledning
I kontrast till traditionell projektledning hanterar miljön som skapats av dynamisk projektledning alla de problem som den tidigare miljön väcker. Projekternas dynamiska karaktär hanteras perfekt av denna typ av projektledning eftersom den tillhandahåller en flexibel ram som omfattar de ständigt föränderliga säsongerna för projektplanerna och målen. Tillvägagångssättet som används här, i en dynamisk projektledningsmiljö, är att dela upp projektet i självhållbara enheter som inte har många beroende faktorer knutna till det.
Med tanke på ett mjukvaruutvecklingsprojekt har du olika krav som är extremt flyktiga och som är föremål för stora eller mindre förändringar med varje steg som vidtas. De flesta är dessa planer baserade på hypotes som kanske eller inte överensstämmer med de faktiska händelserna inom projektet. Det är väldigt opraktiskt att följa den traditionella projektledningsmetoden i sådana scenarier och följaktligen kom projektledningsexperter med behovet av en ny och flexibel strategi.
Dynamisk projektledning eller Agile projektledning råkade bara vara den metod som behövs för att bryta jinxen i misslyckade projekt, som orsakades på grund av stelheten i den traditionella projektledningsstrategin. Dynamisk projektledning var mycket iterativ för ett projektledningssätt och steget stegvis. Med alla bra saker finns det aspekter av projektet som måste noggrant granskas för att få bollen att rulla. Dom är:
- Projektets värde bör vara tydligt
- Det bör vara aktivt deltagande från kunderna för att kontrollera projektets förfarande
- Visuell och grafisk dokumentation bör tillåtas och uppmuntras
- Teamsamarbete bör vara den auktoritativa siffran i projektutförandet
Utvecklingscyklerna är byggstenar som möjliggör en ständig utvärdering av projektet och ramverket möjliggör konstant återkoppling och förbättring på plats. Med kontinuerlig förbättring som ryggraden är dynamisk projektledning säkert sättet att gå vidare. Planering blir mer smidig och sker med mycket hänsyn och förväntan ombord.
-
Förändringar i plan
Med den senaste tekniken som tar över den dynamiska projektledningssätten, förlitar PM sig på projekthanteringsprogramvaruverktyg för att hjälpa dem gå igenom de olika förändringarna i planerna och de olika introduktionerna i projektdesign och genomförande. Dessa verktyg överensstämmer med den dynamiska projektledningsstrategin på ett sätt så att de pressar en mycket liten mängd stress på PM när det gäller förändringar i planen.
Dessa verktyg gör det möjligt för PM att automatiskt införliva ändringar i planen eftersom det redan finns de olika situationer som beaktas och beredskapsplaner överenskommits för eventuella förändringar som kan komma att ske. Verktyget tar omedelbart förändringen och ändrar om planen på ett sätt så att den inte ändrar hela planen utan rymmer den anomali som har slagit.
-
Roller och ansvar
Med automatisk anpassning av ändringar i projektplanen behöver teammedlemmarna inte lita på en enda centraliserad myndighet för att få sina beställningar och arbete för dagen. Teammedlemmarna kan själva hjälpa till med att planera och prioritera dagen när arbetet flyter.
Dynamisk projektledning skulle bara vara möjlig om händerna som bidrog till projektet är extremt skickliga och kan arbeta briljant i ett team. Teamsamarbete är oerhört viktigt i ett dynamiskt projektledningsutrymme och det utgör en nyckelkomponent som driver denna dynamiska ram till högre möjligheter till framgång.
-
Produktivitet och prestanda
Planen och tidslinjerna för planen hanteras nu automatiskt av projektledningsverktyget och behöver inte ha särskilda ögon som följer dem. Därmed kan teamet och statsministeren enbart koncentrera sig på det arbete som ska slutföras och de iterationer som ska tas om hand. Mer tid möjliggör mer kreativitet och innovation och hjälper teammedlemmarna att alltid tänka utanför rutan för alla hinder som finns på vägen.
-
Riskhantering
Till skillnad från traditionell projektledning, där det var mer en reaktion på de risker som uppstått, tittar du i dynamisk projektledning på sätt att svara på de risker som har kommit din väg. Under projektplaneringsstadiet genomförs riskhantering och risker förväntas och förutses. När dessa prognoser genomfördes utsågs också handlingsplaner för varje risk, vilket förväntades. Dessa handlingsplaner ingår i projektplanen, och om det skulle vara risker kommer en proaktiv metod att gå som implementerad.
Om riskerna undviks kan projektet och dess teammedlemmar använda resten av tiden som en möjlighet att dra projektplanen framåt.
-
Prioritering av arbetet
Här vet alla i projektgruppen vad som måste göras och prioriteringarna är redan sorterade. Med transparens i systemet och tydlighet i prioriteringsprocessen, tar dynamisk projektledning hand om förändringar i planer eller uppdragsprioritet. Dessa återspeglas omedelbart i projektplanerna.
-
Tidslinjer
Med tillförlitlig schemaläggning och ett flexibelt tillvägagångssätt är tidslinjen och projektets slutdatum eller milstolldatum inte satt i sten i början av projektet utan utvecklas snarare eftersom projektet utvecklas med tiden. Om dynamisk projektledning genomförs effektivt finns det en stor chans för framgång och besparingar när det gäller budget, tid och ansträngning.
Detta skulle innebära att med en utvecklande plan kommer dina tidsfrister alltid att vara korrekta och slutdatumet för ditt projekt kommer att baseras på faktiska snarare än prognoser som började tidigt.
Slutsats
Den traditionella projektledningen var början på projektledningen och dess bidrag till hur vi hanterar projekt idag kommer alltid att applåderas. Inte för att den här artikeln gör traditionell projektledning till en föråldrad projektledningssätt, utan snarare bara den traditionella med den nya tidens dynamik. Traditionell projektledning används fortfarande i vissa branscher som har en fast tidsram för allt och för linjär bearbetning av arbetet.
Jämförelsen sätter säkert och tydligt dynamisk projektledning i ledningen i detta lopp och med tider som förändras och reformeras kontinuerligt inom industrisektorn kommer vi säkert att bli bättre på vad vi gör och utvecklas ytterligare för mänskligheten.
Rekommenderade artiklar
- Projektledningstekniker - 20 användbara
- 7 Bästa användbara effektiva steg för att välja rätt uppsättning av projektgruppens medlemmar
- CRM vs PM-programvara
- Projektledningsintervju