NEJ - 2 mycket enkla engelska stavelser, och ändå finns det inget enkelt med det!

Detta ord är kanske det mest motstridiga ordet i den engelska ordboken. Tänk på det - vi känner oss alla tvungna att använda det någon gång i vårt liv, men vi hatar allmänt att vara i den mottagande slutet, särskilt på jobbet. I det ögonblick du använder det här fruktade ordet på jobbet, anses du vara ett skämt, en slacker, en tantrum-kastare eller till och med en spoilsport. Men återigen, om detta ord aldrig resonerade i din muntliga ordlista, skulle du bli en dörrmatta som låter andra ånga dig på jobbet. Se, motstridiga!

I det här inlägget visar vi dig hur du kan uppnå det omöjliga - hur man säger 'nej' på jobbet utan att låta som ett skämt. Med dessa potenta tips ser du att det verkligen är möjligt!

  1. Börja med ett nästan-ja

Låt oss vara tydliga här: ett "nästan-ja" är inte ett "ja". Istället är det som en "Ge mig tid att tänka på det", och du får tid att veta mer om det begärda åtagandet.

Du förstår, ingen gillar en person som vägrar utan skäl. Vi säger inte att du måste acceptera varje begäran som kommer din väg. Men vi säger att om du börjar ditt svar med ett direkt "Nej", kommer du snabbt att utveckla det tvivelaktiga rykte att vara en skämt. Kasta istället in ord som "säkert", "säkert", "möjligt", "Jag kan" etc. för att avväpna den andra parten.

  • Detta ser möjligt ut.
  • Jag är säker på att det är något jag kan göra åt dig.
  • Jag kommer säkert tillbaka till dig.

Ingen av dessa fraser tyder på ett fast engagemang. Ändå kommer de sannolikt att få ett bättre svar än en direkt vägran. Nästan-Ja ger dig möjlighet att ta reda på hur orimlig denna begäran är innan du fattar ett motiverat beslut att avslå den.

  1. Bär din empati

Detta är ofta ett missförstått känsla, så vi kommer att spendera lite tid här.

Till skillnad från sympati ger empati dig möjlighet att erkänna den andra personens ställning och omsorg tillräckligt för att hjälpa rätt. En inställning av empati ger dig också möjlighet att få varje begäran med tydlighet. Du tvivlar inte på att den andra personen är ute efter att göra saker svåra för dig. Istället vet du att begäran är äkta, och följaktligen svara rationellt på den.

Tänk till exempel på att en ny anställd går till dig - chefsmottagaren - och frågar om du kan hjälpa till att spåra hans saknade ID. Du känner att han är orolig, och du vet att detta kan åtgärdas genom ett tungvint men produktivt samtal till kundservice / säkerhet.

  • Utan empati ligger ditt fokus på den stora högen av arbete som väntar på din. Du skramlar av kundtjänstnumret och går tillbaka till ditt arbete. Även om detta svar kan verka rimligt, kan det också komma att vara riktigt motbjudande. (Killen är ny så han förmodligen förtjänar en paus).
  • Med empati tar du en kort paus för att försäkra nybörjaren att det här inte är någon stor sak. Du ringer också kundtjänst själv och guidar nybörjaren till rätt operatör. Detta bör ta dig mindre än 5 minuter, men kan vinna dig en beundrare för livet.

Här är ytterligare ett exempel: Tänk på att en anställd gick till dig - redovisningsrepresentanten - och bad om en detaljerad löneanmälan (efter månad) för att planera sin skatt. Och han gör det när du är överbelastad med årets slutarbete.

  • Utan empati ligger ditt fokus på den stora hög med arbete som väntar på din Du ber honom att komma senare oavsiktligt försena hans skattebesparingsplaner.
  • Med empati förstår du hans behov av skatteplanering. Du är angelägen om att hjälpa men dela med honom de prioriterade uppgifterna som väntar på ditt skrivbord. Det detaljerade uttalandet som han vill ta kommer att ta längre tid och bör därför flyttas till senare. Men kanske kan du hjälpa honom genom att snabbt dra fram de relevanta siffrorna för hans totala lön, så att han kan göra några framsteg medan han väntar på den detaljerade rapporten? Chansen är stor att han kommer att svara positivt på detta.

Ser du skillnaden?

Återigen, det är inte som om du är nöjd med det engagemang som kommer din väg. Men med empati,

  • Du tar tid att lyssna utan motstånd.
  • Du skickar ut vibbar för att vara ett rättvist, lättillgängligt och stödjande varelse (som du verkligen är) .
  • Du inbjuder också den andra personen att svara på samma sätt.

