Introduktion till Time Management-aktiviteter
"Antingen kör du dagen eller dagen kör dig" säger man. Detta gäller för de flesta av oss som har en något flyktig relation med tiden.
Ofta känner vi att 24 timmar inte räcker på en dag. "Så mycket att göra och så lite tid", säger vårt klagomål för husdjur. De flesta av oss kämpar för att passa in i vårt arbete inom de tidsgränser som anges för oss och slutar klaga på att även efter att vi har försökt vårt yttersta fortfarande har vi kort tid. Att hantera tid effektivt är en färdighet som måste förvärvas med noggrann och kontinuerlig övning. Hemligheten för de flesta professionella framgångar ligger i det faktum att de har lärt sig effektiva tidshanteringsaktiviteter.
10 Fantastiska produktivitets- och tidshanteringsaktiviteter
I det ögonblick du hör till tidshanteringsaktiviteter, vad kommer du att tänka på? Låt mig gissa. Du tror att något av följande:
- Jag vet allt om tidshanteringsaktiviteter. Ingen behöver berätta för mig hur jag använder min tid bättre.
- Åh, jag är hopplös att hantera min tid. Ingenting kan verkligen hjälpa mig att göra bättre.
Om du har markerat a), låt mig berätta att de bästa cheferna ofta hamnar i tidsfällor som sänker produktiviteten och äter bort i deras fullständiga schema. Till exempel kommer ett brådskande brev in, och du skyndar dig att svara på det. Ditt arbete pågår förblir bara det … pågår. Eller en brådskande stämning kommer in från chefen, och du lämnar allt för att ta hand om det. Eller några kollegor börjar diskutera ett saftigt ämne och du sugs in i konversationen, och innan du vet ordet av det är det dags att skicka in ditt arbete och du är långt bakom. Så tror du inte att du kan tjäna på pekare om tidshanteringsaktiviteter?
Och om du är den som har kryssat b), finns det hopp för dig ännu. Allt är inte förlorat. Tid är en resurs som alltid verkar knapp för din typ, även om det inte alltid är ditt fel. Antingen är du överbelastad med arbete eller är helt enkelt inte organiserad tillräckligt väl. Vad det än är, kan du med säkerhet dra nytta av några välinställda tips för att hantera tiden effektivt.
Tid är en resurs som vanligtvis är mycket efterfrågad och följaktligen mycket knapp. De flesta av oss kör hela tiden mot tiden eller försöker fylla i så många saker som möjligt på så lite tid. Paradoxalt nog försöker några av oss fylla i tiden, eftersom vi inte har mycket att göra. För sådana människor verkar dagen utan ansträngning anställas.
Oavsett vår relation med denna värdefulla resurs är den aldrig idealisk. Har du någonsin träffat en person som har sagt ”Jag klarar min tid bra? Varje ögonblick utnyttjas väl. ”? Min gissning är nej. Även de mest framgångsrika verkställande direktörerna och ledarna har blivit flustrade och försöker hantera sin tid effektivt.
En av anledningarna till att en sådan ovärderlig resurs med mycket efterfrågan är att den inte kan fyllas på. När den är borta är den borta för alltid. Inget antal ansträngningar eller pengar kommer att få tillbaka förlorad tid.
Korrekt tidshanteringsverksamhet hjälper till att förbättra den totala livskvaliteten, förutom att vi ger oss bättre arbetstillfredsställelse och arbetsprestanda. Vårt arbetsliv blir effektivare och vi kan njuta av vår fritid mer om vi kan hantera tiden. Låt oss se hur vi kan använda denna resurs optimalt på arbetsplatsen för att öka vår produktivitet och tillfredsställelse.
1. Inte allt arbete som kommer till ditt bord är lika viktigt.
Du måste veta vad som är prioriterat. Fråga dig själv:
- Vad behöver jag göra?
- När gör jag det?
- Hur bra gör jag det?
Alla papper eller post som är markerade med brådskande behov behöver inte läsas då och där, vilket stör ditt arbetsflöde. Du måste prioritera ditt arbete i vikt och brådskande ordning. Eller så kan du vara i fara att göra någon annans prioritering till din egen.
Om du har mer än en viktig uppgift väntar, planera hur du ska avsluta dessa. Bestäm om uppgiften. Låt inte störningar eller avbrott kasta dig från banan. Håll ditt schema framför dig med en uppgiftslista. Kryssa av föremål när och när de är färdiga. Prioritering hjälper dig att fokusera på att ta itu med de viktiga sakerna först och sedan hantera rutinfrågorna.
