Olika effektiva kommunikationsmetoder (användbara)

De olika kommunikationsmetoderna som vanligtvis används på arbetsplatsen är -

Muntlig kommunikation

Verbal kommunikation innebär att man använder ord medan leveransen av det avsedda meddelandet sker. Det kan vara en-mot-en, via telefon eller i gruppinställningar osv. Det är en metod för effektiv kommunikation som är personlig och måste användas mer än bara telefonsamtal och e-post när det är möjligt. Meddelandets medium vid muntlig kommunikation är muntligt. Enkelt talande är verbal kommunikation. Att se den person som meddelandet ansikte mot ansikte äger rum hjälper till att mäta personens svar genom att förstå sitt kroppsspråk och hjälper också till aktivt deltagande av dialogen. Således är såväl skriftlig som muntlig kommunikation de två huvudtyperna av verbal kommunikation.

1. storytelling

Storytelling är en form av muntlig kommunikation som är effektiv. En viktig organisatorisk funktion fungerar av den eftersom den hjälper till att skapa gemensamma betydelser för individerna i organisationen. Berättelser hjälper till att förtydliga nyckelvärden och hjälper också till att visa hur saker och ting görs i en organisation. Historiens ton, styrka och frekvens har en relation med högre organisatoriska engagemang. Kvaliteten på historier som berättas av entreprenörerna är relaterad till förmågan att säkra kapital för sina organisationer. Berättelser kan hjälpa till att stärka och försvara organisationens kultur.

2. Avgörande konversationer

Trots att processen är liknande krävs mer skicklighet, reflektion och planering för kommunikationer med höga insatser jämfört med dagliga interaktioner på jobbet. Exempel på kommunikation som innebär höga insatser består i att presentera riskkapitalisten en affärsplan och be om en höjning. Bortsett från dessa, har vi vid flera tillfällen i vårt yrkesliv samtal som är avgörande - diskussioner där insatserna är höga, känslorna är starka och åsikter kan skilja sig åt.

Skriftlig kommunikation

Skriftlig kommunikation kan inte undvikas på arbetsplatsen. Det finns överallt och består av traditionella pappers- och penndokument och brev, textchatter, e-postmeddelanden, skrivna elektroniska dokument, rapporter, SMS och allt annat som kan förmedlas genom användning av skrivna symboler som språk som innehåller alla dokument som är en del av det dagliga affärslivet. Sådana kommunikationsmetoder är nödvändiga för all formell företagskommunikation och även för att utfärda juridiska instruktioner.

Kommunikationsmetoderna som huvudsakligen använder sig av skriftlig kommunikation består av formella affärsförslag, pressmeddelanden, memo, kontrakt, broschyrer, handböcker och liknande. Hur effektiv den skriftliga kommunikationen är beror på skrivstil, ordförråd, grammatik och tydlighet. Skriftlig kommunikation är bäst lämpad i fall som kräver detaljerade instruktioner, när något måste dokumenteras eller i situationer där personen är för långt borta för att prata personligen eller via telefon. Några av de skriftliga metoderna för kommunikation inkluderar -

Sociala media

Verktyg i sociala medier som Facebook kan användas på ett effektivt sätt i organisationerna för att kommunicera mellan platser, avdelningar, avdelningar och anställda. Vissa verktyg som Yammer är specifikt utformade för att skapa sociala medienätverk inom en viss affärsområde.

E-post

E-postkommunikationen i organisationer har blivit mycket vanligt och är ett mycket viktigt verktyg för att dela information med en, hundratals såväl som tusentals anställda. Det är vanligtvis en viktig komponent i kommunikationsplanen och även om den kanske inte ersätter ansikte mot ansikte eller andra kommunikationsmetoder, är den lättillgänglig och billig.