  1. Gräv djupare

Okej, så du är överbelastad av arbete och hittar ännu en begäran som kommer åt dig. Du känner dig empatisk mot den andra, men det finns absolut inget sätt att ta på dig mer. Eller så tror du.

Vi tolkar ofta externa förfrågningar eftersom vi antar att de innebär mer arbete för oss . Men detta är inte alltid sant. Du kanske stöter på en uppgift eller en begäran som har utformats specifikt för att göra saker enklare för dig - kanske kan det strömlinjeforma en besvärlig process, eller hjälpa dig att göra saker och ting smidigare och snabbare, eller till och med (sladda) minska din arbetsbelastning.

Med fler företag som fokuserar på ”less-is-more” -paradigmet (mindre ansträngning för mer produktivitet, mindre data för mer information om påverkan etc.) har det varit känt att hända. Så gräva djupare för att ta reda på exakt vad den extra begäran innebär för dig, innan du förvandlar det nästan-ja till ett oattraktivt nr.

  1. Omskriva begäran

Du skulle bli förvånad över mängden felaktig kommunikation som företaget lider av. (Du säger till-skinka-till och den andra säger-till-får-till, båda hänvisar till den ödmjuka tomaten!) Så parafraserar alltid förfrågan du får så att den andra parten förstår vad du förstår.

Här hjälper det också att parafrasera din förfrågan när du delar upp den för att kunna göra uppgifter.

Detta hjälper till med två saker:

  1. Du planerar förfrågan i huvudet förutsatt att du gör det. (Det är positivt tänkande för dig!)
  2. Den andra personen blir medveten om ansträngningarna för att uppfylla begäran.

Ofta är detta den punkt där den andra förstår den orimliga ansträngningen som ingår, och antingen förenklar hans begäran eller drar tillbaka den helt. Slutresultat: du har uppnått det du ville utan att använda det fruktade 2-stavelsen. Trevlig!

  1. Omdirigera till en tredje person

Låt oss lugna dig här - det här handlar inte om att passera pengarna. Men det handlar om att använda rätt inställning för att omdirigera en begäran till rätt person.

Vi blir ofta irriterade av felaktiga förfrågningar. I själva verket utgör dessa bana från företagets existens som att säga "nej" här kan du framställa dig som en okänslig slacker. Men vad händer om du skulle omdirigera en begäran med avsikt att göra saker och ting?

Tänk till exempel på den ovanliga situationen: Du har varit den enhälliga representanten för bokföringsavdelningen och alla anställdas förfrågningar riktar dig. Men eftersom du är överbelastad med årets slut, överväger du att omdirigera en del av det till din kollega, Macy.

Så,

  • Du lär känna Macy på förhand så att hon är bekväm att dela arbetet.
  • När du får en ny begäran tar du en minut att granska den innan du skjuter en användbar anteckning till Macy om begäran. (Exempel: skriv ut detaljerad löneanmälan för anställds ABC från kalkylblad XYZ).
  • Du uppdaterar också den ursprungliga initiatören om detta och ber ytterligare honom att lämna ordet om nytt ägande: Macy är den nya kontaktpunkten för bokföringsförfrågningar. Men du förblir tillgänglig för att hjälpa.

Det här är mycket bättre sätt än ett plötsligt, "Nej. Fråga Macy. Jag gör det inte längre. ”

  1. Uppskjuta begäran

Det här är en snabb fråga: Låt oss säga att du hittar en äkta begäran på väg, och att du är övertygad om att du verkligen är rätt person att arbeta med den. Men du har helt enkelt ingen tid i nuet. Överväg att skjuta upp begäran snarare än att svara med ett riktigt antal.

Förmågan att ta ansvar är en stor tillgång på jobbet. Så om du känner till vikten av en förfrågan medan du noterar att den inte nödvändigtvis är brådskande, prata med förfrågan om att "försena" begäran. Detta kan vinna dig överraskande brownie-poäng om den andra känner av ditt äkta åtagande att ta på sig jobbet vid ett senare tillfälle.

  1. Mjukna ditt nej med vänlighet

Ja, vi når äntligen det direkta 'nej' som du helt enkelt måste använda för att förbli empatisk.

Ett direkt 'Nej' är det enda svaret för alla (INTE) "ännu en gång" gånger när du blir en höstkille för en annans goof-up. Tricket ligger i att skilja dessa från de nästan ja-situationerna.

