Spåra ändringar i Excel (innehållsförteckning)
- Spåra ändringar i Excel
- Exempel på spårändringar i Excel
- Hur använder jag spårändringar i Excel?
Spåra ändringar i Excel
Vill du veta vem som har gjort ändringar i kalkylbladet sedan du senast har sparat filen? Vilka var förändringarna som gjordes och vem gjorde dessa ändringar? Det hade inte varit möjligt att svara på ovanstående frågor utan funktionerna i spårförändringar i kalkylarket. Spåra ändringar i Excel är den inbyggda funktionen som är utformad för att skapa en logg över ändringar som görs i den delade filen sedan filen senast sparades. Genom att aktivera spårändringarna i excel-funktionen kan vi veta vad som var ändringarna som gjordes, vem var användaren som gjorde ändringarna och sedan kan vi fatta beslutet om att acceptera ändringarna eller avvisa ändringarna. Så detta är hur spårförändringar i Excel hjälper oss att granska de ändringar som har gjorts sedan filen sparades.
Exempel på spårändringar i Excel
Funktionen gör det möjligt för användaren att spåra ändringar på samma ark eller lista ändringarna på ett separat ark.
Du kan ladda ner denna spårändring i Excel-mall här - Spåra ändringar i Excel-mall- Listförändringar på samma blad.
I denna typ av spårändringar i Excel kommer alla ändringar att listas på samma blad som ändringarna har gjorts på. Cellvärdet har ändrats från 10 till 20 och därför har denna förändring markerats som en spårändring.
- Listförändringar på ett nytt ark.
I denna typ av spårändringar listas alla ändringar som har gjorts i filen i ett nytt ark. I denna typ av spårändringar listas alla ändringar på en gång och det blir lätt att granska ändringarna.
- Listförändringar via fliken Godkänn / avvis.
Ändringarna som har gjorts i filen kan också listas från fliken som kallas ”Godkänn / avvisa ändringar”.
Förklaring av spårändringar i Excel
Spårändring i excel är densamma som revisionsloggfunktionen som oftast finns i programvarorna. Spåra ändringsfunktionen, som namnet antyder kommer att låta användaren veta vilka ändringar som har gjorts i filen sedan administratören har sparat filen.
Spårändring i Excel är användbart när vi arbetar med en fil som ska delas med någon eller med vårt team. Detta beror på att om någon hade gjort ändringar i filen som inte borde ha gjorts så kommer detta att leda till en allvarlig påverkan, eftersom många gånger de formelstyrda värdena kommer att påverkas. En spårändringsfunktion kan användas på hela arket eller på någon viss del av kalkylbladet.
Detta är en viktig och användbar funktion som begränsar tillämpningen av spårningsändringar, eftersom vi ibland bara är bekymrade över någon specifik del av kalkylbladet och vi inte vill granska ändringarna som görs i andra delar av kalkylbladet.
Hur använder jag spårförändringar i Excel?
Spårändring i Excel är enkelt som att spara filen, det beror på att den här funktionen inte kräver någon kodning eller formler.
Den här funktionen kan användas när den har valts för att vara tillämplig.
Metod # 1 - Markera ändringar på arket.
Steg 1
Gå först till fliken Granska för Excel. Under denna flik av översynen går du nu till "Spåra ändringar" som är tillgängligt under funktionen "Ändringar". Klicka nu på alternativet Spårändringar.
Steg 2
När du har klickat på alternativet Spårändringar kommer en rullgardinsmeny att visas och välj sedan funktionen för "Markera ändringar".
Steg 3
Välj nu alternativet "Spåra ändringar medan du redigerar …".
Steg 4
Nu måste vi välja kriteriet för att se de ändringar som görs i filen. Detta alternativ tillåter användaren att filtrera ändringarna efter datum, ännu inte granskad, etc.
Steg 5
Om vi bara vill spåra ändringar som endast görs av en specifik användare kan vi använda det här alternativet. Den här funktionen är viktig när vi bara vill spåra ändringar som endast görs av någon specifik person. Denna specifika person kan vara chef för teamet.
Steg 6
Nu måste vi välja att spåra ändringarna i hela arket eller i någon del av arket.
Om vi vill att ändringarna ska spåras i hela arket avmarkerar du rutan.
Klicka nu på "Ok" och spårändringar kommer att tillämpas från och med nu.
Nu om någon ändring görs i filen kommer detta att visas med Excel enligt nedan.
Metod # 2 - Skapa en separat fil med ändringar gjorda i fil.
Steg 1
Gå till fliken ÖVERSIKT och klicka på Markera ändringar.
Steg 2
Från det här alternativet Välj att "lista ändringar på ett nytt ark" och klicka på "OK".
Steg 3
Ett nytt ark skapas för att visa alla ändringar som har gjorts i filen.
Saker att komma ihåg
- När spårändringar är aktiverade gör detta arket “Delat”. Det innebär att olika användare kan göra ändringar i kalkylbladet samtidigt.
- Dela arbetsboken stöder inte alla funktioner i Excel som -
- Villkorlig formatering.
- Validering av data.
- Sortering.
- Filtrering.
- Sammanfogande celler.
- Ett kalkylblad som har tabeller kan inte fungera med spårändringsalternativen eftersom tabeller inte kan delas. I detta fall är det viktigt att tabellerna först konverteras till intervallet för att aktivera spårändringar.
- Detta bör komma ihåg att inte alla ändringar spåras av excel, ändringarna i ett cellvärde kan bara spåras. Vissa förändringar som att dölja rad, radera raden eller ändra färg på cellen kommer inte att spåras i excel eftersom det inte är kvantitativ information.
- Excel kommer endast att behålla ändringarnas historia under de senaste 30 dagarna, denna inställning kan ändras men standardvaraktigheten för att behålla ändringarna är endast de senaste 30 dagarna.
- Om ändringarna markeras på ett nytt ark kommer arket med namnet "Historia" att raderas automatiskt när filen har sparats.
- När en fil är på spårändringar kan inget ark flyttas eller kopieras till filen eftersom det är en begränsad funktion.
Rekommenderade artiklar
Detta har varit en guide för att spåra förändringar i Excel. Här diskuterar vi spårändringarna och hur du använder spårändringarna i Excel tillsammans med praktiska exempel och nedladdningsbar Excel-mall. Du kan också gå igenom våra andra föreslagna artiklar -
- Lär dig datatabellen i MS Excel
- Information om Excel Combo Box
- Hur skapar du bubbeldiagram i Excel?
- Lär dig Scrollbar Tool i Excel