Muntlig kommunikation

Den andra typen av muntlig kommunikation inkluderar det talade ordet, antingen via telefon eller ansikte mot ansikte, videokonferenser, röstchatt eller något annat medium. Olika typer av informell kommunikation som det informella ryktverket eller vinrankan och formell kommunikation som konferenser och föreläsningar är formerna för effektiv muntlig kommunikation. Användningen av muntlig kommunikation sker både i diskussioner och i samtal som är informella och kausala. Hur effektiv den muntliga kommunikationen är beror på hastighet, volym, tonhöjd, röstmodulering, tydlighet i talet och även icke-verbala kommunikationer som visuella signaler och kroppsspråk.

Några av de viktiga muntliga kommunikationsmetoderna inkluderar -

Ansikte mot ansikte kommunikation

Detta är vanligtvis föredragna kommunikationsmetoder, även om det inte är realistiskt hela tiden, särskilt i organisationer som är baserade på flera platser runt om i världen. Men verktyg som videokonferenser möjliggör ungefärlig kommunikation ansikte mot ansikte och hjälper även de stora organisationerna att skapa personliga kontakter mellan ledningen och personalen.

möten

Möten är vanliga i nästan alla affärsinställningar och nu har det blivit möjligt att förstärka dem med hjälp av teknikverktygen som gör det möjligt för deltagarna på avlägsna platser att delta i diskussionerna, även om de inte är fysiskt närvarande på mötesplatsen.

När man använder verbal kommunikation måste personen vara medveten om sin tonfång, böjning och hastighet. Användning av sarkasm och arga toner bör undvikas, annars kommer personen som du kommunicerar med att bli defensiv. När du pratar med ditt team eller med en grupp människor bör du se till att du talar högt och tydligt så att alla kan förstå vad du säger. Användning av mikrofonen bör göras om en grupp in adresseras i ett stort rum. Verbal kommunikation används bäst när något måste diskuteras i detalj eller när någon måste komplimenteras eller bestraffas. Verbal kommunikation gör förmedlingen av tankar snabbare och enklare och är de mest framgångsrika kommunikationsmetoderna. Men det utgör bara 7% av all mänsklig kommunikation.

Icke verbala kommunikationsmetoder

"Det viktigaste i kommunikationen är att höra vad som inte sägs"

Peter Drucker

Kommunikation genom att skicka och ta emot ordlösa meddelanden är en del av icke-verbal kommunikation. Sådana meddelanden är en viktig del av all kommunikation och ger generellt en förstärkning av muntlig kommunikation. Men de kan också förmedla sina egna känslor och tankar.

Fysisk icke-verbal kommunikation

En viktig roll spelas av den icke-verbala kommunikationen på det sätt som du kommunicerar med andra människor. Det kan inte åberopas som ett enda kommunikationsmedel utom i de fall då personen använder sig av teckenspråk. Fysisk icke-verbal kommunikation eller kroppsspråket består av kroppshållning, ansiktsuttryck, ögonkontakt, gester som en pekad finger, våg och liknande, beröring, tonton, röstens övergripande rörelser och andra.

Du måste vara medveten om den icke-verbala kommunikationen. Dina rörelser, ögonkontakt och gester, hur du sitter och står alla hjälper till att förmedla ett meddelande till den person du kommunicerar med. Gester bör användas på lämpligt sätt eller händerna ska lämnas vid dina sidor. Du bör undvika fidgeting eftersom det är distraherande och armarna bör inte korsas eftersom det skickar en signal om att vara stängd eller arg. Du bör alltid titta i ögonen på den person du pratar med och aldrig stirra eller rulla ögonen när de pratar.

Det vanligaste bland all icke-verbal kommunikation är ansiktsuttryck. Till exempel överför en rynka eller ett leende känslor som är distinkta och är svåra att uttrycka med muntlig kommunikation. Forskning har visat att icke verbala ledtrådar eller kroppsspråk tillsammans med ansiktsuttryck, tonfall och kroppsställning står för nästan 55% av all kommunikation som sker. Enligt forskningen är endast 7% av meddelandets förståelse av mottagaren baserat på avsändarens faktiska ord, 38% är baserat på paraspråk (volym, ton och tempo i talet) medan 55% är på bas för icke-verbala ledtrådar (kroppsspråk).