  • Detta är när den medarbetaren ber om din hjälp vid den månatliga presentationen för fjärde gången i rad.
  • Eller glömmer din lagkamrat att låta klienten få veta om höjningen av priser ännu en gång. Och begär dina överlägsna interpersonliga färdigheter att jämna ut saker, ännu en gång.
  • Eller när din chef tilldelar det tacklösa jobbet som ingen annan vill, och lovar att det kommer att bli annorlunda nästa månad, ännu en gång.

Du får driva.

Här hjälper det att mjuka upp ditt svar med vänlighet, även om du gör ont för att påpeka hur ditt svar kommer att stärka en annan. Försök att låta den andra veta att du vägrar inte för att du är en okänslig skämt, utan för att:

  1. Du har mer pressande prioriteringar på jobbet. (Om möjligt klargör dessa uttryckligen så att det inte finns utrymme kvar för tvivel.)
  2. Du är engagerad i en annans lärande. Du har mer än gjort lite, och det är dags för den andra att komma ikapp medan du går vidare.

Detta är också typen av svar du ska använda när du inte vill avskaffa en framtida möjlighet. Låt oss till exempel säga att en medarbetare bjuder in dig till en helgbrunch, och medan du är intresserad av att gå, har du väntat på att du ska ta hand om. Du vill också lämna utrymme för framtida inbjudningar. Peppar igen ditt "nej" med vänlighet medan du tydligt klargör din anledning till vägran. Detta kommer att säkerställa att ditt förhållande förblir hjärtligt samtidigt som du ger handlingsrummet för att komma ur oväntade åtaganden.

  1. Använd ett fast nej för att definiera gränser

Okej, så vi har gjort stora smärta i tips (1) till (7) för att säkerställa att ditt svar är allt annat än ett skämt. MEN - det kommer att finnas situationer där du bokstavligen måste lägga ner foten när du beviljar ett artigt men aggressivt fast 'NEJ'. Detta är viktigt när du vill definiera starka gränser.

  • En klient eller medarbetare inbjuder dig att umgås utanför arbetet, vilket strider mot företagets policy.
  • En lagkamrat förväntar sig ständigt att du plockar upp sin del av jobbet när han slacks.
  • Du får alla sorters sociala / personliga / kulturella / ekonomiska / professionella förfrågningar som uppenbarligen är ovälkomna och utanför din komfortzon.
  • Du har att göra med en person med rykte för att vara okänslig eller motbjudande.

Det här är inget som mjuknar upp detta svar. Du vill att personen ska få meddelandet, även om det verkar hårt vid den tiden. Förstå här att du inte är en skämt, och att du har rätt att vägra utan skuld eller ursäkt. Beroende på situationen kanske du känner dig benägen att dessutom dela orsaken till ditt vägran.

  1. Tänk på WHO som frågar

Som ni ser, lär det här inlägget dig att säga "Nej" på ett subtilt sätt medan du säger "Ja" . Det kommer emellertid att finnas tillfällen då ditt svar inte skulle vara något annat än en enkel "Oh Yes". För att kontrollera om det här är en av dessa tider, ta reda på vem som gör den galna, orimliga tidskrävande-inte-ditt jobb-begäran.

Om det finns en begäran som kommer från den bästa killen på jobbet, (och med detta menar vi den personen som signerar din lönecheck, din chefs betalkontroll och hans chefs betalkontroll), du bättre att komma upp på det just nu, inga frågor ställs.

Men det finns goda nyheter. Detta är också den typ av förfrågningar som kommer att stödjas av din chef, och kanske till och med hans chef. (Kom ihåg de betalkontroller!) Så känn dig inte blyg för att anskaffa sin del av hjälp för att slutföra dessa löjligt högprioriterade uppgifter. Detta kan inkludera omprioritering av väntande uppgifter med din chef, rekrytera hans eller hennes hjälp för att få information snabbt eller till och med ta en "assistent" för att påskynda saker.

Det sista ordet…

Som alla erfarna proffs kommer att säga, blomstrar företagsrelationer när du effektivt kan kommunicera ett harmoniskt "Nej" även om du säger "Ja" eller tvärtom. Ge inte bara till din omedelbara instinkt för att komma ur en uppgift. När det används rätt kan ditt 'Nej' användas för att utöka ditt mentorskepp med en junior, utöka din förening med en lagkamrat eller stärka ditt partnerskap med en klient. Ansträng dig för att använda dessa tips för att bygga blomstrande och ömsesidigt berikande partnerskap (inte bara föreningar).

Kategori:

Entreprenörskap Utveckling