2. Planera din dag
Nå kontor eller din arbetsplats före den angivna tiden, lite före andra. Sätt dig lugnt och planera din dag framåt. Digitala arrangörer kan hjälpa dig att schemalägga uppgifter och påminna dig om dessa. Ha tid åt sidan för att träffa interna och externa klienter, och en tid för interaktion med kollegor och dina teammedlemmar. Naturligtvis kommer ditt schema inte att gå exakt som du planerar det, så ta hänsyn till mindre variationer.
3. Försök att slutföra arbetet inom en bestämd tidsperiod
Tidshanteringsaktiviteter hjälper dina arbetsuppgifter och följer tidsplanerna. Översträck inte din arbetsdag eller bär jobbet hem. Försök att slutföra saker inom den angivna arbetstiden. Gruppera uppgifter som har överlappande tidsintervall. Om du till exempel går för att träffa en klient använder du väntetiden för att fylla rutinformat. Boka biljetter online när du betalar dina räkningar. Om det är ett möte schemalagt, håll det fokuserat på dagordningen och skriv ned diskuterade punkter. När människor ser att du håller dig till tidsplanerna tenderar de också att respektera din tid.
Rekommenderade kurser
- Kundtjänstutbildningskurs
- Namnge dina varumärkkurser
- Certifieringsträning i innehållsmarknadsföring
4. Begränsa multi-tasking
Ja, multi-tasking ser mycket bra ut på papper, i verkligheten ger det dig mer ångest och halsbränna än att koncentrera dig på en enda uppgift på en gång. Du tror att du tar upp tio saker på en gång, men faktiskt lämnar du alla uppgifter i olika stadier av färdigställandet. Marknadsrapporten är ofullständig, din kund väntar, din kollega begär ditt svar och din chef vill ha filen du lovade att slutföra arbetet med. Du började arbeta med alla dessa, men blev snart överväldigad och helt förvirrad. Efterbehandling en efter en ger en känsla av tillfredsställelse och kontroll.
5. Delegera lite arbete
Du behöver inte göra allt själv. De mindre uppgifterna kan delegeras till junior personal. Be telefonoperatören att ringa samtal för dig. Få en peon för att övervaka tryck- och kopieringsarbetet. Rutinmässigt kontorsarbete som mailing, uppföljning etc. kan delegeras till assistenter. Koncentrera dig om de större och betydelsefulla uppgifterna. Se till att delegaterna rapporterar sina framsteg till dig. Annars kommer du att ha ett större problem med att reparera arbete som felaktigt gjordes.
6. Gör först de obehagliga uppgifterna
Ingen av oss vill verkligen göra det vi inte gillar, men arbetet måste göras. Spendera lite tid på morgonen och planera hur och när du kommer att ta itu med de obehagliga uppgifterna. Om du har undvikit att träffa en cranky kund, schemalägga den under en tid på dagen och komma över med den. Den tråkiga rapporten du har tilldelats? Börja arbeta med det och få det från dig. Oavslutat arbete tenderar att ockupera utrymme i ditt sinne. Ju mer du uppskattar desto mer besvärliga blir dessa uppgifter, och desto mer motvillig känner du för att starta dem. Släpp inte upp dessa uppgifter. Lös dem en och en.
7. Kontrollera inte dina meddelanden och e-postmeddelanden under dagen
Avsätt tid för att kontrollera dessa och hålla aviseringarna avstängd resten av dagen. Kontrollera inte ditt e-post då och då. Att kontrollera e-postmeddelanden och svara på dessa äter bort mycket av vår arbetstid, så gör det bara vid den planerade tiden och inte under de återstående arbetstiderna. Det distraherar dig och innan du vet det kommer du att spendera hela dagen på att svara och svara på icke-brådskande e-post och texter.
8. Sätt åt sidan en tid för pappersarbete och bokstäver
I stället för att läsa saker som och när de hittar sig in i facket, håll en tid åt sidan, helst på eftermiddagen för att läsa. Perioden efter lunch är en slak, läs dina mail och brev vid den tiden. Använd den här tiden för att skriva memos eller bokstäver. Förutom mycket brådskande e-post som måste besvaras omedelbart kan allt vänta till eftermiddag. Skriv din korrespondens vid en tidpunkt då du inte pressas av annat brådskande arbete eller telefonsamtal.
