Introduktion till projektdokumentationsplan
Projektdokumentationsplan är en av de viktigaste sakerna man bör ha innan man hoppar till några projekt. Det är en av de viktigaste tekniska aspekterna av ett projekt.
Om du arbetar som frilansare eller för ett stort företag bör du alltid starta ett projekt med en dokumentationsplan eftersom det kommer att undvika onödiga komplikationer som du kommer att möta på vägen. Projektdokumentationsplan ger dig inte bara en arbetskarta över projektet, den ger dig också ett huvud för de svårigheter som du kommer att möta på den vägen. Med en post facto-detalj om vad som kommer att hända om du inte kan slutföra processen i tid, kommer det bara att underlätta arbetstagarens arbete.
Och bara för att inkludera det faktum att det borde vara dynamiskt i den meningen att det ska vara flexibelt för att rymma så många förändringar som tiden antyder.
Om du inte har en bra dokumentationsplan kan det leda till en dyr försening i projektet eller dokumentation av dålig kvalitet som bara ökar arbetsbelastningen och projektets uppskattning i alla aspekter.
Till exempel - när du köper en produkt från marknaden får du en produktmanual och med hjälp av denna manual använder du produkten i enlighet med detta, så det ger dig en grov uppfattning om installationen, installationen, användningen av den produkten och vad som kommer hända om du inte använde det som det står i bruksanvisningen.
Komponenter i en idealisk dokumentationsplan-
Nu när vi har en klar uppfattning om att dokumentationsplanen är mycket nödvändig för att upprätta en tydlig planering av sitt projekt behöver man göra en bra projektplan. Och för att göra en, finns det några punkter som måste hållas i åtanke. Vi kommer att diskutera dem i dessa avsnitt. Vi kan i princip dela upp komponenter i två delar:
Första dokumentationsöversikt
(vi borde veta hur man gör en dokumentär om dokumentet) -
- Omslag-
Försidan är en sammanfattning av hela projektet vilket projekt som helst bör innehålla ett upphovsrättsligt uttalande, innehavarnas namn och en sammanfattning av viktiga figurer (kanske eller kanske inte nödvändigt).
- Historia-
En projektdokumentationsplan måste innehålla historik genom vilken den har passerat som uppdateringsdatum, titel och namn på personen som gjorde uppdateringen för det projektet. I grund och botten görs detta så att du kan hålla koll på alla uppdateringar som sker i slutet eller om någon annan anställd underhåller det.
- Kontaktinformation-
Fliken med kontaktinformation ska ha kontaktlistan för hela den ansvariga personen som är relaterad till det projektet (specifik person från ledningsnivå eller högre myndigheter eller som någonsin har ett ordentligt uttalande i projektet).
- Innehåll -
Det bör alltid finnas en korrekt innehållsförening av en dokumentationsplan eftersom den bara hjälper till att navigera genom planen
Andra innehållsorientering
(vi borde veta hur man sätter mycket viktigt och var)
- Sammanfattning-
Det är hjärtat och själen i en dokumentationsplan, sammanfattningen är initiativtagaren till projektdokumentationsplanen. Det borde huvudsakligen fokusera på projektets rampljus som de stora uppdateringarna av de viktigaste aspekterna. Genom att gå igenom sammanfattningen bör man få idén att vad som kommer att vara tidsramarna eller tidsfristerna för deras respektive miniprojekt. En sammanfattning bör delas upp i ett annat miniprojekt eftersom det alltid kommer att finnas ett miniprojekt i ett stort.
- Publik-
Den viktigaste aspekten av alla dokumentationsplaner är publiken som du skapar den för. Så se till att du inkluderar rätt aspekt av projektet enligt respektive publik. (head's up- Var mycket försiktig när du använder de tekniska termerna som din publik kanske inte är så tekniska termer).
- Dokumentationsspecifikation-
Man bör alltid ta särskild hänsyn till teckensnitt, logotyp, färgorientering, bilder, mediainnehåll, etc. Oavsett om det är ett online-dokument eller ett tryckt dokument eller båda, kommer det att vara enstaka eller vad siddimensionen är.
- Tidtabell-
Det är nödvändigt att ha en tidtabell om det är det verkliga livet i projektplanering eftersom rutin alltid kommer att hålla oss på tårna. I samband med projektplanering och dokumentation är det mycket nödvändigt att ha en tidtabell så att vi alltid kan kontrollera respektive frågor.
Det viktiga landmärket som måste hållas i schack är-
Vilka är milstolparna i utvecklingen av projektet?
Vilket kapitel måste slutföras när?
Vad är granskningsperioden?
Vad är KPI som vi bör hålla i kontroll regelbundet?
Hur många typer och granskningsrundor bör tillåtas?
Vad är kalendern är projektets tidsfrist?
- Riskfaktor-
alla har hört uttalandet ”större risk större belöning”. Så för varje arbete finns det alltid någon riskfaktor. Tycka om-
Vilka är flaskhalsarna i detta projekt?
Vilka faktorer kommer att störa projektets stabilitet (eller stoppa det)?
Finns det en säkerhetsplan för en sådan händelse eller vad är anslutningsåtgärderna?
Vilka är de korrigerande åtgärder man bör vidta för att det ska fungera?
Slutsats
Som ni kan se att man utan dokumentationsplan inte kan projicera en uppriktig projektion av sitt projekt.
Så vi kan säga att en dokumentationsplan är en plan för hela projekten med hela ifs och buts inkluderade. Det är ryggraden i hela systemet. Även om vi inte kan säga hur mycket man ska visa beroendet av det eftersom ibland mänsklig bedömning i realtid är mycket bättre än skriftliga regler, men för lekmän att börja arbeta med ett projekt kan riktlinjen startaren som behövs, tillhandahållas genom att först initiera dokumentationsplan. Och det är också mycket viktigt att analysera allt vårt arbete samla så många idéer och inspiration som möjligt innan projektet går på golvet eftersom mer svettas på fältet mindre vi blöder på marken.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide till projektdokumentationsplan. Här har vi diskuterat komponenterna i en idealisk dokumentationsplan. Du kan också titta på följande artikel för att lära dig mer -
- Projektledningsmetodik
- Projektledarens roll
- Faser av projektledning
- 6 steg för att utveckla en projekthanteringsplan