Forskning har också avslöjat att icke verbala ledtrådar också kan påverka om du lyckas få ett jobb erbjudande. Domare som undersöker sökandernas videoband kunde göra bedömningar av deras sociala färdigheter även när ljudet var avstängt. De tittade på gestfrekvensen, tiden som spenderades på att prata och klädformaliteten för att bestämma de kandidater som skulle vara mest framgångsrika för jobbet socialt. Därför är det viktigt att ta hänsyn till hur man framträder i verksamheten och även vad man säger. Våra känslor förmedlas av våra ansiktsmuskler. Ett tyst meddelande kan skickas utan ett ord. En förändring i vårt känslomässiga tillstånd syns i förändringen av vårt ansiktsuttryck.

Om vi ​​till exempel fokuserar på att vara självsäkra före en intervju överförs förtroendet till intervjuaren av vårt ansikte. Att sätta upp ett leende även när du känner dig stressad kan minska kroppens stressnivåer.

paralanguage

En betydande del av icke-verbal kommunikation är hur något sägs istället för vad som sägs faktiskt. Detta består av talstil, ton, känslor, stress, tonhöjd, intonation och röstkvalitet. Det hjälper till att kommunicera intresse, godkännande eller frånvaro av det. Enligt forskning står 38% av all kommunikation för rösttonen.

De andra icke-verbala kommunikationsformerna kommunicerar generellt personens personlighet. Dessa består av -

• Estetisk kommunikation eller kreativa uttryck som målning, dans etc.
• Utseende eller den stil som klädsel och klädsel som kommunicerar personens personlighet.
• Rymdspråk som landskap och målningar kommunicerar både smak och social status.
• Symboler som egobyggning, status och religiösa symboler.

För att vara effektiva kommunikatörer är det viktigt att anpassa vår ton, utseende och kroppsspråk med det ord som förmedlas av oss. Forskning har visat att när individer ljuger, blinkar de oftare, rycker upp och flyttar sin vikt. Tone är ett annat element i kommunikation som är icke verbal. En annan ton kan förändra meddelandets uppfattade betydelse. Betoningen på ett visst ord illustrerar hur en ton kan förmedla mycket information.

Visuell kommunikation

Visuell kommunikation är de tredje kommunikationsmetoderna som sker med hjälp av visuella hjälpmedel som färg, illustration, grafisk design, ritning, typografi, tecken och andra elektroniska resurser.

Visuell kommunikation som innehåller diagram och grafer förstärker i allmänhet skriftliga kommunikationsmetoder och i majoriteten av situationerna ersätter skriftlig kommunikation fullständigt. ”En bild är värd tusen ord” är ett ord som visar att verbal kommunikation vid flera tillfällen kan vara mer kraftfull än verbal såväl som icke-verbal kommunikation. Utvecklingen inom tekniken har gjort uttryck för visuell kommunikation lättare än vad den var tidigare.

Det finns inget korrekt sätt att kommunicera men du måste ha medvetenhet om vad som är lämpligt och i vilken situation. De valda kommunikationsmetoderna beror på situationen. Sätt dig själv i de anställdas skor. Om det finns ett behov av att kommunicera ett visst meddelande till dig, bör du först tänka på hur du ska ta emot det. Genom att använda ditt goda omdöme om situationen och att ta hänsyn till dina anställda kommer du att bli en effektiv kommunikatör. En bättre förståelse av de olika kommunikationsmetoderna och de olika kommunikationsstilarna hjälper till att känna till och hantera människor på ett bättre sätt, rensa eventuella missuppfattningar eller missförstånd som kan existera och därmed bidra till organisationens framgång.

Rekommenderade artiklar

1. Fördelarna med muntlig kommunikation i affärer
2. 10 bästa sätten att skärpa medarbetarnas kommunikationsstrategier
3. Introduktion av expertråd för självmarknadsföring (användbart)