9. Lär dig att säga nej
Detta är en viktig taktik som vi alla behöver anta. Vi borde kunna säga nej till orimliga krav på vår tid. De flesta följer en ad hoc-praxis att ställa krav och förfrågningar om att få jobb gjort. Gör det klart att din tid är värdefull och människor måste respektera den. Säg nej till folk när de kommer till dig med oplanerade förfrågningar. När du är upptagen med en uppgift, gör det klart att du inte kommer att underhålla några plötsliga förändringar i ditt schema. Det främsta skälet till att vi alltid känner oss för kort är att vi ägnar det mesta åt att göra arbete som vi inte hade planerat eller planerat tidigare. Lär dig att vägra människor artigt.
10. Sök hjälp av stödjande medarbetare i tidshanteringsprocessen
Be en hjälpsam kollega som hjälper dig att följa ditt arbetsschema. Han / hon kan påminna dig när du går utanför spåret och hjälper till med några av dina arbetsbelastningar när saker blir outhärdliga. Medarbetarnas stöd inspirerar oss ofta att hålla oss till våra tidsplaner.
Du kanske också vill läsa effektiva tidspårningsappar.
Nu när du har en uppfattning om steg du ska vidta för tidshanteringsprocessen, ta denna frågesport för att se om du kan följa pekarna.
- Jag når min arbetsplats 10 minuter före tiden.
Ja / Inte ännu
Om ditt svar inte är ännu, så slå upp. Du behöver den extra tiden för att planera din dag och samla dina idéer. Det är värt ansträngningen, lita på mig.
- Jag gör de viktigaste uppgifterna först.
Alltid / Ibland
Om du inte gör det viktiga arbetet innan det blir brådskande, kommer du snart att hålla andan med andningsfulla uppgifter som allt kräver din uppmärksamhet. Och din chef vill ha rapporten, som igår!
- Mitt dagliga schema hjälper mig att planera och utföra uppgifter
Ja ibland
Har du ändå inte gjort vanan att skriva dagliga uppgifter i en lista? Du kommer att fortsätta arbeta slumpmässigt och svara på krav när och när de kommer utan en känsla av prioritering.
- Jag läste min post och texter när de kommer.
Ja / Ibland / Nej
Vad diskuterade vi om upprepad kontroll av meddelanden och e-post? Gör det på eftermiddagen eller tidigt på morgonen innan saker börjar. Och kom ihåg, ingen Whatsapp eller Facebook under kontorstid, snälla.
- Det är några saker som jag skjuter upp till helt oundvikligt
Ja Nej
Så du fortfarande skjuta upp och lämna obehagligt arbete? Växa upp och ta itu med de tuffa sakerna först.
- Jag vägrar ibland mina kollegor när de begär lite arbete från mig.
Ja Nej
Om du har lärt dig att säga nej, utmärkt. Om du inte har det, var du beredd att tillgodose oönskade sista minuten krav på din tid.
- Jag har eliminerat onödiga uppgifter eller delegerat dessa
Ja Nej
Fortfarande gör du din kall kalla dig själv? Delegera eller bli överbelastad med repetitiva och okreativa saker medan de viktiga sakerna väntar.
- Jag avslutar ett arbete i taget innan jag fortsätter till nästa
Ibland / Nej
Så du gör tjugo saker samtidigt? Eftersom du är en sådan multi-tasker, hur många uppgifter har du slutfört ännu? Chansen är ingen. Koncentrera dig om att göra en sak åt gången.
Att skapa en lönsam relation med tiden tar tid och konstant övning. Process för tidshantering kräver en medvetenhet om oss själva och våra dagliga vanor och de åtgärder som leder till tidsförlust. Om vi medvetet kan granska vår livsstil och vanor kan vi upptäcka och eliminera ett antal tidskrävande aktiviteter.
Så gör tid din vän och allierade. Upprätta en givande relation med den här resursen och förbättra din arbetsproduktion och kvalitet. Det kräver viss självdisciplin och kontroll. Snart kommer du att hitta dig själv tävla framåt med hjälp av tidshanteringsaktiviteter i tid och leverera bättre arbete än dina motsvarigheter. Med vänliga hälsningar!
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till korrekt tidshanteringsverksamhet som hjälper till att förbättra den totala kvaliteten i vårt liv, förutom att vi har fått bättre jobbtillfredsställelse och arbetsprestanda. Dessa är följande externa länk relaterade till tidshanteringsaktiviteter.
- 15 professionella tips och tidsbesparare när du använder ZBrush (användbart)
- Topp 7 bästa appar för tidspårning för att öka produktiviteten
- 4 sätt att utnyttja kraften i realtidsanalyser
- 10 Bästa viktiga med kallanropstekniker
- 3D Coat vs ZBrush: Bästa skillnader